Parcours de collecte de documents

Collectez les documents étudiants sur WhatsApp avec des parcours guidés

Demandez des documents, collectez des formulaires et relancez étudiants ou parents pour les pièces manquantes grâce à des parcours de messagerie automatisés.

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Atlas Academy Compte professionnel

Bonjour Lucas, il manque encore deux documents à votre dossier d'inscription : la copie de votre pièce d'identité et votre relevé de notes du lycée.

10:15

Envoyer maintenantMe le rappeler demain

Envoyer maintenant

10:20

Parfait. Envoyez d'abord une photo ou un PDF de votre pièce d'identité.

10:20

copie-identite.pdf

10:22

Copie de la pièce d'identité reçue

Dossier d'inscription · 3 documents sur 4

1 document manquant

Merci. Envoyez maintenant votre relevé de notes du lycée.

10:22

24/7
Collecte de documents
Toujours disponible
Modèles
Rappels de documents
Rappels automatisés
No-code
Parcours de dépôt
Dépôts structurés
1
Boîte de réception unifiée
Étudiants + service admissions

Fonctionnalités de collecte de documents

Collectez formulaires, fichiers et pièces d'admission manquantes directement dans le chat

  • Réception des documents

    Collectez les documents requis directement via des parcours de chat guidés.

    • Pièces d'identité
    • Relevés de notes
    • Diplômes et certificats
    • Formulaires de candidature

  • Collecte de formulaires

    Guidez étudiants et parents dans le remplissage de formulaires structurés.

    • Formulaires d'inscription
    • Autorisations parentales
    • Coordonnées du responsable légal
    • Formulaires propres à chaque programme

  • Rappels de documents manquants

    Relancez automatiquement quand des fichiers ou formulaires obligatoires sont incomplets.

    • Rappels d'échéance
    • Alertes de formulaire incomplet
    • Invitations à envoyer les pièces
    • Messages sur les étapes suivantes

  • Transfert au service admissions

    Transmettez les dossiers complets et les questions des étudiants à votre service admissions.

    • Routage vers le personnel
    • Historique unifié
    • Contexte de la candidature
    • Relances automatisées

Comment ça marche

Transformez les demandes de documents en workflows complets

  1. L'étudiant commence l'envoi

    Un étudiant ou un parent commence à envoyer un document ou un formulaire depuis le chat.

  2. MonoChat collecte les fichiers

    Le parcours demande les documents requis, vérifie l'état du dossier et recueille les informations du formulaire.

  3. Transfert et rappels

    Les dossiers complets sont transmis au service admissions, les pièces manquantes déclenchent des rappels.

Exemples de conversations

Exemples de collecte de documents d’élèves sur WhatsApp

Formulaires, photos et PDF arrivent dans le chat, sont vérifiés et classés dans le dossier du bon élève, et les pièces manquantes font l’objet d’un rappel dédié.

  • Recueillir une autorisation de sortie scolaire signée

    Les parents remplissent l’autorisation directement dans WhatsApp, ajoutent des informations de santé pour la sortie, et l’accompagnateur retrouve toutes les réponses au même endroit.

    École primaire Lumen Compte professionnel

    Sortie CM1 : Musée des sciences

    Jeudi 22 octobre · 09:00–15:00

    Autorisation à rendre avant lundi

    Chers parents, merci de remplir l’autorisation de sortie pour la classe d’Adam.

    10:00

    Remplir le formulaire

    Formulaire envoyé.

    10:18

    Merci. Y a-t-il quelque chose que les enseignants doivent savoir, comme une allergie ou un traitement ?

    10:18

    Rien à signalerOui, ajouter une note

    Il a une légère allergie à l’arachide.

    10:20

    Autorisation reçue

    Adam Rousseau · CM1 B

    Information santé transmise à Mme Leroy

    C’est noté. Mme Leroy, responsable de la sortie, a l’information et fera vérifier le pique-nique d’Adam.

    10:20

  • Demander un scan de passeport plus lisible

    Quand un document envoyé est illisible, le parcours explique précisément quoi corriger, accepte la nouvelle photo et transmet le dossier complet au service international.

    Université Orion Service international

    Bonjour Daniel, nous avons bien reçu le scan de votre passeport, mais les deux dernières lignes sont coupées. Merci d’envoyer une nouvelle photo où toute la page est visible.

    11:05

    Envoyer une nouvelle photo

    page-passeport.jpg

    11:12

    Passeport reçu

    Dossier de visa · 4 documents sur 4

    Complet · transmis au service international

    Celle-ci est bien lisible, merci. Votre dossier est maintenant complet.

    11:12

    Quand vais-je recevoir ma lettre d’admission ?

    11:13

    Le service international émet les lettres sous 3 jours ouvrés après réception d’un dossier complet. Vous la recevrez ici au format PDF.

    11:13

  • Relancer les parents pour un certificat médical manquant

    Un modèle de rappel part avant la date limite. Les parents peuvent envoyer une photo du certificat ou choisir de l’apporter, et obtiennent tout de suite les infos du secrétariat.

    Lumen College Compte professionnel

    Bonjour Monsieur Petit, le certificat médical annuel de Maya manque toujours à son dossier. Il est à fournir avant le 15 octobre.

    09:30

    Envoyer une photoJe l’apporterai

    Je l’apporterai

    09:41

    Lumen College · Secrétariat

    Bâtiment principal, rez-de-chaussée

    En semaine 08:00–16:30

    Pas de problème. Vous pouvez le déposer au secrétariat.

    09:41

    Merci, je passerai mercredi.

    09:42

    Parfait. S’il ne nous est pas parvenu mercredi soir, nous vous enverrons un dernier rappel.

    09:42

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