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Prolongations et rappels de restitution

Rappels de restitution de location avec prolongation en un clic

Les retours tardifs et les appels de dernière minute pour prolonger perturbent la réservation suivante. MonoChat rappelle l’heure de restitution sur WhatsApp, propose une prolongation avec le nouveau prix et un lien de paiement, et prévient votre agence quand un véhicule rentrera en retard.

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  • Modèles de messages
  • Liens de paiement
  • Transfert à l’agence
Nova Car Rental Compte professionnel

Bonjour Thomas, votre location se termine demain à 10:00 à l’agence du centre-ville. Besoin de plus de temps ?

10:00

Prolonger la locationRestituer comme prévuChanger d’agence de retour

Prolonger la location

10:12

Pour combien de temps ?

10:12

+1 jour+2 jours+1 semaine

+2 jours

10:13

Prolongation · SUV compact

Nouveau retour : sam. 10:00 · Centre-ville

2 jours · 96 €

Le véhicule est disponible à ces dates. Réglez pour confirmer la prolongation.

10:13

Payer 96 €

Paiement reçu. Votre nouvelle heure de restitution est samedi 10:00. Profitez bien de ces jours en plus !

10:16

Modèles
Rappels de restitution
Envoyés automatiquement aux moments que vous définissez
1 clic
Demande de prolongation
Des boutons plutôt qu’un appel
API
Synchronisé avec les réservations
Disponibilités et nouvelles dates issues de votre système
24/7
Prolongations enregistrées
Même quand l’agence est fermée

Rappels de restitution et prolongations en pilote automatique

Faites revenir les véhicules à l’heure et transformez « je peux la garder plus longtemps ? » en revenu supplémentaire.

  • Rappels de restitution

    Des modèles approuvés rappellent l’heure de retour la veille et quelques heures avant.

  • Prolongation en un clic

    Le client choisit +1 jour, +2 jours ou une date précise avec des boutons, directement depuis le rappel.

  • Vérification des disponibilités

    Des fonctions personnalisées interrogent votre système de réservation pour ne proposer une prolongation que si le véhicule est libre.

  • Lien de paiement de la prolongation

    Envoyez le supplément sous forme de lien de paiement de votre propre prestataire et confirmez automatiquement.

  • Agence et horaires de retour

    Partagez l’adresse de retour, les horaires d’ouverture, les consignes de dépôt des clés et une localisation.

  • Rappels carburant et état

    Rappelez la politique carburant et les points à vérifier avant de rendre le véhicule.

  • Renouvellement des locations mensuelles

    Rappelez aux clients longue durée les dates de renouvellement, les mensualités et les rendez-vous d’entretien.

  • Escalade des retards

    Pas de réponse et pas de retour ? La conversation est taguée et attribuée à l’agence pour le suivi.

Modèles de messages WhatsApp

Des rappels qui atteignent vos clients même quand le chat est silencieux

Les rappels de restitution sont envoyés sous forme de modèles de messages WhatsApp approuvés : ils atteignent le client plusieurs jours après la dernière conversation. Personnalisez-les avec le nom, le véhicule, l’agence et l’heure de retour issus de votre système de réservation.

  • Nom, véhicule, agence et heure remplis automatiquement
  • Boutons pour prolonger, confirmer ou changer d’agence
  • Envoi selon un calendrier défini par type de location
  • Les réponses se poursuivent dans la même conversation

Rappel de restitution

Modèle WhatsApp · 24 heures avant le retour

Aperçu du message

Bonjour Thomas, votre SUV compact est à restituer demain à 10:00 à l’agence du centre-ville. Merci de le rendre avec le plein. Besoin de plus de temps ? Appuyez sur « Prolonger la location ».

Comment fonctionnent les rappels de restitution et les prolongations

Définissez le calendrier une fois ; chaque location le suit.

  1. Les données de location arrivent

    Les dates de retour proviennent de votre système de réservation via l’API, ou sont enregistrées sur le contact lors de la réservation.

  2. Les rappels partent selon le calendrier

    Les modèles sont envoyés aux moments choisis, par exemple 24 heures et 3 heures avant le retour.

  3. Prolongation ou restitution

    Le client prolonge et paie dans le chat, confirme le retour ou change d’agence de dépôt.

  4. L’agence assure le suivi

    Les retours en retard ou sans réponse sont transmis à l’agence avec tout l’historique de la location.

Exemples de conversations

Exemples de rappels de retour de véhicule de location

Renouvellements, changements d’agence et retours tardifs, gérés à partir d’un rappel plutôt que d’un appel.

  • Rappel de renouvellement de location mensuelle avec lien de paiement

    Un client en location longue durée reçoit un rappel de la date de renouvellement et paie le mois suivant dans le chat en moins d’une minute.

    Nova Car Rental Compte professionnel

    Bonjour Marc, votre location mensuelle du SUV compact est renouvelée le 1er novembre. Le paiement pour novembre est de 690 €.

    09:00

    Payer 690 €Changer de véhiculeArrêter la location

    Payer 690 €

    09:32

    Voici votre lien de paiement sécurisé.

    09:32

    Ouvrir le lien de paiement

    Novembre renouvelé

    SUV compact · 1–30 nov.

    Prochain entretien : 12 nov., agence du centre

    Paiement reçu, merci ! Votre location se poursuit en novembre.

    09:35

  • Changer l’agence de retour depuis un rappel

    Le client change le lieu de retour pour l’aéroport en deux clics et reçoit les instructions de dépôt des clés pour une arrivée tardive.

    Atlas Car Rental Compte professionnel

    Bonjour Léo, votre location se termine dimanche à 18:00 à l’agence du centre-ville.

    10:00

    Prolonger la locationRendre comme prévuChanger d’agence de retour

    Changer d’agence de retour

    11:15

    Où souhaitez-vous la rendre ? Les retours dans la même ville sont gratuits.

    11:15

    Agence de l’aéroportAgence du port

    Agence de l’aéroport

    11:16

    Retour modifié

    Agence de l’aéroport · dim. 18:00

    Boîte à clés ouverte 24 h/24, niveau -1

    C’est fait. Si l’agence est fermée à votre arrivée, déposez la clé dans la boîte prévue à cet effet.

    11:16

  • Relancer un retour tardif et demander un avis

    Une fois l’heure de retour dépassée, l’agence prend des nouvelles, le client répond et une courte enquête de satisfaction suit le retour.

    Nova Car Rental Compte professionnel

    Bonjour Paul, votre heure de retour était 10:00 et la voiture n’est pas encore rentrée. Tout va bien ?

    10:30

    J’arriveJ’ai besoin de plus de tempsJ’ai un problème

    J’arrive, 20 minutes. Bouchons !

    10:32

    Pas de souci, Paul. Ici Claire, de l’agence du centre, nous vous attendons.

    10:33

    Merci d’avoir rendu la voiture. Comment s’est passée votre location chez nous ?

    11:10

    Très bienCorrectPas bien

    Très bien

    11:14

FAQ

Rappels de restitution et prolongations : FAQ

Des réponses rapides aux questions les plus courantes.

Comment envoyer des rappels de restitution automatiques à mes clients ?

Créez un rappel de restitution sous forme de modèle de message WhatsApp dans MonoChat, puis déclenchez-le à partir de la date de retour enregistrée sur la réservation, depuis votre système de réservation via l’API ou depuis un champ de contact. Le message est personnalisé avec le nom du client, le véhicule, l’agence et l’heure.

Quand envoyer un rappel de restitution de location ?

Un schéma courant : un rappel 24 heures avant le retour et un autre 2 à 3 heures avant, plus un rappel de renouvellement mensuel pour les locations longue durée. Vous définissez le calendrier pour chaque type de location.

Les clients peuvent-ils prolonger leur location sur WhatsApp ?

Oui. Le rappel comporte un bouton « Prolonger la location ». MonoChat vérifie les disponibilités dans votre système, affiche le nouveau prix, envoie un lien de paiement et confirme la nouvelle heure de retour dans le même chat.

Que se passe-t-il si un client ne rend pas le véhicule à l’heure ?

Si l’heure de retour passe sans réponse ni restitution, la conversation peut être taguée comme retour en retard et attribuée à l’équipe de l’agence, qui voit tout l’historique de la location et contacte le client depuis le même numéro.

Puis-je rappeler aux clients mensuels leurs paiements et entretiens ?

Oui. Les locations longue durée et mensuelles peuvent recevoir des modèles programmés pour les prochains paiements, les dates de renouvellement, les rendez-vous d’entretien et les relevés de kilométrage, chacun avec un bouton pour répondre ou payer.

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