Rendez-vous en mairie

Prise de rendez-vous en mairie sur WhatsApp Sans file d'attente ni appel

Les habitants choisissent le guichet, le service et un créneau libre dans un chat WhatsApp, reçoivent la liste des documents à apporter et un rappel la veille. Vos guichets voient moins de files d'attente et moins de rendez-vous manqués.

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  • WhatsApp Business API
  • Chat web
  • Instagram DM
Mairie de Nova Compte officiel

J'ai besoin d'un rendez-vous au service des permis de construire.

10:02

Bien sûr. Quel est l'objet du rendez-vous ?

10:02

Nouvelle demandeDéposer des pièces manquantesParler à un instructeur

Parler à un instructeur

10:03

Voici les créneaux disponibles avec le service urbanisme la semaine prochaine :

10:03

Lun. 09:30Mer. 14:00Jeu. 11:15

Mer. 14:00

10:03

Rendez-vous confirmé

Permis de construire · Mercredi 14:00

Espace Services, 2e étage, guichet 4

Merci d'apporter votre pièce d'identité et la référence cadastrale de la parcelle. Nous vous enverrons un rappel la veille.

10:04

24/7
Réservation en ligne
Même en dehors des heures d'ouverture
No-code
Parcours de réservation
WhatsApp Flows et boutons de réponse rapide
API
Votre outil de rendez-vous
Créneaux en temps réel depuis votre propre agenda
Modèles
Rappels
Messages de rappel WhatsApp approuvés

Fonctionnalités de prise de rendez-vous en mairie

Tout ce dont les habitants ont besoin pour réserver, préparer et honorer un rendez-vous, dans un seul chat.

  • Choix du guichet et du service

    Boutons et WhatsApp Flows orientent les habitants vers le bon guichet, le bon service et le bon type de rendez-vous.

  • Créneaux disponibles en temps réel

    Les horaires libres proviennent de votre propre outil de rendez-vous via l'API : aucune double réservation.

  • Liste des documents

    Chaque confirmation indique les documents à apporter, pour éviter une deuxième visite.

  • Rappels avant la visite

    Un modèle WhatsApp approuvé rappelle l'heure et le guichet aux habitants la veille.

  • Report ou annulation dans le chat

    Les habitants modifient ou annulent en un clic, et le créneau libéré redevient disponible.

  • Plusieurs guichets, un seul numéro

    Espaces services, directions et antennes partagent un numéro officiel et une boîte de réception d'équipe.

WhatsApp Flows

Un formulaire de réservation rempli en moins d'une minute

WhatsApp Flows affiche le guichet, le service, la date et l'heure sous forme de formulaire natif dans WhatsApp. Les habitants le remplissent sans quitter le chat, et le rendez-vous est enregistré dans votre système.

  • Guichet, service, date et heure dans un seul formulaire
  • Coordonnées pré-remplies depuis le chat
  • Confirmation et rappel envoyés automatiquement
Découvrir WhatsApp Flows

Rappel de rendez-vous

Modèle WhatsApp · envoyé la veille

Aperçu du message

Bonjour Thomas, nous vous rappelons votre rendez-vous demain à 14:00 avec le service des permis de construire, Espace Services guichet 4. Merci d'apporter votre pièce d'identité et la référence cadastrale.

Comment fonctionne la prise de rendez-vous en mairie

Quatre étapes, du message WhatsApp à une visite à l'heure.

  1. L'habitant demande un rendez-vous

    Sur WhatsApp, le chat web ou Instagram, ou depuis un lien sur vos pages de services.

  2. Il choisit le service et le créneau

    Disponibilités en temps réel depuis votre outil de rendez-vous, sous forme de boutons ou de formulaire.

  3. Il reçoit la confirmation et la liste

    Heure, lieu, guichet et documents à apporter, le tout dans le chat.

  4. Rappel et modifications faciles

    Un rappel la veille, avec report ou annulation en un clic.

Exemples de conversations

Exemples de prise de rendez-vous en mairie sur WhatsApp

Décaler un rendez-vous, préparer une visite des services sociaux et récupérer un créneau libéré, sans un seul appel.

  • Décaler un rendez-vous en mairie depuis le rappel

    Le rappel de la veille comporte un bouton pour décaler ; l’habitante choisit un nouveau créneau et l’ancien est libéré.

    Mairie de Nova Compte officiel

    Rendez-vous demain

    Licences commerciales · jeu. 09:45

    Centre de services, guichet 3

    Bonjour Rachel, petit rappel de votre rendez-vous demain. Merci d’apporter l’extrait d’immatriculation de votre entreprise et votre bail.

    Mer. 16:00

    ConfirmerDécalerAnnuler

    Décaler

    Mer. 16:20

    Ces créneaux sont disponibles au service des licences commerciales :

    Mer. 16:20

    Ven. 10:30Lun. 08:45Mar. 15:15

    Lun. 08:45

    Mer. 16:21

    Rendez-vous déplacé

    Licences commerciales · lun. 08:45

    Centre de services, guichet 3

    Votre rendez-vous est déplacé et le créneau de jeudi est libéré pour quelqu’un d’autre.

    Mer. 16:21

  • Prendre rendez-vous aux services sociaux pour un parent âgé

    Un proche réserve via le chat du site, obtient la liste des documents à fournir et ajoute une note pour que l’assistante sociale soit préparée.

    Services sociaux de Nova Répond généralement immédiatement

    Je souhaiterais un rendez-vous concernant une aide à domicile pour ma mère.

    13:02

    Bien sûr. Préférez-vous un rendez-vous au bureau ou une visite à domicile ?

    13:02

    Au bureauVisite à domicile

    Visite à domicile

    13:03

    Une assistante sociale peut passer ces jours-là :

    13:03

    Mar. 10:00Mer. 14:00

    Mar. 10:00. Elle se déplace en fauteuil roulant, l’entrée est à l’arrière.

    13:04

    Visite à domicile réservée

    Évaluation aide à domicile · mar. 10:00

    À prévoir : pièce d’identité, comptes rendus médicaux récents

    C’est réservé, et votre note concernant l’entrée a été ajoutée pour l’assistante sociale.

    13:04

  • Obtenir un créneau plus tôt suite à une annulation

    Un habitant inscrit sur liste d’attente se voit proposer un rendez-vous libéré et l’accepte en un clic.

    Mairie de Nova Compte officiel

    Bonne nouvelle, Jacques : un créneau plus tôt s’est libéré au service des permis de construire, demain à 11:30. Votre rendez-vous actuel est le 28 novembre. Voulez-vous le créneau plus tôt ?

    15:12

    Prendre demain 11:30Garder le 28 nov.

    Prendre demain 11:30

    15:14

    Rendez-vous modifié

    Permis de construire · demain 11:30

    Centre de services, 2e étage, guichet 4

    C’est fait. Votre créneau du 28 novembre a été libéré.

    15:14

    Parfait, merci !

    15:15

FAQ

Prise de rendez-vous en mairie : questions fréquentes

Des réponses rapides aux questions les plus courantes.

Comment les habitants peuvent-ils prendre rendez-vous en mairie sur WhatsApp ?

Ils écrivent à votre numéro officiel, choisissent le guichet et le service via des boutons ou un formulaire WhatsApp Flows, sélectionnent un créneau libre et reçoivent une confirmation avec les documents à apporter.

Est-ce connecté à notre outil de prise de rendez-vous existant ?

Oui. MonoChat se connecte via son API, ses webhooks et ses fonctions personnalisées : les créneaux disponibles sont lus dans votre propre système et les nouvelles réservations y sont enregistrées.

Les habitants peuvent-ils reporter ou annuler un rendez-vous ?

Oui. Les rappels incluent des boutons de report et d'annulation. Un créneau annulé redevient disponible dans votre système pour d'autres habitants.

Les habitants reçoivent-ils des rappels de rendez-vous ?

Oui. Un modèle de message WhatsApp approuvé est envoyé avant le rendez-vous avec l'heure, le lieu et le guichet, ce qui contribue à réduire les absences.

Plusieurs guichets peuvent-ils utiliser le même numéro WhatsApp ?

Oui. Directions et espaces services partagent un numéro officiel. Les conversations sont orientées vers la bonne équipe dans une boîte de réception partagée.

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