Kommunale Terminbuchung

Terminbuchung per WhatsApp für Kommunen keine Warteschlangen, keine Anrufe

Bürger wählen im WhatsApp-Chat Dienststelle, Leistung und freien Termin, erhalten die Liste der mitzubringenden Unterlagen und am Vortag eine Erinnerung. An Ihren Schaltern gibt es weniger Warteschlangen und weniger versäumte Termine.

Kostenlos starten Per WhatsApp chatten

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  • WhatsApp Business API
  • Web-Chat
  • Instagram DM
Rathaus Nova Offizielles Konto

Ich brauche einen Termin beim Bauamt.

10:02

Gern. Worum geht es bei dem Termin?

10:02

Neuer AntragUnterlagen nachreichenBeratung durch Planer

Beratung durch Planer

10:03

Diese Zeiten sind nächste Woche beim Planungsteam frei:

10:03

Mo 09:30Mi 14:00Do 11:15

Mi 14:00

10:03

Termin bestätigt

Bauamt · Mittwoch 14:00

Bürgerbüro, 2. Stock, Schalter 4

Bitte bringen Sie Ihren Ausweis und die Flurstücksnummer mit. Wir erinnern Sie am Vortag.

10:04

24/7
Online-Buchung
Auch außerhalb der Öffnungszeiten
No-Code
Buchungs-Flows
WhatsApp Flows und Schnellantwort-Buttons
API
Ihr Terminsystem
Freie Termine live aus Ihrem eigenen Kalender
Vorlagen
Erinnerungen
Freigegebene WhatsApp-Erinnerungen

Funktionen der Terminvergabe fürs Rathaus

Alles, was Bürger brauchen, um einen Termin zu buchen, sich vorzubereiten und wahrzunehmen – in einem Chat.

  • Auswahl von Dienststelle und Leistung

    Buttons und WhatsApp Flows führen Bürger zur richtigen Dienststelle, Leistung und Terminart.

  • Freie Termine in Echtzeit

    Freie Zeiten kommen per API aus Ihrem eigenen Terminsystem – keine Doppelbuchungen.

  • Unterlagen-Checklisten

    Jede Bestätigung listet die mitzubringenden Unterlagen auf, damit kein zweiter Besuch nötig ist.

  • Erinnerungen vor dem Termin

    Eine freigegebene WhatsApp-Vorlage erinnert am Vortag an Uhrzeit und Schalter.

  • Umbuchen oder absagen im Chat

    Bürger ändern oder sagen mit einem Tipp ab, der freie Termin steht sofort anderen zur Verfügung.

  • Mehrere Dienststellen, eine Nummer

    Bürgerbüros, Ämter und Außenstellen teilen eine offizielle Nummer und einen Team-Posteingang.

WhatsApp Flows

Ein Buchungsformular, das in unter einer Minute ausgefüllt ist

WhatsApp Flows zeigen Dienststelle, Leistung, Datum und Uhrzeit als natives Formular in WhatsApp. Bürger füllen es aus, ohne den Chat zu verlassen, und der Termin wird in Ihr System geschrieben.

  • Dienststelle, Leistung, Datum und Uhrzeit in einem Formular
  • Kontaktdaten aus dem Chat vorausgefüllt
  • Bestätigung und Erinnerung automatisch versendet
WhatsApp Flows ansehen

Terminerinnerung

WhatsApp-Vorlage · am Vortag gesendet

Nachrichtenvorschau

Hallo Thomas, wir erinnern Sie an Ihren Termin morgen um 14:00 Uhr beim Bauamt, Bürgerbüro Schalter 4. Bitte bringen Sie Ihren Ausweis und die Flurstücksnummer mit.

So funktioniert die kommunale Terminbuchung

Vier Schritte von der WhatsApp-Nachricht zum pünktlichen Termin.

  1. Bürger fragt nach einem Termin

    Per WhatsApp, Web-Chat oder Instagram – oder über einen Link auf Ihren Serviceseiten.

  2. Wählt Leistung und Zeit

    Live-Verfügbarkeit aus Ihrem Terminsystem, als Buttons oder Formular.

  3. Erhält Bestätigung und Checkliste

    Uhrzeit, Ort, Schalter und mitzubringende Unterlagen – alles im Chat.

  4. Erinnerung und einfache Änderungen

    Eine Erinnerung am Vortag, Umbuchen oder Absagen mit einem Tipp.

Beispielgespräche

Beispiele für Terminbuchung bei Behörden per WhatsApp

Termine verschieben, einen Besuch des Sozialamts vorbereiten und einen frei gewordenen Termin übernehmen – alles ohne Anruf.

  • Termin im Rathaus direkt aus der Erinnerung verschieben

    Die Erinnerung am Vortag enthält einen Button zum Verschieben; die Bürgerin wählt einen neuen Termin, und der alte wird freigegeben.

    Rathaus Nova Offizielles Konto

    Termin morgen

    Gewerbeamt · Do. 09:45

    Bürgerbüro, Schalter 3

    Guten Tag Frau Schulz, wir erinnern Sie an Ihren Termin morgen. Bitte bringen Sie Ihren Handelsregisterauszug und den Mietvertrag mit.

    Mi. 16:00

    BestätigenVerschiebenAbsagen

    Verschieben

    Mi. 16:20

    Beim Gewerbeamt sind diese Zeiten frei:

    Mi. 16:20

    Fr. 10:30Mo. 08:45Di. 15:15

    Mo. 08:45

    Mi. 16:21

    Termin verschoben

    Gewerbeamt · Mo. 08:45

    Bürgerbüro, Schalter 3

    Ihr Termin ist verschoben, und der Donnerstagstermin ist für andere freigegeben.

    Mi. 16:21

  • Termin beim Sozialamt für einen älteren Elternteil buchen

    Ein Angehöriger bucht im Webchat, erhält die mitzubringenden Unterlagen und fügt eine Notiz hinzu, damit die Sozialarbeiterin vorbereitet ist.

    Sozialamt Nova Antwortet meist sofort

    Ich hätte gern einen Termin zur Unterstützung bei der häuslichen Pflege meiner Mutter.

    13:02

    Gerne. Möchten Sie das Gespräch im Amt oder einen Hausbesuch?

    13:02

    Im AmtHausbesuch

    Hausbesuch

    13:03

    Eine Sozialarbeiterin kann an diesen Tagen kommen:

    13:03

    Di. 10:00Mi. 14:00

    Di. 10:00. Sie sitzt im Rollstuhl, der Eingang ist hinten.

    13:04

    Hausbesuch gebucht

    Pflegebedarfsermittlung · Di. 10:00

    Bereithalten: Ausweis, aktuelle Arztberichte

    Gebucht – Ihr Hinweis zum Eingang ist für die Sozialarbeiterin vermerkt.

    13:04

  • Früheren Termin erhalten, wenn jemand absagt

    Einem Bürger auf der Warteliste wird ein frei gewordener Termin angeboten, den er mit einem Tipp annimmt.

    Rathaus Nova Offizielles Konto

    Gute Nachrichten, Herr Klein: Bei der Bauaufsicht ist morgen um 11:30 ein früherer Termin frei. Ihr aktueller Termin ist am 28. November. Möchten Sie den früheren?

    15:12

    Morgen 11:30 nehmen28. Nov. behalten

    Morgen 11:30 nehmen

    15:14

    Termin aktualisiert

    Bauaufsicht · Morgen 11:30

    Bürgerbüro, 2. OG, Schalter 4

    Erledigt. Ihr Termin am 28. November wurde freigegeben.

    15:14

    Perfekt, danke!

    15:15

FAQ

Kommunale Terminbuchung: häufige Fragen

Schnelle Antworten auf die häufigsten Fragen.

Wie buchen Bürger einen Rathaustermin per WhatsApp?

Sie schreiben an Ihre offizielle Nummer, wählen Dienststelle und Leistung per Buttons oder WhatsApp-Flows-Formular, suchen sich eine freie Zeit aus und erhalten eine Bestätigung mit den mitzubringenden Unterlagen.

Lässt sich das mit unserem bestehenden Terminsystem verbinden?

Ja. MonoChat verbindet sich über API, Webhooks und individuelle Funktionen: Freie Termine werden aus Ihrem System gelesen und neue Buchungen dorthin zurückgeschrieben.

Können Bürger Termine umbuchen oder absagen?

Ja. Erinnerungen enthalten Buttons zum Umbuchen und Absagen. Ein abgesagter Termin wird in Ihrem System wieder für andere Bürger frei.

Erhalten Bürger Terminerinnerungen?

Ja. Vor dem Termin wird eine freigegebene WhatsApp-Vorlage mit Uhrzeit, Ort und Schalter gesendet – das senkt die Zahl versäumter Termine.

Können mehrere Dienststellen dieselbe WhatsApp-Nummer nutzen?

Ja. Ämter und Bürgerbüros teilen eine offizielle Nummer. Gespräche werden im gemeinsamen Posteingang an das richtige Team geleitet.

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