Reparaturmeldungen von Mietern

Reparaturmeldungen von Mietern per WhatsApp, mit Fotos und Updates

Mieter melden ein Problem so, wie sie ohnehin schreiben: ein paar Worte und ein Foto. MonoChat ordnet die Meldung nach Kategorie und Dringlichkeit, erfasst sie in Ihrem System, vereinbart den Zugang und hält den Mieter bis zum Abschluss auf dem Laufenden.

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  • Fotos und Videos
  • Ticketnummern
  • Status-Updates
Lumen Hausverwaltung Unternehmenskonto

Hallo, die Klimaanlage im Schlafzimmer kühlt nicht mehr.

08:05

Das tut uns leid, Frau Hoffmann. Ich sehe, Sie wohnen in Wohnung 12D. Bitte senden Sie ein Foto vom Innengerät und seiner Anzeige.

08:05

Foto

klimaanlage-schlafzimmer.jpg

08:07

Danke. Kühlt der Rest der Wohnung normal?

08:07

Ja, nur dieser RaumNein, die ganze Wohnung

Ja, nur dieser Raum

08:08

Meldung #MR-2093 erfasst

Klimaanlage · Wohnung 12D · Schlafzimmer

Wählen Sie unten einen Termin

Ein Techniker kann zu einer dieser Zeiten kommen. Ist jemand zu Hause?

08:08

Heute 15:00–17:00Morgen 09:00–11:00Morgen 14:00–16:00
24/7
Meldungsannahme
Mieter melden Probleme zu jeder Uhrzeit
No-Code
Triage-Flows
Kategorien, Dringlichkeit und Zugang visuell erstellt
API
Ihr Instandhaltungssystem
Tickets per Webhook erstellt und aktualisiert
1
Posteingang für das ganze Team
Mieter, Koordinatoren und Techniker

Funktionen für Reparaturmeldungen in der Hausverwaltung

Vom ersten Foto bis zum geschlossenen Ticket geschieht jeder Schritt im selben Gespräch.

  • Annahme per Foto und Video

    Mieter senden Fotos und Videos vom Problem, damit gleich beim ersten Mal der richtige Techniker mit den passenden Teilen kommt.

  • Triage nach Kategorie und Dringlichkeit

    Buttons ordnen Meldungen nach Sanitär, Elektrik, Klimaanlage, Haushaltsgeräten und mehr und markieren Notfälle.

  • Mieter an der Nummer erkannt

    Wohnung und Mietvertragsdaten werden aus Ihrem System abgerufen – Mieter müssen ihre Adresse nie wiederholen.

  • Ticketnummern und Erfassung

    Jede Meldung erhält eine Referenz und wird per API in Ihrem Instandhaltungs- oder Hausverwaltungssystem angelegt.

  • Zugang und Terminbuchung

    Mieter wählen ein Zeitfenster für den Besuch und geben Zugangshinweise im Chat.

  • Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten

    Notfallmeldungen lösen Sicherheitshinweise aus und alarmieren sofort den Bereitschaftstechniker.

  • Status-Updates per Vorlage

    Genehmigte Vorlagen informieren Mieter, wenn ein Techniker zugewiesen, unterwegs und fertig ist.

  • Zufriedenheitsumfrage

    Schließen Sie den Auftrag erst, wenn der Mieter die Reparatur bestätigt, und bitten Sie dann um eine Bewertung mit einem Tipp.

Workflow-Automatisierung

Jede Meldung weitergeleitet und nachverfolgt – ohne Tabelle

Ein Workflow entscheidet, wohin jede Meldung geht: Notfälle an den Bereitschaftstechniker, Gerätedefekte an Ihren Dienstleister, Gebäudethemen an das Facility-Team. Jeder Schritt informiert den Mieter automatisch.

  • Routing-Regeln nach Kategorie, Gebäude und Dringlichkeit
  • Ticket per Webhook in Ihrem System angelegt und aktualisiert
  • Mieter-Updates bei Zuweisung, Anfahrt und Abschluss
Workflow-Automatisierung ansehen

Techniker zugewiesen

WhatsApp-Vorlage · automatisch gesendet

Nachrichtenvorschau

Hallo Frau Hoffmann, Ihre Meldung #MR-2093 (Klimaanlage, Schlafzimmer) wurde Tobias zugewiesen. Er kommt morgen zwischen 09:00 und 11:00. Antworten Sie hier, falls Sie den Termin ändern möchten.

So funktionieren Reparaturmeldungen per WhatsApp

In vier Schritten von der Meldung zur Reparatur.

  1. Mieter meldet das Problem

    Der Mieter schreibt Ihrer WhatsApp-Nummer, im Web-Chat oder im Mieterportal und sendet ein Foto.

  2. Meldung wird eingeordnet und erfasst

    MonoChat fragt nach Kategorie, Dringlichkeit und Zugang und legt dann ein Ticket in Ihrem System an.

  3. Techniker wird zugewiesen

    Routing-Regeln senden den Auftrag an den richtigen Techniker oder Dienstleister, und der Mieter erfährt, wer wann kommt.

  4. Abschluss mit Bestätigung

    Nach dem Termin bestätigt der Mieter die Reparatur und bewertet den Service mit einem Tipp.

Beispielgespräche

Reparaturmeldungen von Mietern per WhatsApp: Beispiele

Notfälle in der Nacht, Status-Updates am selben Tag und Fragen zu den Regeln, noch bevor eine Meldung erfasst ist.

  • Nächtlichen Wasserschaden als Notfall melden

    Der Assistent erkennt einen Notfall außerhalb der Bürozeiten, gibt einen Sicherheitshinweis und alarmiert den Bereitschaftstechniker mit Wohnung und Problem.

    Lumen Hausverwaltung Unternehmenskonto

    Durch die Badezimmerdecke kommt Wasser!

    23:42

    Das ist ein Notfall, ich alarmiere jetzt unseren Bereitschaftstechniker. Drehen Sie wenn möglich den Hauptwasserhahn zu, meist unter der Küchenspüle.

    23:42

    Hahn ist zuIch finde ihn nicht

    Hahn ist zu

    23:44

    Notfall #MR-2107

    Wasserschaden · Wohnung 7C

    Bereitschaft: Jan · Ankunft bis 00:30

    Danke, Emma. Jan ist unterwegs und meldet sich, wenn er da ist.

    23:45

    Vielen, vielen Dank.

    23:45

  • „Techniker unterwegs“-Update und Zufriedenheitsumfrage zur Reparatur

    Status-Vorlagen halten den Mieter auf dem Laufenden, die Meldung wird erst geschlossen, wenn er die Reparatur bestätigt, und eine Umfrage per Tipp bewertet den Einsatz.

    Lumen Hausverwaltung Unternehmenskonto

    Techniker unterwegs

    #MR-2088 · Dishwasher repair

    Ankunft 14:00–14:30

    Hallo Jakob, Markus ist unterwegs, um Ihre Spülmaschine zu reparieren.

    13:45

    Super, ich bin zu Hause.

    13:47

    Markus hat den Auftrag als erledigt markiert. Funktioniert alles?

    15:10

    Ja, alles gutImmer noch ein Problem

    Ja, alles gut

    15:16

    Das freut uns. Wie bewerten Sie die Reparatur?

    15:16

    AusgezeichnetGutSchlecht

    Ausgezeichnet

    15:17

  • Frage, wer eine Gerätereparatur bezahlt

    Der KI-Assistent antwortet auf Basis der Mietrichtlinien der Hausverwaltung und macht aus der Frage eine erfasste Meldung mit Foto.

    Lumen Hausverwaltung Chat im Mieterportal

    Die Waschmaschine gehörte zur Wohnung und funktioniert nicht mehr. Muss ich die Reparatur bezahlen?

    09:12

    Laut Ihrem Mietvertrag werden mitvermietete Geräte vom Vermieter repariert, es sei denn, der Schaden wurde durch unsachgemäße Nutzung verursacht. Ich kann die Meldung für Sie erfassen.

    09:12

    Meldung erfassenMit dem Team sprechen

    Meldung erfassen

    09:13

    Bitte schicken Sie ein Foto der Waschmaschine, auf dem die Fehlermeldung im Display zu sehen ist.

    09:13

    Foto

    waschmaschine-fehler.jpg

    09:15

    Meldung #MR-2115 erfasst

    Gerät · Waschmaschine · Wohnung 2A

    Termin innerhalb von 1 Werktag bestätigt

    Danke, Sophie. Sie erhalten hier ein Update, sobald ein Techniker zugewiesen ist.

    09:15

FAQ

Reparaturmeldungen per WhatsApp: häufige Fragen

Schnelle Antworten auf die häufigsten Fragen.

Wie können Mieter Reparaturmeldungen über WhatsApp einreichen?

Mieter schreiben der WhatsApp-Nummer Ihrer Hausverwaltung wie jedem anderen Kontakt. Ein MonoChat-Flow fragt nach Kategorie, Foto und Zugangszeiten und erfasst die Meldung mit Referenznummer. Eine App ist nicht nötig.

Können Meldungen in meiner Hausverwaltungssoftware angelegt werden?

Ja. Über die API, Webhooks und Custom Functions von MonoChat wird eine Meldung in Ihrer Hausverwaltungs- oder Instandhaltungssoftware angelegt, und Statusänderungen gehen automatisch an den Mieter zurück.

Wie werden Notreparaturen außerhalb der Geschäftszeiten behandelt?

Sie legen fest, was als Notfall gilt, etwa ein Wasserschaden oder Stromausfall. Meldet ein Mieter einen solchen Fall, gibt der Assistent Sicherheitshinweise und alarmiert sofort den Bereitschaftstechniker oder das Team – zu jeder Uhrzeit.

Können Mieter Fotos und Videos vom Problem senden?

Ja. Über WhatsApp gesendete Fotos, Videos und Dokumente bleiben im Gespräch und werden der Meldung angehängt, sodass Techniker das Problem schon vor Ort kennen.

Wie halte ich Mieter über den Reparaturstatus auf dem Laufenden?

Genehmigte WhatsApp-Vorlagen werden automatisch gesendet, wenn die Meldung zugewiesen wird, der Techniker unterwegs ist und der Auftrag abgeschlossen ist – optional gefolgt von einer Zufriedenheitsumfrage.

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