Aufzeichnung & Transkripte

Gesprächsaufzeichnung und Transkription mit KI-Zusammenfassungen in Ihrer Inbox

Zeichnen Sie Anrufe auf Ihrer SIP-Leitung auf, wandeln Sie sie in Transkripte und kurze KI-Zusammenfassungen um und führen Sie jeden Anruf im selben Verlauf wie die WhatsApp-, SMS- und Webchat-Nachrichten des Kunden.

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  • Anrufaufzeichnung
  • Sprache-zu-Text-Transkripte
  • KI-Zusammenfassungen
  • Zugriffsrechte & Schwärzung
Nova Praxis · Anruf 03:12 Anruftranskript

Nova Praxis, guten Morgen. Dieses Gespräch wird zur Qualitätssicherung aufgezeichnet. Wie kann ich helfen?

00:03

Hallo, meine Laborwerte sollten gestern fertig sein.

00:09

Ich sehe nach. Die Werte liegen vor, und Dr. Aydın bespricht sie gern am Donnerstag um 11:00 mit Ihnen.

00:41

Anrufzusammenfassung

Laborwerte da · Besprechung Do. 11:00

Transkript gespeichert · Bestätigung per SMS

03:12

Warum aufzeichnen und transkribieren

Jeder Anruf wird lesbar, durchsuchbar und nutzbar

Ein Telefonat hinterlässt meist nur ein paar Notizen. Mit Aufzeichnung und Transkripten in MonoChat sieht der nächste Mitarbeiter, was gesagt wurde, Teamleiter prüfen die Qualität, und Workflows reagieren auf das Ergebnis.

  • Transkripte und Zusammenfassungen direkt am Gespräch
  • Frühere Chats und Anrufe in einem Kundenverlauf
  • Anrufe durchsuchen statt erneut anhören
  • Follow-up per WhatsApp oder SMS nach dem Anruf
Sprachanrufe über SIP Multi-Agent-Callcenter

Team-Posteingang

Alle Kanäle
  • Eingehender Anruf · SIP Nach dem Lieferstatus gefragt
  • Sarah A. · WhatsApp Gibt es das Leinenhemd in Größe M?
  • Lena K. · Instagram Kann ich für Freitag um 18 Uhr buchen?
  • Omar H. · Messenger Bitte reservieren Sie das schwarze Paar.
  • Website-Besucher · WebChat Welcher Tarif passt für ein Team von fünf?

Was Sie bekommen

Aufzeichnung, Transkription und KI-Zusammenfassung an einem Ort

Alles, was im Anruf passiert, bleibt beim Kunden und steht Ihrem Team zur Verfügung.

Supportanrufe

Der nächste Mitarbeiter kennt die Geschichte schon

Ruft ein Kunde wegen eines Problems an, landen Transkript und Zusammenfassung in seinem Profil. Schreibt er später per WhatsApp, sieht das Team sofort, was zugesagt wurde.

  • Zusammenfassung mit Anlass, Ergebnis und nächstem Schritt
  • Ticket aus dem Anruf erstellt
  • Follow-up im bevorzugten Kanal
Nova Store · Anruf 04:05 Anruftranskript

Mein Paket ist angekommen, der Karton war eingedrückt und die Lampe ist kaputt.

00:12

Das tut mir leid. Ich schicke Ihnen heute kostenlos Ersatz.

01:30

Anrufzusammenfassung

Transportschaden · Ersatz freigegeben

Ticket erstellt · Stimmung verbessert

04:05

Vertriebsanrufe

Leads am Telefon qualifizieren, ohne mitzuschreiben

Die KI-Zusammenfassung erfasst Bedarf, Budget und nächsten Schritt. Ein Workflow schreibt alles ins CRM und bucht den Folgetermin.

  • Wichtige Angaben aus dem Gespräch erfasst
  • CRM über Ihre Integration aktualisiert
  • Mitarbeiter konzentriert sich auf den Anrufer
Nova Immobilien · Anruf 06:48 Anruftranskript

Wir suchen eine Vierzimmerwohnung nahe der Innenstadt, bis 400.000.

00:20

Ich habe zwei passende Objekte. Hätten Sie am Samstagvormittag Zeit für eine Besichtigung?

03:55

Samstag um 10 passt uns.

04:02

Anrufzusammenfassung

4 Zimmer, Innenstadt, Budget 400.000

Besichtigung Sa. 10:00 · Lead aktualisiert

06:48

So richten Sie Aufzeichnung und Transkripte in MonoChat ein

Vier Schritte vom SIP-Trunk zu Anrufen, die sich selbst dokumentieren.

  1. SIP-Anbieter verbinden

    Hinterlegen Sie die Zugangsdaten Ihres SIP-Trunks, ordnen Sie eingehende Rufnummern zu und legen Sie die ausgehende Rufnummer fest.

  2. Aufzeichnungsrichtlinie festlegen

    Bestimmen Sie, welche Anrufe aufgezeichnet werden, ergänzen Sie einen Hinweis im Anrufablauf und regeln Sie den Zugriff.

  3. Transkripte und Zusammenfassungen aktivieren

    MonoChat wandelt aufgezeichnete Anrufe in Text um und schreibt zu jedem eine kurze KI-Zusammenfassung.

  4. Prüfen, suchen, automatisieren

    Durchsuchen Sie Transkripte, prüfen Sie die Qualität in Analytics und starten Sie Workflows aus Anrufergebnissen.

Aufzeichnung und Datenschutz

Anrufe verantwortungsvoll aufzeichnen

Die Regeln für Gesprächsaufzeichnungen unterscheiden sich je nach Land. Diese Liste ist ein Ausgangspunkt, keine Rechtsberatung.

  • Informieren Sie Anrufer über die Aufzeichnung, zum Beispiel in der Begrüßung am Anfang des Anrufablaufs
  • Prüfen Sie die Einwilligungsregeln: In Deutschland müssen in der Regel alle Gesprächsteilnehmer zustimmen, anderswo genügt teils eine Partei
  • Sorgen Sie nach DSGVO für eine Rechtsgrundlage und informieren Sie darüber, wie lange Aufzeichnungen gespeichert werden
  • Beschränken Sie mit rollenbasiertem Zugriff, wer Aufzeichnungen anhören und Transkripte lesen darf, und führen Sie Audit-Logs
  • Nutzen Sie Schwärzung und PII-sichere Workflows für Kartennummern, Gesundheitsdaten und andere sensible Angaben
  • Aufzeichnungshinweis
  • Einwilligung
  • Rollenbasierter Zugriff
  • Schwärzung

Gesprächsaufzeichnung nach Branche

Dieselben Werkzeuge für Aufzeichnung und Transkripte, eingerichtet für die Anrufe Ihrer Branche.

FAQ

FAQ zu Gesprächsaufzeichnung und Transkription

Wie die Aufzeichnung über SIP funktioniert, was Zusammenfassungen enthalten und wie Sie rechtssicher bleiben.

Kann MonoChat Anrufe über SIP aufzeichnen?

Ja. Sobald Ihr SIP-Trunk verbunden ist, kann MonoChat ein- und ausgehende Anrufe nach Ihrer Aufzeichnungsrichtlinie aufzeichnen. Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen werden am Gespräch neben den Chats des Kunden gespeichert.

Wie funktioniert die Transkription von Anrufen?

MonoChat wandelt das Gesprächsaudio per Spracherkennung in Text um und speichert das Transkript am Gespräch. Ihr Team kann es durchsuchen, zitieren, für die Qualitätsprüfung nutzen und in Analytics auswerten, statt die Aufzeichnung erneut anzuhören.

Was enthält eine KI-Anrufzusammenfassung?

Eine kurze Zusammenfassung, warum der Kunde angerufen hat, was vereinbart wurde und was als Nächstes passiert, dazu Signale wie die Stimmung. Sie erscheint am Gespräch, sodass der nächste Mitarbeiter oder ein Workflow nahtlos weitermacht.

Ist es erlaubt, Kundentelefonate aufzuzeichnen?

Das hängt davon ab, wo Sie und Ihre Anrufer sind. In Deutschland ist in der Regel die Einwilligung aller Beteiligten nötig, und die DSGVO verlangt eine Rechtsgrundlage und klare Information. Ein Hinweis zu Beginn des Anrufs ist die übliche Mindestanforderung. Klären Sie Details mit Ihrer Rechtsberatung.

Lassen sich sensible Daten aus Transkripten heraushalten?

MonoChat unterstützt PII-sichere Workflows und optionale Schwärzung, ergänzt durch rollenbasierte Rechte und Audit-Logs. Wie sensible Daten behandelt werden, hängt von Ihrer Konfiguration und Ihren Richtlinien ab.

Kann ein Anruf Folgeaktionen auslösen?

Ja. Mit Workflow-Automatisierung und KI-Funktionen kann das Ergebnis eines Anrufs einen CRM-Lead anlegen, ein Supportticket öffnen, einen Termin buchen oder eine Follow-up-Nachricht per WhatsApp oder SMS senden.

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