Flows zum Einsammeln von Dokumenten

Unterlagen von Studierenden per WhatsApp mit geführten Flows einsammeln

Fordern Sie Dokumente an, sammeln Sie Formulare ein und erinnern Sie Studierende oder Eltern automatisch an fehlende Unterlagen.

Kostenlos starten Per WhatsApp chatten

Oder starten Sie mit $150 Guthaben – genug für einen ersten Monat Growth

Atlas Akademie Unternehmenskonto

Hallo Lukas, in Ihrer Einschreibungsakte fehlen noch zwei Dokumente: Ihre Ausweiskopie und Ihr Abiturzeugnis.

10:15

Jetzt hochladenMorgen erinnern

Jetzt hochladen

10:20

Prima. Bitte senden Sie zuerst ein Foto oder PDF Ihres Ausweises.

10:20

Ausweiskopie.pdf

10:22

Ausweiskopie erhalten

Einschreibungsakte · 3 von 4 Dokumenten

1 Dokument fehlt noch

Danke. Bitte senden Sie jetzt Ihr Abiturzeugnis.

10:22

24/7
Dokumentenannahme
Immer erreichbar
Vorlagen
Erinnerungen an Unterlagen
Automatische Erinnerungen
No-Code
Einreichungs-Flows
Strukturierte Einreichungen
1
Gemeinsamer Posteingang
Studierende + Zulassungsteam

Funktionen zum Einsammeln von Dokumenten

Formulare, Dateien und fehlende Bewerbungsunterlagen direkt im Chat einsammeln

  • Dokumentenannahme

    Erforderliche Unterlagen direkt über geführte Chat-Flows einsammeln.

    • Ausweisdokumente
    • Zeugnisse
    • Zertifikate
    • Bewerbungsformulare

  • Formulare einsammeln

    Studierende und Eltern strukturiert durch das Ausfüllen von Formularen führen.

    • Anmeldeformulare
    • Einverständniserklärungen
    • Angaben der Erziehungsberechtigten
    • Programmspezifische Formulare

  • Erinnerungen an fehlende Unterlagen

    Automatisch nachfassen, wenn Dateien oder Formulare unvollständig sind.

    • Fristerinnerungen
    • Hinweise auf unvollständige Formulare
    • Aufforderungen zum Hochladen
    • Nachrichten zu nächsten Schritten

  • Übergabe an die Zulassung

    Vollständige Einreichungen und Fragen an Ihr Zulassungsteam weiterleiten.

    • Weiterleitung an Mitarbeitende
    • Einheitlicher Verlauf
    • Kontext zur Bewerbung
    • Automatisierte Nachfassaktionen

So funktioniert es

Aus Dokumentenanfragen werden vollständige Abläufe

  1. Einreichung startet

    Studierende oder Eltern beginnen eine Dokumenten- oder Formulareinreichung im Chat.

  2. MonoChat sammelt Dateien ein

    Der Flow fordert erforderliche Dokumente an, prüft die Vollständigkeit und erfasst Formulardaten.

  3. Weiterleiten & erinnern

    Vollständige Einreichungen gehen an die Zulassung, fehlende Unterlagen lösen Erinnerungen aus.

Beispielgespräche

Beispiele: Schülerdokumente per WhatsApp einsammeln

Formulare, Fotos und PDFs kommen im Chat an, werden geprüft und der richtigen Person zugeordnet – fehlende Unterlagen bekommen eine eigene Erinnerung.

  • Unterschriebene Einverständniserklärung für einen Schulausflug einholen

    Eltern füllen die Einverständniserklärung direkt in WhatsApp aus und ergänzen Gesundheitshinweise – die Ausflugsleitung hat alle Antworten an einem Ort.

    Lumen Grundschule Unternehmenskonto

    Ausflug Klasse 4: Naturkundemuseum

    Donnerstag, 22. Oktober · 09:00–15:00

    Einverständnis bis Montag erforderlich

    Liebe Eltern, bitte füllen Sie die Einverständniserklärung für Adams Klassenausflug aus.

    10:00

    Formular ausfüllen

    Formular abgeschickt.

    10:18

    Vielen Dank. Gibt es etwas, das die Lehrkräfte wissen sollten, etwa Allergien oder Medikamente?

    10:18

    Nichts zu ergänzenJa, Hinweis hinzufügen

    Er hat eine leichte Erdnussallergie.

    10:20

    Einverständnis erhalten

    Adam Krüger · Klasse 4b

    Gesundheitshinweis an Frau Klein weitergegeben

    Notiert. Frau Klein, die Ausflugsleitung, hat den Hinweis und achtet darauf, dass Adams Lunchpaket geprüft wird.

    10:20

  • Um einen besser lesbaren Pass-Scan bitten

    Ist ein hochgeladenes Dokument unleserlich, erklärt der Ablauf genau, was zu korrigieren ist, nimmt das neue Foto an und schickt die vollständige Akte an das International Office.

    Orion Universität International Office

    Hallo Daniel, wir haben Ihren Pass-Scan erhalten, aber die unteren zwei Zeilen sind abgeschnitten. Bitte senden Sie ein neues Foto, auf dem die ganze Seite zu sehen ist.

    11:05

    Neues Foto senden

    reisepass-seite.jpg

    11:12

    Reisepass erhalten

    Unterlagen Visumsunterstützung · 4 von 4 Dokumenten

    Vollständig · an das International Office gesendet

    Dieses Foto ist gut lesbar, danke. Ihre Unterlagen sind jetzt vollständig.

    11:12

    Wann bekomme ich meinen Zulassungsbescheid?

    11:13

    Das International Office stellt Bescheide innerhalb von 3 Werktagen nach Eingang vollständiger Unterlagen aus. Sie erhalten ihn hier als PDF.

    11:13

  • Eltern an ein fehlendes Gesundheitszeugnis erinnern

    Vor Ablauf der Frist geht eine Erinnerungsvorlage raus. Eltern können ein Foto hochladen oder das Dokument vorbeibringen – und erhalten sofort die Infos zum Sekretariat.

    Lumen College Unternehmenskonto

    Guten Tag Herr Yilmaz, in Mayas Akte fehlt noch das jährliche Gesundheitszeugnis. Es muss bis 15. Oktober vorliegen.

    09:30

    Foto hochladenIch bringe es vorbei

    Ich bringe es vorbei

    09:41

    Lumen College · Sekretariat

    Hauptgebäude, Erdgeschoss

    Werktags 08:00–16:30

    Kein Problem. Sie können es im Sekretariat abgeben.

    09:41

    Danke, ich komme am Mittwoch.

    09:42

    Super. Falls es uns bis Mittwochabend nicht erreicht hat, schicken wir Ihnen noch eine Erinnerung.

    09:42

Weiter entdecken

Erster Monat Growth geht auf uns

Unterlagen automatisch einsammeln

Sammeln Sie Unterlagen, Anmeldeformulare und fehlende Bewerbungsdokumente mit geführten MonoChat-Flows ein.

Mit $150 Guthaben starten Per WhatsApp chatten

Ein Code pro Unternehmen • 30 Tage einlösbar • Keine Kreditkarte nötig

$150 zum Start.

Sichern