Flujos de recogida de documentos

Recoja los documentos de los estudiantes por WhatsApp con flujos guiados

Solicite documentos, recoja formularios y recuerde a estudiantes o padres los archivos que faltan mediante flujos de mensajería educativa automatizados.

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Hola Omar, aún faltan dos documentos en su expediente de matrícula: la copia de su documento de identidad y su certificado de notas del bachillerato.

10:15

Subir ahoraRecordármelo mañana

Subir ahora

10:20

Perfecto. Envíe primero una foto o un PDF de su documento de identidad.

10:20

ID-copy.pdf

10:22

Copia del documento de identidad recibida

Expediente de matrícula · 3 de 4 documentos

Falta 1 documento

Gracias. Ahora envíe su certificado de notas del bachillerato.

10:22

Funciones de recogida de documentos

Recoja formularios, archivos y documentos de admisión pendientes directamente en el chat

  • Recepción de documentos

    Recoja los documentos requeridos de los estudiantes directamente en flujos de chat guiados.

    • Documentos de identidad
    • Certificados de notas
    • Certificados
    • Formularios de solicitud

  • Recogida de formularios

    Guíe a estudiantes y padres en el envío estructurado de formularios.

    • Formularios de matrícula
    • Formularios de consentimiento
    • Datos del tutor
    • Formularios específicos del programa

  • Recordatorios de documentos pendientes

    Haga un seguimiento automático cuando falten archivos o formularios.

    • Recordatorios de plazos
    • Alertas de formularios incompletos
    • Avisos de subidas pendientes
    • Mensajes de siguiente paso

  • Traspaso a admisiones

    Derive los envíos completados y las preguntas de los estudiantes a su equipo de admisiones.

    • Enrutamiento al personal
    • Historial unificado
    • Contexto de la solicitud
    • Automatización de seguimientos

Cómo funciona

Convierta las solicitudes de documentos en flujos educativos completos

  1. El estudiante inicia el envío

    Un estudiante o un padre empieza a enviar un documento o formulario desde el chat.

  2. MonoChat recoge los archivos

    El flujo solicita los documentos requeridos, valida el estado de finalización y recoge los datos del formulario.

  3. Derivar y recordar

    Los envíos completados se derivan a admisiones, mientras que los elementos pendientes activan recordatorios.

Conversaciones de ejemplo

Ejemplos de recogida de documentos de estudiantes por WhatsApp

Formularios, fotos y PDF llegan al chat, se comprueban y se archivan en el expediente del estudiante correcto, y los documentos que faltan reciben su propio recordatorio.

  • Recoger un formulario de autorización firmado para una excursión escolar

    Los padres rellenan el formulario de autorización dentro de WhatsApp, añaden notas de salud para la excursión y el responsable recibe todas las respuestas en un solo lugar.

    Lumen Primary School Cuenta de empresa

    Excursión de 4.º curso: Museo de la Ciencia

    Jueves 22 de octubre · 09:00–15:00

    Autorización necesaria antes del lunes

    Estimados padres, rellenen el formulario de autorización para la excursión de la clase de Adam.

    10:00

    Rellenar el formulario

    Formulario enviado.

    10:18

    Gracias. ¿Hay algo que los profesores deban saber, como alergias o medicación?

    10:18

    Nada que añadirSí, añadir una nota

    Tiene una alergia leve a los cacahuetes.

    10:20

    Autorización recibida

    Adam Brooks · 4.º B

    Nota de salud compartida con la Sra. Clarke

    Anotado. La Sra. Clarke, responsable de la excursión, tiene la nota y se asegurará de revisar la comida de Adam.

    10:20

  • Pedir un escaneo más claro del pasaporte

    Cuando un documento subido es ilegible, el flujo explica exactamente qué corregir, acepta la nueva foto y envía el expediente completo a la oficina internacional.

    Orion University Oficina internacional

    Hola Daniel, recibimos el escaneo de su pasaporte, pero las dos líneas inferiores están cortadas. Envíe una nueva foto con toda la página visible.

    11:05

    Enviar una nueva foto

    pagina-pasaporte.jpg

    11:12

    Pasaporte recibido

    Expediente de apoyo para el visado · 4 de 4 documentos

    Completo · enviado a la Oficina Internacional

    Este se ve bien, gracias. Su expediente ya está completo.

    11:12

    ¿Cuándo recibiré mi carta de admisión?

    11:13

    La Oficina Internacional emite las cartas en un plazo de 3 días laborables desde que el expediente está completo. La recibirá aquí en PDF.

    11:13

  • Recordar a los padres un informe de salud pendiente

    Una plantilla de recordatorio se envía antes del plazo. Los padres pueden subir una foto del informe o elegir traerlo en persona, y reciben al instante los datos de la oficina.

    Lumen College Cuenta de empresa

    Hola Sr. Patel, falta en el expediente de Maya su informe de salud anual. Vence el 15 de octubre.

    09:30

    Subir una fotoLo llevaré en persona

    Lo llevaré en persona

    09:41

    Lumen College · Secretaría del colegio

    Edificio principal, planta baja

    Días laborables 08:00–16:30

    Sin problema. Puede dejarlo en la secretaría del colegio.

    09:41

    Gracias, iré el miércoles.

    09:42

    Perfecto. Si no nos ha llegado para el miércoles por la tarde, le enviaremos un último recordatorio.

    09:42

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