書類収集フロー

学生の書類を収集 WhatsApp のガイド付きフローで

自動化された教育向けメッセージングフローで、書類の依頼、フォームの収集、不足しているファイルの学生や保護者へのリマインドを行います。

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Atlas Academy ビジネスアカウント

Omar様、入学ファイルに2点の書類がまだ届いていません。身分証明書のコピーと、高校の成績証明書です。

10:15

今すぐアップロード明日リマインドして

今すぐアップロード

10:20

ありがとうございます。まず、身分証明書の写真または PDF をお送りください。

10:20

ID-copy.pdf

10:22

身分証明書のコピーを受領しました

入学ファイル・4点中3点

あと1点が未提出です

ありがとうございます。次に、高校の成績証明書をお送りください。

10:22

書類収集の機能

フォーム、ファイル、不足している入学書類をチャット上で直接収集

  • 書類の受付

    必要な学生書類を、ガイド付きのチャットフローで直接収集します。

    • 身分証明書
    • 成績証明書
    • 証明書
    • 願書

  • フォームの収集

    学生と保護者に、構造化されたフォーム提出の手順を案内します。

    • 登録フォーム
    • 同意書
    • 保護者情報
    • プログラム別フォーム

  • 不足書類のリマインダー

    必要なファイルやフォームが未完了の場合、自動でフォローアップします。

    • 期限のリマインダー
    • 未完了フォームのアラート
    • アップロード待ちの催促
    • 次のステップのメッセージ

  • 入学担当への引き継ぎ

    提出が完了した書類と学生からの質問を、入学担当チームに振り分けます。

    • スタッフへの振り分け
    • 統合された履歴
    • 出願の文脈
    • フォローアップの自動化

仕組み

書類の依頼を、完結した教育ワークフローに変える

  1. 学生が提出を開始

    学生または保護者が、チャットから書類やフォームの提出を始めます。

  2. MonoChat がファイルを収集

    フローが必要書類を依頼し、完了状況を確認して、フォームの内容を収集します。

  3. 振り分けとリマインド

    完了した提出物は入学担当に振り分けられ、不足があればリマインダーが送信されます。

会話の例

WhatsApp での学生書類の収集例

フォーム、写真、PDF がチャットに届き、確認のうえ該当する学生に紐づけて保管されます。不足している書類には個別にリマインドが届きます。

  • 署名済みの遠足同意書を回収

    保護者様は WhatsApp 内で同意書を入力し、遠足に関する健康上の注意事項を追記できます。引率担当者は全ての回答を 1 か所で確認できます。

    Lumen Primary School ビジネスアカウント

    4 年生の遠足：科学博物館

    10 月 22 日（木）・09:00～15:00

    同意書の提出期限：月曜日

    保護者の皆様へ。アダムさんのクラスの遠足の同意書をご記入ください。

    10:00

    フォームに入力する

    フォームを送信しました。

    10:18

    ありがとうございます。アレルギーや服薬など、先生方にお伝えすべきことはございますか？

    10:18

    特になしはい、メモを追加します

    軽いピーナッツアレルギーがあります。

    10:20

    同意書を受領しました

    Adam Brooks・4 年 B 組

    健康メモを Clarke 先生に共有しました

    承知しました。引率の Clarke 先生がメモを確認し、アダムさんのお弁当をチェックいたします。

    10:20

  • より鮮明なパスポートのスキャンを依頼

    アップロードされた書類が読み取れない場合、フローが修正点を具体的に案内し、新しい写真を受け付けて、完成した書類を国際オフィスに送付します。

    Orion University 国際オフィス

    ダニエルさん、パスポートのスキャンを受領しましたが、下の 2 行が切れています。ページ全体が写った写真を送り直してください。

    11:05

    新しい写真を送る

    passport-page.jpg

    11:12

    パスポートを受領しました

    ビザ申請書類・4 件中 4 件

    完了・国際オフィスに送付済み

    こちらは鮮明に確認できました。ありがとうございます。書類がすべてそろいました。

    11:12

    合格通知書はいつ届きますか？

    11:13

    国際オフィスが、書類がそろってから 3 営業日以内に通知書を発行します。PDF でこちらにお送りします。

    11:13

  • 健康診断書の未提出を保護者様にリマインド

    期限前にリマインド用テンプレートを送信します。保護者様は診断書の写真をアップロードするか、持参を選択でき、事務室の情報をすぐに受け取れます。

    Lumen College ビジネスアカウント

    パテル様、マヤさんの年次健康診断書がまだ提出されておりません。期限は 10 月 15 日です。

    09:30

    写真をアップロード持参します

    持参します

    09:41

    Lumen College・学校事務室

    本館 1 階

    平日 08:00～16:30

    かしこまりました。学校事務室にお持ちください。

    09:41

    ありがとうございます。水曜日に伺います。

    09:42

    承知しました。水曜日の夕方までに届かない場合は、もう一度リマインドをお送りします。

    09:42

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