Zgłoszenia usterek od najemców

Zgłoszenia usterek od najemców na WhatsApp, ze zdjęciami i aktualizacjami

Najemcy zgłaszają problem tak, jak już piszą wiadomości: kilka słów i zdjęcie. MonoChat sortuje zgłoszenie według kategorii i pilności, rejestruje je w Państwa systemie, umawia dostęp do lokalu i informuje najemcę do czasu zamknięcia zlecenia.

Zacznij za darmo Napisz na WhatsAppie

Lub zacznij z kredytem 150 $, który wystarczy na pierwszy miesiąc planu Growth

  • Zdjęcia i filmy
  • Numery zgłoszeń
  • Aktualizacje statusu
Lumen Property Management Konto firmowe

Cześć, klimatyzacja w sypialni przestała chłodzić.

08:05

Przykro mi to słyszeć, Olivio. Widzę, że mieszkasz w lokalu 12D. Proszę, prześlij zdjęcie jednostki wewnętrznej i jej wyświetlacza.

08:05

Zdjęcie

klimatyzacja-sypialnia.jpg

08:07

Dziękuję. Czy w reszcie mieszkania chłodzenie działa normalnie?

08:07

Tak, tylko w tym pokojuNie, w całym mieszkaniu

Tak, tylko w tym pokoju

08:08

Zgłoszenie #MR-2093 zarejestrowane

Klimatyzacja · Lokal 12D · sypialnia

Wybierz poniżej termin wizyty

Technik może przyjść w jednym z tych terminów. Czy ktoś będzie w domu?

08:08

Dziś 15:00–17:00Jutro 09:00–11:00Jutro 14:00–16:00

Funkcje zgłoszeń usterek dla zarządców nieruchomości

Od pierwszego zdjęcia do zamkniętego zgłoszenia każdy krok odbywa się w tej samej rozmowie.

  • Przyjmowanie zdjęć i filmów

    Najemcy wysyłają zdjęcia i filmy z problemem, więc właściwy technik i części docierają na miejsce już za pierwszym razem.

  • Segregacja według kategorii i pilności

    Przyciski sortują zgłoszenia na hydraulikę, elektrykę, klimatyzację, sprzęty i inne oraz oznaczają awarie wymagające natychmiastowej reakcji.

  • Najemca rozpoznawany po numerze

    Lokal najemcy i dane umowy są pobierane z Państwa systemu, więc nigdy nie musi powtarzać adresu.

  • Numery zgłoszeń i rejestracja

    Każde zgłoszenie otrzymuje numer referencyjny i jest tworzone w Państwa systemie utrzymania lub zarządzania nieruchomościami przez API.

  • Dostęp i rezerwacja wizyty

    Najemcy wybierają termin wizyty i podają instrukcje dostępu na czacie.

  • Awarie poza godzinami pracy

    Zgłoszenia awarii uruchamiają instrukcje bezpieczeństwa i natychmiast powiadamiają technika na dyżurze.

  • Aktualizacje statusu przez szablony

    Zatwierdzone szablony informują najemców o przydzieleniu technika, jego dojeździe i zakończeniu prac.

  • Ankieta zadowolenia

    Zamykaj zlecenie dopiero po potwierdzeniu naprawy przez najemcę, a następnie poproś o ocenę jednym dotknięciem.

Automatyzacja procesów

Każde zgłoszenie skierowane i śledzone bez arkusza kalkulacyjnego

Proces decyduje, dokąd trafia każde zgłoszenie: awarie do technika na dyżurze, usterki sprzętów do Państwa wykonawcy, problemy z budynkiem do zespołu utrzymania. Każdy krok automatycznie informuje najemcę.

  • Reguły kierowania według kategorii, budynku i pilności
  • Zgłoszenie tworzone i aktualizowane w Państwa systemie przez webhooki
  • Informacje dla najemcy o przydzieleniu, dojeździe i zakończeniu
Zobacz automatyzację procesów

Technik przydzielony

Szablon WhatsApp · wysyłany automatycznie

Podgląd wiadomości

Cześć Olivio, Twoje zgłoszenie #MR-2093 (klimatyzacja, sypialnia) zostało przydzielone technikowi Ryanowi. Przyjedzie jutro między 09:00 a 11:00. Odpisz tutaj, jeśli chcesz zmienić termin.

Jak działają zgłoszenia usterek od najemców na WhatsApp

Cztery kroki od zgłoszenia do naprawy.

  1. Najemca zgłasza usterkę

    Najemca pisze na Państwa numer WhatsApp, czat na stronie lub do portalu najemcy i wysyła zdjęcie.

  2. Zgłoszenie jest segregowane i rejestrowane

    MonoChat pyta o kategorię, pilność i szczegóły dostępu, a następnie tworzy zgłoszenie w Państwa systemie.

  3. Technik zostaje przydzielony

    Reguły kierowania wysyłają zlecenie do właściwego technika lub wykonawcy, a najemca dowiaduje się, kto i kiedy przyjedzie.

  4. Zlecenie zamknięte po potwierdzeniu

    Po wizycie najemca potwierdza naprawę i ocenia usługę jednym dotknięciem.

Przykładowe rozmowy

Przykłady zgłoszeń awarii od najemców na WhatsAppie

Awarie w nocy, aktualizacje statusu w ciągu dnia i pytania o zasady, zanim zgłoszenie w ogóle zostanie zarejestrowane.

  • Zgłoszenie nocnej awarii: przeciek wody

    Asystent rozpoznaje awarię poza godzinami pracy, podaje krok zapewniający bezpieczeństwo i powiadamia technika dyżurnego, przekazując mieszkanie i opis problemu.

    Lumen Property Management Konto firmowe

    Przez sufit w łazience leci woda!

    23:42

    To awaria, więc natychmiast powiadamiam naszego technika dyżurnego. Jeśli może Pani, proszę zakręcić główny zawór wody, zwykle pod zlewem w kuchni.

    23:42

    Zawór zakręconyNie mogę go znaleźć

    Zawór zakręcony

    23:44

    Awaria nr MR-2107

    Przeciek wody · mieszkanie 7C

    Dyżur: Ryan · będzie najpóźniej o 0:30

    Dziękujemy, Emma. Ryan jest w drodze i napisze do Pani po przyjeździe.

    23:45

    Bardzo dziękuję.

    23:45

  • Informacja, że technik jest w drodze, i ankieta satysfakcji po naprawie

    Szablony statusu informują najemcę na bieżąco, zgłoszenie zamyka się dopiero po potwierdzeniu naprawy przez najemcę, a ankieta jednym kliknięciem ocenia wykonaną pracę.

    Lumen Property Management Konto firmowe

    Technik w drodze

    #MR-2088 · Naprawa zmywarki

    Przyjazd 14:00–14:30

    Dzień dobry, Jack, Mark jest w drodze, aby naprawić Pana zmywarkę.

    13:45

    Super, jestem w domu.

    13:47

    Mark oznaczył zlecenie jako zakończone. Czy wszystko działa?

    15:10

    Tak, wszystko w porządkuNadal jest problem

    Tak, wszystko w porządku

    15:16

    Cieszymy się. Jak oceniłby Pan naprawę?

    15:16

    DoskonałaDobraSłaba

    Doskonała

    15:17

  • Pytanie o to, kto płaci za naprawę sprzętu

    Asystent AI odpowiada na podstawie zasad najmu zarządcy nieruchomości, a następnie zamienia pytanie w zarejestrowane zgłoszenie ze zdjęciem.

    Lumen Property Management Czat w portalu najemcy

    Pralka była w wyposażeniu mieszkania i przestała działać. Czy muszę zapłacić za naprawę?

    09:12

    Zgodnie z Pani umową najmu sprzęty dostarczone z mieszkaniem naprawia wynajmujący, chyba że uszkodzenie wynika z niewłaściwego użytkowania. Mogę zarejestrować zgłoszenie za Panią.

    09:12

    Zarejestruj zgłoszeniePorozmawiaj z zespołem

    Zarejestruj zgłoszenie

    09:13

    Prosimy o zdjęcie pralki z błędem widocznym na wyświetlaczu.

    09:13

    Zdjęcie

    pralka-blad.jpg

    09:15

    Zgłoszenie nr MR-2115 zarejestrowane

    Sprzęt AGD · pralka · mieszkanie 2A

    Wizyta potwierdzona w ciągu 1 dnia roboczego

    Dziękujemy, Sophie. Po przydzieleniu technika otrzyma Pani tutaj aktualizację.

    09:15

Najczęstsze pytania

Zgłoszenia usterek od najemców na WhatsApp: najczęstsze pytania

Szybkie odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Jak najemcy mogą zgłaszać usterki na WhatsApp?

Najemcy piszą na Państwa numer WhatsApp do zarządzania nieruchomościami tak jak do każdego innego kontaktu. Scenariusz MonoChat pyta o kategorię usterki, zdjęcie i terminy dostępu, a następnie rejestruje zgłoszenie z numerem referencyjnym. Pobieranie aplikacji nie jest potrzebne.

Czy zgłoszenia usterek mogą być tworzone w moim systemie zarządzania nieruchomościami?

Tak. Dzięki API, webhookom i niestandardowym funkcjom MonoChat zgłoszenie może zostać utworzone w Państwa systemie zarządzania nieruchomościami lub utrzymania, a zmiany jego statusu mogą być automatycznie wysyłane do najemcy.

Jak obsługiwane są pilne awarie poza godzinami pracy?

To Państwo definiują, co jest awarią, na przykład wyciek wody lub brak prądu. Gdy najemca zgłasza taką sytuację, asystent podaje instrukcje bezpieczeństwa i natychmiast, o każdej porze, powiadamia technika lub zespół na dyżurze.

Czy najemcy mogą wysyłać zdjęcia i filmy z problemem?

Tak. Zdjęcia, filmy i dokumenty wysłane na WhatsApp są przechowywane w rozmowie i dołączane do zgłoszenia, więc technicy widzą usterkę, zanim przyjadą.

Jak informować najemców o statusie naprawy?

Zatwierdzone szablony wiadomości WhatsApp mogą być wysyłane automatycznie po przydzieleniu zgłoszenia, gdy technik jest w drodze i po zakończeniu prac, a następnie opcjonalna ankieta zadowolenia.

Czytaj dalej

Pierwszy miesiąc planu Growth na nasz koszt

Obsłuż każde zgłoszenie naprawy w jednej rozmowie

Zbieraj zdjęcia, rejestruj zgłoszenia, kieruj techników i informuj najemców z MonoChat.

Zacznij z kredytem 150 $ Napisz na WhatsAppie

Jeden kod na firmę • 30 dni na wykorzystanie • Bez karty płatniczej

150 $ na start.

Odbierz