Rezerwacja wizyt w urzędzie

Rezerwacja wizyt w urzędzie na WhatsApp Bez kolejek i telefonów

Mieszkańcy wybierają urząd, usługę i wolny termin na czacie WhatsApp, otrzymują listę dokumentów do zabrania i przypomnienie dzień wcześniej. Państwa stanowiska obsługi mają mniej kolejek i mniej nieobecności.

Zacznij za darmo Napisz na WhatsAppie

Lub zacznij z kredytem 150 $, który wystarczy na pierwszy miesiąc planu Growth

  • WhatsApp Business API
  • Czat na stronie
  • Wiadomość prywatna na Instagramie
Urząd Miasta Nova Konto oficjalne

Potrzebuję terminu w wydziale pozwoleń na budowę.

10:02

Oczywiście. Czego dotyczy wizyta?

10:02

Nowy wniosekUzupełnienie brakujących dokumentówRozmowa z projektantem

Rozmowa z projektantem

10:03

Te terminy są wolne w zespole planowania w przyszłym tygodniu:

10:03

Pon 09:30Śr 14:00Czw 11:15

Śr 14:00

10:03

Wizyta potwierdzona

Pozwolenia na budowę · środa 14:00

Centrum Obsługi, 2. piętro, stanowisko 4

Prosimy o zabranie dowodu osobistego i numeru działki. Przypomnienie wyślemy dzień wcześniej.

10:04

Funkcje systemu rezerwacji wizyt w urzędzie

Wszystko, czego mieszkańcy potrzebują, aby umówić się, przygotować i stawić na wizytę, w jednym czacie.

  • Wybór urzędu i usługi

    Przyciski i WhatsApp Flows prowadzą mieszkańców do właściwego urzędu, usługi i typu wizyty.

  • Wolne terminy na żywo

    Wolne terminy pochodzą z Państwa własnego systemu rezerwacji przez API, więc nie dochodzi do podwójnych rezerwacji.

  • Listy dokumentów

    Każde potwierdzenie zawiera listę dokumentów do zabrania, więc mieszkańcy nie muszą przychodzić drugi raz.

  • Przypomnienia przed wizytą

    Zatwierdzony szablon WhatsApp przypomina mieszkańcom dzień wcześniej o godzinie i stanowisku.

  • Zmiana terminu lub rezygnacja na czacie

    Mieszkańcy zmieniają lub odwołują wizytę jednym kliknięciem, a zwolniony termin jest dostępny dla kogoś innego.

  • Wiele urzędów, jeden numer

    Centra obsługi, wydziały i oddziały korzystają z jednego oficjalnego numeru i wspólnej skrzynki odbiorczej zespołu.

WhatsApp Flows

Formularz rezerwacji, który mieszkańcy wypełniają w mniej niż minutę

WhatsApp Flows pokazują urząd, usługę, datę i godzinę jako natywny formularz w WhatsApp. Mieszkańcy wypełniają go bez opuszczania czatu, a wizyta jest zapisywana w Państwa systemie.

  • Urząd, usługa, data i godzina w jednym formularzu
  • Dane kontaktowe uzupełnione z czatu
  • Potwierdzenie i przypomnienie wysyłane automatycznie
Zobacz WhatsApp Flows

Przypomnienie o wizycie

Szablon WhatsApp · wysyłany dzień wcześniej

Podgląd wiadomości

Dzień dobry, Thomas, przypominamy o Pana jutrzejszej wizycie o 14:00 w wydziale pozwoleń na budowę, Centrum Obsługi, stanowisko 4. Prosimy o zabranie dowodu osobistego i numeru działki.

Jak działa rezerwacja wizyt w urzędzie

Cztery kroki od wiadomości na WhatsApp do wizyty o czasie.

  1. Mieszkaniec prosi o wizytę

    Na WhatsApp, czacie na stronie lub Instagramie albo z linku na stronach usług.

  2. Wybiera usługę i termin

    Dostępność na żywo z Państwa systemu rezerwacji, pokazana jako przyciski lub formularz.

  3. Otrzymuje potwierdzenie i listę kontrolną

    Godzina, miejsce, stanowisko i dokumenty do zabrania, wszystko na czacie.

  4. Przypomnienie i łatwe zmiany

    Przypomnienie dzień wcześniej, ze zmianą terminu lub rezygnacją jednym kliknięciem.

Przykładowe rozmowy

Przykłady rezerwacji wizyt w urzędzie na WhatsApp

Zmiana terminu, przygotowanie do wizyty w pomocy społecznej i przejęcie zwolnionego terminu, wszystko bez rozmowy telefonicznej.

  • Zmiana terminu wizyty w urzędzie miasta z poziomu przypomnienia

    Przypomnienie dzień wcześniej zawiera przycisk zmiany terminu; mieszkaniec wybiera nowy termin, a stary zostaje zwolniony.

    Urząd Miasta Nova Konto oficjalne

    Wizyta jutro

    Licencje działalności · czw. 09:45

    Centrum Obsługi, stanowisko 3

    Dzień dobry, Rachel, przypominamy o Pani jutrzejszej wizycie. Prosimy zabrać dokument rejestracyjny firmy i umowę najmu.

    śr. 16:00

    PotwierdźZmień terminAnuluj

    Zmień termin

    śr. 16:20

    Te terminy są wolne w dziale licencji działalności:

    śr. 16:20

    pt. 10:30pon. 08:45wt. 15:15

    pon. 08:45

    śr. 16:21

    Wizyta przeniesiona

    Licencje działalności · pon. 08:45

    Centrum Obsługi, stanowisko 3

    Pani wizyta została przeniesiona, a czwartkowy termin zwolniony dla kogoś innego.

    śr. 16:21

  • Rezerwacja wizyty w pomocy społecznej dla starszego rodzica

    Członek rodziny rezerwuje przez czat na stronie, dostaje listę dokumentów do zabrania i dodaje notatkę, aby pracownik socjalny był przygotowany.

    Nova Pomoc Społeczna Zwykle odpowiada natychmiast

    Chciałbym umówić wizytę w sprawie wsparcia opieki domowej dla mojej mamy.

    13:02

    Oczywiście. Czy spotkanie ma odbyć się w biurze, czy jako wizyta domowa?

    13:02

    W biurzeWizyta domowa

    Wizyta domowa

    13:03

    Pracownik socjalny może odwiedzić Państwa w te dni:

    13:03

    wt. 10:00śr. 14:00

    Wtorek 10:00. Mama porusza się na wózku, wejście jest od tyłu.

    13:04

    Wizyta domowa zarezerwowana

    Ocena potrzeb opieki domowej · wt. 10:00

    Proszę zabrać: dowód osobisty, aktualną dokumentację medyczną

    Zarezerwowano, a Pana notatka o wejściu została dodana dla pracownika socjalnego.

    13:04

  • Wcześniejszy termin, gdy ktoś odwoła wizytę

    Mieszkańcowi z listy oczekujących proponowany jest zwolniony termin, który akceptuje jednym kliknięciem.

    Urząd Miasta Nova Konto oficjalne

    Dobra wiadomość, Jakubie: w wydziale pozwoleń budowlanych zwolnił się wcześniejszy termin, jutro o 11:30. Pana obecna wizyta jest 28 listopada. Czy chciałby Pan wcześniejszy termin?

    15:12

    Biorę jutro 11:30Zostaw 28 list.

    Biorę jutro 11:30

    15:14

    Wizyta zaktualizowana

    Pozwolenia budowlane · Jutro 11:30

    Centrum Obsługi, 2. piętro, stanowisko 4

    Gotowe. Pana termin 28 listopada został zwolniony.

    15:14

    Świetnie, dziękuję!

    15:15

Najczęstsze pytania

Rezerwacja wizyt w urzędzie: częste pytania

Szybkie odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Jak mieszkańcy mogą zarezerwować wizytę w urzędzie miasta na WhatsApp?

Piszą na Państwa oficjalny numer, wybierają urząd i usługę za pomocą przycisków lub formularza WhatsApp Flows, wybierają wolny termin i otrzymują potwierdzenie z listą dokumentów do zabrania.

Czy łączy się z naszym istniejącym systemem rezerwacji?

Tak. MonoChat łączy się przez API, webhooki i funkcje niestandardowe, więc dostępne terminy są odczytywane z Państwa własnego systemu, a nowe rezerwacje są do niego zapisywane.

Czy mieszkańcy mogą zmienić termin lub odwołać wizytę?

Tak. Przypomnienia zawierają przyciski zmiany terminu i rezygnacji. Odwołany termin ponownie staje się dostępny w Państwa systemie dla innych mieszkańców.

Czy mieszkańcy dostają przypomnienia o wizycie?

Tak. Zatwierdzony szablon wiadomości WhatsApp jest wysyłany przed wizytą z godziną, miejscem i stanowiskiem, co pomaga ograniczyć liczbę nieobecności.

Czy kilka urzędów może korzystać z tego samego numeru WhatsApp?

Tak. Wydziały i centra obsługi korzystają z jednego oficjalnego numeru. Rozmowy są kierowane do właściwego zespołu we wspólnej skrzynce odbiorczej.

Czytaj dalej

Pierwszy miesiąc planu Growth na nasz koszt

Zastąp kolejki przy okienkach wizytami

Pozwól mieszkańcom rezerwować wizyty w urzędzie, przygotowywać się do nich i na nie przychodzić z jednego czatu WhatsApp dzięki MonoChat.

Zacznij z kredytem 150 $ Napisz na WhatsAppie

Jeden kod na firmę • 30 dni na wykorzystanie • Bez karty płatniczej

150 $ na start.

Odbierz