Gemeentelijke afspraken boeken

Gemeentelijke afspraken boeken via WhatsApp Geen wachtrijen, geen telefoontjes

Inwoners kiezen in een WhatsApp-chat het kantoor, de dienst en een vrij tijdslot, ontvangen de lijst met mee te nemen documenten en krijgen de dag ervoor een herinnering. Uw balies zien minder wachtrijen van inloopbezoekers en minder no-shows.

Gratis aan de slag Chatten op WhatsApp

Of begin met $ 150 tegoed, genoeg voor een eerste maand Growth

  • WhatsApp Business API
  • Webchat
  • Instagram DM
Gemeentehuis Nova Officieel account

Ik heb een afspraak nodig bij het loket voor omgevingsvergunningen.

10:02

Natuurlijk. Waar is de afspraak voor?

10:02

Nieuwe aanvraagOntbrekende documenten indienenSpreken met een planner

Spreken met een planner

10:03

Deze tijden zijn volgende week vrij bij het planningsteam:

10:03

Ma 09:30Wo 14:00Do 11:15

Wo 14:00

10:03

Afspraak bevestigd

Omgevingsvergunningen · Woensdag 14:00

Servicecentrum, 2e verdieping, balie 4

Neem uw identiteitsbewijs en het kadastrale perceelnummer mee. Wij sturen de dag ervoor een herinnering.

10:04

Functies van het afsprakensysteem voor het gemeentehuis

Alles wat inwoners nodig hebben om een afspraak te boeken, voor te bereiden en bij te wonen, in één chat.

  • Keuze van kantoor en dienst

    Knoppen en WhatsApp Flows leiden inwoners naar het juiste kantoor, de juiste dienst en afspraaksoort.

  • Live beschikbare tijdsloten

    Vrije tijden komen via de API uit uw eigen afsprakensysteem, zodat er geen dubbele boekingen zijn.

  • Documentchecklists

    Elke bevestiging vermeldt de mee te nemen documenten, zodat inwoners geen tweede keer hoeven te komen.

  • Herinneringen voor het bezoek

    Een goedgekeurd WhatsApp-sjabloon herinnert inwoners de dag ervoor aan het tijdstip en de balie.

  • Verplaatsen of annuleren in de chat

    Inwoners wijzigen of annuleren met één tik en het vrijgekomen tijdslot is beschikbaar voor iemand anders.

  • Meerdere kantoren, één nummer

    Servicecentra, afdelingen en vestigingen delen één officieel nummer en een teaminbox.

WhatsApp Flows

Een boekingsformulier dat inwoners in minder dan een minuut invullen

WhatsApp Flows tonen het kantoor, de dienst, de datum en de tijd als een native formulier binnen WhatsApp. Inwoners vullen het in zonder de chat te verlaten en de afspraak wordt naar uw systeem geschreven.

  • Kantoor, dienst, datum en tijd in één formulier
  • Contactgegevens vooraf ingevuld vanuit de chat
  • Bevestiging en herinnering automatisch verstuurd
Bekijk WhatsApp Flows

Afspraakherinnering

WhatsApp-sjabloon · de dag ervoor verzonden

Berichtvoorbeeld

Hallo Thomas, een herinnering aan uw afspraak morgen om 14:00 bij het loket voor omgevingsvergunningen, Servicecentrum balie 4. Neem uw identiteitsbewijs en perceelnummer mee.

Hoe gemeentelijke afspraken boeken werkt

Vier stappen van een WhatsApp-bericht naar een bezoek op tijd.

  1. Inwoner vraagt een afspraak aan

    Via WhatsApp, webchat of Instagram, of via een link op uw servicepagina's.

  2. Kiest de dienst en het tijdslot

    Live beschikbaarheid uit uw afsprakensysteem, getoond als knoppen of een formulier.

  3. Ontvangt bevestiging en een checklist

    Tijd, plaats, balie en de mee te nemen documenten, alles in de chat.

  4. Herinnering en eenvoudig wijzigen

    Een herinnering de dag ervoor, met verplaatsen of annuleren met één tik.

Voorbeeldgesprekken

Voorbeelden van het boeken van afspraken bij de gemeente via WhatsApp

Een afspraak verzetten, een bezoek van sociale dienst voorbereiden en een vrijgekomen tijdslot overnemen, allemaal zonder telefoontje.

  • Een afspraak bij het gemeentehuis verzetten via de herinnering

    De herinnering van de dag ervoor bevat een knop om te verzetten; de inwoner kiest een nieuw tijdslot en het oude komt vrij.

    Gemeente Nova Officieel account

    Afspraak morgen

    Bedrijfsvergunningen · Do 09:45

    Servicecentrum, balie 3

    Hallo Rachel, een herinnering aan uw afspraak morgen. Neem uw KvK-uittreksel en huurovereenkomst mee.

    Wo 16:00

    BevestigenVerzettenAnnuleren

    Verzetten

    Wo 16:20

    Deze tijden zijn vrij bij Bedrijfsvergunningen:

    Wo 16:20

    Vr 10:30Ma 08:45Di 15:15

    Ma 08:45

    Wo 16:21

    Afspraak verzet

    Bedrijfsvergunningen · Ma 08:45

    Servicecentrum, balie 3

    Uw afspraak is verzet en het tijdslot van donderdag komt vrij voor iemand anders.

    Wo 16:21

  • Een afspraak bij sociale zaken boeken voor een oudere ouder

    Een familielid boekt via de webchat, krijgt de mee te brengen documenten en voegt een notitie toe zodat de maatschappelijk werker voorbereid is.

    Nova Sociale Zaken Reageert doorgaans direct

    Ik wil graag een afspraak over thuiszorgondersteuning voor mijn moeder.

    13:02

    Natuurlijk. Wilt u de afspraak op kantoor of een huisbezoek?

    13:02

    Op kantoorHuisbezoek

    Huisbezoek

    13:03

    Een maatschappelijk werker kan op deze dagen langskomen:

    13:03

    Di 10:00Wo 14:00

    Di 10:00. Zij zit in een rolstoel, de ingang is aan de achterkant.

    13:04

    Huisbezoek geboekt

    Beoordeling thuiszorg · Di 10:00

    Meenemen: identiteitsbewijs, recente medische rapporten

    Geboekt en uw notitie over de ingang is toegevoegd voor de maatschappelijk werker.

    13:04

  • Een eerder tijdslot krijgen wanneer iemand annuleert

    Een inwoner op de wachtlijst krijgt een vrijgekomen afspraak aangeboden en accepteert die met één tik.

    Gemeente Nova Officieel account

    Goed nieuws, James: er is een eerder tijdslot vrij bij het bureau voor bouwvergunningen, morgen om 11:30. Uw huidige afspraak is op 28 november. Wilt u de eerdere?

    15:12

    Neem morgen 11:30Houd 28 nov

    Neem morgen 11:30

    15:14

    Afspraak bijgewerkt

    Bouwvergunningen · Morgen 11:30

    Servicecentrum, 2e verdieping, balie 4

    Gelukt. Uw tijdslot van 28 november is vrijgegeven.

    15:14

    Perfect, dank u wel!

    15:15

Veelgestelde vragen

Gemeentelijke afspraken boeken: veelgestelde vragen

Snelle antwoorden op de meest gestelde vragen.

Hoe kunnen inwoners een afspraak op het gemeentehuis boeken via WhatsApp?

Ze sturen een bericht naar uw officiële nummer, kiezen het kantoor en de dienst met knoppen of een WhatsApp Flows-formulier, kiezen een vrije tijd en ontvangen een bevestiging met de mee te nemen documenten.

Koppelt het met ons bestaande afsprakensysteem?

Ja. MonoChat koppelt via de API, webhooks en aangepaste functies, zodat beschikbare tijdsloten uit uw eigen systeem worden gelezen en nieuwe boekingen daarin worden teruggeschreven.

Kunnen inwoners een afspraak verplaatsen of annuleren?

Ja. Herinneringen bevatten knoppen om te verplaatsen en te annuleren. Een geannuleerd tijdslot komt in uw systeem weer beschikbaar voor andere inwoners.

Ontvangen inwoners afspraakherinneringen?

Ja. Vóór de afspraak wordt een goedgekeurd WhatsApp-berichtsjabloon verstuurd met tijd, locatie en balie, wat helpt no-shows te verminderen.

Kunnen meerdere kantoren hetzelfde WhatsApp-nummer gebruiken?

Ja. Afdelingen en servicecentra delen één officieel nummer. Gesprekken worden in een gedeelde inbox doorgestuurd naar het juiste team.

Blijf ontdekken

Eerste maand Growth van ons

Vervang wachtrijen bij de balie door afspraken

Laat inwoners gemeentelijke afspraken boeken, zich erop voorbereiden en bijwonen vanuit één WhatsApp-chat met MonoChat.

Begin met $ 150 tegoed Chatten op WhatsApp

Eén code per bedrijf • 30 dagen om in te wisselen • Geen creditcard nodig

$ 150 om mee te beginnen.

Claimen