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ClickUp + WhatsApp : transformer les conversations en tâches et tenir le client informé
Si votre équipe gère son pipeline dans ClickUp mais parle aux clients sur WhatsApp, quelqu'un recopie les informations à la main. Voici comment relier les deux dans les deux sens.
Équipe MonoChat Mis à jour: 4 min de lecture
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Pour connecter WhatsApp à ClickUp, laissez chaque conversation qualifiée créer une tâche dans votre liste de pipeline avec les coordonnées du client et le lien vers l’échange, et faites revenir les changements de statut ClickUp dans la conversation sous forme de message, de note ou d’étiquette. Dans MonoChat, c’est l’application ClickUp Lead Sync : les règles décident quelles conversations deviennent des tâches, les réactions ce qui se passe quand une tâche avance, et les champs se synchronisent dans un sens ou dans les deux.
Pourquoi relier WhatsApp et ClickUp
Beaucoup de petites équipes commerciales et de service gèrent leur pipeline dans ClickUp : une liste de prospects, des statuts comme Nouveau, Contacté, Devis envoyé et Gagné, des responsables. Mais les échanges ont lieu sur WhatsApp et Instagram. Sans lien :
- quelqu’un recopie noms, numéros et demandes dans une tâche ;
- la tâche manque de contexte et le suivant repose les mêmes questions au client ;
- quand l’affaire avance dans ClickUp, personne ne prévient le client ;
- un prospect qui a écrit à 22 h attend que quelqu’un ouvre ClickUp le lendemain.
Quoi synchroniser
| De WhatsApp vers ClickUp | De ClickUp vers WhatsApp |
|---|---|
| Nouveau prospect : nom, téléphone, e-mail, canal, source publicitaire | Statut « Devis envoyé » : envoyer le devis |
| Premier message et lien vers la conversation | Statut « Gagné » : envoyer un merci, ajouter une étiquette |
| Résumé et intérêt détectés par l’IA | Commentaire dans ClickUp : note pour l’agent dans le chat |
| Commandes : montant, articles, moyen et référence de paiement | Commande payée : envoyer un reçu, lancer votre flux |
| Note ajoutée au client : commentaire sur la tâche | Champ modifié dans ClickUp : profil client mis à jour |
Commencez petit : une liste de prospects, deux réactions (devis envoyé, gagné) et les champs téléphone, e-mail et source.
Comment fonctionne le lien dans les deux sens
De la conversation à la tâche. Une règle a un déclencheur, des filtres et une liste cible. Déclencheurs : nouvelle conversation, premier message d’un nouveau client, étiquette ajoutée, champ de profil rempli, formulaire Lead Ads, appel « Send to ClickUp » de l’assistant IA ou clic sur Send as lead dans la boîte de réception. Si le même client a déjà une tâche ouverte issue de cette règle dans le délai défini, l’application ajoute un commentaire au lieu d’un doublon.
De la tâche à la conversation. Une réaction surveille une liste (changement de statut, condition de champ ou commande payée) puis envoie un message au client, écrit une note pour l’équipe, ajoute ou retire des étiquettes, attribue ou ferme la conversation, ou émet un événement personnalisé qui lance vos flux MonoChat.
Fréquence. ClickUp ne peut pas appeler MonoChat ; l’application lit les listes toutes les 1, 5 ou 15 minutes, une requête par liste. L’API ClickUp autorise par jeton et par minute 100 requêtes sur Free Forever, Unlimited et Business, 1 000 sur Business Plus et 10 000 sur Enterprise.
Règles WhatsApp. Le message d’une réaction part en message normal tant que la fenêtre de service client de 24 heures est ouverte ; ensuite, seul un modèle approuvé est permis, choisissez-en donc un par réaction. Meta facture chaque modèle livré selon la catégorie et le pays du destinataire ; voir le guide des prix de l’API WhatsApp. Les clients portant une étiquette de désinscription ne reçoivent jamais de message, et la prospection exige le consentement (RGPD).
Configuration dans MonoChat
MonoChat est Meta Business Partner officiel et réunit WhatsApp, Instagram, Messenger, TikTok et chat web dans une boîte de réception d’équipe. Les écrans de l’application sont en anglais.
- Obtenez un jeton ClickUp. Dans ClickUp : avatar › Settings › Apps › API Token, puis générez-en un (il commence par
pk_). Tâches et commentaires apparaîtront au nom de cette personne. - Installez l’application. Installez ClickUp Lead Sync depuis Paramètres › MonoStore › Applications, ouvrez l’espace ClickUp, collez le jeton dans Connection, cliquez sur Test et choisissez le workspace.
- Créez une règle. Dans Lead rules, choisissez déclencheur et filtres, espace, dossier et liste, nom et description de la tâche (avec
{name},{phone},{firstMessage},{conversationLink}…), statut, priorité et responsable, puis associez les champs à vos champs personnalisés ClickUp, dans un sens ou les deux. - Ajoutez des réactions. Dans Reactions, choisissez liste et condition (par exemple « le statut devient Devis envoyé »), le message au client, le modèle après 24 heures et les étiquettes, notes ou événements.
- Facultatif : commandes. Dans Order flow, choisissez la liste de commandes et comment l’application sait qu’une commande est payée : liens de paiement MonoChat, statut ou champ ClickUp, ou appel depuis votre système.
- Testez, puis activez. Activez Test mode : chaque étape est écrite comme note dans la conversation, rien n’atteint ClickUp ni les clients. Puis activez l’application avec le bouton d’alimentation en haut de l’espace.
Les écrans Today et Activity montrent ce que l’application a fait, y compris les étapes ignorées avec leur motif et les erreurs avec leurs relances, et une carte ClickUp à côté de chaque conversation affiche les tâches du client. Pour les autres options CRM, voir CRM WhatsApp ; pour capter des prospects, la prospection sur WhatsApp.
Commencez gratuitement sur app.monochat.ai et consultez la page ClickUp + WhatsApp.
Sources
- ClickUp Developer : Rate limits (consulté le 30 oct. 2026)
- Meta for Developers : tarifs de WhatsApp Business Platform (consulté le 30 oct. 2026)
- Centre d’aide MonoChat : ClickUp Lead Sync
Mettez-le en pratique avec MonoChat