Vertrieb
ClickUp + WhatsApp: Chats zu ClickUp-Aufgaben machen und Kunden auf dem Laufenden halten
Wenn Ihr Team die Pipeline in ClickUp führt, aber mit Kunden auf WhatsApp spricht, kopiert jemand Daten von Hand hin und her. So verbinden Sie beides in beide Richtungen.
MonoChat-Team Aktualisiert: 4 Min. Lesezeit
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Um WhatsApp mit ClickUp zu verbinden, lassen Sie jeden passenden Chat eine ClickUp-Aufgabe in Ihrer Pipeline-Liste anlegen, mit Kundendaten und Link zum Gespräch, und lassen Statuswechsel in ClickUp als Nachricht, Notiz oder Tag in den Chat zurückwirken. In MonoChat übernimmt das die App ClickUp Lead Sync: Lead-Regeln entscheiden, welche Chats zu Aufgaben werden, Reaktionen, was passiert, wenn eine Aufgabe weiterrückt, und Felder lassen sich in beide Richtungen synchronisieren.
Warum WhatsApp und ClickUp verbinden
Viele kleine Vertriebs- und Serviceteams führen ihre Pipeline in ClickUp: eine Liste für Leads, Status wie Neu, Kontaktiert, Angebot gesendet und Gewonnen, dazu Zuständige. Die Gespräche laufen aber über WhatsApp und Instagram. Ohne Verbindung:
- kopiert jemand Namen, Nummern und Anfragen von Hand in eine Aufgabe;
- fehlt der Aufgabe der Kontext, und der Nächste fragt den Kunden dasselbe;
- erfährt der Kunde nichts, wenn der Deal in ClickUp weiterrückt;
- wartet ein Lead, der um 22 Uhr schrieb, bis morgens jemand ClickUp öffnet.
Was synchronisiert wird
| Von WhatsApp nach ClickUp | Von ClickUp nach WhatsApp |
|---|---|
| Neuer Lead: Name, Telefon, E-Mail, Kanal, Anzeigenquelle | Status „Angebot gesendet“: Angebotsnachricht senden |
| Erste Nachricht und Link zum Gespräch | Status „Gewonnen“: Dank senden, Tag setzen |
| KI-Zusammenfassung und Interesse | Kommentar in ClickUp: Notiz für den Mitarbeiter im Chat |
| Bestellungen: Betrag, Artikel, Zahlart und Referenz | Bestellung bezahlt: Beleg senden, eigenen Flow starten |
| Notiz am Kunden: Kommentar an der Aufgabe | Geändertes Feld in ClickUp: Kundenprofil wird aktualisiert |
Starten Sie klein: eine Lead-Liste, zwei Reaktionen (Angebot gesendet, Gewonnen) und die Felder Telefon, E-Mail und Quelle.
So funktioniert die Verbindung in beide Richtungen
Vom Chat zur Aufgabe. Eine Lead-Regel hat einen Auslöser, Filter und eine Zielliste. Auslöser sind ein neues Gespräch, die erste Nachricht eines neuen Kunden, ein Tag, ein ausgefülltes Profilfeld, ein Lead-Ads-Formular, der Aufruf „Send to ClickUp“ durch den KI-Assistenten oder ein Klick auf Send as lead im Posteingang. Hat derselbe Kunde innerhalb der eingestellten Tage schon eine offene Aufgabe aus dieser Regel, ergänzt die App einen Kommentar statt eines Duplikats.
Von der Aufgabe zum Chat. Eine Reaktion beobachtet eine Liste auf Statuswechsel, Feldbedingungen oder bezahlte Bestellungen und sendet dann eine Kundennachricht, schreibt eine Team-Notiz, setzt oder entfernt Tags, weist das Gespräch zu oder schließt es oder löst ein eigenes Ereignis aus, das Ihre MonoChat-Flows startet.
Takt. ClickUp kann MonoChat nicht aufrufen; die App liest die Listen alle 1, 5 oder 15 Minuten mit einer Anfrage pro Liste. Die ClickUp-API erlaubt pro Token und Minute 100 Anfragen in Free Forever, Unlimited und Business, 1.000 in Business Plus und 10.000 in Enterprise.
WhatsApp-Regeln. Die Nachricht einer Reaktion geht innerhalb des 24-Stunden-Kundenservicefensters als normale Nachricht raus. Danach ist nur ein freigegebenes Template erlaubt; wählen Sie also eines pro Reaktion. Meta berechnet jedes zugestellte Template nach Kategorie und Empfängerland, siehe WhatsApp-API-Kosten. Kunden mit Abmelde-Tag werden nie angeschrieben, und für Werbung gilt DSGVO-Einwilligung.
Einrichtung in MonoChat
MonoChat ist offizieller Meta Business Partner und bündelt WhatsApp, Instagram, Messenger, TikTok und Webchat im Team-Posteingang. Die Oberfläche der App ist englisch.
- ClickUp-Token holen. In ClickUp über Avatar › Settings › Apps › API Token einen Token erzeugen (beginnt mit
pk_). Aufgaben und Kommentare erscheinen unter dem Namen dieser Person. - App installieren. ClickUp Lead Sync unter Einstellungen › MonoStore › Apps installieren, den ClickUp-Bereich öffnen, Token unter Connection einfügen, Test klicken und den Workspace wählen.
- Lead-Regel anlegen. Unter Lead rules Auslöser und Filter, Space, Ordner und Liste, Aufgabenname und Beschreibung (Platzhalter wie
{name},{phone},{firstMessage},{conversationLink}), Status, Priorität und Zuständigen wählen und Felder ein- oder beidseitig auf Ihre ClickUp-Custom-Fields mappen. - Reaktionen hinzufügen. Unter Reactions Liste und Bedingung (etwa „Status wird Angebot gesendet“), Kundennachricht, Template nach 24 Stunden sowie Tags, Notizen oder eigene Ereignisse festlegen.
- Optional: Bestellungen. Unter Order flow die Bestellliste wählen und wie die App eine Zahlung erkennt: MonoChat-Zahlungslinks, Status oder Feld in ClickUp oder ein Aufruf aus Ihrem System.
- Testen, dann einschalten. Test mode aktivieren: Jeder Schritt erscheint als Notiz im Gespräch, nichts geht an ClickUp oder Kunden. Danach die App über den Ein-Schalter im Kopf des Bereichs aktivieren.
Die Ansichten Today und Activity zeigen, was die App getan hat, inklusive übersprungener Schritte mit Grund und Fehlern mit Wiederholungen; eine ClickUp-Karte neben jedem Gespräch zeigt die Aufgaben des Kunden. Mehr zu CRM-Optionen im Beitrag WhatsApp CRM, zur Lead-Gewinnung unter Leads über WhatsApp gewinnen.
Kostenlos starten auf app.monochat.ai; Details auf der Seite ClickUp + WhatsApp.
Quellen
- ClickUp Developer: Rate limits (abgerufen am 30.10.2026)
- Meta for Developers: Preise der WhatsApp Business Platform (abgerufen am 30.10.2026)
- MonoChat-Hilfecenter: ClickUp Lead Sync
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