ClickUp + WhatsApp: convierta chats en tareas de ClickUp y mantenga al cliente al día

Para conectar WhatsApp con ClickUp, haga que cada chat que califique cree una tarea en su lista de pipeline con los datos del cliente y el enlace a la conversación, y que los cambios de estado en ClickUp vuelvan al chat como mensaje, nota o etiqueta. En MonoChat lo hace la app ClickUp Lead Sync: las reglas de leads deciden qué chats se vuelven tareas, las reacciones qué pasa cuando una tarea avanza, y los campos se sincronizan en uno o ambos sentidos.

Por qué conectar WhatsApp y ClickUp

Muchos equipos pequeños de ventas y servicio llevan su pipeline en ClickUp: una lista de leads, estados como Nuevo, Contactado, Cotización enviada y Ganado, y responsables. Pero las conversaciones ocurren en WhatsApp e Instagram. Sin conexión:

• alguien copia a mano nombres, teléfonos y pedidos del chat a una tarea;
• la tarea no tiene contexto y el siguiente vuelve a preguntarle lo mismo al cliente;
• cuando el trato avanza en ClickUp, nadie le avisa al cliente;
• un lead que escribió a las 22:00 espera hasta que alguien abre ClickUp al día siguiente.

Qué sincronizar

De WhatsApp a ClickUp	De ClickUp a WhatsApp
Lead nuevo: nombre, teléfono, correo, canal, origen del anuncio	Estado “Cotización enviada”: enviar la cotización
Primer mensaje y enlace a la conversación	Estado “Ganado”: enviar agradecimiento, agregar etiqueta
Resumen e interés detectados por la IA	Comentario en ClickUp: nota para el agente en el chat
Pedidos: monto, artículos, método y referencia de pago	Pedido pagado: enviar comprobante, iniciar su flujo
Nota agregada al cliente: comentario en la tarea	Campo editado en ClickUp: se actualiza el perfil del cliente

Empiece pequeño: una lista de leads, dos reacciones (cotización enviada y ganado) y los campos teléfono, correo y origen.

Cómo funciona la conexión en ambos sentidos

Del chat a la tarea. Una regla de leads tiene disparador, filtros y lista destino. Los disparadores: conversación nueva, primer mensaje de un cliente nuevo, etiqueta agregada, campo de perfil completado, formulario de Lead Ads, llamada “Send to ClickUp” del asistente de IA o clic en Send as lead en la bandeja. Si el mismo cliente ya tiene una tarea abierta de esa regla dentro de los días que defina, la app agrega un comentario en lugar de duplicar.

De la tarea al chat. Una reacción vigila una lista por cambio de estado, condición de campo o pedido pagado, y entonces envía un mensaje al cliente, escribe una nota para el equipo, agrega o quita etiquetas, asigna o cierra la conversación, o emite un evento propio que inicia sus flujos de MonoChat.

Frecuencia. ClickUp no puede llamar a MonoChat; la app lee las listas cada 1, 5 o 15 minutos, una solicitud por lista. La API de ClickUp permite por token y minuto 100 solicitudes en Free Forever, Unlimited y Business, 1.000 en Business Plus y 10.000 en Enterprise.

Reglas de WhatsApp. El mensaje de una reacción sale como mensaje normal mientras la ventana de atención de 24 horas esté abierta; después solo se permite una plantilla aprobada, así que elija una por reacción. Meta cobra cada plantilla entregada por categoría y país del destinatario; vea la guía de precios de la API de WhatsApp. Los clientes con etiqueta de baja nunca reciben mensajes.

Configuración en MonoChat

MonoChat es Meta Business Partner oficial y reúne WhatsApp, Instagram, Messenger, TikTok y chat web en la bandeja de entrada del equipo. Las pantallas de la app están en inglés.

1. Obtenga un token de ClickUp. En ClickUp, su avatar › Settings › Apps › API Token y genere uno (empieza con pk_). Las tareas y comentarios aparecerán con el nombre de esa persona.
2. Instale la app. Instale ClickUp Lead Sync desde Ajustes › MonoStore › Aplicaciones, abra el escritorio ClickUp, pegue el token en Connection, haga clic en Test y elija el workspace.
3. Cree una regla de leads. En Lead rules elija disparador y filtros, espacio, carpeta y lista, nombre y descripción de la tarea (con marcadores como {name}, {phone}, {firstMessage} y {conversationLink}), estado, prioridad y responsable, y asocie campos a sus campos personalizados de ClickUp en uno o ambos sentidos.
4. Agregue reacciones. En Reactions elija lista y condición (por ejemplo, “el estado pasa a Cotización enviada”), el mensaje al cliente, la plantilla tras las 24 horas y etiquetas, notas o eventos propios.
5. Opcional: pedidos. En Order flow elija la lista de pedidos y cómo sabe la app que un pedido se pagó: links de pago de MonoChat, un estado o campo en ClickUp, o una llamada desde su sistema.
6. Pruebe y active. Active Test mode: cada paso queda como nota en la conversación y nada llega a ClickUp ni a clientes. Cuando todo esté bien, active la app con el botón de encendido del encabezado.

Las pantallas Today y Activity muestran lo que hizo la app, incluidos pasos omitidos con su motivo y errores con reintentos, y una tarjeta ClickUp junto a cada conversación muestra las tareas del cliente. Para otras opciones de CRM vea CRM con WhatsApp y, para captar leads, generación de leads por WhatsApp.

Empiece gratis en app.monochat.ai y vea la página ClickUp + WhatsApp.

Fuentes

• ClickUp Developer: Rate limits (consultado el 30 oct 2026)
• Meta for Developers: precios de WhatsApp Business Platform (consultado el 30 oct 2026)
• Centro de ayuda de MonoChat: ClickUp Lead Sync