Sales
ClickUp + WhatsApp: chats omzetten in ClickUp-taken en klanten op de hoogte houden
Als uw team de pipeline in ClickUp beheert maar met klanten via WhatsApp praat, kopieert iemand gegevens met de hand heen en weer. Zo koppelt u beide in twee richtingen.
MonoChat-team Bijgewerkt: 4 min leestijd
Op deze pagina
Om WhatsApp aan ClickUp te koppelen, laat u elke geschikte chat een taak aanmaken in uw pipelinelijst met de klantgegevens en een link naar het gesprek, en laat u statuswijzigingen in ClickUp terugkomen in de chat als bericht, notitie of tag. In MonoChat doet de app ClickUp Lead Sync dat: leadregels bepalen welke chats taken worden, reacties wat er gebeurt als een taak verschuift, en velden synchroniseren in één of twee richtingen.
Waarom WhatsApp en ClickUp koppelen
Veel kleine sales- en serviceteams beheren hun pipeline in ClickUp: een lijst voor leads, statussen als Nieuw, Gecontacteerd, Offerte verstuurd en Gewonnen, en eigenaren. De gesprekken lopen echter via WhatsApp en Instagram. Zonder koppeling:
- kopieert iemand namen, nummers en vragen met de hand naar een taak;
- mist de taak context en stelt de volgende collega dezelfde vragen opnieuw;
- hoort de klant niets als de deal in ClickUp verschuift;
- wacht een lead die om 22:00 uur schreef tot iemand de volgende ochtend ClickUp opent.
Wat u synchroniseert
| Van WhatsApp naar ClickUp | Van ClickUp naar WhatsApp |
|---|---|
| Nieuwe lead: naam, telefoon, e-mail, kanaal, advertentiebron | Status „Offerte verstuurd”: offertebericht sturen |
| Eerste bericht en link naar het gesprek | Status „Gewonnen”: bedankje sturen, tag toevoegen |
| AI-samenvatting en interesse | Opmerking in ClickUp: notitie voor de medewerker in de chat |
| Bestellingen: bedrag, artikelen, betaalwijze en referentie | Bestelling betaald: bon sturen, eigen flow starten |
| Notitie bij de klant: opmerking op de taak | Gewijzigd veld in ClickUp: klantprofiel bijgewerkt |
Begin klein: één leadlijst, twee reacties (offerte verstuurd en gewonnen) en de velden telefoon, e-mail en bron.
Zo werkt de koppeling in twee richtingen
Van chat naar taak. Een leadregel heeft een trigger, filters en een doellijst. Triggers: een nieuw gesprek, het eerste bericht van een nieuwe klant, een tag, een ingevuld profielveld, een Lead Ads-formulier, de AI-assistent die „Send to ClickUp” aanroept, of een klik op Send as lead in de inbox. Heeft dezelfde klant binnen de ingestelde dagen al een open taak uit die regel, dan voegt de app een opmerking toe in plaats van een dubbele taak.
Van taak naar chat. Een reactie volgt een lijst op statuswijzigingen, veldvoorwaarden of betaalde bestellingen, en stuurt dan een bericht aan de klant, schrijft een notitie voor het team, voegt tags toe of verwijdert ze, wijst het gesprek toe of sluit het, of verstuurt een eigen event dat uw MonoChat-flows start.
Ritme. ClickUp kan MonoChat niet aanroepen; de app leest de lijsten elke 1, 5 of 15 minuten, één verzoek per lijst. De ClickUp-API staat per token per minuut 100 verzoeken toe op Free Forever, Unlimited en Business, 1.000 op Business Plus en 10.000 op Enterprise.
WhatsApp-regels. Het bericht van een reactie gaat als gewoon bericht zolang het klantenservicevenster van 24 uur open is; daarna mag alleen een goedgekeurd sjabloon, dus kies er per reactie één. Meta rekent elk afgeleverd sjabloon af naar categorie en land van de ontvanger; zie WhatsApp API-kosten. Klanten met een afmeldtag krijgen nooit een bericht.
Instellen in MonoChat
MonoChat is officieel Meta Business Partner en bundelt WhatsApp, Instagram, Messenger, TikTok en webchat in de teaminbox. De schermen van de app zijn Engelstalig.
- Haal een ClickUp-token. In ClickUp: avatar › Settings › Apps › API Token, en genereer er een (begint met
pk_). Taken en opmerkingen verschijnen onder de naam van die persoon. - Installeer de app. Installeer ClickUp Lead Sync via Instellingen › MonoStore › Apps, open het ClickUp-bureau, plak het token onder Connection, klik op Test en kies de workspace.
- Maak een leadregel. Kies onder Lead rules trigger en filters, space, map en lijst, taaknaam en omschrijving (met
{name},{phone},{firstMessage},{conversationLink}), status, prioriteit en eigenaar, en koppel velden aan uw ClickUp-custom fields in één of twee richtingen. - Voeg reacties toe. Kies onder Reactions lijst en voorwaarde (bijvoorbeeld „status wordt Offerte verstuurd”), het bericht aan de klant, het sjabloon na 24 uur en tags, notities of events.
- Optioneel: bestellingen. Kies onder Order flow de bestellijst en hoe de app weet dat een bestelling betaald is: MonoChat-betaallinks, een status of veld in ClickUp, of een aanroep vanuit uw systeem.
- Test en zet aan. Zet Test mode aan: elke stap verschijnt als notitie in het gesprek en niets bereikt ClickUp of klanten. Zet de app daarna aan met de aan-knop in de kop van het bureau.
De schermen Today en Activity tonen wat de app deed, inclusief overgeslagen stappen met reden en fouten met nieuwe pogingen, en een ClickUp-kaart naast elk gesprek toont de taken van de klant. Meer CRM-opties in WhatsApp CRM, leads werven in leadgeneratie via WhatsApp.
Start gratis op app.monochat.ai en bekijk de pagina ClickUp + WhatsApp.
Bronnen
- ClickUp Developer: Rate limits (geraadpleegd 30 okt 2026)
- Meta for Developers: prijzen van het WhatsApp Business Platform (geraadpleegd 30 okt 2026)
- MonoChat-helpcentrum: ClickUp Lead Sync
Pas dit toe in de praktijk met MonoChat