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ClickUp + WhatsApp: trasformare le chat in task e tenere aggiornato il cliente
Se il Suo team gestisce la pipeline in ClickUp ma parla con i clienti su WhatsApp, qualcuno copia i dati a mano tra i due. Ecco come collegarli in entrambe le direzioni.
Team MonoChat Aggiornato: 4 min di lettura
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Per collegare WhatsApp a ClickUp, faccia sì che ogni chat qualificata crei un task nella lista della pipeline con i dati del cliente e il link alla conversazione, e che i cambi di stato in ClickUp tornino nella chat come messaggio, nota o tag. In MonoChat lo fa l’app ClickUp Lead Sync: le regole decidono quali chat diventano task, le reazioni cosa succede quando un task avanza, e i campi si sincronizzano in una o in entrambe le direzioni.
Perché collegare WhatsApp e ClickUp
Molti piccoli team commerciali e di assistenza gestiscono la pipeline in ClickUp: una lista di lead, stati come Nuovo, Contattato, Preventivo inviato e Vinto, e responsabili. Le conversazioni però avvengono su WhatsApp e Instagram. Senza collegamento:
- qualcuno copia a mano nomi, numeri e richieste dalla chat al task;
- il task è senza contesto e il collega successivo rifà le stesse domande;
- quando la trattativa avanza in ClickUp, nessuno avvisa il cliente;
- un lead che ha scritto alle 22 aspetta finché qualcuno apre ClickUp la mattina dopo.
Cosa sincronizzare
| Da WhatsApp a ClickUp | Da ClickUp a WhatsApp |
|---|---|
| Nuovo lead: nome, telefono, e-mail, canale, fonte dell’annuncio | Stato «Preventivo inviato»: invio del preventivo |
| Primo messaggio e link alla conversazione | Stato «Vinto»: ringraziamento e tag |
| Riepilogo e interesse rilevati dall’IA | Commento in ClickUp: nota per l’operatore in chat |
| Ordini: importo, articoli, metodo e riferimento di pagamento | Ordine pagato: ricevuta e avvio del Suo flusso |
| Nota sul cliente: commento sul task | Campo modificato in ClickUp: profilo cliente aggiornato |
Parta in piccolo: una lista di lead, due reazioni (preventivo inviato e vinto) e i campi telefono, e-mail e fonte.
Come funziona il collegamento nei due sensi
Dalla chat al task. Una regola ha un innesco, dei filtri e una lista di destinazione. Inneschi: nuova conversazione, primo messaggio di un nuovo cliente, tag aggiunto, campo profilo compilato, modulo Lead Ads, chiamata «Send to ClickUp» dell’assistente IA o clic su Send as lead nell’inbox. Se lo stesso cliente ha già un task aperto da quella regola nei giorni impostati, l’app aggiunge un commento invece di un duplicato.
Dal task alla chat. Una reazione osserva una lista (cambio di stato, condizione su un campo, ordine pagato) e poi invia un messaggio al cliente, scrive una nota per il team, aggiunge o rimuove tag, assegna o chiude la conversazione, o emette un evento personalizzato che avvia i Suoi flussi MonoChat.
Frequenza. ClickUp non può chiamare MonoChat; l’app legge le liste ogni 1, 5 o 15 minuti, una richiesta per lista. L’API di ClickUp consente per token e minuto 100 richieste su Free Forever, Unlimited e Business, 1.000 su Business Plus e 10.000 su Enterprise.
Regole WhatsApp. Il messaggio di una reazione parte come messaggio normale finché la finestra di assistenza di 24 ore è aperta; dopo, è ammesso solo un modello approvato, quindi ne scelga uno per reazione. Meta addebita ogni modello consegnato per categoria e Paese del destinatario; veda la guida ai costi della WhatsApp API. I clienti con tag di disiscrizione non ricevono mai messaggi.
Configurazione in MonoChat
MonoChat è Meta Business Partner ufficiale e riunisce WhatsApp, Instagram, Messenger, TikTok e web chat nell’inbox del team. Le schermate dell’app sono in inglese.
- Ottenga un token ClickUp. In ClickUp: avatar › Settings › Apps › API Token e ne generi uno (inizia con
pk_). Task e commenti appariranno a nome di quella persona. - Installi l’app. Installi ClickUp Lead Sync da Impostazioni › MonoStore › App, apra l’area ClickUp, incolli il token in Connection, clicchi Test e scelga il workspace.
- Crei una regola. In Lead rules scelga innesco e filtri, space, cartella e lista, nome e descrizione del task (con segnaposto come
{name},{phone},{firstMessage},{conversationLink}), stato, priorità e assegnatario, e associ i campi ai campi personalizzati di ClickUp in uno o due sensi. - Aggiunga reazioni. In Reactions scelga lista e condizione (ad esempio «lo stato diventa Preventivo inviato»), il messaggio al cliente, il modello dopo le 24 ore e tag, note o eventi.
- Facoltativo: ordini. In Order flow scelga la lista degli ordini e come l’app sa che un ordine è pagato: link di pagamento MonoChat, uno stato o campo in ClickUp, o una chiamata dal Suo sistema.
- Provi, poi attivi. Attivi Test mode: ogni passo viene scritto come nota nella conversazione e nulla arriva a ClickUp o ai clienti. Quando tutto è corretto, attivi l’app con il pulsante di accensione nell’intestazione.
Le schermate Today e Activity mostrano cosa ha fatto l’app, compresi i passi saltati con il motivo e gli errori con i nuovi tentativi, e una scheda ClickUp accanto a ogni conversazione mostra i task del cliente. Per altre opzioni CRM veda CRM WhatsApp e, per acquisire lead, lead generation su WhatsApp.
Inizi gratis su app.monochat.ai e veda la pagina ClickUp + WhatsApp.
Fonti
- ClickUp Developer: Rate limits (consultato il 30 ott 2026)
- Meta for Developers: prezzi di WhatsApp Business Platform (consultato il 30 ott 2026)
- Centro assistenza MonoChat: ClickUp Lead Sync
Metta in pratica con MonoChat