ClickUp + WhatsApp: biến chat với khách quốc tế thành task ClickUp

Để kết nối WhatsApp với ClickUp, hãy cho mỗi chat đủ điều kiện tạo một task trong danh sách pipeline với thông tin khách và đường dẫn tới cuộc trò chuyện, và cho thay đổi trạng thái trong ClickUp quay về chat dưới dạng tin nhắn, ghi chú hoặc thẻ. Trên MonoChat, việc này do ứng dụng ClickUp Lead Sync đảm nhận: quy tắc quyết định chat nào thành task, phản ứng quyết định điều gì xảy ra khi task chuyển bước, và các trường đồng bộ một hoặc hai chiều.

Ở Việt Nam khách trong nước chủ yếu dùng Zalo và Messenger, nhưng với khách du lịch, đối tác và người mua ở nước ngoài, WhatsApp thường là kênh chính.

Vì sao nên nối WhatsApp với ClickUp

Nhiều nhóm bán hàng và hỗ trợ nhỏ quản lý pipeline trên ClickUp: danh sách khách tiềm năng, các trạng thái như Mới, Đã liên hệ, Đã gửi báo giá, Chốt đơn, kèm người phụ trách. Nhưng cuộc trò chuyện lại diễn ra trên WhatsApp và Instagram. Khi chưa kết nối:

• có người chép tay tên, số điện thoại và yêu cầu từ chat sang task;
• task thiếu ngữ cảnh, người tiếp theo hỏi lại khách những điều cũ;
• deal tiến triển trên ClickUp mà không ai báo cho khách;
• khách nhắn lúc 22 giờ phải đợi tới sáng hôm sau mới có người mở ClickUp.

Đồng bộ những gì

Từ WhatsApp sang ClickUp	Từ ClickUp sang WhatsApp
Khách tiềm năng mới: tên, điện thoại, email, kênh, nguồn quảng cáo	Trạng thái “Đã gửi báo giá”: gửi tin báo giá
Tin nhắn đầu tiên và đường dẫn cuộc trò chuyện	Trạng thái “Chốt đơn”: gửi lời cảm ơn, gắn thẻ
Tóm tắt và nhu cầu do AI nhận diện	Bình luận trên ClickUp: ghi chú cho nhân viên trong chat
Đơn hàng: số tiền, sản phẩm, cách và mã thanh toán	Đơn đã thanh toán: gửi biên nhận, chạy luồng riêng
Ghi chú về khách: bình luận trên task	Trường thay đổi trên ClickUp: hồ sơ khách được cập nhật

Bắt đầu nhỏ: một danh sách khách tiềm năng, hai phản ứng (đã gửi báo giá, chốt đơn) và các trường điện thoại, email, nguồn.

Kết nối hai chiều hoạt động thế nào

Từ chat sang task. Mỗi quy tắc có trình kích hoạt, bộ lọc và danh sách đích. Trình kích hoạt gồm: cuộc trò chuyện mới, tin đầu tiên của khách mới, thẻ được thêm, trường hồ sơ được điền, biểu mẫu Lead Ads, lệnh “Send to ClickUp” từ trợ lý AI, hoặc bấm Send as lead trong hộp thư. Nếu cùng khách đã có task mở từ quy tắc đó trong số ngày bạn đặt, ứng dụng thêm bình luận thay vì tạo trùng.

Từ task sang chat. Phản ứng theo dõi danh sách (đổi trạng thái, điều kiện trường, đơn đã thanh toán) rồi gửi tin cho khách, viết ghi chú cho nhóm, thêm hoặc bỏ thẻ, phân công hoặc đóng cuộc trò chuyện, hoặc phát sự kiện tùy chỉnh để chạy luồng MonoChat của bạn.

Tần suất. ClickUp không gọi được MonoChat; ứng dụng đọc danh sách mỗi 1, 5 hoặc 15 phút, mỗi danh sách một yêu cầu. API ClickUp cho mỗi token mỗi phút 100 yêu cầu ở Free Forever, Unlimited và Business, 1.000 ở Business Plus và 10.000 ở Enterprise.

Quy định WhatsApp. Tin của phản ứng gửi như tin thường khi cửa sổ chăm sóc khách hàng 24 giờ còn mở; sau đó chỉ được dùng mẫu đã duyệt, nên hãy chọn một mẫu cho mỗi phản ứng. Meta tính phí từng mẫu được giao theo hạng mục và quốc gia người nhận (hướng dẫn giá WhatsApp API). Khách có thẻ hủy đăng ký không bao giờ nhận tin.

Cài đặt trên MonoChat

MonoChat là Meta Business Partner chính thức và gom WhatsApp, Instagram, Messenger, TikTok, chat website vào một hộp thư đến nhóm. Giao diện ứng dụng bằng tiếng Anh.

1. Lấy token ClickUp. Trong ClickUp: ảnh đại diện › Settings › Apps › API Token, tạo token (bắt đầu bằng pk_). Task và bình luận sẽ mang tên người đó.
2. Cài ứng dụng. Cài ClickUp Lead Sync từ Cài đặt › MonoStore › Ứng dụng, mở bàn làm việc ClickUp, dán token vào Connection, bấm Test và chọn workspace.
3. Tạo quy tắc. Trong Lead rules chọn trình kích hoạt và bộ lọc, space, thư mục và danh sách, tên và mô tả task (với {name}, {phone}, {firstMessage}, {conversationLink}), trạng thái, ưu tiên và người phụ trách, rồi ánh xạ trường sang custom field của ClickUp một hoặc hai chiều.
4. Thêm phản ứng. Trong Reactions chọn danh sách và điều kiện (ví dụ “trạng thái thành Đã gửi báo giá”), tin gửi khách, mẫu dùng sau 24 giờ và thẻ, ghi chú hay sự kiện.
5. Tùy chọn: đơn hàng. Trong Order flow chọn danh sách đơn và cách ứng dụng biết đơn đã thanh toán: link thanh toán MonoChat, trạng thái hoặc trường trên ClickUp, hoặc lệnh gọi từ hệ thống của bạn.
6. Thử rồi bật. Bật Test mode: mỗi bước được ghi thành ghi chú trong cuộc trò chuyện, không gì tới ClickUp hay khách. Khi ổn, bật ứng dụng bằng nút nguồn trên đầu bàn làm việc.

Màn hình Today và Activity cho thấy ứng dụng đã làm gì, kể cả bước bị bỏ qua kèm lý do và lỗi kèm lần thử lại; thẻ ClickUp cạnh mỗi cuộc trò chuyện hiển thị task của khách. Xem thêm CRM cho WhatsApp và tìm khách tiềm năng qua WhatsApp.

Bắt đầu miễn phí tại app.monochat.ai và xem trang ClickUp + WhatsApp.

Nguồn

• ClickUp Developer: Rate limits (truy cập 30/10/2026)
• Meta for Developers: giá WhatsApp Business Platform (truy cập 30/10/2026)
• Trung tâm trợ giúp MonoChat: ClickUp Lead Sync