ClickUp + WhatsApp: rozmowy jako zadania w ClickUp i klient na bieżąco

Aby połączyć WhatsApp z ClickUp, każda kwalifikująca się rozmowa powinna tworzyć zadanie na liście lejka z danymi klienta i linkiem do rozmowy, a zmiany statusu w ClickUp powinny wracać do czatu jako wiadomość, notatka lub tag. W MonoChat robi to aplikacja ClickUp Lead Sync: reguły decydują, które rozmowy stają się zadaniami, reakcje, co się dzieje, gdy zadanie się przesuwa, a pola można synchronizować w jedną lub obie strony.

Dlaczego warto połączyć WhatsApp i ClickUp

Wiele małych zespołów sprzedaży i obsługi prowadzi lejek w ClickUp: lista leadów, statusy Nowy, Kontakt, Oferta wysłana i Wygrany oraz osoby odpowiedzialne. Rozmowy toczą się jednak na WhatsApp i Instagramie. Bez połączenia:

• ktoś ręcznie przepisuje imiona, numery i prośby do zadania;
• zadaniu brakuje kontekstu, więc kolejna osoba pyta klienta o to samo;
• gdy transakcja przesuwa się w ClickUp, nikt nie informuje klienta;
• lead, który napisał o 22:00, czeka, aż ktoś rano otworzy ClickUp.

Co synchronizować

Z WhatsApp do ClickUp	Z ClickUp do WhatsApp
Nowy lead: imię, telefon, e-mail, kanał, źródło reklamy	Status „Oferta wysłana”: wysłanie oferty
Pierwsza wiadomość i link do rozmowy	Status „Wygrany”: podziękowanie i tag
Podsumowanie i zainteresowanie od AI	Komentarz w ClickUp: notatka dla konsultanta w czacie
Zamówienia: kwota, produkty, metoda i numer płatności	Zamówienie opłacone: potwierdzenie i własny przepływ
Notatka przy kliencie: komentarz do zadania	Zmienione pole w ClickUp: aktualizacja profilu klienta

Na start wystarczy jedna lista leadów, dwie reakcje (oferta wysłana, wygrany) i pola telefon, e-mail oraz źródło.

Jak działa połączenie w obie strony

Z czatu do zadania. Reguła ma wyzwalacz, filtry i listę docelową. Wyzwalacze: nowa rozmowa, pierwsza wiadomość nowego klienta, dodany tag, uzupełnione pole, formularz Lead Ads, wywołanie „Send to ClickUp” przez asystenta AI lub kliknięcie Send as lead w skrzynce. Jeśli ten sam klient ma już otwarte zadanie z tej reguły w ustalonym okresie, aplikacja dodaje komentarz zamiast duplikatu.

Z zadania do czatu. Reakcja obserwuje listę (zmiana statusu, warunek pola, opłacone zamówienie) i wtedy wysyła wiadomość do klienta, pisze notatkę dla zespołu, dodaje lub usuwa tagi, przypisuje lub zamyka rozmowę albo emituje własne zdarzenie, które uruchamia przepływy MonoChat.

Częstotliwość. ClickUp nie może wywołać MonoChat; aplikacja odczytuje listy co 1, 5 lub 15 minut, jednym żądaniem na listę. API ClickUp pozwala na token i minutę na 100 żądań w Free Forever, Unlimited i Business, 1000 w Business Plus i 10 000 w Enterprise.

Zasady WhatsApp. Wiadomość reakcji wychodzi jako zwykła, dopóki 24-godzinne okno obsługi jest otwarte; potem dozwolony jest tylko zatwierdzony szablon, więc należy wybrać go dla każdej reakcji. Meta nalicza opłatę za każdy dostarczony szablon według kategorii i kraju odbiorcy; zob. przewodnik po cenach WhatsApp API. Klienci z tagiem rezygnacji nigdy nie dostają wiadomości.

Konfiguracja w MonoChat

MonoChat jest oficjalnym Meta Business Partnerem i łączy WhatsApp, Instagram, Messenger, TikTok i czat www we wspólnej skrzynce odbiorczej. Ekrany aplikacji są po angielsku.

1. Token ClickUp. W ClickUp: awatar › Settings › Apps › API Token i wygenerować token (zaczyna się od pk_). Zadania i komentarze pojawią się pod nazwiskiem tej osoby.
2. Instalacja aplikacji. Zainstalować ClickUp Lead Sync w Ustawienia › MonoStore › Aplikacje, otworzyć panel ClickUp, wkleić token w Connection, kliknąć Test i wybrać workspace.
3. Reguła leadów. W Lead rules wybrać wyzwalacz i filtry, space, folder i listę, nazwę i opis zadania (z {name}, {phone}, {firstMessage}, {conversationLink}), status, priorytet i osobę odpowiedzialną oraz zmapować pola na pola niestandardowe ClickUp w jedną lub obie strony.
4. Reakcje. W Reactions wybrać listę i warunek (np. „status zmienia się na Oferta wysłana”), wiadomość do klienta, szablon po 24 godzinach oraz tagi, notatki lub zdarzenia.
5. Opcjonalnie: zamówienia. W Order flow wybrać listę zamówień i sposób, w jaki aplikacja rozpozna płatność: linki płatności MonoChat, status lub pole w ClickUp albo wywołanie z Państwa systemu.
6. Test, potem start. Włączyć Test mode: każdy krok trafia jako notatka do rozmowy, nic nie dociera do ClickUp ani klientów. Następnie włączyć aplikację przyciskiem zasilania w nagłówku panelu.

Ekrany Today i Activity pokazują, co zrobiła aplikacja, w tym pominięte kroki z powodem i błędy z ponowieniami, a karta ClickUp obok każdej rozmowy pokazuje zadania klienta. Więcej o CRM w artykule WhatsApp CRM, o pozyskiwaniu leadów w sprzedaży i leadach na WhatsApp.

Start za darmo na app.monochat.ai; szczegóły na stronie ClickUp + WhatsApp.

Źródła

• ClickUp Developer: Rate limits (dostęp 30.10.2026)
• Meta for Developers: cennik WhatsApp Business Platform (dostęp 30.10.2026)
• Centrum pomocy MonoChat: ClickUp Lead Sync