WhatsApp Business アプリのチャットをチーム受信トレイに取り込む方法（Coexistence の履歴同期）
WhatsApp Coexistence を使えば、WhatsApp Business アプリで使っている番号をチーム受信トレイに接続し、最近のチャットと連絡先も一緒に移行できます。移行される内容、残る内容、そして最初の24時間が重要な理由を解説します。
MonoChatチーム 更新日: 2 分で読めます
目次
WhatsApp Business アプリのチャットをチーム受信トレイに取り込むには、WhatsApp Coexistence で同じ番号を WhatsApp Business Platform に接続し、アプリで確認されたらチャット履歴の共有に同意して、接続直後に履歴と連絡先の同期を実行します。すると、最近の1対1のチャット（Meta によると最大約6か月分）と WhatsApp の連絡先が共有受信トレイに表示され、スマートフォンのアプリもそのまま使えます。グループチャットは移行されず、古いメディアは限られ、同期は接続後の最初の数時間のうちに行う必要があります。
最後の点は見落とされがちです。履歴の同期は、時間ができた来月にやればよいというものではありません。接続は最後まで作業できる日に予定しましょう。そうすれば、受信トレイは空のリストではなく、これまでの文脈がある状態から始まります。
そもそもアプリのチャットをチーム受信トレイに取り込む理由
WhatsApp Business アプリの番号には、たいてい何年分もの顧客との関係が詰まっています。常連客、まだ返事のない見積もり、折り返しの電話を待っている人などです。チームを共有受信トレイに移行するときにこの文脈を失うと、困ったことになります。
- オーナーがすでに約束したことを担当者が把握できない。 以前のメッセージがなければ、「お話しした通り10%オフで」と言われても意味がわかりません。
- お客様が同じ説明を繰り返すことになる。 既存のお客様を他人のように感じさせる最短の方法です。
- 新規の連絡先と既存の連絡先を区別できない。 連絡先と履歴がなければ、届くメッセージはすべて初めての問い合わせに見えてしまいます。
Coexistence はまさにこのためにあります。お客様が知っている番号を維持し、オーナーのスマートフォンのアプリもそのままで、同じチャットにチーム、自動化、AI を加えられます。機能全般については WhatsApp Coexistence の詳しいガイドで解説しています。この記事では、履歴と連絡先の移行に焦点を当てます。
同期されるものとされないもの
| 項目 | チーム受信トレイに同期されるか | 補足 |
|---|---|---|
| 1対1のチャット履歴 | はい（共有した場合） | Meta によると最大約6か月（180日）。共有するかどうかはアプリで選択します |
| 過去のチャットのメディア | 一部 | Meta が含めるのは、おおむね直近14日間のメッセージのメディアのみ |
| 連絡先 | はい | WhatsApp 番号を持つ連絡先。その後の追加や編集も同期されます |
| グループチャット | いいえ | グループはアプリでのみ引き続き使えます |
| お客様からの新しいメッセージ | はい | アプリと受信トレイの両方に届きます |
| スマートフォンのアプリからの返信 | はい | ビジネスが送信したメッセージとして受信トレイにミラーリングされます |
| WhatsApp for Windows や WearOS からの返信 | いいえ | ミラーリングされません |
| ブロードキャストリスト、ラベル、クイック返信、カタログ | いいえ | アプリに残ります。接続後、ブロードキャストリストは読み取り専用になります |
始める前に知っておきたい、Meta のドキュメントの詳細があと2つあります。
- オンボーディング中にリンク済みデバイスのリンクが解除されます。 その後、コンパニオンデバイスを再度リンクしてください。
- 履歴と連絡先の同期は1回限りの手順です。 同期の期限を過ぎた場合、同期するには接続を解除して再度オンボーディングする必要があります。
接続後の24時間
ここには2種類の「24時間」が登場するため、分けて考えるとわかりやすくなります。
同期の期限
履歴と連絡先の同期は、番号を接続した後すぐに開始する必要があります。MonoChat では、Sync History Message と Sync History Contact のオプションは接続後の最初の24時間だけ表示されます。接続と同じ作業の中で同期を行い、実行中はスマートフォンの WhatsApp Business アプリを開いたままにして、ノートパソコンを閉じる前に進捗を確認しましょう。
カスタマーサービスウィンドウ
取り込んだチャットは履歴であり、進行中の会話ではありません。API 側では、24時間のカスタマーサービスウィンドウは、オンボーディング後にお客様からメッセージが届いたときにだけ開きます。そのため、お客様の最後のメッセージが接続の3日前だった場合は次のようになります。
- チームは受信トレイでチャット全体を閲覧できます。
- チームが API で新しいメッセージを開始できるのは、承認済みのテンプレートメッセージだけです。
- オーナーは WhatsApp Business アプリから引き続き返信できます。Meta によると、アプリから送信したメッセージは無料で、API のウィンドウを開いたり変更したりしないためです。
- お客様から再びメッセージが届けばウィンドウが開き、チームは自由に返信できます。
実際には、取り込んだ履歴が最も役立つのは、翌週に再び連絡してくるお客様に対してです。担当者はすぐに経緯をすべて把握できます。
エコー：スマートフォンからの返信が受信トレイに表示される
接続後は、メインのスマートフォンのアプリから送った返信も共有受信トレイに表示されます。Meta はこれを「message echoes」（メッセージエコー）としてプラットフォームに送信します。これは日々の業務で重要です。
- オーナーがスマートフォンから VIP のお客様に返信すると、チームにもその返信が見えるため、二重に返信することがありません。
- 会話のタイムラインにはオーナーのメッセージとチームのメッセージが並んで表示されるため、次の担当者も全体像を把握できます。
- スマートフォンからの返信と担当者の返信が行き違っても、両方が1つのスレッドに表示されるので、すぐに修正できます。
スマートフォンから返信を続ける人とは、簡単なルールを決めておきましょう。たとえば「受信トレイで誰かに割り当てられている会話は、その人に任せる」などです。
ステップごとの手順：アプリのチャットをチーム受信トレイに取り込む
始める前に
- 対象かどうかを確認する。 Coexistence は Meta がサポートする番号とアカウントでのみ利用でき、最近のバージョンの WhatsApp Business アプリが必要です。要件は Coexistence のガイドに記載しています。
- メインのスマートフォンのアプリを更新し、スマートフォンがオンラインで、充電されていて、手元にあることを確認します。
- 取り込んだ履歴に誰がアクセスできるかを決める。 過去のチャットには個人情報や機密情報が含まれている可能性があるため、チーム全員を招待する前にロールを設定しましょう（後述）。
- 落ち着いた時間を選ぶ。 スマートフォン、ノートパソコン、そして邪魔の入らない30分ほどの時間が必要です。
接続して同期する
- プラットフォームで WhatsApp の接続を開始し、既存の WhatsApp Business アプリの番号を接続するよう選択します。
- アプリで確認する。 Meta の公式ビジネスアカウントから、Business Platform への接続を求めるメッセージが届きます。
- 確認されたらチャット履歴の共有に同意する。 これをスキップすると、取り込む内容がなくなります。
- 手順の中で表示される認証コードを入力し、接続を完了します。
- すぐに履歴の同期と連絡先の同期を開始し、実行中はアプリを開いたままにします。
- コンパニオンデバイスを再度リンクする（使っていた場合）。
同期の後で
- よく知っているチャットをいくつか抜き取りで確認する。 最近のもの、数か月前のもの、写真付きのものなど。
- 重要な未完了のスレッドを割り当てるか、内部メモを追加する。 たとえば未払いの見積もりや約束した折り返しの電話など、誰かがフォローアップするようにします。
- テンプレートを用意する。 最後のメッセージから24時間以上経ったお客様に連絡するためです。
- 取り込んだチャットの扱い方をチームに伝える。 履歴は文脈であり、返信すべき新しい会話のキューではありません。
取り込んだ履歴は誰が見るべきか
共有受信トレイでは、その会話を見られる全員に履歴が表示されます。通常はそれが目的ですが、よく考えておきましょう。
- 担当者は、特に過去のチャットに住所、健康情報、支払いのトラブルが含まれる場合、自分に割り当てられた会話だけを見られれば十分かもしれません。
- チームリーダーは、再割り当てや確認のために自チームのすべてを見る必要があります。
- 臨時スタッフや代理店は、履歴へのアクセスがまったく不要な場合もあります。
メンバーを招待する前に、ロールと権限で設定しておきましょう。適切な設定方法は、チーム受信トレイのロールと権限のガイドで解説しています。
よくある失敗
- 忙しい金曜日の午後に接続し、同期を月曜日に回した結果、期限を過ぎてしまう。
- アプリで履歴の共有を断ってしまう。 そこで選択が行われることに気づいていないケースです。
- グループチャットも移行されると思い込む。 グループはスマートフォンに残ります。
- 取り込んだすべての連絡先にプロモーションを送る。 スマートフォンの連絡先は、マーケティングのオプトインではありません。キャンペーンを行う前に、WhatsApp オプトインのルールに従いましょう。
- メインのスマートフォンを使わずに放置する。 Coexistence はアプリがアクティブであることが前提です。Meta は、メインデバイスが長期間（約14日）使われないことを、接続が切れる理由の1つとして挙げています。
MonoChat での実現方法
MonoChat は Meta 公認の Meta Business Partner であり、Cloud API で WhatsApp Coexistence をサポートしています。
- 接続する。 設定 › チャネル › 接続 で WhatsApp Business API (Cloud) を選択します。Meta の登録画面で Connect a WhatsApp Business App を選び、スマートフォンで確認します。MonoChat が同じ番号を接続している間も、WhatsApp Business アプリは使い続けられます。
- 履歴と連絡先を同期する。 チャネルの ⋮ メニューを開き、Sync History Message と Sync History Contact を選択します。これらのオプションは接続後の最初の24時間だけ表示され、進捗は「History syncing」とパーセンテージで表示されます。取り込んだチャットでは引用メッセージが保持されるため、以前のメッセージへの返信も文脈がわかります。
- チームで対応する。 スマートフォンから送った返信も含め、会話は統合チーム受信トレイに届きます。担当者を割り当て、内部メモを追加し、ロールと権限で、担当者がすべての会話を見るか自分の会話だけを見るかを決めましょう。
履歴の期間は MonoChat のコードで決まるものではなく、Meta と、お客様がアプリで共有に同意した内容によって決まります。app.monochat.ai で無料アカウントを作成して始めるか、番号が対象かどうかわからない場合はお問い合わせください。
出典
MonoChatで実践する