WhatsApp Business uygulaması sohbetlerinizi bir ekip gelen kutusuna nasıl getirirsiniz? (Coexistence geçmiş senkronizasyonu)

WhatsApp Business uygulaması sohbetlerinizi bir ekip gelen kutusuna getirmek için aynı numarayı WhatsApp Coexistence ile WhatsApp Business Platform’a bağlayın, uygulama sorduğunda sohbet geçmişinizi paylaşmayı kabul edin ve bağlandıktan hemen sonra geçmiş ve kişi senkronizasyonunu çalıştırın. Son bire bir sohbetleriniz (Meta’ya göre yaklaşık altı aya kadar) ve WhatsApp kişileriniz ortak gelen kutusunda görünür, uygulama ise telefonunuzda çalışmaya devam eder. Grup sohbetleri aktarılmaz, eski medya sınırlıdır ve senkronizasyonun bağlandıktan sonraki ilk saatlerde yapılması gerekir.

Son nokta insanları hazırlıksız yakalar. Geçmiş senkronizasyonu, vaktiniz olduğunda gelecek ay yapabileceğiniz bir şey değildir. Bağlantıyı bitirebileceğiniz bir güne planlayın; gelen kutusu boş bir liste yerine bağlamla başlasın.

Uygulama sohbetlerini neden bir ekip gelen kutusuna getirmelisiniz?

Bir WhatsApp Business uygulaması numarası genellikle yıllarca süren müşteri ilişkilerini taşır: düzenli müşteriler, açık teklifler, geri arama bekleyen kişiler. Ekibi ortak bir gelen kutusuna taşıdığınızda bu bağlamı kaybetmek can yakar:

• Temsilciler işletme sahibinin daha önce ne söz verdiğini göremez. “Konuştuğumuz gibi %10 indirim” önceki mesajlar olmadan hiçbir şey ifade etmez.
• Müşteriler kendilerini tekrar etmek zorunda kalır. Mevcut bir müşteriyi yabancı gibi hissettirmenin en hızlı yolu.
• Yeni kişileri eskilerden ayıramazsınız. Kişiler ve geçmiş olmadan gelen her mesaj ilk kez gelen bir potansiyel müşteri gibi görünür.

Coexistence tam olarak bunun için tasarlandı: müşterilerin bildiği numarayı koruyun, uygulamayı işletme sahibinin telefonunda tutun ve aynı sohbetlere bir ekip, otomasyonlar ve yapay zeka ekleyin. WhatsApp Coexistence hakkındaki kapsamlı rehberimiz özelliği genel olarak ele alıyor; bu makale geçmişi ve kişileri aktarmaya odaklanıyor.

Neler senkronize edilir, neler edilmez?

Öğe	Ekip gelen kutusuna senkronize edilir mi?	Notlar
Bire bir sohbet geçmişi	Evet, paylaşırsanız	Meta’ya göre yaklaşık altı aya (180 gün) kadar. Paylaşıp paylaşmayacağınızı uygulamada seçersiniz
Eski sohbetlerdeki medya	Kısmen	Meta yalnızca yaklaşık son 14 güne ait mesajların medyasını dahil eder
Kişiler	Evet	WhatsApp numarası olan kişiler; sonraki eklemeler ve düzenlemeler de senkronize edilir
Grup sohbetleri	Hayır	Gruplar yalnızca uygulamada çalışmaya devam eder
Müşterilerden gelen yeni mesajlar	Evet	Hem uygulamaya hem gelen kutusuna gelir
Telefonunuzdaki uygulamadan gönderilen yanıtlar	Evet	Gelen kutusuna işletme tarafından gönderilmiş mesajlar olarak yansıtılır
WhatsApp for Windows veya WearOS’tan gönderilen yanıtlar	Hayır	Yansıtılmaz
Toplu gönderim listeleri, etiketler, hızlı yanıtlar, katalog	Hayır	Uygulamada kalır; toplu gönderim listeleri bağlandıktan sonra salt okunur olur

Meta’nın dokümantasyonundaki iki ayrıntıyı da başlamadan önce bilmekte fayda var:

• Bağlı cihazların bağlantısı kurulum sırasında kaldırılır. Yardımcı cihazlarınızı sonrasında yeniden bağlayın.
• Geçmiş ve kişi senkronizasyonu tek seferlik adımlardır. Senkronizasyon süresi geçerse işletmenin senkronizasyon için bağlantıyı kesip kurulumu yeniden yapması gerekir.

Bağlandıktan sonraki 24 saat

Bu hikâyede iki farklı “24 saat” vardır ve bunları birbirinden ayırmak işinizi kolaylaştırır.

Senkronizasyon süresi

Geçmiş ve kişi senkronizasyonunun numara bağlandıktan kısa süre sonra başlatılması gerekir. MonoChat’te Sync History Message ve Sync History Contact seçenekleri yalnızca bağlandıktan sonraki ilk 24 saat içinde gösterilir. Senkronizasyonu bağlantıyla aynı oturumda yapın, çalışırken WhatsApp Business uygulamasını telefonda açık tutun ve dizüstü bilgisayarı kapatmadan önce ilerlemeyi kontrol edin.

Müşteri hizmetleri penceresi

İçe aktarılan sohbetler açık konuşmalar değil, geçmiştir. API tarafında 24 saatlik müşteri hizmetleri penceresi yalnızca bir müşteri kurulumdan sonra size yazdığında açılır. Yani bir müşteri size en son bağlanmanızdan üç gün önce yazdıysa:

• Ekibiniz sohbetin tamamını gelen kutusunda okuyabilir.
• Ekibiniz API üzerinden yeni bir mesajı yalnızca onaylı bir şablon mesajla başlatabilir.
• Meta’ya göre uygulamadan gönderilen mesajlar ücretsizdir ve API pencerelerini açmaz veya değiştirmez; bu yüzden işletme sahibi WhatsApp Business uygulamasından yanıt vermeye devam edebilir.
• Müşteri yeniden yazar yazmaz pencere açılır ve ekip serbestçe yanıt verebilir.

Pratikte içe aktarılan geçmiş en çok gelecek hafta yeniden yazan müşteri için değerlidir: temsilci tüm arka planı hemen görür.

Yankılar: telefondan gönderilen yanıtlar gelen kutusunda görünür

Bağlandıktan sonra ana telefondaki uygulamadan gönderilen yanıtlar ortak gelen kutusunda da görünür. Meta bunları platforma “message echoes” (mesaj yankıları) olarak gönderir. Bu, günlük iş için önemlidir:

• İşletme sahibi bir VIP müşteriye telefondan yanıt verdiğinde ekip yanıtı görür ve iki kez yanıt vermez.
• Konuşma zaman çizelgesi işletme sahibinin mesajlarını ekibinkilerin yanında gösterir; böylece sıradaki temsilci resmin tamamını görür.
• Telefondan gelen bir yanıtla bir temsilcinin yanıtı çakışırsa ikisi de tek bir konuşmada görünür ve düzeltebilirsiniz.

Telefondan yanıt vermeye devam eden kişiyle basit bir kural üzerinde anlaşın, örneğin: “Bir konuşma gelen kutusunda birine atanmışsa ona bırak.”

Adım adım: uygulama sohbetlerinizi bir ekip gelen kutusuna getirin

Başlamadan önce

1. Uygunluğu kontrol edin. Coexistence yalnızca Meta’nın desteklediği numaralar ve hesaplar için kullanılabilir ve WhatsApp Business uygulamasının güncel bir sürümüne ihtiyacınız vardır. Coexistence rehberimizde gereksinimler listeleniyor.
2. Ana telefondaki uygulamayı güncelleyin ve telefonun çevrimiçi, şarjlı ve yakınınızda olduğundan emin olun.
3. İçe aktarılan geçmişe kimin erişeceğine karar verin. Eski sohbetler kişisel veya hassas bilgiler içerebilir; bu yüzden tüm ekibi davet etmeden önce rolleri ayarlayın (aşağıya bakın).
4. Sakin bir zaman seçin. Telefona, bir dizüstü bilgisayara ve kesintisiz yaklaşık yarım saate ihtiyacınız olacak.

Bağlanın ve senkronize edin

1. Platformunuzda WhatsApp bağlantısını başlatın ve mevcut bir WhatsApp Business uygulaması numarasını bağlamayı seçin.
2. Uygulamada onaylayın. Meta’nın resmi işletme hesabı, Business Platform’a bağlanmanızı isteyen bir mesaj gönderir.
3. Sorulduğunda sohbet geçmişinizi paylaşmayı kabul edin. Bunu atlarsanız içe aktarılacak bir şey olmaz.
4. Bağlantıyı tamamlamak için akış sırasında gösterilen doğrulama kodunu girin.
5. Geçmiş senkronizasyonunu ve kişi senkronizasyonunu hemen başlatın ve çalışırken uygulamayı açık tutun.
6. Kullandıysanız yardımcı cihazları yeniden bağlayın.

Senkronizasyondan sonra

• İyi bildiğiniz birkaç sohbeti kontrol edin: yakın tarihli bir sohbet, birkaç ay önceki bir sohbet, fotoğraflı bir sohbet.
• Ödenmemiş teklifler veya söz verilen geri aramalar gibi önemli açık konuşmaları atayın veya dahili not ekleyin; böylece biri takip etsin.
• Son mesajı 24 saatten eski olan müşterilere ulaşmak için şablonları hazırlayın.
• Ekibe içe aktarılan sohbetlere nasıl yaklaşacağını söyleyin. Geçmiş bağlamdır, yanıtlanacak yeni konuşmalar kuyruğu değildir.

İçe aktarılan geçmişi kim görmeli?

Ortak bir gelen kutusu, geçmişi konuşmayı görebilen herkese görünür kılar. Genellikle amaç budur, ama yine de üzerinde düşünün:

• Temsilcilerin özellikle eski sohbetlerde adresler, sağlık bilgileri veya ödeme sorunları varsa yalnızca kendilerine atanan konuşmalara ihtiyacı olabilir.
• Ekip liderlerinin yeniden atama ve inceleme için ekiplerindeki her şeye ihtiyacı vardır.
• Geçici personel veya ajansların geçmişe hiç erişmesi gerekmeyebilir.

Bunu kişileri davet etmeden önce roller ve yetkilerle ayarlayın. Ekip gelen kutusu rolleri ve yetkileri rehberimiz mantıklı bir kurulumu adım adım anlatıyor.

Yaygın hatalar

• Yoğun bir cuma öğleden sonrası bağlanıp senkronizasyonu süre geçtikten sonra pazartesiye bırakmak.
• Seçimin orada yapıldığını fark etmeden uygulamadaki geçmiş sorusunu reddetmek.
• Grup sohbetlerinin aktarılmasını beklemek. Telefonda kalırlar.
• İçe aktarılan her kişiye promosyon mesajı göndermek. Telefonunuzdaki kişiler pazarlama izni vermiş değildir. Herhangi bir kampanyadan önce WhatsApp açık izin kurallarına uyun.
• Ana telefonu kullanılmadan bırakmak. Coexistence uygulamanın aktif kalmasına bağlıdır; Meta, birincil cihazın uzun süre (yaklaşık 14 gün) kullanılmamasını bağlantının kopma nedenlerinden biri olarak listeler.

MonoChat bunu nasıl yapar?

MonoChat resmi bir Meta Business Partner’dır ve Cloud API üzerinde WhatsApp Coexistence desteği sunar.

1. Bağlanın. Ayarlar › Kanallar › Bağla bölümünde WhatsApp Business API (Cloud) seçeneğini seçin. Meta’nın kayıt penceresinde Connect a WhatsApp Business App seçeneğini seçin ve telefonunuzda onaylayın. MonoChat aynı numarayı bağlarken WhatsApp Business uygulamanız aktif kalır.
2. Geçmişi ve kişileri senkronize edin. Kanalın ⋮ menüsünü açın ve Sync History Message ile Sync History Contact seçeneklerini seçin. Bu seçenekler yalnızca bağlandıktan sonraki ilk 24 saat içinde gösterilir ve ilerleme yüzdeyle birlikte “History syncing” olarak görünür. İçe aktarılan sohbetler alıntılanan mesajları korur; böylece önceki mesajlara verilen yanıtlar anlamını yitirmez.
3. Ekip olarak çalışın. Konuşmalar, telefondan gönderilen yanıtlar dahil birleşik ekip gelen kutusuna gelir. Sorumlular atayın, dahili notlar ekleyin ve bir temsilcinin her konuşmayı mı yoksa yalnızca kendi konuşmalarını mı göreceğine roller ve yetkilerle karar verin.

Geçmişin uzunluğunu bizim kodumuz belirlemez; bu Meta’dan ve uygulamada paylaşmayı kabul ettiğinizden gelir. Başlamak için app.monochat.ai adresinde ücretsiz bir hesap oluşturun ya da numaranızın uygun olduğundan emin değilseniz bizimle iletişime geçin.

Kaynaklar

• Meta for Developers: Onboard WhatsApp Business app users (Coexistence)
• Meta for Developers: Send messages and the customer service window
• Meta for Developers: Pricing on the WhatsApp Business Platform