Zo haalt u uw chats uit de WhatsApp Business-app naar een teaminbox (Coexistence-geschiedenissynchronisatie)
Met WhatsApp Coexistence koppelt u het nummer dat u in de WhatsApp Business-app gebruikt aan een teaminbox en neemt u uw recente chats en contacten mee. Dit komt mee, dit blijft achter, en daarom zijn de eerste 24 uur belangrijk.
MonoChat-team Bijgewerkt: 8 min leestijd
Op deze pagina
- Waarom app-chats überhaupt naar een teaminbox halen
- Wat wordt gesynchroniseerd en wat niet
- De 24 uur na het koppelen
- Echo’s: antwoorden vanaf de telefoon verschijnen in de inbox
- Stap voor stap: haal uw app-chats naar een teaminbox
- Wie hoort de geïmporteerde geschiedenis te zien?
- Veelgemaakte fouten
- Hoe MonoChat het doet
- Bronnen
Om uw chats uit de WhatsApp Business-app naar een teaminbox te halen, koppelt u hetzelfde nummer met WhatsApp Coexistence aan het WhatsApp Business Platform, stemt u in met het delen van uw chatgeschiedenis wanneer de app daarom vraagt, en voert u direct na het koppelen de synchronisatie van geschiedenis en contacten uit. Uw recente één-op-één-chats (tot ongeveer zes maanden, volgens Meta) en uw WhatsApp-contacten verschijnen dan in de gedeelde inbox, terwijl de app op uw telefoon blijft werken. Groepschats komen niet mee, oudere media zijn beperkt en de synchronisatie moet in de eerste uren na het koppelen gebeuren.
Dat laatste punt overvalt veel mensen. Geschiedenissynchronisatie is niet iets wat u volgende maand kunt doen als u tijd hebt. Plan de koppeling op een dag waarop u die kunt afronden, dan start de inbox met context in plaats van met een lege lijst.
Waarom app-chats überhaupt naar een teaminbox halen
Een nummer in de WhatsApp Business-app bevat meestal jaren aan klantrelaties: vaste klanten, openstaande offertes, mensen die op een terugbelverzoek wachten. Als u het team naar een gedeelde inbox verhuist, doet het pijn om die context kwijt te raken:
- Medewerkers zien niet wat de eigenaar al heeft beloofd. “Zoals besproken, 10% korting” zegt niets zonder de eerdere berichten.
- Klanten moeten zichzelf herhalen. De snelste manier om een bestaande klant het gevoel te geven dat hij een vreemde is.
- U ziet het verschil tussen nieuwe en oude contacten niet. Zonder contacten en geschiedenis lijkt elk binnenkomend bericht een nieuwe lead.
Coexistence is precies hiervoor gemaakt: houd het nummer dat klanten kennen, houd de app op de telefoon van de eigenaar en voeg een team, automatiseringen en AI toe aan dezelfde chats. Onze volledige gids over WhatsApp Coexistence behandelt de functie in het algemeen; dit artikel gaat over het overzetten van geschiedenis en contacten.
Wat wordt gesynchroniseerd en wat niet
| Onderdeel | Gesynchroniseerd naar de teaminbox? | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Eén-op-één-chatgeschiedenis | Ja, als u die deelt | Tot ongeveer zes maanden (180 dagen), volgens Meta. U kiest in de app of u die deelt |
| Media in oude chats | Gedeeltelijk | Meta neemt alleen media mee van berichten uit ongeveer de laatste 14 dagen |
| Contacten | Ja | Contacten met een WhatsApp-nummer; latere toevoegingen en wijzigingen synchroniseren ook |
| Groepschats | Nee | Groepen werken alleen in de app |
| Nieuwe berichten van klanten | Ja | Komen binnen in zowel de app als de inbox |
| Antwoorden vanuit de app op uw telefoon | Ja | Naar de inbox gespiegeld als berichten die door het bedrijf zijn verstuurd |
| Antwoorden vanuit WhatsApp voor Windows of WearOS | Nee | Niet gespiegeld |
| Verzendlijsten, labels, snelle antwoorden, catalogus | Nee | Die blijven in de app; verzendlijsten worden na het koppelen alleen-lezen |
Nog twee details uit de documentatie van Meta die goed zijn om te weten voordat u begint:
- Gekoppelde apparaten worden tijdens de onboarding ontkoppeld. Koppel uw aanvullende apparaten daarna opnieuw.
- Synchronisatie van geschiedenis en contacten zijn eenmalige stappen. Verstrijkt het synchronisatievenster, dan moet het bedrijf de koppeling verbreken en opnieuw onboarden om te synchroniseren.
De 24 uur na het koppelen
In dit verhaal spelen twee verschillende keren “24 uur” een rol, en het helpt om ze uit elkaar te houden.
Het synchronisatievenster
De synchronisatie van geschiedenis en contacten moet kort nadat het nummer is gekoppeld worden gestart. In MonoChat worden de opties Sync History Message en Sync History Contact alleen getoond in de eerste 24 uur na het koppelen. Voer de synchronisatie uit in dezelfde sessie als de koppeling, houd de WhatsApp Business-app op de telefoon open zolang die loopt en controleer de voortgang voordat u de laptop dichtklapt.
Het klantenservicevenster
Geïmporteerde chats zijn geschiedenis, geen open gesprekken. Aan de API-kant opent het klantenservicevenster van 24 uur pas wanneer een klant u na de onboarding schrijft. Schreef een klant u voor het laatst drie dagen voordat u koppelde, dan geldt:
- Uw team kan het hele gesprek in de inbox lezen.
- Uw team kan via de API alleen een nieuw bericht beginnen met een goedgekeurd templatebericht.
- De eigenaar kan nog steeds antwoorden vanuit de WhatsApp Business-app, omdat berichten vanuit de app volgens Meta gratis zijn en geen API-vensters openen of wijzigen.
- Zodra de klant weer schrijft, opent het venster en kan het team vrij antwoorden.
In de praktijk is de geïmporteerde geschiedenis het waardevolst voor de klant die volgende week weer schrijft: de medewerker ziet direct de volledige achtergrond.
Echo’s: antwoorden vanaf de telefoon verschijnen in de inbox
Na het koppelen verschijnen antwoorden die vanuit de app op de hoofdtelefoon worden verstuurd ook in de gedeelde inbox. Meta stuurt ze naar het platform als “message echoes”. Dat is belangrijk voor het dagelijkse werk:
- Als de eigenaar een VIP-klant vanaf de telefoon antwoordt, ziet het team het antwoord en antwoordt het niet nog een keer.
- De tijdlijn van het gesprek toont de berichten van de eigenaar naast die van het team, zodat de volgende medewerker het volledige beeld heeft.
- Kruisen een antwoord vanaf de telefoon en een antwoord van een medewerker elkaar, dan zijn beide in één gesprek zichtbaar en kunt u het rechtzetten.
Spreek een eenvoudige regel af met wie vanaf de telefoon blijft antwoorden, bijvoorbeeld: “Is een gesprek in de inbox aan iemand toegewezen, laat het dan aan die persoon over.”
Stap voor stap: haal uw app-chats naar een teaminbox
Voordat u begint
- Controleer of u in aanmerking komt. Coexistence is alleen beschikbaar voor nummers en accounts die Meta ondersteunt, en u hebt een recente versie van de WhatsApp Business-app nodig. Onze gids over Coexistence somt de vereisten op.
- Werk de app bij op de hoofdtelefoon en zorg dat de telefoon online, opgeladen en in de buurt is.
- Bepaal wie toegang krijgt tot de geïmporteerde geschiedenis. Oude chats kunnen persoonlijke of gevoelige gegevens bevatten, dus stel rollen in voordat u het hele team uitnodigt (zie hieronder).
- Kies een rustig moment. U hebt de telefoon, een laptop en ongeveer een half uur zonder onderbrekingen nodig.
Koppelen en synchroniseren
- Start de WhatsApp-koppeling in uw platform en kies ervoor een bestaand nummer uit de WhatsApp Business-app te koppelen.
- Bevestig in de app. Het officiële bedrijfsaccount van Meta stuurt een bericht met de vraag om te koppelen met het Business Platform.
- Stem in met het delen van uw chatgeschiedenis als daarom wordt gevraagd. Slaat u dit over, dan valt er niets te importeren.
- Voer de verificatiecode in die tijdens het proces wordt getoond om de koppeling af te ronden.
- Start direct de geschiedenissynchronisatie en de contactsynchronisatie en houd de app open zolang die lopen.
- Koppel aanvullende apparaten opnieuw als u die gebruikte.
Na de synchronisatie
- Controleer steekproefsgewijs een paar chats die u goed kent: een recente, een van een paar maanden geleden en een met foto’s.
- Wijs belangrijke openstaande gesprekken toe of voeg een interne notitie toe, bijvoorbeeld bij onbetaalde offertes of beloofde terugbelafspraken, zodat iemand ze opvolgt.
- Bereid templates voor om klanten te bereiken van wie het laatste bericht ouder is dan 24 uur.
- Vertel het team hoe het met geïmporteerde chats omgaat. Geschiedenis is context, geen wachtrij van nieuwe gesprekken om te beantwoorden.
Wie hoort de geïmporteerde geschiedenis te zien?
Een gedeelde inbox maakt geschiedenis zichtbaar voor iedereen die het gesprek kan zien. Meestal is dat precies de bedoeling, maar denk er goed over na:
- Medewerkers hebben misschien alleen de gesprekken nodig die aan hen zijn toegewezen, vooral als oude chats adressen, medische gegevens of betalingsproblemen bevatten.
- Teamleiders hebben alles in hun team nodig om opnieuw toe te wijzen en te beoordelen.
- Tijdelijke krachten of bureaus hebben mogelijk helemaal geen toegang tot de geschiedenis nodig.
Regel dit met rollen en rechten voordat u mensen uitnodigt. Onze gids over rollen en rechten in een teaminbox loopt een verstandige inrichting door.
Veelgemaakte fouten
- Koppelen op een drukke vrijdagmiddag en de synchronisatie laten liggen tot maandag, als het venster al is verstreken.
- De vraag over de geschiedenis in de app weigeren zonder te beseffen dat de keuze daar wordt gemaakt.
- Verwachten dat groepschats meekomen. Die blijven op de telefoon.
- Elk geïmporteerd contact een promotie sturen. Contacten in uw telefoon zijn geen opt-ins voor marketing. Volg de regels voor WhatsApp-opt-in voordat u een campagne start.
- De hoofdtelefoon ongebruikt laten. Coexistence is afhankelijk van een actieve app; Meta noemt lange inactiviteit van het primaire apparaat, ongeveer 14 dagen, als reden waarom de koppeling kan wegvallen.
Hoe MonoChat het doet
MonoChat is een officiële Meta Business Partner en ondersteunt WhatsApp Coexistence op de Cloud API.
- Koppelen. Kies in Instellingen › Kanalen › Koppelen voor WhatsApp Business API (Cloud). Kies in het aanmeldvenster van Meta voor Connect a WhatsApp Business App en bevestig op uw telefoon. Uw WhatsApp Business-app blijft actief terwijl MonoChat hetzelfde nummer koppelt.
- Geschiedenis en contacten synchroniseren. Open het ⋮-menu van het kanaal en kies Sync History Message en Sync History Contact. Deze opties worden alleen in de eerste 24 uur na het koppelen getoond, en de voortgang verschijnt als “History syncing” met een percentage. Geïmporteerde chats behouden geciteerde berichten, zodat antwoorden op eerdere berichten logisch blijven.
- Als team werken. Gesprekken komen binnen in de gedeelde teaminbox, inclusief antwoorden die vanaf de telefoon zijn verstuurd. Wijs eigenaren toe, voeg interne notities toe en gebruik rollen en rechten om te bepalen of een medewerker elk gesprek ziet of alleen zijn eigen.
Onze code bepaalt niet hoe lang de geschiedenis is; dat komt van Meta en van wat u in de app ermee instemt te delen. Maak een gratis account aan op app.monochat.ai om te beginnen, of neem contact met ons op als u niet zeker weet of uw nummer in aanmerking komt.
Bronnen
Pas dit toe in de praktijk met MonoChat