چگونه چتهای اپ WhatsApp Business را به صندوق ورودی تیم بیاوریم (همگامسازی تاریخچه Coexistence)
با WhatsApp Coexistence میتوانید شماره‌ای را که در اپ WhatsApp Business استفاده می‌کنید به یک صندوق ورودی تیم متصل کنید و چت‌ها و مخاطبان اخیر خود را هم با خود بیاورید. در اینجا می‌بینید چه چیزی منتقل میشود، چه چیزی می‌ماند و چرا 24 ساعت اول اهمیت دارد.
تیم MonoChat به‌روزرسانی: 8 دقیقه مطالعه
در این صفحه
- اصلاً چرا چتهای اپ را به صندوق ورودی تیم بیاوریم
- چه چیزی همگام میشود و چه چیزی نه
- 24 ساعت پس از اتصال
- بازتاب‌ها: پاسخهای گوشی در صندوق ورودی نمایش داده میشوند
- گام‌به‌گام: چتهای اپ را به صندوق ورودی تیم بیاورید
- چه کسی باید تاریخچه واردشده را ببیند؟
- اشتباهات رایج
- MonoChat چگونه این کار را انجام میدهد
- منابع
برای آوردن چتهای اپ WhatsApp Business به صندوق ورودی تیم، همان شماره را با WhatsApp Coexistence به WhatsApp Business Platform متصل کنید، وقتی اپ از شما می‌پرسد با اشتراکگذاری تاریخچه چت موافقت کنید و بلافاصله پس از اتصال، همگامسازی تاریخچه و مخاطبان را اجرا کنید. سپس چتهای یکبهیک اخیر شما (به گفته Meta تا حدود شش ماه) و مخاطبان WhatsApp شما در صندوق ورودی مشترک نمایش داده میشوند، در حالی که اپ روی گوشی شما به کار خود ادامه میدهد. چتهای گروهی منتقل نمیشوند، رسانه‌های قدیمیتر محدودند و همگامسازی باید در ساعات اول پس از اتصال انجام شود.
نکته آخر خیلی‌ها را غافلگیر میکند. همگامسازی تاریخچه کاری نیست که بتوانید ماه بعد، وقتی فرصت داشتید، انجامش دهید. اتصال را برای روزی برنامه‌ریزی کنید که بتوانید آن را تمام کنید تا صندوق ورودی با زمینه شروع شود، نه با یک فهرست خالی.
اصلاً چرا چتهای اپ را به صندوق ورودی تیم بیاوریم
یک شماره اپ WhatsApp Business معمولاً سال‌ها رابطه با مشتری را در خود دارد: مشتریان ثابت، پیش‌فاکتورهای باز، افرادی که منتظر تماس برگشتی‌اند. وقتی تیم را به یک صندوق ورودی مشترک منتقل می‌کنید، از دست دادن این زمینه آسیب می‌زند:
- اپراتورها نمی‌بینند مالک قبلاً چه قولی داده است. «همان‌طور که صحبت شد، 10% تخفیف» بدون پیامهای قبلی معنایی ندارد.
- مشتریان باید حرفشان را تکرار کنند. سریع‌ترین راه برای اینکه یک مشتری قدیمی احساس غریبگی کند.
- نمی‌توانید مخاطبان جدید را از قدیمی تشخیص دهید. بدون مخاطبان و تاریخچه، هر پیام ورودی شبیه سرنخی است که برای اولین بار آمده.
Coexistence دقیقاً برای همین ساخته شده است: شماره‌ای را که مشتریان می‌شناسند نگه دارید، اپ را روی گوشی مالک نگه دارید و روی همان چت‌ها تیم، خودکارسازی و هوش مصنوعی اضافه کنید. راهنمای کامل ما درباره WhatsApp Coexistence این قابلیت را به‌طور کلی پوشش میدهد؛ این مقاله روی انتقال تاریخچه و مخاطبان تمرکز دارد.
چه چیزی همگام میشود و چه چیزی نه
| مورد | به صندوق ورودی تیم همگام میشود؟ | توضیحات |
|---|---|---|
| تاریخچه چتهای یکبهیک | بله، اگر آن را به اشتراک بگذارید | به گفته Meta تا حدود شش ماه (180 روز). در اپ انتخاب می‌کنید که آن را به اشتراک بگذارید یا نه |
| رسانه در چتهای قدیمی | تا حدی | Meta فقط رسانه پیامهای حدوداً 14 روز اخیر را شامل میکند |
| مخاطبان | بله | مخاطبانی که شماره WhatsApp دارند؛ افزودن‌ها و ویرایش‌های بعدی هم همگام میشوند |
| چتهای گروهی | خیر | گروه‌ها فقط در اپ به کار خود ادامه می‌دهند |
| پیامهای جدید مشتریان | بله | هم در اپ و هم در صندوق ورودی می‌رسند |
| پاسخ‌ها از اپ روی گوشی شما | بله | به‌عنوان پیامهای ارسالشده از طرف کسب‌وکار در صندوق ورودی بازتاب داده میشوند |
| پاسخ‌ها از WhatsApp برای Windows یا WearOS | خیر | بازتاب داده نمیشوند |
| فهرست‌های پخش، برچسب‌ها، پاسخهای سریع، کاتالوگ | خیر | در اپ می‌مانند؛ فهرست‌های پخش پس از اتصال فقط‌خواندنی میشوند |
دو جزئیات دیگر از مستندات Meta ارزش دارد پیش از شروع بدانید:
- دستگاه‌های متصل هنگام اتصال جدا میشوند. پس از آن، دستگاه‌های همراه خود را دوباره متصل کنید.
- همگامسازی تاریخچه و مخاطبان مراحلی یک‌باره‌اند. اگر بازه همگامسازی بگذرد، کسب‌وکار باید اتصال را قطع کند و برای همگامسازی دوباره متصل شود.
24 ساعت پس از اتصال
در این ماجرا دو «24 ساعت» متفاوت وجود دارد و بهتر است آنها را از هم جدا نگه دارید.
بازه همگامسازی
همگامسازی تاریخچه و مخاطبان باید کمی پس از اتصال شماره شروع شود. در MonoChat گزینههای Sync History Message و Sync History Contact فقط در 24 ساعت اول پس از اتصال نمایش داده میشوند. همگامسازی را در همان نشستی انجام دهید که اتصال را برقرار می‌کنید، تا زمان اجرای آن اپ WhatsApp Business را روی گوشی باز نگه دارید و پیش از بستن لپ‌تاپ، پیشرفت را بررسی کنید.
پنجره خدمات مشتری
چتهای واردشده تاریخچه‌اند، نه گفتگوهای باز. در سمت API، پنجره خدمات مشتری 24 ساعته فقط وقتی باز میشود که مشتری پس از اتصال به شما پیام دهد. پس اگر آخرین پیام یک مشتری سه روز پیش از اتصال بوده است:
- تیم شما میتواند کل چت را در صندوق ورودی بخواند.
- تیم شما فقط میتواند با یک پیام قالب تأییدشده، پیام جدیدی را از طریق API شروع کند.
- مالک همچنان میتواند از اپ WhatsApp Business پاسخ دهد، چون به گفته Meta پیامهای ارسالشده از اپ رایگان‌اند و پنجره‌های API را باز نمی‌کنند یا تغییر نمی‌دهند.
- به محض اینکه مشتری دوباره پیام دهد، پنجره باز میشود و تیم میتواند آزادانه پاسخ دهد.
در عمل، تاریخچه واردشده بیشترین ارزش را برای مشتری‌ای دارد که هفته بعد دوباره پیام میدهد: اپراتور بلافاصله کل پیشینه را میبیند.
بازتاب‌ها: پاسخهای گوشی در صندوق ورودی نمایش داده میشوند
پس از اتصال، پاسخهایی که از اپ روی گوشی اصلی ارسال میشوند در صندوق ورودی مشترک هم نمایش داده میشوند. Meta آنها را به‌عنوان «message echoes» به پلتفرم می‌فرستد. این برای کار روزمره اهمیت دارد:
- وقتی مالک از گوشی به یک مشتری VIP پاسخ میدهد، تیم پاسخ را میبیند و دوباره پاسخ نمی‌دهد.
- خط زمانی گفتگو پیامهای مالک را کنار پیامهای تیم نشان میدهد، بنابراین اپراتور بعدی تصویر کامل را دارد.
- اگر پاسخ گوشی و پاسخ اپراتور با هم تداخل کنند، هر دو در یک رشته دیده میشوند و میتوانید آن را اصلاح کنید.
با هر کسی که همچنان از گوشی پاسخ میدهد روی یک قانون ساده توافق کنید، برای مثال: «اگر گفتگویی در صندوق ورودی به کسی واگذار شده، آن را به او بسپار.»
گام‌به‌گام: چتهای اپ را به صندوق ورودی تیم بیاورید
پیش از شروع
- واجد شرایط بودن را بررسی کنید. Coexistence فقط برای شماره‌ها و حساب‌هایی که Meta پشتیبانی میکند در دسترس است و به نسخه جدید اپ WhatsApp Business نیاز دارید. راهنمای Coexistence ما الزامات را فهرست کرده است.
- اپ را روی گوشی اصلی به‌روز کنید و مطمئن شوید گوشی آنلاین، شارژشده و در دسترس است.
- تصمیم بگیرید چه کسی به تاریخچه واردشده دسترسی داشته باشد. چتهای قدیمی ممکن است جزئیات شخصی یا حساس داشته باشند، پس پیش از دعوت کل تیم نقش‌ها را تنظیم کنید (پایین‌تر را ببینید).
- یک زمان آرام انتخاب کنید. به گوشی، یک لپ‌تاپ و حدود نیم ساعت بدون وقفه نیاز دارید.
اتصال و همگامسازی
- اتصال WhatsApp را در پلتفرم خود شروع کنید و اتصال یک شماره موجود اپ WhatsApp Business را انتخاب کنید.
- در اپ تأیید کنید. حساب تجاری رسمی Meta پیامی می‌فرستد و از شما می‌خواهد به Business Platform متصل شوید.
- وقتی پرسیده شد، با اشتراکگذاری تاریخچه چت موافقت کنید. اگر این مرحله را رد کنید، چیزی برای وارد کردن وجود ندارد.
- کد تأییدی را که در این روند نمایش داده میشود وارد کنید تا اتصال کامل شود.
- همگامسازی تاریخچه و مخاطبان را بلافاصله شروع کنید و تا زمان اجرای آنها اپ را باز نگه دارید.
- دستگاه‌های همراه را دوباره متصل کنید اگر از آنها استفاده می‌کردید.
پس از همگامسازی
- چند چت را که خوب می‌شناسید بررسی کنید: یک چت اخیر، یکی از چند ماه پیش و یکی همراه با عکس.
- رشته‌های باز مهم را واگذار کنید یا یک یادداشت داخلی اضافه کنید، برای مثال پیش‌فاکتورهای پرداخت‌نشده یا تماس‌های برگشتی وعده‌داده‌شده، تا کسی پیگیری کند.
- قالب‌ها را آماده کنید برای تماس با مشتریانی که آخرین پیامشان قدیمیتر از 24 ساعت است.
- به تیم بگویید با چتهای واردشده چگونه رفتار کنند. تاریخچه زمینه است، نه صفی از گفتگوهای جدید برای پاسخ دادن.
چه کسی باید تاریخچه واردشده را ببیند؟
یک صندوق ورودی مشترک تاریخچه را برای همه کسانی که گفتگو را می‌بینند قابل مشاهده میکند. معمولاً هدف همین است، اما درباره‌اش فکر کنید:
- اپراتورها ممکن است فقط به گفتگوهای واگذارشده به خودشان نیاز داشته باشند، به‌ویژه اگر چتهای قدیمی شامل آدرس، اطلاعات پزشکی یا مسائل پرداخت باشند.
- سرپرستان تیم برای واگذاری مجدد و بررسی به همه چیز در تیم خود نیاز دارند.
- کارکنان موقت یا آژانس‌ها ممکن است اصلاً به تاریخچه نیازی نداشته باشند.
این را پیش از دعوت افراد با نقش‌ها و مجوزها تنظیم کنید. راهنمای ما درباره نقش‌ها و مجوزهای صندوق ورودی تیم یک راه‌اندازی معقول را قدم‌به‌قدم توضیح میدهد.
اشتباهات رایج
- اتصال در یک بعدازظهر شلوغ جمعه و گذاشتن همگامسازی برای دوشنبه، پس از گذشتن بازه.
- رد کردن درخواست تاریخچه در اپ بدون اینکه بدانید انتخاب همان‌جا انجام میشود.
- انتظار انتقال چتهای گروهی. آنها روی گوشی می‌مانند.
- ارسال پیام تبلیغاتی به همه مخاطبان واردشده. مخاطبان گوشی شما به معنای رضایت بازاریابی نیستند. پیش از هر کمپینی قوانین opt-in در WhatsApp را رعایت کنید.
- استفاده نکردن از گوشی اصلی. Coexistence به فعال ماندن اپ وابسته است؛ Meta عدم فعالیت طولانی دستگاه اصلی، حدود 14 روز، را یکی از دلایل قطع شدن اتصال میداند.
MonoChat چگونه این کار را انجام میدهد
MonoChat یک Meta Business Partner رسمی است و از WhatsApp Coexistence روی Cloud API پشتیبانی میکند.
- اتصال. در تنظیمات › کانال‌ها › اتصال، WhatsApp Business API (Cloud) را انتخاب کنید. در پنجره ثبت‌نام Meta گزینه Connect a WhatsApp Business App را انتخاب کنید و روی گوشی خود تأیید کنید. اپ WhatsApp Business شما در حالی که MonoChat همان شماره را متصل میکند فعال می‌ماند.
- همگامسازی تاریخچه و مخاطبان. منوی ⋮ کانال را باز کنید و Sync History Message و Sync History Contact را انتخاب کنید. این گزینه‌ها فقط در 24 ساعت اول پس از اتصال نمایش داده میشوند و پیشرفت به‌صورت «History syncing» همراه با درصد نشان داده میشود. چتهای واردشده پیامهای نقل‌قول‌شده را حفظ می‌کنند، بنابراین پاسخ به پیامهای قبلی همچنان معنا دارد.
- کار تیمی. گفتگوها در صندوق ورودی یکپارچه تیم می‌رسند، از جمله پاسخهایی که از گوشی ارسال شده‌اند. مسئول تعیین کنید، یادداشت داخلی اضافه کنید و با نقش‌ها و مجوزها تصمیم بگیرید اپراتور همه گفتگوها را ببیند یا فقط گفتگوهای خودش را.
طول تاریخچه را کد ما تعیین نمی‌کند؛ این به Meta و به آنچه در اپ با اشتراکگذاری آن موافقت می‌کنید بستگی دارد. برای شروع، یک حساب رایگان در app.monochat.ai بسازید، یا اگر مطمئن نیستید شماره شما واجد شرایط است، با ما تماس بگیرید.
منابع
این را با MonoChat عملی کنید