چند کاربر در واتساپ بیزینس: چگونه یک شماره را با تیم خود به اشتراک بگذارید

بله، چند کاربر می‌توانند از یک شماره واتساپ بیزینس پاسخ بدهند. در اپلیکیشن WhatsApp Business می‌توانید تا چهار دستگاه اضافی را به گوشی اصلی خود متصل کنید تا چند همکار از دستگاه خودشان پاسخ بدهند. برای تیم بزرگ‌تر، یا وقتی می‌خواهید گفتگوها را اختصاص بدهید، پاسخ‌دهنده را پیگیری کنید و خودکارسازی اضافه کنید، شماره را به WhatsApp Business API متصل می‌کنید و از یک صندوق ورودی مشترک تیم کار می‌کنید.

تفاوت فقط در تعداد افرادی که می‌توانند وارد شوند نیست؛ مسئله این است که هر گفتگو مسئول مشخصی داشته باشد یا نه. این راهنما گزینه‌ها را مقایسه می‌کند، توضیح می‌دهد هر کدام کجا از کار می‌افتد، و نشان می‌دهد چگونه بدون تغییر شماره‌ای که مشتریان شما از قبل استفاده می‌کنند، یک صندوق ورودی تیم راه‌اندازی کنید.

آیا چند کاربر می‌توانند از یک شماره در واتساپ بیزینس استفاده کنند؟

سه روش رایج وجود دارد و هر کدام به مرحله‌ای از رشد کسب‌وکار می‌خورد:

1. اپلیکیشن WhatsApp Business با دستگاه‌های متصل. گوشی شما به‌علاوه چند گوشی یا رایانه متصل.
2. اپلیکیشن WhatsApp Business با Meta Verified. اشتراکی پولی که از جمله قابلیت‌های چنددستگاهی قابل‌تخصیص را شامل می‌شود.
3. WhatsApp Business API با صندوق ورودی تیم. شماره به API متصل می‌شود و اپراتورها از یک فضای کاری مشترک روی وب یا موبایل پاسخ می‌دهند.

اگر هنوز بین اپلیکیشن و API به‌طور کلی تصمیم نگرفته‌اید، ابتدا اپلیکیشن WhatsApp Business در برابر API را بخوانید.

گزینه 1: دستگاه‌های متصل در اپلیکیشن WhatsApp Business

قابلیت چنددستگاهی واتساپ به شما اجازه می‌دهد تا چهار دستگاه اضافی، گوشی یا رایانه، را به حساب گوشی اصلی خود متصل کنید. واتساپ این قابلیت را معرفی کرد تا کارمندان بیشتری بتوانند مستقیماً از گوشی خود و زیر یک حساب کسب‌وکار به مشتریان پاسخ بدهند.

روش راه‌اندازی:

1. در گوشی اصلی، WhatsApp Business را باز کنید و به Linked devices (دستگاه‌های متصل) بروید.
2. روی Link a device (اتصال دستگاه) بزنید.
3. در گوشی دوم، WhatsApp Business را نصب کنید و گزینه اتصال به یک حساب موجود را انتخاب کنید، یا در رایانه WhatsApp Web یا اپلیکیشن دسکتاپ را باز کنید و کدی را که نمایش داده می‌شود اسکن کنید.
4. تا حداکثر چهار دستگاه این کار را تکرار کنید.

کجا جواب می‌دهد: دو یا سه نفر، حجم پیام کم، و یک نقش مشترک مانند باجه فروشگاه یا یک استودیوی کوچک.

کجا از کار می‌افتد:

• نبود مسئول گفتگو. هر دستگاه همه گفتگوها را می‌بیند. دو نفر ممکن است به یک مشتری پاسخ بدهند، یا هر دو فرض کنند دیگری پاسخ داده است.
• نبود هویت فرستنده. مشتری نام کسب‌وکار را می‌بیند و شما هم همین‌طور. بعداً هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید کدام همکار چه قولی داده است.
• نبود مسیریابی. پرسش‌های مالی، فروش و پشتیبانی همگی در یک فهرست می‌آیند.
• سقف قطعی. وقتی به نفر پنجم نیاز پیدا کنید، جا تمام شده است.

گزینه 2: Meta Verified for Business

Meta Verified for Business در واتساپ یک اشتراک ماهانه پولی برای اپلیکیشن WhatsApp Business است. طبق مرکز راهنمای واتساپ، این طرح‌ها شامل محافظت در برابر جعل هویت و پشتیبانی درون‌برنامه‌ای هستند، و اکنون قابلیت‌های چنددستگاهی قابل‌تخصیص و یک صفحه وب کسب‌وکار را هم دربر می‌گیرند که پیش‌تر بخشی از یک پیشنهاد پریمیوم جداگانه بود. اگر اشتراک را لغو کنید، واتساپ همه دستگاه‌های متصل را جز چهار دستگاهی که اخیراً بیشتر استفاده شده‌اند قطع می‌کند.

این اشتراک فقط برای برخی کسب‌وکارها و مناطق در دسترس است و Meta تصمیم می‌گیرد چه کسی واجد شرایط است. این بیشتر یک محصول احراز هویت است. راهنمای ما درباره تیک آبی واتساپ آن را با جزئیات بررسی می‌کند. اگر نیاز اصلی شما کار تیمی است، مسیر API را هم بررسی کنید.

گزینه 3: صندوق ورودی مشترک تیم روی WhatsApp Business API

WhatsApp Business API که Meta آن را WhatsApp Business Platform می‌نامد، اپلیکیشن مخصوص خود را ندارد. شما از طریق پلتفرمی که صندوق ورودی را فراهم می‌کند از آن استفاده می‌کنید. چون شماره به یک گوشی وابسته نیست، اندازه تیم را پلتفرم و طرح شما تعیین می‌کند، نه محدودیت دستگاه.

صندوق ورودی تیم چیزهایی را اضافه می‌کند که اپلیکیشن ندارد:

• اختصاص گفتگو. هر گفتگو یک مسئول دارد و همه می‌توانند ببینند او کیست.
• مسیریابی. گفتگوهای جدید به‌طور خودکار به تیم یا اپراتور مناسب می‌روند.
• هویت اپراتور. هر پاسخ به نام کسی که آن را فرستاده ثبت می‌شود.
• انتقال به اپراتور. یک چت‌بات یا دستیار هوش مصنوعی ابتدا پاسخ می‌دهد و گفتگو را همراه با سابقه‌اش به یک انسان می‌سپارد.
• قالب‌ها و کمپین‌ها. قالب‌های پیام تأییدشده به شما اجازه می‌دهند گفتگو را شروع کنید و پس از پنجره 24 ساعته پیگیری کنید.
• گزارش‌گیری. زمان پاسخ، حجم گفتگو و نتایج به تفکیک اپراتور و تیم.

مقایسه: دستگاه‌های متصل، Meta Verified و صندوق ورودی تیم

	دستگاه‌های متصل (اپلیکیشن)	Meta Verified (اپلیکیشن)	صندوق ورودی تیم (API)
تعداد کاربران	گوشی اصلی + حداکثر 4 دستگاه	قابلیت‌های چنددستگاهی قابل‌تخصیص	بسته به پلتفرم و طرح شما
مسئول گفتگو	ندارد	قابل‌تخصیص	بله، برای هر گفتگو
مسیریابی خودکار	ندارد	ندارد	بله
انتقال به چت‌بات / هوش مصنوعی	پیام‌های ساده غیبت و خوش‌آمدگویی	پیام‌های ساده غیبت و خوش‌آمدگویی	بله
سایر کانال‌ها در همان صندوق ورودی	ندارد	ندارد	بسته به پلتفرم
کمپین با قالب پیام	لیست‌های ارسال	لیست‌های ارسال	قالب‌های تأییدشده
هزینه	اپلیکیشن رایگان	اشتراک ماهانه	طرح پلتفرم به‌علاوه هزینه پیام Meta

اپلیکیشن WhatsApp Business را نگه دارید و صندوق ورودی تیم اضافه کنید

بزرگ‌ترین نگرانی درباره رفتن به API قبلاً از دست دادن اپلیکیشن بود. WhatsApp Coexistence این دوراهی را از بین می‌برد: اپلیکیشن WhatsApp Business را روی گوشی نگه می‌دارید و همان شماره را به API متصل می‌کنید. بر اساس مستندات توسعه‌دهندگان Meta:

• پیام‌های گفتگوهای شش ماه اخیر همراه با مخاطبان واتساپ شما قابل همگام‌سازی هستند. گفتگوهای گروهی همگام‌سازی نمی‌شوند.
• پیام‌هایی که از اپلیکیشن WhatsApp Business می‌فرستید رایگان می‌مانند. پیام‌هایی که از طریق API ارسال می‌شوند با نرخ API محاسبه می‌شوند.
• لیست‌های ارسال غیرفعال می‌شوند و برخی قابلیت‌ها مانند پیام‌های ناپدیدشونده، یک‌بار مشاهده و موقعیت مکانی زنده در گفتگوهای دونفره خاموش می‌شوند.
• دستگاه‌های همراه متصل در زمان اتصال قطع می‌شوند و می‌توانید دستگاه‌های پشتیبانی‌شده را دوباره متصل کنید. WhatsApp for Windows و WhatsApp for WearOS پشتیبانی نمی‌شوند.

به این ترتیب، مالک کسب‌وکار می‌تواند از گوشی به مشتریان همیشگی پاسخ بدهد و در همان حال تیم از صندوق ورودی مشترک روی همان شماره کار کند. در صفحه WhatsApp Coexistence بیشتر بخوانید.

چگونه واتساپ را برای یک تیم راه‌اندازی کنیم: بهترین روش‌ها

هر گزینه‌ای را که انتخاب کنید، این عادت‌ها از بیشتر مشکلات تیمی جلوگیری می‌کنند.

1. مشخص کنید چه کسی مسئول چیست

بنویسید چه نوع گفتگوهایی به چه فرد یا تیمی می‌رسد. برای شروع، یک مجموعه قوانین ساده کافی است:

وضعیت سفارش، مرجوعی        -> تیم پشتیبانی
قیمت، پیش‌فاکتور، خرید عمده  -> تیم فروش
فاکتور، پرداخت             -> مالی
بقیه موارد                 -> اولین اپراتور آزاد

2. با یک صدا صحبت کنید، سپس نام خود را بنویسید

روی یک پیام خوش‌آمدگویی و لحن مشترک توافق کنید. پاسخ‌های ذخیره‌شده پاسخ پرسش‌های رایج را یکدست نگه می‌دارند. بسیاری از تیم‌ها در اولین پاسخ یک نام کوچک اضافه می‌کنند تا مشتری بداند با چه کسی صحبت می‌کند:

سلام سارا، من دانیال از تیم پشتیبانی هستم. سفارش سه‌شنبه شما را می‌بینم. اجازه بدهید تاریخ تحویل را برایتان بررسی کنم.

3. انتظار زمان پاسخ را مشخص کنید

برای هر تیم یک زمان هدف برای اولین پاسخ تعیین کنید و آن را پیگیری کنید. خارج از ساعت کاری، یک پیام غیبت یا دستیار هوش مصنوعی باید بگوید چه زمانی یک انسان پاسخ می‌دهد. راهنمای ما درباره پاسخ خودکار واتساپ نمونه‌های آماده دارد.

4. گفتگو را همراه با زمینه منتقل کنید

وقتی گفتگو بین همکاران جابه‌جا می‌شود، نفر بعدی باید سابقه کامل و یک یادداشت کوتاه ببیند. مشتری هرگز نباید مجبور شود حرف‌هایش را تکرار کند.

5. اعداد را هر هفته بررسی کنید

گفتگوهای باز، زمان‌های پاسخ و گفتگوهای بدون مسئول را ببینید. این‌ها نشان می‌دهند پیش از آنکه مشتریان متوجه شوند، کجا باید تنظیمات را بهتر کرد. برای روش‌های گسترده‌تر پشتیبانی، پشتیبانی مشتری در واتساپ در مقیاس بزرگ را ببینید.

چگونه MonoChat یک صندوق ورودی واتساپ برای تیم شما فراهم می‌کند

MonoChat شماره شما را از طریق WhatsApp Business API رسمی متصل می‌کند و اپراتورهای شما از صندوق ورودی یکپارچه تیم پاسخ می‌دهند. چند اپراتور می‌توانند همزمان روی یک شماره واتساپ کار کنند و اختصاص گفتگو و مسئولیت نشان می‌دهد چه کسی هر گفتگو را پیگیری می‌کند.

تیم شما چه چیزی دریافت می‌کند

• اختصاص گفتگو و مسیریابی هوشمند. گفتگوها را می‌توان بر اساس کانال، مهارت اپراتور، حجم کار و اولویت مسیریابی کرد، و اپراتورها یا سرپرستان تیم هم می‌توانند آن‌ها را دستی اختصاص بدهند.
• یک سابقه واحد از مشتری. وقتی مشتری امروز در واتساپ و فردا در Instagram پیام می‌دهد، تیم شما یک پروفایل و یک خط زمانی می‌بیند. Instagram، Messenger، TikTok، Telegram، چت وب، SMS و تماس صوتی همه در همان صندوق ورودی می‌رسند.
• پاسخ‌های آماده و پیشنهادهای هوشمند برای پاسخ‌های سریع‌تر و یکدست.
• نقش‌ها، سطح دسترسی و ساعت کاری برای گروه‌بندی اپراتورها در تیم‌ها و کنترل اینکه چه کسی چه چیزی را می‌بیند.
• اول هوش مصنوعی، بعد انسان. یک دستیار هوش مصنوعی می‌تواند ابتدا پاسخ بدهد و گفتگو را با کل سابقه به یک اپراتور منتقل کند.
• وب و موبایل. اپراتورها می‌توانند در مرورگر یا با اپلیکیشن‌های iOS و Android کار کنند.
• پیگیری عملکرد. داشبوردهای لحظه‌ای، شاخص‌های عملکرد اپراتور و پایش SLA که در صفحه مرکز تماس چنداپراتوره توضیح داده شده‌اند.

راه‌اندازی در چهار مرحله

1. در app.monochat.ai ثبت‌نام کنید و شماره واتساپ خود را متصل کنید. اگر اکنون از اپلیکیشن WhatsApp Business استفاده می‌کنید، برای حفظ آن Coexistence را انتخاب کنید.
2. تیم خود را دعوت کنید و اپراتورها را بر اساس تیم، مانند فروش، پشتیبانی و مالی، گروه‌بندی کنید.
3. قوانین مسیریابی را تعریف کنید که با فهرست مسئولیت‌هایی که بالاتر نوشتید مطابقت داشته باشد.
4. پاسخ‌های ذخیره‌شده و یک پیام غیبت یا دستیار هوش مصنوعی اضافه کنید، سپس فعال شوید.

طرح رایگان Basic شامل 1 اپراتور و 1 کانال است و راهی خوب برای امتحان صندوق ورودی است. وقتی همکاران بیشتری اضافه کردید، طرح‌های تیمی را در صفحه قیمت‌گذاری مقایسه کنید.

منابع

• One WhatsApp account, now across multiple phones (وبلاگ WhatsApp)
• About Meta Verified for Business on WhatsApp (مرکز راهنمای WhatsApp)
• Onboard WhatsApp Business app users / Coexistence (Meta for Developers)
• Pricing on the WhatsApp Business Platform (Meta for Developers)