Cum aduceți conversațiile din aplicația WhatsApp Business într-un inbox de echipă (sincronizarea istoricului Coexistence)
Cu WhatsApp Coexistence puteți conecta numărul pe care îl folosiți în aplicația WhatsApp Business la un inbox de echipă și puteți aduce cu dvs. conversațiile și contactele recente. Iată ce se transferă, ce rămâne în urmă și de ce contează primele 24 de ore.
Echipa MonoChat Actualizat: 7 min de citit
Pe această pagină
- De ce să aduceți conversațiile din aplicație într-un inbox de echipă
- Ce se sincronizează și ce nu
- Cele 24 de ore de după conectare
- Ecouri: răspunsurile de pe telefon apar în inbox
- Pas cu pas: aduceți conversațiile din aplicație într-un inbox de echipă
- Cine ar trebui să vadă istoricul importat?
- Greșeli frecvente
- Cum face MonoChat acest lucru
- Surse
Pentru a aduce conversațiile din aplicația WhatsApp Business într-un inbox de echipă, conectați același număr la WhatsApp Business Platform cu WhatsApp Coexistence, acceptați partajarea istoricului conversațiilor când aplicația vă întreabă și porniți sincronizarea istoricului și a contactelor imediat după conectare. Conversațiile individuale recente (până la aproximativ șase luni, potrivit Meta) și contactele WhatsApp apar apoi în inboxul comun, în timp ce aplicația continuă să funcționeze pe telefon. Conversațiile de grup nu se transferă, fișierele media mai vechi sunt limitate, iar sincronizarea trebuie făcută în primele ore după conectare.
Acest ultim punct îi surprinde pe mulți. Sincronizarea istoricului nu este ceva ce puteți face luna viitoare, când aveți timp. Planificați conectarea într-o zi în care o puteți duce la capăt, iar inboxul va porni cu context, nu cu o listă goală.
De ce să aduceți conversațiile din aplicație într-un inbox de echipă
Un număr din aplicația WhatsApp Business poartă de obicei ani de relații cu clienții: clienți fideli, oferte deschise, oameni care așteaptă să fie sunați înapoi. Când mutați echipa într-un inbox comun, pierderea acestui context doare:
- Agenții nu văd ce a promis deja proprietarul. „Așa cum am discutat, 10% reducere” nu înseamnă nimic fără mesajele anterioare.
- Clienții trebuie să se repete. Cea mai rapidă cale de a face un client existent să se simtă un străin.
- Nu puteți deosebi contactele noi de cele vechi. Fără contacte și istoric, fiecare mesaj primit arată ca un lead nou.
Coexistence a fost creat exact pentru asta: păstrați numărul pe care îl cunosc clienții, păstrați aplicația pe telefonul proprietarului și adăugați o echipă, automatizări și AI în aceleași conversații. Ghidul nostru complet despre WhatsApp Coexistence acoperă funcția în general; acest articol se concentrează pe transferul istoricului și al contactelor.
Ce se sincronizează și ce nu
| Element | Se sincronizează în inboxul echipei? | Observații |
|---|---|---|
| Istoricul conversațiilor individuale | Da, dacă îl partajați | Până la aproximativ șase luni (180 de zile), potrivit Meta. Alegeți în aplicație dacă îl partajați |
| Media din conversațiile vechi | Parțial | Meta include media doar pentru mesajele din aproximativ ultimele 14 zile |
| Contacte | Da | Contactele cu număr de WhatsApp; adăugările și modificările ulterioare se sincronizează și ele |
| Conversații de grup | Nu | Grupurile funcționează în continuare doar în aplicație |
| Mesaje noi de la clienți | Da | Ajung atât în aplicație, cât și în inbox |
| Răspunsuri din aplicația de pe telefon | Da | Oglindite în inbox ca mesaje trimise de afacere |
| Răspunsuri din WhatsApp for Windows sau WearOS | Nu | Nu sunt oglindite |
| Liste de difuzare, etichete, răspunsuri rapide, catalog | Nu | Rămân în aplicație; listele de difuzare devin doar pentru citire după conectare |
Încă două detalii din documentația Meta merită știute înainte să începeți:
- Dispozitivele asociate sunt deconectate în timpul înrolării. Asociați-le din nou ulterior.
- Sincronizarea istoricului și a contactelor sunt pași unici. Dacă fereastra de sincronizare trece, afacerea trebuie să se deconecteze și să parcurgă din nou înrolarea pentru a sincroniza.
Cele 24 de ore de după conectare
În această poveste există două „24 de ore” diferite și ajută să le țineți separat.
Fereastra de sincronizare
Sincronizarea istoricului și a contactelor trebuie pornită la scurt timp după conectarea numărului. În MonoChat, opțiunile Sync History Message și Sync History Contact sunt afișate doar în primele 24 de ore după conectare. Faceți sincronizarea în aceeași sesiune cu conectarea, țineți aplicația WhatsApp Business deschisă pe telefon cât timp rulează și verificați progresul înainte să închideți laptopul.
Fereastra pentru serviciul clienți
Conversațiile importate sunt istoric, nu conversații deschise. Pe partea de API, fereastra de 24 de ore pentru serviciul clienți se deschide doar când un client vă scrie după înrolare. Așadar, dacă un client v-a scris ultima dată cu trei zile înainte de conectare:
- Echipa poate citi întreaga conversație în inbox.
- Echipa poate iniția un mesaj nou prin API doar cu un mesaj șablon aprobat.
- Proprietarul poate răspunde în continuare din aplicația WhatsApp Business, deoarece Meta precizează că mesajele trimise din aplicație sunt gratuite și nu deschid și nu modifică ferestrele API.
- Imediat ce clientul scrie din nou, fereastra se deschide, iar echipa poate răspunde liber.
În practică, istoricul importat este cel mai valoros pentru clientul care scrie din nou săptămâna viitoare: agentul vede imediat tot contextul.
Ecouri: răspunsurile de pe telefon apar în inbox
După conectare, răspunsurile trimise din aplicația de pe telefonul principal apar și în inboxul comun. Meta le trimite platformei ca „message echoes”. Acest lucru contează în munca de zi cu zi:
- Când proprietarul răspunde unui client VIP de pe telefon, echipa vede răspunsul și nu răspunde a doua oară.
- Cronologia conversației arată mesajele proprietarului lângă cele ale echipei, astfel încât următorul agent are imaginea completă.
- Dacă un răspuns de pe telefon și unul al unui agent se suprapun, ambele sunt vizibile în același fir, așa că puteți corecta situația.
Stabiliți o regulă simplă cu cine continuă să răspundă de pe telefon, de exemplu: „Dacă o conversație este atribuită cuiva în inbox, lăsați-o în grija acelei persoane.”
Pas cu pas: aduceți conversațiile din aplicație într-un inbox de echipă
Înainte să începeți
- Verificați eligibilitatea. Coexistence este disponibil doar pentru numerele și conturile acceptate de Meta și aveți nevoie de o versiune recentă a aplicației WhatsApp Business. Ghidul nostru despre Coexistence enumeră cerințele.
- Actualizați aplicația pe telefonul principal și asigurați-vă că telefonul este online, încărcat și la îndemână.
- Decideți cine primește acces la istoricul importat. Conversațiile vechi pot conține detalii personale sau sensibile, așa că configurați rolurile înainte să invitați toată echipa (vedeți mai jos).
- Alegeți un moment liniștit. Veți avea nevoie de telefon, de un laptop și de aproximativ o jumătate de oră fără întreruperi.
Conectați și sincronizați
- Porniți conectarea WhatsApp în platforma dvs. și alegeți conectarea unui număr existent din aplicația WhatsApp Business.
- Confirmați în aplicație. Contul oficial de afaceri al Meta trimite un mesaj prin care vă cere să vă conectați la Business Platform.
- Acceptați partajarea istoricului conversațiilor când vi se cere. Dacă săriți acest pas, nu există nimic de importat.
- Introduceți codul de verificare afișat în timpul procesului pentru a finaliza conectarea.
- Porniți imediat sincronizarea istoricului și a contactelor și țineți aplicația deschisă cât timp rulează.
- Asociați din nou dispozitivele însoțitoare, dacă ați folosit vreunul.
După sincronizare
- Verificați prin sondaj câteva conversații pe care le cunoașteți bine: una recentă, una de acum câteva luni, una cu fotografii.
- Atribuiți firele deschise importante sau adăugați o notă internă, de exemplu pentru oferte neplătite sau apeluri promise, ca cineva să revină asupra lor.
- Pregătiți șabloane pentru a contacta clienții al căror ultim mesaj este mai vechi de 24 de ore.
- Spuneți echipei cum să trateze conversațiile importate. Istoricul este context, nu o coadă de conversații noi la care trebuie răspuns.
Cine ar trebui să vadă istoricul importat?
Un inbox comun face istoricul vizibil pentru toți cei care pot vedea conversația. De obicei acesta este și scopul, dar gândiți-vă bine:
- Agenții s-ar putea să aibă nevoie doar de conversațiile atribuite lor, mai ales dacă în conversațiile vechi există adrese, detalii medicale sau probleme de plată.
- Team leaderii au nevoie de tot ce ține de echipa lor, ca să reatribuie și să verifice.
- Personalul temporar sau agențiile s-ar putea să nu aibă nevoie deloc de acces la istoric.
Configurați acest lucru cu roluri și permisiuni înainte să invitați oamenii. Ghidul nostru despre rolurile și permisiunile din inboxul echipei prezintă o configurare rezonabilă.
Greșeli frecvente
- Conectarea într-o vineri după-amiază aglomerată și amânarea sincronizării pentru luni, după ce fereastra a trecut.
- Refuzarea solicitării de partajare a istoricului în aplicație, fără să vă dați seama că acolo se face alegerea.
- Așteptarea ca și conversațiile de grup să se transfere. Acestea rămân pe telefon.
- Trimiterea unei promoții către fiecare contact importat. Contactele din telefon nu sunt acorduri pentru marketing. Respectați regulile de opt-in pentru WhatsApp înainte de orice campanie.
- Lăsarea telefonului principal nefolosit. Coexistence depinde de faptul că aplicația rămâne activă; Meta menționează inactivitatea îndelungată a dispozitivului principal, în jur de 14 zile, ca motiv pentru care conexiunea se poate întrerupe.
Cum face MonoChat acest lucru
MonoChat este Meta Business Partner oficial și acceptă WhatsApp Coexistence pe Cloud API.
- Conectați. În Setări › Canale › Conectare, alegeți WhatsApp Business API (Cloud). În fereastra de înregistrare Meta, alegeți Connect a WhatsApp Business App și confirmați pe telefon. Aplicația WhatsApp Business rămâne activă în timp ce MonoChat conectează același număr.
- Sincronizați istoricul și contactele. Deschideți meniul ⋮ al canalului și alegeți Sync History Message și Sync History Contact. Aceste opțiuni sunt afișate doar în primele 24 de ore după conectare, iar progresul apare ca „History syncing”, cu un procent. Conversațiile importate păstrează mesajele citate, astfel încât răspunsurile la mesaje anterioare au în continuare sens.
- Lucrați în echipă. Conversațiile ajung în inboxul unificat pentru echipă, inclusiv răspunsurile trimise de pe telefon. Atribuiți responsabili, adăugați note interne și folosiți rolurile și permisiunile pentru a decide dacă un agent vede toate conversațiile sau doar pe ale sale.
Codul nostru nu stabilește durata istoricului; aceasta vine de la Meta și din ce acceptați să partajați în aplicație. Creați un cont gratuit la app.monochat.ai pentru a începe sau contactați-ne dacă nu sunteți sigur că numărul dvs. este eligibil.
Surse
Puneți-l în practică cu MonoChat