Enregistrer automatiquement les réponses d'un formulaire WhatsApp Flow dans votre CRM
Un WhatsApp Flow recueille le budget d'un prospect, une adresse ou un rendez-vous en quelques touches. Tout l'intérêt est dans la suite : voici comment transformer chaque réponse en champ de profil client, sans rien recopier à la main.
Équipe MonoChat Mis à jour: 8 min de lecture
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Un WhatsApp Flow est le moyen le plus rapide de recueillir des informations structurées dans une conversation : budget et délai d’un prospect, adresse de livraison, créneau de rendez-vous, inscription avec consentement. Le client parcourt quelques écrans et touche un bouton. Ensuite, dans beaucoup d’équipes, un agent ouvre la conversation, lit les réponses et les saisit à la main dans le CRM.
C’est à cette dernière étape que les réponses se perdent, se trompent ou ne sont jamais saisies. Ce guide montre comment enregistrer chaque réponse directement dans les champs de profil du client dans MonoChat, comment les vérifier et ce qu’on peut faire des données une fois qu’elles y sont.
Ce qui se passe quand un client valide un Flow
Meta décrit les WhatsApp Flows comme « un moyen de créer des interactions structurées pour la messagerie professionnelle », avec des usages tels que la collecte des coordonnées d’un client et des produits qui l’intéressent, ou un devis établi selon ses préférences.
Quand le client termine un Flow, Meta envoie le résultat à l’entreprise par le même webhook que tous les autres messages du client. Il arrive sous la forme d’un message interactif de type nfm_reply, son texte visible est toujours « Sent » et les réponses se trouvent dans un champ nommé response_json, structuré selon le Flow JSON que vous avez conçu. Deux détails comptent pour l’automatisation :
- La réponse ne contient pas l’ID du Flow. Si vous envoyez plusieurs formulaires, c’est à vous de les distinguer, par exemple grâce aux noms de leurs champs.
- Les réponses arrivent avec les noms de champ que vous leur avez donnés dans le formulaire : bien nommer vos champs, c’est la moitié du travail.
Dans MonoChat, le formulaire soumis apparaît dans la conversation et un flux peut lire chaque réponse comme une variable : {{message.payload.formData.<nom du champ>}}.
Pourquoi enregistrer les réponses dans des champs de profil
| Réponses laissées dans la conversation | Réponses enregistrées dans des champs de profil |
|---|---|
| Un agent doit remonter la discussion pour trouver le budget | Le budget est dans le profil du client, à côté de toutes ses conversations |
| Impossible de filtrer ou de segmenter | Filtrez le CRM selon n’importe quel champ, enregistrez le filtre, utilisez-le comme audience d’une diffusion |
| Rien ne se passe tant que personne ne lit | Un flux peut attribuer, étiqueter ou répondre dès que la réponse est enregistrée |
| Fautes de frappe, champs manquants | La valeur est convertie au type du champ et une valeur erronée est détectée |
Depuis MonoChat 3.8.43 (2 novembre 2026), le nœud Définir un champ de profil client peut remplir un champ Depuis une variable, y compris avec une réponse de WhatsApp Flow, et convertit la valeur au type du champ.
Pas à pas dans MonoChat
1. Créer les champs de profil
Dans CRM › Champs de profil, créez un champ pour chaque réponse à conserver, avec le bon type :
| Réponse | Type de champ |
|---|---|
| Budget | Nombre |
| Date souhaitée | Date |
| Centre d’intérêt (un choix parmi plusieurs) | Liste |
| Téléphone d’un autre contact | Téléphone |
| Langue préférée | Langue |
Donnez à chaque champ un nom clair. Vous associerez ces champs aux réponses du formulaire à l’étape 4.
2. Construire le formulaire
Allez dans Paramètres › Discussion › Canaux, ouvrez le menu ⋮ de votre canal WhatsApp Business (Cloud) et choisissez Flux, puis Créer. Sélectionnez un modèle sous Partir de : Formulaire de contact, Rendez-vous, Inscription, Adresse de livraison, Avis, Sondage NPS ou Vide.
Dans le concepteur, le Nom du champ est généré à partir de son libellé, et renommer un champ met à jour toutes les références qui y renvoient. Notez les noms de champ : email, budget, area, delivery_date. Quand deux écrans utilisent le même nom de champ, les réponses sont envoyées sous la forme <écran>_<nom> : gardez donc des noms uniques. Vérifiez le formulaire dans l’Aperçu, tel que le client le verra, puis Publiez-le.
3. Envoyer le formulaire au client
Un Flow parvient au client grâce à un bouton WhatsApp Flow dans un modèle de message : à la création du modèle, choisissez le Flow, son action et son premier écran. Envoyez le modèle depuis une conversation, depuis un flux qui démarre quand un nouveau client écrit, ou après un clic sur une publicité.
Un modèle court et clair fait remplir davantage de formulaires :
Bonjour {{1}}, merci pour votre message. Pour ne vous proposer que des biens qui vous conviennent, indiquez-nous votre budget, votre secteur et votre calendrier dans ce court formulaire. Cela prend moins d’une minute. [Ouvrir le formulaire]
4. Enregistrer les réponses avec un flux
- Créez un flux qui démarre sur Nouveau message reçu : les réponses du formulaire arrivent comme un message du client.
- Ajoutez un nœud Définir un champ de profil client.
- Pour chaque champ, choisissez Depuis une variable et indiquez le chemin de la réponse, par exemple
{{message.payload.formData.email}},{{message.payload.formData.budget}},{{message.payload.formData.area}}. - Reliez la sortie En cas d’échec à un nœud Attribuer la conversation, pour qu’une personne complète ce qui n’a pas pu être enregistré.
- Ajoutez un nœud Définir une étiquette client, par exemple
formulaire-rempli, pour que l’équipe voie et filtre qui a terminé le formulaire.
5. Savoir ce que MonoChat accepte
La valeur doit correspondre au champ, comme le décrit le centre d’aide :
| Type de champ | Ce qu’il accepte |
|---|---|
| Nombre | Un nombre |
| Date | Une date ISO 8601 (2026-11-05 ou 2026-11-05T14:30:00Z) ou un horodatage Unix en secondes ou en millisecondes |
| Téléphone | Un numéro de téléphone valide |
| Une adresse e-mail valide | |
| Liste | Une des options de la liste |
| Liste avancée | L’ID d’une option ou l’un de ses noms |
| Langue | Une de vos langues actives |
Si une variable est vide ou si sa valeur ne convient pas, les autres champs sont tout de même enregistrés et le nœud prend sa sortie En cas d’échec. Un nœud d’action en échec consigne son erreur dans le journal d’exécution, qui nomme le champ : vous pouvez ainsi corriger le formulaire ou le champ.
Un conseil pratique : faites correspondre mot pour mot les choix du formulaire et les options de votre champ de type liste. Une option de formulaire « Presqu’île » ne remplira pas un champ de liste dont l’option s’appelle « Lyon Presqu’île ».
6. Exploiter les données enregistrées
Une fois les réponses devenues des champs, elles s’utilisent comme n’importe quelle autre donnée client :
- Orienter le lead. Un second flux qui démarre sur Champ de profil mis à jour peut attribuer directement à un commercial senior un lead dont le budget dépasse votre seuil.
- Relancer au bon moment. Un champ de date comme « date d’achat prévue » peut être testé avec une condition Si sur les champs de profil : les acheteurs à moins d’un mois vont à un agent aujourd’hui, les autres reçoivent une étiquette pour une relance ultérieure.
- Transmettre les données. Un nœud Requête HTTP peut envoyer les mêmes valeurs vers votre propre CRM, ERP ou système de réservation, avec les variables du flux.
- Segmenter. Le CRM filtre selon chaque champ de profil actif ; un filtre enregistré peut servir d’audience à une diffusion, pour les clients qui ont accepté d’en recevoir.
Trois exemples
Formulaire de lead pour une agence immobilière à Lyon. Projet, secteur, budget et calendrier vont dans quatre champs. Un flux attribue à l’équipe commerciale les acheteurs qui ont un budget et un calendrier de moins de trois mois, et étiquette les autres pour une relance ultérieure.
Adresse de livraison pour le paiement à la livraison. Après une commande, le formulaire Adresse de livraison recueille l’adresse et le créneau de livraison souhaité. Le flux enregistre les deux et les transmet à la boutique avec Requête HTTP, puis envoie une confirmation au client. Notre guide de la confirmation de commande avec paiement à la livraison détaille l’étape de confirmation.
Demande de rendez-vous dans un cabinet dentaire. Le soin souhaité, la date préférée et les coordonnées sont enregistrés ; le champ de date permet à l’accueil de voir d’un coup d’œil toutes les demandes de la semaine prochaine avant de confirmer.
Le consentement aussi se recueille dans le formulaire
Un formulaire rempli par un client qui vous a écrit n’a rien à voir avec une offre envoyée à quelqu’un qui n’a rien demandé. Si vous prévoyez d’envoyer des offres plus tard, demandez le consentement clairement, séparément des autres questions du formulaire : le modèle Inscription comporte une étape de consentement, et le nœud Consentement des flux pose la question que vous rédigez et conserve la réponse du client. N’envoyez du marketing qu’aux clients qui ont dit oui ; notre guide de l’opt-in explique pourquoi cela protège aussi votre numéro.
Check-list avant la mise en service
- Champs de profil créés avec les bons types.
- Noms des champs du formulaire notés, uniques et lisibles.
- Choix du formulaire identiques aux options du champ de type liste.
- Flux sur Nouveau message reçu avec Définir un champ de profil client Depuis une variable.
- En cas d’échec mène à une personne, et une étiquette signale les formulaires remplis.
- Un envoi de test vérifié dans le profil du client et dans le journal d’exécution.
Commencez par un seul formulaire
MonoChat est un logiciel de messagerie professionnelle et un Meta Business Partner officiel. Il connecte votre propre numéro WhatsApp à la Cloud API de Meta, crée des WhatsApp Flows sans Flow JSON et enregistre leurs réponses dans vos profils clients grâce à un flux que vous construisez en quelques minutes. L’article du centre d’aide sur les flux présente tous les nœuds.
Vous pouvez démarrer gratuitement sur app.monochat.ai.
Sources
- Meta for Developers : WhatsApp Flows (consulté le 3 nov. 2026)
- Meta for Developers : Receiving the Flow response (consulté le 3 nov. 2026)
- Centre d’aide MonoChat : Flows, Set Customer Profile Field depuis une variable (consulté le 3 nov. 2026)
- Centre d’aide MonoChat : WhatsApp Flows (consulté le 3 nov. 2026)
- Notes de version MonoChat 3.8.43 (consulté le 3 nov. 2026)
Mettez-le en pratique avec MonoChat