WhatsApp Flow-antwoorden automatisch opslaan in uw CRM

Een WhatsApp Flow is de snelste manier om gestructureerde gegevens in een chat te verzamelen: het budget en de planning van een lead, een bezorgadres, een afspraakslot, een aanmelding met toestemming. De klant tikt door een paar schermen en drukt op een knop. Daarna opent bij veel teams een medewerker het gesprek, leest de antwoorden en typt ze met de hand in het CRM.

Juist die laatste stap is waar antwoorden zoekraken, verkeerd worden getypt of nooit worden ingevoerd. Deze gids laat zien hoe u elk antwoord rechtstreeks opslaat in de profielvelden van de klant in MonoChat, hoe u ze controleert en wat u met de gegevens doet zodra ze er staan.

Wat er gebeurt als een klant een Flow verstuurt

Meta beschrijft WhatsApp Flows als “a way to build structured interactions for business messaging”, met toepassingen zoals het verzamelen van de contactgegevens van een klant en de producten waarin die geïnteresseerd is, of een offerte op basis van zijn voorkeuren.

Rondt de klant een Flow af, dan stuurt Meta het resultaat naar het bedrijf via dezelfde webhook als elk ander klantbericht. Het komt binnen als interactief bericht van het type nfm_reply, de zichtbare tekst is altijd “Sent” en de antwoorden staan in een veld met de naam response_json, opgebouwd volgens de Flow JSON die u hebt ontworpen. Twee details zijn belangrijk voor automatisering:

• Het antwoord bevat de ID van de Flow niet. Verstuurt u meerdere formulieren, dan moet u ze zelf uit elkaar houden, bijvoorbeeld aan de veldnamen.
• De antwoorden komen binnen onder de veldnamen die u in het formulier hebt gekozen. Goede veldnamen zijn dus het halve werk.

In MonoChat verschijnt het ingevulde formulier in het gesprek en kan een flow elk antwoord lezen als variabele: {{message.payload.formData.<veldnaam>}}.

Waarom antwoorden in profielvelden opslaan

Antwoorden blijven in de chat	Antwoorden opgeslagen in profielvelden
Een medewerker moet scrollen om het budget te vinden	Het budget staat in het klantprofiel, naast elk gesprek
Niet te filteren of te segmenteren	Filter het CRM op elk veld, bewaar het filter en gebruik het als doelgroep voor een broadcast
Er gebeurt niets tot iemand het leest	Een flow kan toewijzen, taggen of antwoorden op het moment dat het antwoord is opgeslagen
Typefouten, ontbrekende velden	De waarde wordt omgezet naar het type van het veld en een foute waarde wordt opgevangen

Sinds MonoChat 3.8.43 (2 november 2026) kan de node Profielveld van klant instellen een veld vullen Uit een variabele, ook met een antwoord uit een WhatsApp Flow, en zet de node de waarde om naar het type van het veld.

Stap voor stap in MonoChat

1. Maak de profielvelden

Maak in CRM › Profielvelden voor elk antwoord dat u wilt bewaren een veld aan, met het juiste type:

Antwoord	Veldtype
E-mail	E-mail
Budget	Getal
Gewenste datum	Datum
Interesse (een van meerdere opties)	Lijst
Telefoonnummer van een andere contactpersoon	Telefoon
Voorkeurstaal	Taal

Geef elk veld een duidelijke naam. In stap 4 koppelt u deze velden aan de antwoorden van het formulier.

2. Bouw het formulier

Ga naar Instellingen › Chat › Kanalen, open het menu ⋮ van uw WhatsApp Business-kanaal (Cloud) en kies Flows, daarna Aanmaken. Kies onder Beginnen met een sjabloon: Leadformulier, Afspraak, Registreren, Bezorgadres, Feedback, NPS-enquête of Leeg.

In de ontwerper wordt de Veldnaam van elk veld gegenereerd uit het label en wordt bij het hernoemen van een veld elke verwijzing ernaar bijgewerkt. Noteer de veldnamen: email, budget, area, delivery_date. Gebruiken twee schermen dezelfde veldnaam, dan worden de antwoorden verstuurd als <scherm>_<naam>, dus houd de namen uniek. Bekijk het formulier met Voorbeeld zoals de klant het ziet en Publiceer het daarna.

3. Stuur het formulier naar de klant

Een Flow bereikt de klant via een knop WhatsApp Flow in een sjabloonbericht: bij het maken van het sjabloon kiest u de Flow, de actie en het eerste scherm. Verstuur het sjabloon vanuit een chat, vanuit een flow die start wanneer een nieuwe klant schrijft, of na een klik op een advertentie.

Een kort, helder sjabloon krijgt meer ingevulde formulieren:

Hallo {{1}}, bedankt voor uw bericht. Zodat wij u alleen sturen wat past, laat u ons in dit korte formulier uw budget, regio en planning weten. Het kost minder dan een minuut. [Formulier openen]

4. Sla de antwoorden op met een flow

1. Maak een flow die start bij Nieuw bericht ontvangen: de antwoorden van het formulier komen binnen als bericht van de klant.
2. Voeg een node Profielveld van klant instellen toe.
3. Kies voor elk veld Uit een variabele en schrijf het pad van het antwoord, bijvoorbeeld {{message.payload.formData.email}}, {{message.payload.formData.budget}}, {{message.payload.formData.area}}.
4. Verbind de uitvoer Bij mislukking met een node Gesprek toewijzen, zodat een medewerker aanvult wat niet kon worden opgeslagen.
5. Voeg een node Klanttag instellen toe, bijvoorbeeld form-completed, zodat het team kan zien en filteren wie het formulier heeft afgerond.

5. Weet wat MonoChat accepteert

De waarde moet bij het veld passen, zoals het helpcentrum beschrijft:

Veldtype	Wat het accepteert
Getal	Een getal
Datum	Een ISO 8601-datum (2026-11-05 of 2026-11-05T14:30:00Z) of een Unix-timestamp in seconden of milliseconden
Telefoon	Een geldig telefoonnummer
E-mail	Een geldig e-mailadres
Lijst	Een van de opties van de lijst
Geavanceerde lijst	De ID van een optie of een van de namen ervan
Taal	Een van uw actieve talen

Is een variabele leeg of past de waarde niet, dan worden de overige velden wel opgeslagen en volgt de node de uitvoer Bij mislukking. Een mislukte actienode legt de fout vast in het uitvoerlogboek, met de naam van het veld, zodat u het formulier of het veld kunt aanpassen.

Een praktische tip: laat de keuzes in het formulier woord voor woord overeenkomen met de opties van uw lijstveld. Een formulieroptie “Centrum” vult geen lijstveld waarvan de optie “Utrecht Centrum” heet.

6. Gebruik de opgeslagen gegevens

Zodra de antwoorden velden zijn, werken ze als alle andere klantgegevens:

• Stuur de lead door. Een tweede flow die start bij Profielveld bijgewerkt kan een lead met een budget boven uw drempel meteen aan een ervaren verkoper toewijzen.
• Volg op het juiste moment op. Een datumveld zoals “geplande aankoopdatum” kunt u controleren met een voorwaarde Als op profielvelden: kopers binnen een maand gaan vandaag naar een medewerker, latere krijgen een tag voor een opvolgmoment.
• Stuur de gegevens door. Een node HTTP-verzoek kan dezelfde waarden naar uw eigen CRM, ERP of boekingssysteem sturen, met de variabelen van de flow.
• Segmenteer. Het CRM filtert op elk actief profielveld; een bewaard filter kan de doelgroep van een broadcast zijn, voor klanten die daarvoor toestemming hebben gegeven.

Drie voorbeelden

Leadformulier van een makelaar. Doel, regio, budget en planning komen in vier velden terecht. Een flow wijst kopers met een budget en een planning binnen drie maanden toe aan het verkoopteam en geeft de anderen een tag voor latere opvolging.

Bezorgadres bij betaling bij bezorging. Na een bestelling in de webshop verzamelt het formulier Bezorgadres het adres en de gewenste bezorgtijd. De flow slaat beide op en stuurt ze met HTTP-verzoek naar de webshop, waarna de klant een bevestiging krijgt. Onze gids over bestelbevestiging bij betaling bij bezorging behandelt de bevestigingsstap.

Afspraakverzoek bij een tandartspraktijk. Behandeling, gewenste datum en contactgegevens worden opgeslagen; dankzij het datumveld ziet de balie in één oogopslag alle verzoeken voor volgende week voordat ze bevestigen.

Ook toestemming hoort in het formulier

Een formulier dat een klant invult nadat hij u heeft geschreven is heel iets anders dan een aanbieding aan iemand die er nooit om vroeg. Wilt u later aanbiedingen sturen, vraag dan duidelijk om toestemming, los van de andere vragen in het formulier: het sjabloon Registreren heeft een toestemmingsstap en de node Opt-in in flows stelt de vraag die u schrijft en bewaart het antwoord van de klant. Stuur marketing alleen naar klanten die ja zeiden; onze opt-ingids legt uit waarom dat ook uw nummer beschermt.

Checklist voordat u live gaat

• Profielvelden aangemaakt met de juiste typen.
• Veldnamen van het formulier genoteerd, uniek en leesbaar.
• Keuzes in het formulier komen overeen met de opties van het lijstveld.
• Flow bij Nieuw bericht ontvangen met Profielveld van klant instellen Uit een variabele.
• Bij mislukking gaat naar een medewerker en een tag markeert afgeronde formulieren.
• Eén testinzending gecontroleerd in het klantprofiel en het uitvoerlogboek.

Begin met één formulier

MonoChat is software voor zakelijke berichten en een officiële Meta Business Partner. Het koppelt uw eigen WhatsApp-nummer aan de Cloud API van Meta, bouwt WhatsApp Flows zonder Flow JSON en slaat de antwoorden op in uw klantprofielen met een flow die u in een paar minuten bouwt. Het helpartikel over flows toont elke node.

U kunt gratis beginnen op app.monochat.ai.

Bronnen

• Meta for Developers: WhatsApp Flows (geopend op 3 nov 2026)
• Meta for Developers: Receiving the Flow response (geopend op 3 nov 2026)
• MonoChat-helpcentrum: Flows, Profielveld van klant instellen uit een variabele (geopend op 3 nov 2026)
• MonoChat-helpcentrum: WhatsApp Flows (geopend op 3 nov 2026)
• MonoChat-releasenotes 3.8.43 (geopend op 3 nov 2026)