WhatsApp Flow Formular-Antworten automatisch ins CRM übernehmen
Ein WhatsApp Flow erfasst Budget, Adresse oder Terminwunsch eines Leads in wenigen Taps. Den Wert hat die Information erst danach: So werden aus allen Antworten Profilfelder im Kundenprofil, ohne dass jemand etwas abtippt.
MonoChat-Team Aktualisiert: 7 Min. Lesezeit
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Ein WhatsApp Flow ist der schnellste Weg, strukturierte Angaben im Chat einzusammeln: Budget und Zeitrahmen eines Interessenten, eine Lieferadresse, einen Terminwunsch, eine Anmeldung mit Einwilligung. Der Kunde tippt sich durch ein paar Bildschirme und drückt auf einen Button. Danach öffnet in vielen Teams ein Mitarbeiter das Gespräch, liest die Antworten und tippt sie von Hand ins CRM.
Genau dieser letzte Schritt ist die Stelle, an der Angaben verloren gehen, falsch erfasst oder gar nicht erfasst werden. Diese Anleitung zeigt, wie Sie in MonoChat jede Antwort direkt in den Profilfeldern des Kunden speichern, wie Sie sie prüfen und was Sie mit den Daten anschließend tun.
Was passiert, wenn ein Kunde einen Flow absendet
Meta beschreibt WhatsApp Flows als „a way to build structured interactions for business messaging“, etwa um Kontaktdaten und Produktinteressen eines Kunden zu erfassen oder ein Angebot aus seinen Präferenzen zu erstellen.
Schließt der Kunde einen Flow ab, sendet Meta das Ergebnis über denselben Webhook wie jede andere Kundennachricht an das Unternehmen. Es kommt als interaktive Nachricht vom Typ nfm_reply an, ihr sichtbarer Text ist immer „Sent“, und die Antworten stehen in einem Feld namens response_json, aufgebaut nach dem Flow JSON, das Sie gestaltet haben. Für die Automatisierung zählen zwei Details:
- Die Antwort enthält nicht die ID des Flows. Wenn Sie mehrere Formulare versenden, müssen Sie sie selbst unterscheiden, zum Beispiel an ihren Feldnamen.
- Die Antworten kommen mit den Feldnamen, die Sie im Formular vergeben haben. Gut gewählte Feldnamen sind deshalb die halbe Arbeit.
In MonoChat erscheint das abgesendete Formular im Gespräch, und ein Flow kann jede Antwort als Variable lesen: {{message.payload.formData.<Feldname>}}.
Warum Antworten in Profilfeldern speichern
| Antworten bleiben im Chat | Antworten stehen in Profilfeldern |
|---|---|
| Ein Mitarbeiter muss scrollen, um das Budget zu finden | Das Budget steht im Kundenprofil neben jedem Gespräch |
| Kein Filtern, keine Segmente | Das CRM lässt sich nach jedem Feld filtern, der Filter wird gespeichert und als Broadcast-Zielgruppe genutzt |
| Nichts passiert, bis jemand es liest | Ein Flow kann zuweisen, taggen oder antworten, sobald die Antwort gespeichert ist |
| Tippfehler, fehlende Felder | Der Wert wird in den Typ des Feldes umgewandelt, ein ungültiger Wert wird erkannt |
Seit MonoChat 3.8.43 (2. November 2026) kann der Baustein Kundenprofilfeld setzen ein Feld Aus einer Variable füllen, auch mit der Antwort eines WhatsApp Flows, und wandelt den Wert in den Typ des Feldes um.
Schritt für Schritt in MonoChat
1. Profilfelder anlegen
Legen Sie unter CRM › Profilfelder für jede Antwort, die Sie behalten möchten, ein Feld mit dem passenden Typ an:
| Antwort | Feldtyp |
|---|---|
| Budget | Zahl |
| Wunschtermin | Datum |
| Interesse (eine von mehreren Optionen) | Liste |
| Telefonnummer eines weiteren Kontakts | Telefon |
| Bevorzugte Sprache | Sprache |
Geben Sie jedem Feld einen eindeutigen Namen. In Schritt 4 ordnen Sie diese Felder den Antworten des Formulars zu.
2. Das Formular bauen
Öffnen Sie Einstellungen › Chat › Kanäle, dort das Menü ⋮ Ihres WhatsApp-Business-Kanals (Cloud) und wählen Sie Flows, dann Erstellen. Wählen Sie unter Beginnen mit eine Vorlage: Lead-Formular, Termin, Registrierung, Lieferadresse, Feedback, NPS-Umfrage oder Leer.
Im Designer wird der Feldname jedes Feldes aus seiner Beschriftung erzeugt, und beim Umbenennen eines Feldes werden alle Verweise darauf angepasst. Notieren Sie sich die Feldnamen: email, budget, area, delivery_date. Verwenden zwei Bildschirme denselben Feldnamen, werden die Antworten als <Bildschirm>_<Name> gesendet, halten Sie die Namen daher eindeutig. Prüfen Sie das Formular in der Vorschau, so wie der Kunde es sehen wird, und veröffentlichen Sie es dann.
3. Das Formular an den Kunden senden
Ein Flow erreicht den Kunden über einen Button WhatsApp Flow in einer Template-Nachricht: Beim Erstellen des Templates wählen Sie den Flow, seine Aktion und seinen ersten Bildschirm. Senden Sie das Template aus einem Chat, aus einem Flow, der startet, wenn ein neuer Kunde schreibt, oder nach einem Klick auf eine Anzeige.
Ein kurzes, klares Template führt zu mehr ausgefüllten Formularen:
Guten Tag Frau Weber, vielen Dank für Ihre Nachricht. Damit wir Ihnen nur passende Angebote schicken, nennen Sie uns in diesem kurzen Formular Ihr Budget, die gewünschte Lage und den Zeitrahmen. Das dauert weniger als eine Minute. [Formular öffnen]
4. Die Antworten mit einem Flow speichern
- Legen Sie einen Flow an, der bei Neue Nachricht empfangen startet: Die Antworten des Formulars kommen als Nachricht des Kunden an.
- Fügen Sie einen Baustein Kundenprofilfeld setzen hinzu.
- Wählen Sie für jedes Feld Aus einer Variable und tragen Sie den Pfad der Antwort ein, zum Beispiel
{{message.payload.formData.email}},{{message.payload.formData.budget}},{{message.payload.formData.area}}. - Verbinden Sie den Ausgang Bei Fehler mit einem Baustein Sitzung zuweisen, damit eine Person ergänzt, was nicht gespeichert werden konnte.
- Fügen Sie einen Baustein Kunden-Tag setzen hinzu, zum Beispiel
form-completed, damit das Team sieht und filtern kann, wer das Formular abgeschlossen hat.
5. Wissen, was MonoChat akzeptiert
Der Wert muss zum Feld passen, wie das Hilfe-Center beschreibt:
| Feldtyp | Was akzeptiert wird |
|---|---|
| Zahl | Eine Zahl |
| Datum | Ein Datum nach ISO 8601 (2026-11-05 oder 2026-11-05T14:30:00Z) oder ein Unix-Zeitstempel in Sekunden oder Millisekunden |
| Telefon | Eine gültige Telefonnummer |
| Eine gültige E-Mail-Adresse | |
| Liste | Eine der Optionen der Liste |
| Erweiterte Liste | Die ID einer Option oder einer ihrer Namen |
| Sprache | Eine Ihrer aktiven Sprachen |
Ist eine Variable leer oder passt ihr Wert nicht, werden die übrigen Felder trotzdem gespeichert, und der Baustein nimmt seinen Ausgang Bei Fehler. Ein fehlgeschlagener Aktionsbaustein hält seinen Fehler im Ausführungsprotokoll fest, das das Feld nennt, sodass Sie das Formular oder das Feld korrigieren können.
Ein Tipp aus der Praxis: Lassen Sie die Auswahlmöglichkeiten des Formulars Wort für Wort mit den Optionen Ihres Listenfeldes übereinstimmen. Die Formularoption „Köln“ füllt kein Listenfeld, dessen Option „Köln-Innenstadt“ heißt.
6. Mit den gespeicherten Daten arbeiten
Sobald die Antworten Felder sind, verhalten sie sich wie alle anderen Kundendaten:
- Lead weiterleiten. Ein zweiter Flow, der bei Profilfeld aktualisiert startet, kann einen Lead mit einem Budget über Ihrer Schwelle direkt einem erfahrenen Vertriebsmitarbeiter zuweisen.
- Zum richtigen Zeitpunkt nachfassen. Ein Datumsfeld wie „geplantes Kaufdatum“ lässt sich mit einer If-Bedingung auf Profilfelder prüfen: Käufer innerhalb eines Monats gehen heute an einen Mitarbeiter, spätere erhalten einen Tag für die Wiedervorlage.
- Daten weitergeben. Ein Baustein HTTP-Anfrage kann dieselben Werte mit den Variablen des Flows an Ihr eigenes CRM, ERP oder Buchungssystem senden.
- Segmentieren. Das CRM filtert nach jedem aktiven Profilfeld; ein gespeicherter Filter kann die Zielgruppe eines Broadcasts sein, für Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben.
Drei Beispiele
Lead-Formular einer Immobilienmaklerin in München. Zweck, Stadtteil, Budget und Zeitrahmen landen in vier Feldern. Ein Flow weist Käufer mit Budget und einem Zeitrahmen unter drei Monaten dem Vertriebsteam zu und versieht die übrigen mit einem Tag für die spätere Nachfrage.
Lieferadresse bei Zahlung auf Rechnung. Nach einer Bestellung im Online-Shop erfasst das Formular Lieferadresse die Anschrift und die gewünschte Lieferzeit. Der Flow speichert beides und sendet es per HTTP-Anfrage an den Shop, anschließend erhält der Kunde eine Bestätigung. Den Bestätigungsschritt behandelt unser Leitfaden zur Bestellbestätigung bei Nachnahme.
Terminanfrage einer Zahnarztpraxis in Hamburg. Behandlung, Wunschtermin und Kontaktdaten werden gespeichert; über das Datumsfeld sieht die Anmeldung vor der Bestätigung auf einen Blick alle Anfragen der nächsten Woche.
Die Einwilligung gehört ins Formular
Ein Formular, das ein Kunde nach seiner Nachricht an Sie ausfüllt, ist etwas ganz anderes als ein Angebot an jemanden, der nie danach gefragt hat. Wenn Sie später Angebote senden möchten, fragen Sie die Einwilligung klar und getrennt von den übrigen Fragen des Formulars ab: Die Vorlage Registrierung enthält einen Einwilligungsschritt, und der Baustein Opt-in in Flows stellt die Frage, die Sie formulieren, und speichert die Antwort des Kunden. Senden Sie Marketing nur an Kunden, die Ja gesagt haben; unser Opt-in-Leitfaden erklärt, warum das auch Ihre Nummer schützt.
Checkliste vor dem Livegang
- Profilfelder mit den richtigen Typen angelegt.
- Feldnamen des Formulars notiert, eindeutig und gut lesbar.
- Auswahlmöglichkeiten des Formulars passen zu den Optionen des Listenfeldes.
- Flow bei Neue Nachricht empfangen mit Kundenprofilfeld setzen Aus einer Variable.
- Bei Fehler führt zu einer Person, und ein Tag markiert abgeschlossene Formulare.
- Eine Testeinsendung im Kundenprofil und im Ausführungsprotokoll geprüft.
Mit einem Formular beginnen
MonoChat ist eine Software für Business-Messaging und ein offizieller Meta Business Partner. Sie verbindet Ihre eigene WhatsApp-Nummer mit der Cloud API von Meta, baut WhatsApp Flows ohne Flow JSON und speichert deren Antworten in Ihren Kundenprofilen mit einem Flow, den Sie in wenigen Minuten bauen. Der Hilfeartikel zu Flows zeigt alle Bausteine.
Sie können kostenlos unter app.monochat.ai starten.
Quellen
- Meta for Developers: WhatsApp Flows (geöffnet am 3. Nov. 2026)
- Meta for Developers: Receiving the Flow response (geöffnet am 3. Nov. 2026)
- MonoChat-Hilfe-Center: Flows, Kundenprofilfeld setzen aus einer Variable (geöffnet am 3. Nov. 2026)
- MonoChat-Hilfe-Center: WhatsApp Flows (geöffnet am 3. Nov. 2026)
- MonoChat-Versionshinweise 3.8.43 (geöffnet am 3. Nov. 2026)
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