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学校向け WhatsApp 活用：入学案内、授業料のリマインド、保護者との連絡
保護者や出願を検討する方は、すでに WhatsApp で学校にメッセージを送っています。語学学校、スクール、私立学校、大学の入学事務室が、管理を失わずに、問い合わせ、入学手続き、授業料、お知らせに活用する方法を紹介します。
MonoChatチーム 更新日: 2 分で読めます
目次
学校向けの WhatsApp 活用とは、WhatsApp Business プラットフォームを使い、入学事務、経理、教員のすべてが業務できる 1 つの学校の番号から、保護者や生徒からの問い合わせに答え、体験レッスンやクラス分けテストを予約し、出願を受け付け、授業料のリマインドや試験・行事のお知らせを送ることです。電話よりも気軽なメッセージを好む家庭が多い、語学学校、スクールや学習塾、私立学校、大学の入学事務室に向いています。
うまく運用すれば、「土曜日に体験クラスはありますか?」という問い合わせから、入学と授業料の支払いまでの道のりが短くなります。うまくいかなければ、保護者グループと個人の電話が積み重なるだけです。このガイドでは、活用例、サンプル メッセージとテンプレート、同意とデータに関するルール、費用、MonoChat での導入方法を解説します。
学校がビジネス用の WhatsApp 番号に移行する理由
多くの学校はすでに WhatsApp を使っていますが、管理できる形ではありません。クラスのグループは教員の電話で運営され、入学事務の職員は自分の番号で応対し、誰かが退職すれば履歴も一緒になくなります。共有のビジネス用番号を使えば、これが変わります。
- プライバシー。 保護者は学校と 1 対 1 でやり取りし、番号がほかの家庭に見えることはありません。
- 所有権。 すべての会話は学校のものであり、割り当てと、次の職員が読める履歴が備わります。
- 入学案内のスピード。 3 つの学校を比べている出願希望者は、今夜返信をくれた学校を選びます。
- 支払いや期限の漏れの減少。 保護者が毎日読むチャットでのリマインドは、プロモーション フォルダーに入ってしまうメールよりも確実です。
WhatsApp Business アプリを、多数の職員が快適に共有するのは困難です。成長中の学校が API に移行するのはそのためです。WhatsApp の複数ユーザーとチーム受信トレイをご覧ください。
学校向けの WhatsApp 活用例
| 活用例 | 開始する側 | メッセージの種類 | 担当 |
|---|---|---|---|
| コースやプログラムの問い合わせ | 保護者または生徒 | 24 時間ウィンドウ内の自由形式の返信 | 入学事務または AI アシスタント |
| 体験レッスンとクラス分けテスト | 保護者または生徒 | 自由形式の返信または WhatsApp Flow | 入学事務 |
| 出願と書類 | 学校 | WhatsApp Flow、ファイル付きの返信 | 入学事務 |
| 授業料と分割払いのリマインド | 学校 | ユーティリティ テンプレート | 経理 |
| 試験、期限、行事のお知らせ | 学校 | ユーティリティ テンプレート | 教務 |
| 教員宛てのメッセージ | 保護者 | 自由形式の返信 | 担任 |
| オープンデーと新コース | 学校 | マーケティング テンプレート | マーケティング（オプトイン済みの連絡先のみ） |
プログラムの質問に、1 つの情報源から答える
保護者は、年齢層、レベル、時間割、授業料、場所、授業がオンラインか対面かを尋ねます。これらの回答を、チームとアシスタントが使う 1 か所にまとめ、長い PDF ではなく、短いカードでプログラムを送りましょう。
保護者: こんにちは、10 歳の子ども向けの土曜日の英語クラスはありますか?
学校: こんにちは、佐藤様。はい、ございます。ヤング ラーナーズ A2 クラスは、土曜日の 10:00 から
12:00 まで渋谷校で開講しており、オンラインでの受講も可能です。
無料の体験レッスンをご予約されますか?
[体験レッスンを予約] [授業料を見る]体験レッスンとクラス分けテストを予約する
利用できる時間を提示し、文章で確定し、前日にリマインドします。WhatsApp Flow を使えば、生徒の名前、年齢、レベルを 1 ステップで集められます。予約のロジックはWhatsApp 予約管理のガイドで、ボタン、リスト、Flow は WhatsApp インタラクティブ メッセージで詳しく解説しています。
メールのやり取りの往復なしで出願を受け付ける
入学手続きは、たいてい書類の不足で止まります。各プログラムに必要なものを一覧にし、チャットで依頼し、届いたものを確認し、まだ足りないものを家庭にリマインドします。誰も取りこぼされないよう、各出願者を明確なステージ（問い合わせ、出願、書類、評価、合格通知、入学）で管理しましょう。
支払いリンク付きで授業料のリマインドを送る
分割払いは、WhatsApp が職員の手間を最も減らせる場面です。
{{1}} 様、{{4}} の {{2}} の分割払い {{3}} のお支払い期限が {{5}} であることをお知らせします。
下のボタンから安全にお支払いいただけます。
[今すぐ支払う] [電話してほしい]決済プロバイダーが支払いを確認したら、同じチャットで領収書を送り、残りのリマインドを停止します。支払いリンクについては、WhatsApp チャットでの決済受け付けのガイドで詳しく説明しています。
試験日程、期限、行事
お知らせは、すべての家庭にではなく、該当するグループに送ります。試験や申し込み期限の数日前に、日付、時間、場所を添えてリマインドすれば、「知らなかった」というやり取りの大半を防げます。
保護者のメッセージを適切な担当者へ振り分ける
教員宛ての保護者のメッセージはその教員に届き、授業料に関する質問は経理に届くべきです。明確なルーティングにより、教員は請求に関する質問から解放され、保護者が間違った相手を待つこともなくなります。
学校向けの WhatsApp テンプレート
24 時間のカスタマー サービス ウィンドウの外から自校で開始するメッセージは、承認済みのテンプレート メッセージでなければなりません。Meta のガイドラインでは、ユーティリティ テンプレートは販促でなく、ユーザーに固有の内容か、ユーザーが求めた内容であることとされています。生徒本人のクラス、授業料、書類に関するお知らせは通常これに該当し、新コースの募集はマーケティングです。
体験レッスンの確認（ユーティリティ）
{{1}} 様、体験レッスンのご予約を承りました。
プログラム：{{2}}
日時：{{3}}
場所：{{4}}
変更が必要な場合は、こちらに返信してください。不足書類のリマインド（ユーティリティ）
{{1}} 様、{{2}} にご出願いただきありがとうございます。出願を完了するために、
次の書類がまだ必要です：{{3}}。写真または PDF で、こちらに送信してください。試験のお知らせ（ユーティリティ）
{{1}} 様、{{2}} さんの {{3}} 試験が {{4}} の {{5}} に {{6}} で行われますのでお知らせします。
15 分前までにお越しください。オープンデーの招待（マーケティング、オプトイン済みの連絡先のみ）
{{1}} 様、{{2}} は {{3}} にオープンデーを開催します。教員との面談、
教室の見学、体験レッスンをご用意しています。配信を停止するには「配信を停止」をタップしてください。
[参加を予約] [配信を停止]授業料のリマインドに早期申込割引を紛れ込ませないでください。マーケティングになってしまいます。ほかのサンプルは、WhatsApp メッセージテンプレートの例をご覧ください。
学校が WhatsApp で守るべきルール
- 適切な方からのオプトイン。 WhatsApp のビジネス メッセージング ポリシーでは、電話番号を提供し、御社からの連絡に同意した方にしかメッセージを送れません。年少の生徒の場合は、通常、保護者または後見人です。登録フォームに同意の一文を加えてください。文面は、WhatsApp オプトインのガイドをご覧ください。
- マーケティングには別途同意を。 授業料や試験のお知らせに同意した家庭が、来年のサマー キャンプの販促に同意したわけではありません。リストは分けておきましょう。
- 停止の依頼を尊重する。 ポリシーは、WhatsApp 上でも電話でも、停止の依頼にはすべて対応することを求めています。
- 識別情報を守る。 ポリシーは、クレジット カードの完全な番号、金融口座番号、個人の身分証明書番号、その他の機微な識別情報を共有するよう求めないことと定めています。チャットにカード情報を入力させるのではなく、支払いリンクを使い、出願書類のうち、この方法で依頼するものについては、ポリシーと現地のデータ保護法に照らして見直してください。
- 健康情報には注意する。 ポリシーは、強化された保護措置のないシステムとの共有を現地の規制が禁じている場合、健康情報の送信や依頼を制限しています。そうした規制が適用される場合は、医療関連の書類を安全なシステムで収集してください。
- 担当者を用意する。 返信を自動化する場合、ポリシーは、職員への転送、電話番号、メールアドレスなどの明確なエスカレーションの経路を求めています。
学校にとっての WhatsApp メッセージの費用
WhatsApp は、2025 年 7 月 1 日以降、配信されたメッセージごとに、カテゴリ（マーケティング、ユーティリティ、認証）と受信者の国番号に応じて課金しています。2026 年 10 月 1 日以降、Meta は、サービス メッセージ（24 時間ウィンドウ内の自由形式の返信）と、そのウィンドウ内で送るユーティリティ テンプレートにも、その市場のユーティリティ料金で課金します。
一斉送信コスト計算ツールの 2026 年 10 月時点の料金を使った、2 つの試算例です。
| 学校 | メッセージ | 月間の件数 | 料金（USD） | 費用（USD） |
|---|---|---|---|---|
| トルコの語学学校 | 授業料のリマインド、1,500 家庭 × 2 回（ユーティリティ） | 3,000 | 0.0009 | 2.70 |
| トルコの語学学校 | オープンデーの招待（マーケティング） | 5,000 | 0.0109 | 54.50 |
| 英国の私立学校 | 授業料と試験のお知らせ（ユーティリティ） | 3,000 | 0.022 | 66.00 |
| 英国の私立学校 | オープンデーの招待（マーケティング） | 2,000 | 0.0635 | 127.00 |
ユーティリティのリマインドは、節約できる職員の時間に比べれば安価です。費用が膨らむのはマーケティングの送信なので、対象を絞りましょう。保護者への返信は、ユーティリティ料金のサービス メッセージとして扱われます。全体像は、WhatsApp Business API 料金をご覧ください。
MonoChat で学校のメッセージングを運用する方法
MonoChat は Meta 公式の Business Partner です。学校の WhatsApp Business API 番号に加え、Instagram と Web チャットを連携すれば、入学事務、経理、教員が 1 つの共有チーム受信トレイから対応できます。教育ソリューションのページでは、問い合わせから入学までの流れを紹介しており、入学手続きフローと保護者連絡の自動化には専用のページがあります。
MonoChat Store の School Assistant
School Assistant は、語学学校、スクールや学習塾、私立学校、大学の入学事務室のための AI 入学事務室です。WhatsApp、Instagram、Web チャットで 24 時間、音声メッセージを含め、保護者や生徒の言語で応対します。教育機関の種類を最初に 1 度選ぶだけで、文言、書類、初期設定がそれに合わせて整います。具体的には、次のように動作します。
- プログラムをカードで送ります。 年齢、レベル、科目、形式（対面、オンライン、ハイブリッド）で絞り込み、写真、授業料、時間割を添えます。
- 体験レッスンとクラス分けテストを予約します。 事務室が確認するリクエストとして受け付けることも、空きがある間はその場で確定することもできます。
- チャットで出願を受け付けます。 各プログラムに必要な書類が一覧になっており、チャットで送られた写真や PDF は出願に紐付けて保管され、ご担当者が各書類を承認または却下し、まだ足りないものは家庭にリマインドされます。
- すべての出願者を追跡します。 問い合わせから、出願、書類、評価、合格通知を経て、入学または失注まで管理し、新しい出願を入学事務の職員に順番に割り当て、遅れているものにはマークを付けます。
- 分割払いの授業料を扱います。 支払い期限の前と、期限を過ぎた際に、「今すぐ支払う」と「電話してほしい」付きのリマインドを送ります。決済連携があれば、「今すぐ支払う」で支払いリンクを送り、支払いを記録して領収書を送信します。なければ、御社の支払い案内を送ります。
- 入学した家庭への情報提供を行います。 1 つのグループまたは全体への試験、期限、行事のリマインド、少しずつ送るお知らせ、担任に引き継ぐ保護者のメッセージに対応します。
担当者が必要なときは、いつでもチームに引き継ぎます。自動メッセージにはそれぞれ専用のスイッチがあり、WhatsApp テンプレートは御社の番号で作成して申請されます。静音時間帯や、停止を求めた方には何も送信されません。キャンペーンは初期設定ではオフで、過去 14 日以内に連絡した方は対象外になります。
無料の Basic プラン（エージェント 1 つ、チャネル 1 つ）なら app.monochat.ai からすぐに始められます。プランの比較は料金ページをご覧ください。
出典
MonoChatで実践する