Müşteri hizmetleri
Okullar için WhatsApp: Kayıt, Aidat Hatırlatmaları ve Veli İletişimi
Veliler ve adaylar okullara zaten WhatsApp'tan yazıyor. Dil okulları, kurslar, özel okullar ve üniversite kabul ofisleri bunu bilgi talepleri, kayıt, aidat ve duyurular için kontrolü kaybetmeden nasıl kullanıyor, anlatıyoruz.
MonoChat Ekibi Güncellendi: 7 dk okuma
Bu sayfada
Okullar için WhatsApp, WhatsApp Business Platform’u kullanarak veli ve öğrenci sorularını yanıtlamak, deneme dersleri ile seviye belirleme sınavları için randevu vermek, başvuru almak, aidat hatırlatmaları göndermek ve sınav ile etkinlik duyurularını, kayıt, muhasebe ve öğretmenlerin hepsinin çalışabileceği tek bir okul numarasından paylaşmak demektir. Ailelerin bir telefon görüşmesi yerine hızlı bir mesajı tercih ettiği dil okulları, kurslar ve etüt merkezleri, özel okullar ve üniversite kabul ofisleri için uygundur.
İyi yapıldığında “Cumartesi deneme dersiniz var mı?” sorusundan kayıtlı bir öğrenciye ve ödenmiş aidata giden yolu kısaltır. Kötü yapıldığında ise veli grupları ve kişisel telefonlardan oluşan bir yığına dönüşür. Bu rehber kullanım senaryolarını, örnek mesajları ve şablonları, onay ve veriye ilişkin kuralları, maliyetleri ve MonoChat’te nasıl kurulacağını kapsıyor.
Okullar neden bir WhatsApp işletme numarasına geçiyor?
Çoğu okul WhatsApp’ı zaten kullanıyor, ancak kontrol edebildikleri bir şekilde değil. Sınıf grupları bir öğretmenin telefonundan yürüyor, kayıt personeli kendi numaralarından yanıt veriyor ve biri ayrıldığında geçmiş de onunla birlikte gidiyor. Ortak bir işletme numarası bunu değiştirir:
- Gizlilik. Veliler okulla birebir konuşur ve numaraları diğer ailelere görünmez.
- Sahiplik. Her konuşma okula aittir; atama ve bir sonraki personelin okuyabileceği bir geçmiş vardır.
- Kayıtta hız. Üç okulu karşılaştıran bir aday, bu akşam yanıt veren okulu seçer.
- Daha az kaçan ödeme ve son tarih. Velilerin her gün okuduğu bir sohbetteki hatırlatma, bir promosyonlar klasörüne düşen e-postadan daha etkilidir.
Birden fazla personel, WhatsApp Business uygulamasını büyük ölçekte rahatça paylaşamaz; büyüyen okulların API’ye geçmesinin nedeni budur. WhatsApp birden fazla kullanıcı ve ekip gelen kutusu yazısına bakın.
Okullar için WhatsApp kullanım senaryoları
| Kullanım senaryosu | Kim başlatır | Mesaj türü | Sorumlu |
|---|---|---|---|
| Kurs ve program bilgi talepleri | Veli veya öğrenci | 24 saatlik pencerede serbest biçimli yanıt | Kayıt veya yapay zekâ asistanı |
| Deneme dersleri ve seviye belirleme sınavları | Veli veya öğrenci | Serbest biçimli yanıt veya WhatsApp Flow | Kayıt |
| Başvurular ve belgeler | Okul | WhatsApp Flow, dosyalı yanıtlar | Kayıt |
| Aidat ve taksit hatırlatmaları | Okul | Utility (hizmet) şablonu | Muhasebe |
| Sınav, son tarih ve etkinlik duyuruları | Okul | Utility (hizmet) şablonu | Akademik ofis |
| Bir öğretmene mesajlar | Veli | Serbest biçimli yanıt | Sınıf öğretmeni |
| Açık günler ve yeni kurslar | Okul | Pazarlama şablonu | Pazarlama, yalnızca izin vermiş kişiler |
Program sorularını tek bir kaynaktan yanıtlayın
Veliler yaş gruplarını, seviyeleri, programları, ücretleri, konumu ve derslerin online mı yoksa yüz yüze mi olduğunu sorar. Bu yanıtları ekibinizin ve varsa bir asistanın kullandığı tek bir yerde tutun ve programları uzun PDF’ler yerine kısa kartlar olarak gönderin:
Veli: Merhaba, 10 yaşındaki çocuğum için Cumartesi İngilizce dersiniz var mı?
Okul: Merhaba Ayşe Hanım, evet. Young Learners A2 grubumuz Cumartesi günleri
10:00-12:00 arasında Kadıköy şubesinde yapılıyor, ayrıca online seçeneği de var.
Ücretsiz bir deneme dersi ayırtmak ister misiniz?
[Deneme dersi ayırt] [Ücretleri gör]Deneme derslerini ve seviye belirleme sınavlarını planlayın
Uygun saatleri sunun, yazılı olarak onaylayın ve bir gün önce hatırlatın. Bir WhatsApp Flow, öğrencinin adını, yaşını ve seviyesini tek adımda toplayabilir. Randevu mantığı WhatsApp randevu alma rehberimizde, düğmeler, listeler ve Flow’lar ise WhatsApp etkileşimli mesajlar yazısında ayrıntılı olarak anlatılıyor.
E-posta trafiği olmadan başvuru alın
Kayıt süreci genellikle eksik evraklarda tıkanır. Her programın neye ihtiyaç duyduğunu listeleyin, bunları sohbette isteyin, nelerin ulaştığını onaylayın ve aileye hâlâ neyin eksik olduğunu hatırlatın. Hiç kimse gözden kaçmasın diye her adayı net aşamalardan (bilgi talebi, başvuru, belgeler, değerlendirme, teklif, kayıtlı) geçirerek takip edin.
Ödeme bağlantısıyla aidat hatırlatmaları gönderin
WhatsApp’ın personel zamanından en çok tasarruf sağladığı yer taksitlerdir:
Merhaba {{1}}, {{4}} için {{3}} tutarındaki {{2}} taksitinin son ödeme tarihinin {{5}} olduğunu hatırlatırız.
Aşağıdaki düğmeyle güvenle ödeme yapabilirsiniz.
[Şimdi öde] [Beni arayın]Ödeme sağlayıcınız ödemeyi onayladığında aynı sohbette bir makbuz gönderin ve kalan hatırlatmaları durdurun. WhatsApp sohbetlerinde ödeme alma rehberimiz ödeme bağlantılarını daha ayrıntılı ele alıyor.
Sınav takvimleri, son tarihler ve etkinlikler
Duyuruları her aileye değil, ilgili gruba gönderin. Bir sınavdan veya kayıt son tarihinden birkaç gün önce tarih, saat ve yeri içeren bir hatırlatma, “haberim yoktu” konuşmalarının çoğunu önler.
Veli mesajlarını doğru kişiye yönlendirin
Bir velinin öğretmene yazdığı mesaj o öğretmene ulaşmalı, aidatla ilgili sorular ise muhasebeye gitmelidir. Net yönlendirme, öğretmenleri fatura sorularından uzak tutar ve velilerin yanlış kişiyi beklemesini önler.
Okullar için WhatsApp şablonları
24 saatlik müşteri hizmetleri penceresi dışında başlattığınız mesajlar onaylı şablon mesajlar olmalıdır. Meta’nın yönergeleri, utility şablonlarının promosyon içermemesi ve kullanıcıya özel olması ya da kullanıcı tarafından istenmiş olması gerektiğini söyler. Bir öğrencinin kendi sınıfı, aidatı ve belgeleri hakkındaki duyurular genellikle uyar; yeni kurslar için tanıtım ise pazarlamadır.
Deneme dersi onayı (utility / hizmet)
Deneme dersiniz planlandı, {{1}}.
Program: {{2}}
Tarih ve saat: {{3}}
Konum: {{4}}
Bir şeyi değiştirmeniz gerekirse buradan yanıtlayın.Eksik belge hatırlatması (utility / hizmet)
Merhaba {{1}}, {{2}} için başvurduğunuz için teşekkür ederiz. Başvuruyu tamamlamak
için hâlâ şunlara ihtiyacımız var: {{3}}. Bunları buradan fotoğraf veya PDF olarak gönderebilirsiniz.Sınav duyurusu (utility / hizmet)
Merhaba {{1}}, {{2}} öğrencimizin {{3}} sınavının {{4}} tarihinde saat {{5}}'te {{6}} konumunda
yapılacağını hatırlatırız. Lütfen 15 dakika erken gelin.Açık gün daveti (pazarlama, yalnızca izin vermiş kişiler)
Merhaba {{1}}, {{2}}, {{3}} tarihinde açık gün düzenliyor. Öğretmenlerimizle tanışın,
sınıfları görün ve örnek bir ders deneyin. Çıkmak için "Güncellemeleri durdur" düğmesine dokunun.
[Yer ayırt] [Güncellemeleri durdur]Erken kayıt indirimini bir aidat hatırlatmasının içine saklamayın; bu onu pazarlamaya dönüştürür. Daha fazla örnek için WhatsApp şablon mesaj örneklerine bakın.
Okullar için WhatsApp kuralları
- Doğru kişiden onay (opt-in). WhatsApp Business Mesajlaşma Politikası, yalnızca numarasını size veren ve işletmenizden haber almayı kabul eden kişilere mesaj göndermenize izin verir. Küçük öğrenciler için bu genellikle veli veya vasidir. Kayıt formunuza bir onay satırı ekleyin; ifade örnekleri için WhatsApp onay (opt-in) rehberimize bakın.
- Pazarlama için ayrı onay. Aidat ve sınav duyurularını kabul eden bir aile, gelecek yılın yaz kampı promosyonlarını kabul etmiş sayılmaz. Listeleri ayrı tutun.
- Durdurma taleplerine saygı gösterin. Politika, WhatsApp’tan ya da telefonla gelen her durdurma talebine uymanızı şart koşar.
- Kimlik bilgilerini koruyun. Politika, kişilerden tam ödeme kartı numaralarını, finansal hesap numaralarını, kişisel kimlik kartı numaralarını veya diğer hassas tanımlayıcıları paylaşmalarını istememenizi söyler. Sohbette kart bilgileri yerine ödeme bağlantıları kullanın ve bu yolla hangi başvuru belgelerini istediğinizi politikaya ve yerel veri koruma mevzuatınıza göre gözden geçirin.
- Sağlık bilgilerinde dikkatli olun. Politika, yerel düzenlemelerin sağlık bilgilerinin gelişmiş güvenceleri olmayan sistemlerle paylaşılmasını yasakladığı durumlarda bu bilgileri göndermeyi veya istemeyi kısıtlar. Bu kuralların geçerli olduğu yerlerde tıbbi formları güvenli sistemlerinizden toplayın.
- Bir insan sunun. Yanıtları otomatikleştirdiğinizde politika, bir personele aktarma, telefon numarası veya e-posta gibi net bir devir yolu şart koşar.
WhatsApp mesajlaşmasının bir okula maliyeti
WhatsApp, 1 Temmuz 2025’ten beri iletilen mesaj başına, kategoriye (pazarlama, utility, kimlik doğrulama) ve alıcının ülke koduna göre ücret alıyor. 1 Ekim 2026’dan beri Meta, hizmet mesajlarından (24 saatlik pencere içindeki serbest biçimli yanıtlarınız) ve bu pencere içinde gönderilen utility şablonlarından da pazarın utility ücretiyle ücret alıyor.
Toplu mesaj hesaplayıcımızdaki Ekim 2026 ücretlerini kullanan iki çalışılmış örnek:
| Okul | Mesaj | Aylık hacim | Ücret (USD) | Maliyet (USD) |
|---|---|---|---|---|
| Türkiye’de dil okulu | Aidat hatırlatmaları, 1,500 aile x 2 (utility) | 3,000 | 0.0009 | 2.70 |
| Türkiye’de dil okulu | Açık gün daveti (pazarlama) | 5,000 | 0.0109 | 54.50 |
| Birleşik Krallık’ta özel okul | Aidat ve sınav duyuruları (utility) | 3,000 | 0.022 | 66.00 |
| Birleşik Krallık’ta özel okul | Açık gün daveti (pazarlama) | 2,000 | 0.0635 | 127.00 |
Utility hatırlatmaları, kazandırdıkları personel zamanına kıyasla ucuzdur; maliyetler pazarlama gönderimlerinde büyür, bu yüzden onları hedefleyin. Velilere verilen yanıtlar, utility ücretiyle hizmet mesajı sayılır. Tüm tablo için WhatsApp Business API fiyatlandırmasına bakın.
MonoChat’te okul mesajlaşması nasıl yürütülür?
MonoChat resmi bir Meta Business Partner’dır. Okulunuzun WhatsApp Business API numarasını, ayrıca Instagram ve web sohbetini bağlayın; kayıt, muhasebe ve öğretmenler tek bir ortak ekip gelen kutusundan yanıt versin. Eğitim çözümü sayfası, bilgi talebinden kayda giden yolculuğu gösterir; öğrenci kayıt akışları ve veli iletişimi otomasyonu için de ayrı sayfalar vardır.
MonoChat Store’dan School Assistant
School Assistant; dil okulları, kurslar ve etüt merkezleri, özel okullar ve üniversite kabul ofisleri için yapay zekâ destekli bir kabul ofisidir. WhatsApp’ta, Instagram’da ve web sohbetinde, günün her saati, sesli mesajlar dahil velinin veya öğrencinin kendi dilinde çalışır. Kurumunuzun türünü bir kez seçersiniz; ifadeler, belgeler ve varsayılanlar buna göre şekillenir. Uygulamada şunları yapar:
- Programları kartlar olarak gönderir; yaşa, seviyeye, konuya ve biçime (yüz yüze, online veya hibrit) göre eşleştirilmiş, fotoğraf, ücret ve programla birlikte.
- Deneme derslerini ve seviye belirleme sınavlarını planlar; ya ofisinizin onayladığı talepler olarak ya da yer olduğu sürece hemen onaylanarak.
- Başvuruları sohbette alır. Her programda gereken belgeler listelenir; sohbette gönderilen fotoğraflar ve PDF’ler başvuruya dosyalanır, her birini kabul eder veya reddedersiniz ve aileye hâlâ neyin eksik olduğu hatırlatılır.
- Her adayı takip eder; Inquiry’den Application, Documents, Assessment ve Offer üzerinden Enrolled veya Lost’a kadar; yeni başvuruları kayıt personeline sırayla atar ve geciken olanları işaretler.
- Taksitli aidatları yönetir. Hatırlatmalar son ödeme tarihinden önce ve gecikme olduğunda, Şimdi öde ve Beni arayın ile gönderilir. Bir ödeme entegrasyonuyla, Şimdi öde bir ödeme bağlantısı gönderir, ödeme kaydedilir ve bir makbuz gönderilir; entegrasyon yoksa ödeme talimatlarınız gönderilir.
- Kayıtlı aileleri bilgilendirir; bir grup veya tümü için sınav, son tarih ve etkinlik hatırlatmaları, azar azar gönderilen duyurular ve sınıf öğretmenine iletilen veli mesajlarıyla.
Bir kişiye ihtiyaç duyulduğunda ekibinize devreder. Her otomatik mesajın kendi anahtarı vardır, WhatsApp şablonları sizin için numaranızda yazılıp gönderilir ve sessiz saatlerde ya da durdur diyen kimseye hiçbir şey gönderilmez. Kampanyalar varsayılan olarak kapalıdır ve son 14 günde ulaşılan kişileri dışarıda bırakır.
Ücretsiz Basic planla (bir temsilci, bir kanal) app.monochat.ai adresinden başlayabilir, planları fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Kaynaklar
Bunu MonoChat ile uygulayın