Layanan pelanggan
WhatsApp untuk Sekolah: Penerimaan Siswa Baru, Pengingat SPP, dan Komunikasi dengan Orang Tua
Orang tua dan calon siswa sudah mengirim pesan ke sekolah lewat WhatsApp. Berikut cara sekolah bahasa, pusat kursus, sekolah swasta, dan kantor penerimaan mahasiswa baru memakainya untuk pertanyaan, pendaftaran, biaya, dan pengumuman tanpa kehilangan kendali.
Tim MonoChat Diperbarui: 7 menit baca
Di halaman ini
WhatsApp untuk sekolah berarti menggunakan WhatsApp Business Platform untuk menjawab pertanyaan orang tua dan siswa, menjadwalkan kelas percobaan dan tes penempatan, menerima pendaftaran, mengirim pengingat biaya sekolah, serta membagikan pemberitahuan ujian dan acara dari satu nomor sekolah yang dapat dipakai bersama oleh bagian penerimaan, keuangan, dan guru. Cocok untuk sekolah bahasa, pusat kursus dan bimbingan belajar, sekolah swasta, dan kantor penerimaan mahasiswa baru, tempat keluarga sudah lebih suka pesan singkat daripada telepon.
Jika dilakukan dengan baik, WhatsApp mempersingkat jalan dari “Ada kelas percobaan hari Sabtu?” hingga siswa terdaftar dan biaya terbayar. Jika dilakukan dengan buruk, hasilnya adalah tumpukan grup orang tua dan ponsel pribadi. Panduan ini membahas kasus penggunaan, contoh pesan dan template, aturan tentang persetujuan dan data, biaya, serta cara menyiapkannya di MonoChat.
Mengapa sekolah beralih ke nomor bisnis WhatsApp
Sebagian besar sekolah sudah memakai WhatsApp, hanya saja bukan dengan cara yang mereka kendalikan. Grup kelas berjalan dari ponsel guru, staf penerimaan menjawab dari nomor mereka sendiri, dan ketika seseorang pergi, riwayatnya ikut pergi. Nomor bisnis bersama mengubah hal itu:
- Privasi. Orang tua berbicara dengan sekolah secara pribadi, dan nomor mereka tidak terlihat oleh keluarga lain.
- Kepemilikan. Setiap percakapan menjadi milik sekolah, lengkap dengan penugasan dan riwayat yang bisa dibaca staf berikutnya.
- Kecepatan dalam penerimaan. Calon siswa yang membandingkan tiga sekolah akan memilih yang menjawab malam ini.
- Lebih sedikit pembayaran dan tenggat yang terlewat. Pengingat di chat yang dibaca orang tua setiap hari lebih efektif daripada email yang masuk ke folder promosi.
Beberapa staf tidak bisa berbagi aplikasi WhatsApp Business dengan nyaman pada skala besar, itulah sebabnya sekolah yang berkembang beralih ke API. Lihat WhatsApp multi-pengguna dan inbox tim.
Kasus penggunaan WhatsApp untuk sekolah
| Kasus penggunaan | Siapa yang memulai | Jenis pesan | Penanggung jawab |
|---|---|---|---|
| Pertanyaan tentang kursus dan program | Orang tua atau siswa | Balasan bentuk bebas di jendela 24 jam | Bagian penerimaan atau asisten AI |
| Kelas percobaan dan tes penempatan | Orang tua atau siswa | Balasan bentuk bebas atau WhatsApp Flow | Bagian penerimaan |
| Pendaftaran dan dokumen | Sekolah | WhatsApp Flow, balasan dengan file | Bagian penerimaan |
| Pengingat biaya dan cicilan | Sekolah | Template utility | Bagian keuangan |
| Pemberitahuan ujian, tenggat, dan acara | Sekolah | Template utility | Bagian akademik |
| Pesan untuk guru | Orang tua | Balasan bentuk bebas | Wali kelas |
| Open day dan kursus baru | Sekolah | Template marketing | Bagian marketing, hanya untuk kontak yang opt-in |
Jawab pertanyaan program dari satu sumber
Orang tua bertanya tentang kelompok usia, level, jadwal, biaya, lokasi, dan apakah kelas berlangsung online atau tatap muka. Simpan jawaban itu di satu tempat yang dipakai tim Anda dan asisten mana pun, dan kirim program sebagai kartu singkat, bukan PDF yang panjang:
Orang tua: Halo, apakah ada kelas bahasa Inggris untuk anak usia 10 tahun hari Sabtu?
Sekolah: Halo Bu Ayu, ada. Kelompok Young Learners A2 kami belajar hari Sabtu pukul 10:00
sampai 12:00 di cabang Kemang, dan ada juga opsi online.
Apakah Ibu ingin memesan kelas percobaan gratis?
[Pesan kelas percobaan] [Lihat biaya]Jadwalkan kelas percobaan dan tes penempatan
Tawarkan waktu yang tersedia, konfirmasi secara tertulis, dan ingatkan sehari sebelumnya. WhatsApp Flow dapat mengumpulkan nama, usia, dan level siswa dalam satu langkah. Logika booking dibahas rinci di panduan booking janji temu WhatsApp kami, dan tombol, daftar, serta Flow di pesan interaktif WhatsApp.
Terima pendaftaran tanpa email bolak-balik
Penerimaan biasanya macet karena berkas yang kurang. Daftarkan apa yang dibutuhkan setiap program, minta di chat, konfirmasi apa yang sudah diterima, dan ingatkan keluarga tentang apa yang masih kurang. Lacak setiap pendaftar melalui tahapan yang jelas (pertanyaan, pendaftaran, dokumen, asesmen, penawaran, terdaftar) agar tidak ada yang terlewat.
Kirim pengingat biaya dengan tautan pembayaran
Cicilan adalah bagian yang paling menghemat waktu staf berkat WhatsApp:
Halo {{1}}, pengingat bahwa cicilan {{2}} sebesar {{3}} untuk {{4}} jatuh tempo pada {{5}}.
Anda dapat membayar dengan aman melalui tombol di bawah.
[Bayar sekarang] [Hubungi saya]Ketika penyedia pembayaran Anda mengonfirmasi pembayaran, kirim tanda terima di chat yang sama dan hentikan sisa pengingat. Panduan kami tentang menerima pembayaran di chat WhatsApp membahas tautan pembayaran lebih dalam.
Jadwal ujian, tenggat, dan acara
Kirim pemberitahuan kepada kelompok yang bersangkutan, bukan kepada setiap keluarga. Pengingat beberapa hari sebelum ujian atau tenggat pendaftaran, lengkap dengan tanggal, waktu, dan tempat, mencegah sebagian besar percakapan “saya tidak tahu”.
Arahkan pesan orang tua kepada orang yang tepat
Pesan orang tua untuk guru harus sampai kepada guru tersebut, sedangkan pertanyaan tentang biaya diteruskan ke bagian keuangan. Perutean yang jelas menjauhkan guru dari pertanyaan tagihan dan mencegah orang tua menunggu orang yang salah.
Template WhatsApp untuk sekolah
Pesan yang Anda mulai di luar jendela layanan pelanggan 24 jam harus berupa pesan template yang disetujui. Pedoman Meta menyatakan bahwa template utility harus nonpromosi dan spesifik untuk atau diminta oleh pengguna. Pemberitahuan tentang kelas, biaya, dan dokumen seorang siswa biasanya sesuai; perekrutan untuk kursus baru adalah marketing.
Konfirmasi kelas percobaan (utility)
Kelas percobaan Anda sudah dijadwalkan, {{1}}.
Program: {{2}}
Tanggal dan waktu: {{3}}
Lokasi: {{4}}
Balas di sini jika Anda perlu mengubah sesuatu.Pengingat dokumen yang kurang (utility)
Halo {{1}}, terima kasih telah mendaftar ke {{2}}. Kami masih memerlukan hal berikut untuk melengkapi
pendaftaran: {{3}}. Anda dapat mengirimkannya di sini sebagai foto atau PDF.Pemberitahuan ujian (utility)
Halo {{1}}, pengingat bahwa ujian {{3}} milik {{2}} diadakan pada {{4}} pukul {{5}} di {{6}}.
Mohon hadir 15 menit lebih awal.Undangan open day (marketing, hanya untuk kontak yang opt-in)
Halo {{1}}, {{2}} mengadakan open day pada {{3}}. Temui guru kami, lihat
ruang kelas, dan coba pelajaran contoh. Ketuk "Berhenti menerima info" untuk berhenti berlangganan.
[Pesan tempat] [Berhenti menerima info]Jangan menyelipkan diskon early-bird ke dalam pengingat biaya; itu mengubahnya menjadi marketing. Untuk contoh lainnya, lihat contoh pesan template WhatsApp.
Aturan untuk sekolah di WhatsApp
- Opt-in dari orang yang tepat. Kebijakan Pesan WhatsApp Business hanya mengizinkan Anda mengirim pesan kepada orang yang memberikan nomornya kepada Anda dan setuju mendengar kabar dari bisnis Anda. Untuk siswa yang lebih muda, itu biasanya orang tua atau wali. Tambahkan kalimat persetujuan pada formulir pendaftaran Anda, dan lihat panduan opt-in WhatsApp kami untuk contoh kalimatnya.
- Persetujuan terpisah untuk marketing. Keluarga yang menyetujui pemberitahuan biaya dan ujian belum menyetujui promosi untuk kemah musim panas tahun depan. Pisahkan daftarnya.
- Hormati permintaan berhenti. Kebijakan mewajibkan Anda menghormati setiap permintaan berhenti, baik datang lewat WhatsApp maupun telepon.
- Lindungi pengenal. Kebijakan menyatakan agar tidak meminta orang membagikan nomor kartu pembayaran lengkap, nomor rekening keuangan, nomor kartu identitas pribadi, atau pengenal sensitif lainnya. Gunakan tautan pembayaran, bukan detail kartu di chat, dan tinjau dokumen pendaftaran mana yang Anda minta dengan cara ini terhadap kebijakan dan hukum pelindungan data setempat.
- Berhati-hatilah dengan informasi kesehatan. Kebijakan membatasi pengiriman atau permintaan informasi kesehatan di tempat aturan setempat melarang membagikannya dengan sistem yang tidak memiliki perlindungan ekstra. Kumpulkan formulir medis melalui sistem aman Anda jika aturan tersebut berlaku.
- Tawarkan manusia. Ketika Anda mengotomatiskan balasan, kebijakan mewajibkan jalur eskalasi yang jelas, seperti pengalihan ke staf, nomor telepon, atau email.
Biaya pesan WhatsApp untuk sekolah
WhatsApp menagih per pesan terkirim sejak 1 Juli 2025, berdasarkan kategori (marketing, utility, autentikasi) dan kode negara penerima. Sejak 1 Oktober 2026, Meta juga menagih pesan layanan (balasan bentuk bebas Anda di dalam jendela 24 jam) dan template utility yang dikirim di dalam jendela tersebut, dengan tarif utility pasar tersebut.
Dua contoh perhitungan menggunakan tarif Oktober 2026 di kalkulator pesan massal kami:
| Sekolah | Pesan | Volume per bulan | Tarif (USD) | Biaya (USD) |
|---|---|---|---|---|
| Sekolah bahasa di Turki | Pengingat biaya, 1.500 keluarga x 2 (utility) | 3.000 | 0.0009 | 2.70 |
| Sekolah bahasa di Turki | Undangan open day (marketing) | 5.000 | 0.0109 | 54.50 |
| Sekolah swasta di Inggris | Pemberitahuan biaya dan ujian (utility) | 3.000 | 0.022 | 66.00 |
| Sekolah swasta di Inggris | Undangan open day (marketing) | 2.000 | 0.0635 | 127.00 |
Pengingat utility murah dibandingkan waktu staf yang dihemat; pengiriman marketing adalah tempat biaya membengkak, jadi targetkan dengan cermat. Balasan kepada orang tua dihitung sebagai pesan layanan dengan tarif utility. Untuk gambaran lengkap, lihat harga WhatsApp Business API.
Cara menjalankan pesan sekolah di MonoChat
MonoChat adalah Meta Business Partner resmi. Hubungkan nomor WhatsApp Business API sekolah Anda, ditambah Instagram dan web chat, dan bagian penerimaan, keuangan, serta guru menjawab dari satu Inbox tim terpadu. Halaman solusi pendidikan menampilkan perjalanan dari pertanyaan hingga pendaftaran, dengan halaman khusus untuk alur pendaftaran siswa dan otomatisasi komunikasi orang tua.
School Assistant dari MonoChat Store
School Assistant adalah kantor penerimaan berbasis AI untuk sekolah bahasa, pusat kursus dan bimbingan belajar, sekolah swasta, dan kantor penerimaan mahasiswa baru. Aplikasi ini bekerja di WhatsApp, Instagram, dan web chat, sepanjang waktu, dalam bahasa orang tua atau siswa sendiri, termasuk pesan suara. Anda memilih jenis institusi Anda sekali, dan kata-kata, dokumen, serta pengaturan bawaan mengikutinya. Dalam praktiknya aplikasi ini:
- Mengirim program sebagai kartu yang disesuaikan dengan usia, level, mata pelajaran, dan format (tatap muka, online, atau hybrid), lengkap dengan foto, biaya, dan jadwal.
- Menjadwalkan kelas percobaan dan tes penempatan, baik sebagai permintaan yang dikonfirmasi kantor Anda maupun dikonfirmasi langsung selama masih ada tempat.
- Menerima pendaftaran di chat. Setiap program mencantumkan dokumen yang dibutuhkan; foto dan PDF yang dikirim di chat diarsipkan pada pendaftaran, Anda menerima atau menolak masing-masing, dan keluarga diingatkan tentang apa yang masih kurang.
- Melacak setiap pendaftar dari Pertanyaan melalui Pendaftaran, Dokumen, Asesmen, dan Penawaran hingga Terdaftar atau Batal, menugaskan pendaftaran baru kepada staf penerimaan secara bergiliran dan menandai yang terlambat.
- Menangani biaya dalam cicilan. Pengingat dikirim sebelum jatuh tempo dan saat terlambat, dengan Bayar sekarang dan Hubungi saya. Dengan integrasi pembayaran, Bayar sekarang mengirim tautan pembayaran, pembayaran dicatat, dan tanda terima dikirim; tanpa integrasi, petunjuk pembayaran Anda yang dikirim.
- Menjaga keluarga siswa terdaftar tetap mendapat informasi dengan pengingat ujian, tenggat, dan acara untuk satu kelompok atau semuanya, pengumuman yang dikirim sedikit demi sedikit, dan pesan orang tua yang diteruskan kepada wali kelas.
Setiap kali manusia dibutuhkan, aplikasi menyerahkan ke tim Anda. Setiap pesan otomatis memiliki sakelar sendiri, template WhatsApp ditulis dan diajukan di nomor Anda untuk Anda, dan tidak ada yang terkirim pada jam tenang atau kepada siapa pun yang sudah meminta berhenti. Kampanye nonaktif secara default dan tidak menyertakan orang yang dihubungi dalam 14 hari terakhir.
Anda dapat mulai dengan paket Basic gratis (satu agen, satu kanal) di app.monochat.ai dan membandingkan paket di halaman harga kami.
Sumber
Terapkan dengan MonoChat