خدمات مشتری
واتساب برای مدارس: ثبتنام، یادآوری شهریه و ارتباط با اولیا
اولیا و متقاضیان همین حالا در واتساب به مدارس پیام می‌دهند. آموزشگاه‌های زبان، مراکز آموزشی، مدارس غیردولتی و دفاتر پذیرش دانشگاه‌ها چگونه از آن برای استعلام، ثبتنام، شهریه و اطلاعیه‌ها استفاده میکنند، بی‌آنکه کنترل را از دست بدهند.
تیم MonoChat به‌روزرسانی: 8 دقیقه مطالعه
در این صفحه
واتساب برای مدارس یعنی استفاده از WhatsApp Business Platform برای پاسخ به استعلامهای اولیا و دانش‌آموزان، رزرو جلسهی آزمایشی و آزمون تعیین سطح، دریافت درخواست‌ها، ارسال یادآوری شهریه و اشتراک اطلاعیههای امتحان و رویداد، از یک شمارهی مدرسه که پذیرش، حسابداری و معلمان همگی میتوانند از آن کار کنند. این برای آموزشگاه‌های زبان، مراکز آموزشی و تدریس خصوصی، مدارس غیردولتی و دفاتر پذیرش دانشگاه‌ها مناسب است، جاهایی که خانواده‌ها از قبل یک پیام سریع را به تماس تلفنی ترجیح می‌دهند.
اگر خوب انجام شود، مسیر از «شنبه کلاس آزمایشی دارید؟» تا دانش‌آموز ثبت‌نام‌شده و شهریه‌ی پرداخت‌شده را کوتاه میکند. اگر بد انجام شود، به انبوهی از گروه‌های اولیا و گوشی‌های شخصی تبدیل می‌شود. این راهنما کاربردها، نمونه پیام‌ها و قالب‌ها، قواعد رضایت و داده، هزینه‌ها و روش راه‌اندازی در MonoChat را پوشش میدهد.
چرا مدارس به شمارهی کسبوکار واتساب می‌روند
بیشتر مدارس از قبل از واتساب استفاده میکنند، فقط به شکلی که کنترلش را در دست ندارند. گروه‌های کلاس از گوشی معلم اداره می‌شوند، کارکنان پذیرش از شماره‌های خودشان پاسخ می‌دهند و وقتی کسی می‌رود، سابقه هم با او می‌رود. یک شمارهی کسبوکار مشترک این را تغییر میدهد:
- حریم خصوصی. اولیا یکبهیک با مدرسه صحبت میکنند و شماره‌هایشان برای بقیه‌ی خانواده‌ها دیده نمی‌شود.
- مالکیت. هر گفتگو متعلق به مدرسه است، با ارجاع و سابقهای که کارمند بعدی میتواند بخواند.
- سرعت در پذیرش. متقاضی‌ای که سه مدرسه را مقایسه میکند، همان را انتخاب میکند که امشب پاسخ میدهد.
- پرداخت‌ها و مهلت‌های کمتر از دست‌رفته. یادآوری در گفتگویی که اولیا هر روز می‌خوانند، از ایمیلی که در پوشه‌ی تبلیغات می‌افتد بهتر است.
چند کارمند نمی‌توانند در مقیاس بالا به راحتی از اپ WhatsApp Business مشترکاً استفاده کنند و برای همین مدارس در حال رشد به API می‌روند. چند کاربر در واتساب و صندوق ورودی تیمی را ببینید.
کاربردهای واتساب برای مدارس
| کاربرد | چه کسی شروع میکند | نوع پیام | مسئول |
|---|---|---|---|
| استعلام دربارهی دوره‌ها و برنامه‌ها | ولی یا دانش‌آموز | پاسخ آزاد در بازه‌ی 24 ساعته | پذیرش یا دستیار هوش مصنوعی |
| جلسهی آزمایشی و آزمون تعیین سطح | ولی یا دانش‌آموز | پاسخ آزاد یا WhatsApp Flow | پذیرش |
| درخواست‌ها و مدارک | مدرسه | WhatsApp Flow، پاسخ‌ها با فایل | پذیرش |
| یادآوری شهریه و اقساط | مدرسه | قالب خدماتی (utility) | حسابداری |
| اطلاعیههای امتحان، مهلت و رویداد | مدرسه | قالب خدماتی (utility) | دفتر آموزشی |
| پیام برای معلم | ولی | پاسخ آزاد | معلم کلاس |
| روزهای بازدید و دوره‌های جدید | مدرسه | قالب بازاریابی | بازاریابی، فقط مخاطبان دارای رضایت |
پاسخ به سوالات برنامه‌ها از یک منبع
اولیا دربارهی گروه‌های سنی، سطح‌ها، برنامه‌ی کلاس‌ها، شهریه، نشانی و اینکه کلاس‌ها آنلاین است یا حضوری می‌پرسند. این پاسخ‌ها را در یک جا نگه دارید که تیم شما و هر دستیاری از آن استفاده کند و برنامه‌ها را به‌جای PDFهای طولانی به‌صورت کارت‌های کوتاه بفرستید:
ولی: سلام، برای یک بچه‌ی 10 ساله کلاس انگلیسی شنبه‌ها دارید؟
مدرسه: سلام آیسان‌جان، بله. گروه Young Learners A2 ما شنبه‌ها از ساعت 10:00
تا 12:00 در شعبه‌ی کادی‌کوی برگزار می‌شود و گزینه‌ی آنلاین هم داریم.
مایل هستید یک جلسهی آزمایشی رایگان رزرو کنید؟
[رزرو جلسهی آزمایشی] [دیدن شهریه]رزرو جلسه‌های آزمایشی و آزمون‌های تعیین سطح
زمان‌های موجود را پیشنهاد دهید، کتبی تأیید کنید و یک روز قبل یادآوری بفرستید. یک WhatsApp Flow میتواند نام، سن و سطح دانش‌آموز را در یک گام جمع کند. منطق رزرو در راهنمای نوبت‌دهی در واتساب و دکمه‌ها، فهرست‌ها و Flowها در پیامهای تعاملی واتساب ما به‌تفصیل آمده است.
بدون رفت‌وبرگشت ایمیلی درخواست‌ها را بگیرید
پذیرش معمولاً سر مدارک ناقص متوقف می‌شود. فهرست کنید هر برنامه به چه چیزی نیاز دارد، در گفتگو آن را بخواهید، آنچه رسیده را تأیید کنید و به خانواده یادآوری کنید چه چیزی هنوز کم است. هر متقاضی را در مرحله‌های روشن (استعلام، درخواست، مدارک، ارزیابی، پیشنهاد، ثبت‌نام‌شده) دنبال کنید تا هیچ‌کس جا نماند.
یادآوری شهریه را با لینک پرداخت بفرستید
اقساط جایی است که واتساب بیشترین وقت کارکنان را صرفه‌جویی میکند:
سلام {{1}}، یادآوری می‌کنیم قسط {{2}} به مبلغ {{3}} برای {{4}} در تاریخ {{5}} سررسید می‌شود.
می‌توانید با دکمه‌ی زیر به‌صورت امن پرداخت کنید.
[همین حالا پرداخت] [با من تماس بگیرید]وقتی ارائهدهندهی پرداخت شما پرداخت را تأیید کرد، در همان گفتگو رسید بفرستید و یادآوری‌های باقی‌مانده را متوقف کنید. راهنمای ما دربارهی دریافت پرداخت در گفتگوهای واتساب لینک‌های پرداخت را عمیق‌تر پوشش میدهد.
برنامه‌ی امتحان‌ها، مهلت‌ها و رویدادها
اطلاعیه‌ها را به گروهی بفرستید که به آن مربوط می‌شود، نه به همه‌ی خانواده‌ها. یادآوری چند روز پیش از امتحان یا مهلت ثبتنام، همراه با تاریخ، ساعت و مکان، بیشتر گفتگوهای «من خبر نداشتم» را پیشگیری میکند.
پیامهای اولیا را به فرد درست برسانید
پیام یک ولی برای معلم باید به همان معلم برسد، در حالی که سوالات شهریه به حسابداری می‌روند. مسیریابی روشن معلمان را از سوالات مالی دور نگه میدارد و مانع می‌شود اولیا منتظر فرد اشتباه بمانند.
قالب‌های واتساب برای مدارس
پیام‌هایی که خارج از بازه‌ی خدمات مشتری 24 ساعته آغاز می‌کنید باید پیامهای قالب تأییدشده باشند. رهنمودهای Meta می‌گوید قالب‌های خدماتی باید تبلیغاتی نباشند و یا مختص کاربر باشند یا از سوی او درخواست شده باشند. اطلاعیههای مربوط به کلاس، شهریه و مدارک خود دانش‌آموز معمولاً می‌خوانند؛ جذب برای دوره‌های جدید بازاریابی است.
تأیید جلسهی آزمایشی (خدماتی)
جلسهی آزمایشی شما رزرو شد، {{1}}.
برنامه: {{2}}
تاریخ و ساعت: {{3}}
مکان: {{4}}
اگر نیاز به تغییر دارید همین‌جا پاسخ بدهید.یادآوری مدارک ناقص (خدماتی)
سلام {{1}}، از اینکه برای {{2}} درخواست داده‌اید سپاسگزاریم. برای تکمیل
درخواست هنوز به این موارد نیاز داریم: {{3}}. می‌توانید آنها را همین‌جا به‌صورت عکس یا PDF بفرستید.اطلاعیه‌ی امتحان (خدماتی)
سلام {{1}}، یادآوری می‌کنیم امتحان {{3}} برای {{2}} در تاریخ {{4}} ساعت {{5}} در {{6}} برگزار می‌شود.
لطفاً 15 دقیقه زودتر حاضر شوید.دعوت به روز بازدید (بازاریابی، فقط مخاطبان دارای رضایت)
سلام {{1}}، {{2}} در تاریخ {{3}} روز بازدید برگزار میکند. با معلمان ما آشنا شوید،
کلاس‌ها را ببینید و یک درس نمونه را امتحان کنید. برای لغو دریافت، «توقف اطلاعیه‌ها» را بزنید.
[رزرو جا] [توقف اطلاعیه‌ها]تخفیف ثبتنام زودهنگام را لای یادآوری شهریه پنهان نکنید؛ این کار آن را به بازاریابی تبدیل میکند. برای نمونه‌های بیشتر، نمونه‌های قالب پیام واتساب را ببینید.
قواعد مدارس در واتساب
- opt-in از فرد درست. سیاست پیامرسانی کسبوکار واتساب فقط اجازه میدهد به کسانی پیام بدهید که شماره‌شان را به شما داده‌اند و موافقت کرده‌اند از کسبوکار شما خبر بگیرند. برای دانش‌آموزان کم‌سن‌تر این معمولاً ولی یا سرپرست است. یک سطر رضایت به فرم ثبتنام خود اضافه کنید و برای متن آن راهنمای opt-in واتساب ما را ببینید.
- رضایت جدا برای بازاریابی. خانواده‌ای که با اطلاعیههای شهریه و امتحان موافقت کرده، با تبلیغات اردوی تابستانی سال بعد موافقت نکرده است. فهرست‌ها را از هم جدا نگه دارید.
- توقف‌ها را رعایت کنید. سیاست از شما می‌خواهد هر درخواست توقف را، چه در واتساب چه تلفنی، رعایت کنید.
- شناسه‌ها را محافظت کنید. سیاست می‌گوید از مردم نخواهید شمارهی کامل کارت پرداخت، شمارهی حساب مالی، شمارهی کارت شناسایی شخصی یا سایر شناسه‌های حساس را به اشتراک بگذارند. از لینک پرداخت استفاده کنید، نه جزئیات کارت در گفتگو، و مدارک درخواستی‌ای را که به این روش می‌گیرید با سیاست و قانون محلی حفاظت از داده بسنجید.
- دربارهی اطلاعات سلامت مراقب باشید. سیاست ارسال یا درخواست اطلاعات سلامت را در جاهایی که مقررات محلی اشتراک آن با سیستم‌هایی که حفاظت‌های ویژه ندارند ممنوع میکند محدود میکند. در جاهایی که این قواعد اعمال می‌شود، فرم‌های پزشکی را از طریق سیستم‌های امن خودتان جمع کنید.
- یک انسان را پیشنهاد کنید. وقتی پاسخ‌ها را خودکار می‌کنید، سیاست یک مسیر ارجاع روشن مثل انتقال به یکی از کارکنان، یک شمارهی تلفن یا ایمیل را الزامی میکند.
پیامرسانی واتساب برای یک مدرسه چقدر هزینه دارد
واتساب از 1 ژوئیه‌ی 2025 به‌ازای هر پیام تحویل‌شده، بر اساس دسته (بازاریابی، خدماتی، احراز هویت) و کد کشور گیرنده هزینه گرفته است. از 1 اکتبر 2026، Meta برای پیامهای خدماتی (پاسخ‌های آزاد شما در بازه‌ی 24 ساعته) و برای قالب‌های خدماتی (utility) که در آن بازه فرستاده می‌شوند هم، با نرخ خدماتی همان بازار، هزینه می‌گیرد.
دو مثال محاسبه‌شده با نرخ‌های اکتبر 2026 در ماشین‌حساب ارسال گروهی ما:
| مدرسه | پیام | حجم در ماه | نرخ (دلار) | هزینه (دلار) |
|---|---|---|---|---|
| آموزشگاه زبان در ترکیه | یادآوری شهریه، 1,500 خانواده × 2 (خدماتی) | 3,000 | 0.0009 | 2.70 |
| آموزشگاه زبان در ترکیه | دعوت به روز بازدید (بازاریابی) | 5,000 | 0.0109 | 54.50 |
| مدرسه‌ی غیردولتی در بریتانیا | اطلاعیههای شهریه و امتحان (خدماتی) | 3,000 | 0.022 | 66.00 |
| مدرسه‌ی غیردولتی در بریتانیا | دعوت به روز بازدید (بازاریابی) | 2,000 | 0.0635 | 127.00 |
یادآوری‌های خدماتی در مقایسه با وقت کارکنانی که صرفه‌جویی میکنند ارزان‌اند؛ ارسال‌های بازاریابی جایی است که هزینه‌ها رشد میکنند، پس آنها را هدفمند کنید. پاسخ به اولیا به‌عنوان پیام خدماتی با نرخ خدماتی حساب می‌شود. برای تصویر کامل، قیمت‌گذاری WhatsApp Business API را ببینید.
چگونه پیامرسانی مدرسه را در MonoChat اجرا کنید
MonoChat یک شریک رسمی کسبوکار Meta است. شمارهی WhatsApp Business API مدرسه‌ی خود را، به‌علاوه‌ی اینستاگرام و چت وب، وصل کنید و پذیرش، حسابداری و معلمان از یک صندوق ورودی یکپارچه تیم پاسخ می‌دهند. صفحهی راهکار آموزش مسیر را از استعلام تا ثبتنام نشان میدهد، با صفحه‌های اختصاصی برای جریان‌های ثبتنام دانش‌آموز و خودکارسازی ارتباط با اولیا.
School Assistant از MonoChat Store
School Assistant یک دفتر پذیرش مبتنی بر هوش مصنوعی برای آموزشگاه‌های زبان، مراکز آموزشی و تدریس خصوصی، مدارس غیردولتی و دفاتر پذیرش دانشگاه‌هاست. در واتساب، اینستاگرام و چت وب، شبانه‌روز، به زبان خود ولی یا دانش‌آموز، از جمله پیامهای صوتی، کار میکند. نوع مؤسسه‌ی خود را یک بار انتخاب می‌کنید و عبارت‌ها، مدارک و پیش‌فرض‌ها از آن پیروی میکنند. در عمل:
- برنامه‌ها را به‌صورت کارت می‌فرستد که بر اساس سن، سطح، موضوع و قالب (حضوری، آنلاین یا ترکیبی) تطبیق داده شده‌اند، همراه با عکس، شهریه و برنامه‌ی زمانی.
- جلسه‌های آزمایشی و آزمون‌های تعیین سطح را رزرو میکند، یا به‌صورت درخواست‌هایی که دفتر شما تأیید میکند یا فوراً تأییدشده تا وقتی جا هست.
- درخواست‌ها را در گفتگو می‌گیرد. هر برنامه مدارک موردنیازش را فهرست میکند؛ عکس‌ها و PDFهایی که در گفتگو فرستاده می‌شوند روی درخواست بایگانی می‌شوند، شما هر کدام را می‌پذیرید یا رد می‌کنید و به خانواده یادآوری می‌شود چه چیزی هنوز کم است.
- هر متقاضی را دنبال میکند از استعلام تا درخواست، مدارک، ارزیابی و پیشنهاد تا ثبت‌نام‌شده یا از دست‌رفته، درخواست‌های جدید را به نوبت به کارکنان پذیرش ارجاع میدهد و موارد دیرکرده را علامت می‌زند.
- شهریه را به‌صورت اقساط مدیریت میکند. یادآوری‌ها پیش از سررسید و هنگام تأخیر، با «همین حالا پرداخت» و «با من تماس بگیرید» ارسال می‌شوند. با یک یکپارچه‌سازی پرداخت، «همین حالا پرداخت» لینک پرداخت می‌فرستد، پرداخت ثبت می‌شود و رسید ارسال می‌شود؛ بدون آن، دستورالعمل پرداخت شما فرستاده می‌شود.
- خانواده‌های ثبت‌نام‌شده را در جریان نگه میدارد با یادآوری امتحان، مهلت و رویداد برای یک گروه یا همه، اطلاعیه‌هایی که کم‌کم ارسال می‌شوند و پیامهای اولیا که به معلم کلاس منتقل می‌شوند.
هر جا که یک انسان لازم باشد، به تیم شما واگذار میکند. هر پیام خودکار کلید خودش را دارد، قالب‌های واتساب برای شما روی شماره‌تان نوشته و ارسال می‌شوند و در ساعات سکوت یا به کسی که گفته توقف، چیزی ارسال نمی‌شود. کمپین‌ها به‌صورت پیش‌فرض خاموش‌اند و کسانی را که در 14 روز گذشته به آنها پیام رسیده کنار می‌گذارند.
می‌توانید با طرح رایگان Basic (یک عامل، یک کانال) در app.monochat.ai شروع کنید و طرح‌ها را در صفحهی قیمت‌گذاری ما مقایسه کنید.
منابع
این را با MonoChat عملی کنید