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学校的 WhatsApp 用法：招生、缴费提醒与家校沟通
家长和报名者早已习惯在 WhatsApp 上联系学校。本文介绍语言学校、培训中心、私立学校和大学招生办如何用它处理咨询、报名、缴费和通知，同时保持掌控。
MonoChat 团队 更新于: 2 分钟阅读
本页内容
学校使用 WhatsApp，是指通过 WhatsApp Business Platform，用一个学校号码来回复家长和学生的咨询、预约试听和分班测试、接收报名申请、发送缴费提醒，并分享考试和活动通知，招生、财务和教师都可以在这个号码上工作。它适用于语言学校、培训和辅导中心、私立学校以及大学招生办，这些场景中的家庭本来就更喜欢发一条快速的消息，而不是打电话。
用得好，它能缩短从“周六有试听课吗？”到学生入学并缴清学费的路径。用得不好，它就会变成一堆家长群和个人手机。本指南涵盖使用场景、示例消息与模板、关于同意和数据的规则、费用，以及如何在 MonoChat 中设置。
为什么学校要改用 WhatsApp 企业号码
大多数学校其实已经在使用 WhatsApp，只是并不在自己掌控之下。班级群在老师的手机上运行，招生人员用自己的号码回复，一旦有人离职，历史记录也随之消失。一个共享的企业号码可以改变这一切：
- 隐私。 家长与学校一对一沟通，他们的号码不会被其他所有家庭看到。
- 归属权。 每个会话都属于学校，有分配记录，以及下一位教职员工可以阅读的历史。
- 招生的速度。 在比较三所学校的报名者，会选择今晚就回复他的那一所。
- 更少的漏缴和错过截止日期。 家长每天都会看的聊天里的一条提醒，胜过落入促销邮件夹的电子邮件。
多位教职员工难以在规模扩大后舒适地共用 WhatsApp Business 应用，这就是成长中的学校转向 API 的原因。请参阅 WhatsApp 多人使用与团队收件箱。
学校的 WhatsApp 使用场景
| 使用场景 | 由谁发起 | 消息类型 | 负责人 |
|---|---|---|---|
| 课程与项目咨询 | 家长或学生 | 24 小时窗口内的自由格式回复 | 招生或 AI 助手 |
| 试听课与分班测试 | 家长或学生 | 自由格式回复或 WhatsApp Flow | 招生 |
| 报名申请与文件 | 学校 | WhatsApp Flow，带文件的回复 | 招生 |
| 学费与分期提醒 | 学校 | 实用类模板 | 财务 |
| 考试、截止日期与活动通知 | 学校 | 实用类模板 | 教务处 |
| 给教师的消息 | 家长 | 自由格式回复 | 班主任 |
| 开放日与新课程 | 学校 | 营销模板 | 市场部，仅限已同意接收的联系人 |
从同一个来源回答项目问题
家长会询问年龄组、级别、时间安排、学费、地点，以及课程是线上还是线下。请把这些答案放在团队和任何助手都使用的同一个地方，并用简短的卡片而不是冗长的 PDF 来发送课程项目：
家长：您好，你们周六有适合 10 岁孩子的英语课吗？
学校：Ayse 您好，有的。我们的 Young Learners A2 班周六 10:00
至 12:00 在 Kadikoy 校区上课，也提供线上选项。
您想预约一次免费试听课吗？
[预约试听课] [查看学费]预约试听课和分班测试
提供可选的时间，以书面形式确认，并在前一天提醒。WhatsApp Flow 可以一步收集学生的姓名、年龄和级别。预约逻辑在我们的 WhatsApp 预约指南中有详细介绍，按钮、列表和 Flow 则见 WhatsApp 互动消息。
接收报名申请，告别邮件来回
招生工作通常卡在缺少材料上。请列出每个项目所需的材料，在聊天中索取，确认已收到的内容，并提醒家庭还缺什么。用清晰的阶段（咨询、申请、文件、评估、录取、已入学）追踪每位报名者，这样就没有人会被遗漏。
附带付款链接发送缴费提醒
分期付款是 WhatsApp 最能节省人力的地方：
{{1}} 您好，提醒您，{{4}} 的第 {{2}} 期学费 {{3}} 将于 {{5}} 到期。
您可以通过下方按钮安全付款。
[立即付款] [请致电我]当您的支付服务商确认付款后，请在同一个聊天中发送收据，并停止其余的提醒。我们的在 WhatsApp 聊天中收款指南对付款链接有更深入的介绍。
考试安排、截止日期与活动
请把通知发送给相关的群体，而不是每一个家庭。在考试或注册截止日期前几天发送一条提醒，写明日期、时间和地点，可以避免大多数“我不知道”的沟通。
把家长的消息转给合适的人
家长写给教师的消息应当送达该教师，而有关学费的问题则应转给财务。清晰的路由分配能让教师不被卷入账务问题，也避免家长在错误的人那里干等。
适合学校的 WhatsApp 模板
在 24 小时客户服务窗口之外由您发起的消息，必须使用已通过审核的模板消息。Meta 的指南规定，实用类模板必须不含促销内容，并且要么针对用户本人，要么由用户请求。关于学生自己的班级、学费和文件的通知通常符合要求；为新课程招生则属于营销。
试听课确认（实用类）
{{1}}，您的试听课已预约成功。
项目：{{2}}
日期和时间：{{3}}
地点：{{4}}
如需更改，请在此回复。缺少文件提醒（实用类）
{{1}} 您好，感谢您申请 {{2}}。要完成申请，我们还需要以下材料：
{{3}}。您可以在此以照片或 PDF 形式发送给我们。考试通知（实用类）
{{1}} 您好，提醒您，{{2}} 的 {{3}} 考试将于 {{4}} {{5}} 在 {{6}} 举行。
请提前 15 分钟到场。开放日邀请（营销类，仅限已同意接收的联系人）
{{1}} 您好，{{2}} 将于 {{3}} 举办开放日。您可以见到我们的教师、
参观教室并体验一节示范课。点击“停止接收”即可退订。
[预留名额] [停止接收]请不要把早鸟优惠塞进缴费提醒里，那会使它变成营销消息。更多示例请参阅 WhatsApp 消息模板示例。
学校在 WhatsApp 上需要遵守的规则
- 从正确的人那里获得同意。 WhatsApp Business 消息政策只允许您联系那些提供了号码、并同意接收贵机构消息的人。对于年龄较小的学生，这通常是家长或监护人。请在报名表中加入同意声明，措辞请参阅我们的 WhatsApp 用户同意指南。
- 营销需单独获得同意。 同意接收学费和考试通知的家庭，并不等于同意接收明年夏令营的促销。请把名单分开。
- 尊重停止请求。 政策要求您响应每一个停止请求，无论它来自 WhatsApp 还是电话。
- 保护身份标识信息。 政策规定，不得要求用户分享完整的银行卡号、金融账户号码、身份证件号码或其他敏感标识信息。请使用付款链接，而不是在聊天中提供银行卡信息，并对照政策和您当地的数据保护法律，审查您以这种方式索取的申请文件。
- 谨慎处理健康信息。 在当地法规禁止与缺乏更高级别保护措施的系统共享健康信息的情况下，政策限制发送或索取健康信息。在适用这些规定的地方，请通过您的安全系统收集医疗表格。
- 提供真人服务。 当您将回复自动化时，政策要求提供清晰的升级路径，例如转接教职员工、提供电话号码或电子邮件。
学校使用 WhatsApp 消息要花多少钱
自 2025 年 7 月 1 日起，WhatsApp 按每条已送达的消息收费，依消息类别（营销、实用、验证）和接收方的国家代码而定。自 2026 年 10 月 1 日起，Meta 还对服务消息（您在 24 小时窗口内的自由格式回复）以及在该窗口内发送的实用类模板收费，费率为该市场的实用类费率。
以下是两个计算示例，使用我们群发消息费用计算器中 2026 年 10 月的费率：
| 学校 | 消息 | 每月数量 | 费率（美元） | 费用（美元） |
|---|---|---|---|---|
| 土耳其的语言学校 | 缴费提醒，1,500 个家庭 x 2（实用类） | 3,000 | 0.0009 | 2.70 |
| 土耳其的语言学校 | 开放日邀请（营销类） | 5,000 | 0.0109 | 54.50 |
| 英国的私立学校 | 学费和考试通知（实用类） | 3,000 | 0.022 | 66.00 |
| 英国的私立学校 | 开放日邀请（营销类） | 2,000 | 0.0635 | 127.00 |
与它们所节省的人力相比，实用类提醒的成本很低；营销发送才是费用增长的地方，所以请有针对性地发送。对家长的回复按服务消息计费，费率为实用类费率。完整情况请参阅 WhatsApp Business API 价格。
如何在 MonoChat 中开展学校消息服务
MonoChat 是官方 Meta Business Partner。连接您学校的 WhatsApp Business API 号码，再加上 Instagram 和网站在线聊天，招生、财务和教师就可以在同一个共享团队收件箱中回复。教育行业方案页面展示了从咨询到入学的完整流程，并有专门的页面介绍学生报名流程和家校沟通自动化。
来自 MonoChat Store 的 School Assistant
School Assistant 是面向语言学校、培训和辅导中心、私立学校以及大学招生办的 AI 招生办公室。它在 WhatsApp、Instagram 和网站在线聊天上全天候工作，使用家长或学生自己的语言，包括语音消息。您只需选择一次您的机构类型，措辞、文件和默认设置就会随之调整。实际使用中，它会：
- 以卡片形式发送课程项目，按年龄、级别、科目和形式（线下、线上或混合）匹配，并附照片、学费和时间表。
- 预约试听课和分班测试，既可以作为由您的办公室确认的申请，也可以在仍有名额时即时确认。
- 在聊天中接收报名申请。 每个项目都列出所需的文件；在聊天中发来的照片和 PDF 会归入对应的申请，由您逐一接受或拒绝，并提醒家庭还缺少什么。
- 追踪每一位报名者，从咨询（Inquiry）经申请（Application）、文件（Documents）、评估（Assessment）和录取（Offer），直到已入学（Enrolled）或流失（Lost），按顺序把新申请分配给招生人员，并标记逾期的申请。
- 处理分期学费。 到期前和逾期时都会发送提醒，附带“立即付款”和“请致电我”。配有支付集成时，“立即付款”会发送付款链接，付款被记录并发出收据；没有时，会发送您的付款说明。
- 让已入学的家庭随时了解情况，向一个群体或所有人发送考试、截止日期和活动提醒，通知分批少量发送，并把家长的消息转给班主任。
只要需要真人，它就会转交给您的团队。每种自动消息都有各自的开关，WhatsApp 模板会为您在您的号码上撰写并提交，并且在静默时段，或对任何表示停止接收的人，都不会发送任何消息。营销活动默认关闭，并会排除最近 14 天内已经联系过的人。
您可以从免费的 Basic 套餐（一个智能体，一个渠道）开始，访问 app.monochat.ai，并在我们的价格页面比较各套餐。
来源
用 MonoChat 付诸实践