Chăm sóc khách hàng
WhatsApp cho trường học: tuyển sinh, nhắc học phí và trao đổi với phụ huynh
Phụ huynh và thí sinh vốn đã nhắn tin cho trường qua WhatsApp. Đây là cách trường ngoại ngữ, trung tâm đào tạo, trường tư thục và phòng tuyển sinh đại học dùng nó cho giải đáp thắc mắc, ghi danh, học phí và thông báo mà vẫn kiểm soát được.
Đội ngũ MonoChat Cập nhật: 11 phút đọc
Trong trang này
WhatsApp cho trường học nghĩa là dùng WhatsApp Business Platform để trả lời thắc mắc của phụ huynh và học sinh, đặt lịch học thử và kiểm tra xếp lớp, nhận hồ sơ, gửi nhắc học phí và chia sẻ thông báo thi và sự kiện từ một số điện thoại của trường mà phòng tuyển sinh, kế toán và giáo viên đều có thể cùng làm việc. Nó phù hợp với trường ngoại ngữ, trung tâm đào tạo và gia sư, trường tư thục và phòng tuyển sinh đại học, nơi các gia đình vốn đã thích một tin nhắn nhanh hơn một cuộc gọi.
Nếu làm tốt, nó rút ngắn con đường từ “Thứ Bảy có lớp học thử không?” đến một học sinh đã ghi danh và học phí đã được đóng. Nếu làm kém, nó trở thành một đống nhóm phụ huynh và điện thoại cá nhân. Hướng dẫn này trình bày các trường hợp sử dụng, tin nhắn mẫu và mẫu tin nhắn, các quy định về sự đồng ý và dữ liệu, chi phí và cách thiết lập trong MonoChat.
Vì sao các trường chuyển sang số WhatsApp doanh nghiệp
Hầu hết các trường đã dùng WhatsApp, chỉ là không theo cách họ kiểm soát được. Các nhóm lớp chạy từ điện thoại của giáo viên, nhân viên tuyển sinh trả lời từ số của chính họ, và khi ai đó nghỉ việc, lịch sử cũng ra đi theo. Một số doanh nghiệp dùng chung thay đổi điều đó:
- Riêng tư. Phụ huynh trao đổi với trường một-một, và số điện thoại của họ không hiển thị với mọi gia đình khác.
- Quyền sở hữu. Mọi cuộc trò chuyện thuộc về nhà trường, kèm phân công và lịch sử mà nhân viên tiếp theo có thể đọc.
- Tốc độ trong tuyển sinh. Một thí sinh đang so sánh ba trường sẽ chọn trường trả lời ngay trong tối nay.
- Ít bỏ lỡ thanh toán và hạn chót hơn. Một lời nhắc trong cuộc trò chuyện mà phụ huynh đọc hằng ngày tốt hơn một email rơi vào thư mục quảng cáo.
Nhiều nhân viên khó có thể dùng chung ứng dụng WhatsApp Business một cách thoải mái khi quy mô lớn lên, đó là lý do các trường đang phát triển chuyển sang API. Xem WhatsApp nhiều người dùng và hộp thư đội ngũ.
Các trường hợp sử dụng WhatsApp cho trường học
| Trường hợp sử dụng | Ai bắt đầu | Loại tin nhắn | Người phụ trách |
|---|---|---|---|
| Hỏi về khóa học và chương trình | Phụ huynh hoặc học sinh | Phản hồi tự do trong cửa sổ 24 giờ | Phòng tuyển sinh hoặc Trợ lý AI |
| Học thử và kiểm tra xếp lớp | Phụ huynh hoặc học sinh | Phản hồi tự do hoặc WhatsApp Flow | Phòng tuyển sinh |
| Hồ sơ và tài liệu | Nhà trường | WhatsApp Flow, phản hồi kèm tệp | Phòng tuyển sinh |
| Nhắc học phí và các đợt trả góp | Nhà trường | Mẫu tin nhắn tiện ích | Kế toán |
| Thông báo thi, hạn chót và sự kiện | Nhà trường | Mẫu tin nhắn tiện ích | Phòng đào tạo |
| Tin nhắn gửi giáo viên | Phụ huynh | Phản hồi tự do | Giáo viên chủ nhiệm |
| Ngày hội mở cửa và khóa học mới | Nhà trường | Mẫu tin nhắn marketing | Marketing, chỉ gửi cho liên hệ đã đồng ý nhận tin |
Trả lời câu hỏi về chương trình từ một nguồn duy nhất
Phụ huynh hỏi về nhóm tuổi, trình độ, lịch học, học phí, địa điểm và việc lớp học là trực tuyến hay trực tiếp. Hãy giữ các câu trả lời đó ở một nơi mà đội ngũ và mọi trợ lý của bạn cùng dùng, và gửi các chương trình dưới dạng thẻ ngắn thay vì các tệp PDF dài:
Phụ huynh: Chào trường, bên mình có lớp tiếng Anh cho bé 10 tuổi vào thứ Bảy không ạ?
Nhà trường: Chào chị Lan, có ạ. Nhóm Young Learners A2 của chúng tôi học vào thứ Bảy từ 10:00
đến 12:00 tại cơ sở Cầu Giấy, và cũng có lựa chọn học trực tuyến.
Chị có muốn đặt một buổi học thử miễn phí không ạ?
[Đặt lịch học thử] [Xem học phí]Đặt lịch học thử và kiểm tra xếp lớp
Hãy đưa ra các khung giờ còn trống, xác nhận bằng văn bản và nhắc vào ngày hôm trước. Một WhatsApp Flow có thể thu thập tên, tuổi và trình độ của học sinh chỉ trong một bước. Logic đặt lịch được trình bày chi tiết trong hướng dẫn đặt lịch hẹn qua WhatsApp của chúng tôi, còn nút bấm, danh sách và Flow nằm trong tin nhắn tương tác WhatsApp.
Nhận hồ sơ mà không phải qua lại email
Tuyển sinh thường bị đình trệ vì thiếu giấy tờ. Hãy liệt kê những gì mỗi chương trình cần, yêu cầu chúng ngay trong cuộc trò chuyện, xác nhận những gì đã nhận được và nhắc gia đình về những gì còn thiếu. Theo dõi từng thí sinh qua các giai đoạn rõ ràng (hỏi thông tin, nộp hồ sơ, giấy tờ, đánh giá, đề nghị nhập học, đã ghi danh) để không ai bị bỏ sót.
Gửi nhắc học phí kèm liên kết thanh toán
Các đợt trả góp là nơi WhatsApp tiết kiệm nhiều thời gian nhân viên nhất:
Chào {{1}}, xin nhắc đợt trả góp {{2}} số tiền {{3}} cho {{4}} đến hạn vào {{5}}.
Bạn có thể thanh toán an toàn bằng nút bên dưới.
[Thanh toán ngay] [Gọi cho tôi]Khi nhà cung cấp thanh toán của bạn xác nhận thanh toán, hãy gửi biên nhận trong cùng cuộc trò chuyện và dừng các lời nhắc còn lại. Hướng dẫn nhận thanh toán trong cuộc trò chuyện WhatsApp của chúng tôi trình bày kỹ hơn về liên kết thanh toán.
Lịch thi, hạn chót và sự kiện
Hãy gửi thông báo cho nhóm có liên quan, không gửi cho mọi gia đình. Một lời nhắc vài ngày trước kỳ thi hoặc hạn đăng ký, kèm ngày, giờ và địa điểm, ngăn được hầu hết các cuộc trò chuyện kiểu “tôi không biết”.
Chuyển tin nhắn của phụ huynh đến đúng người
Tin nhắn của phụ huynh gửi giáo viên phải đến được giáo viên đó, còn các câu hỏi về học phí chuyển cho kế toán. Định tuyến rõ ràng giữ giáo viên khỏi các câu hỏi thanh toán và ngăn phụ huynh phải chờ nhầm người.
Mẫu tin nhắn WhatsApp cho trường học
Các tin nhắn bạn bắt đầu ngoài cửa sổ chăm sóc khách hàng 24 giờ phải là mẫu tin nhắn đã được duyệt. Hướng dẫn của Meta nêu rằng mẫu tin nhắn tiện ích phải không mang tính khuyến mãi và hoặc gắn với, hoặc do người dùng yêu cầu. Thông báo về lớp học, học phí và giấy tờ của chính học sinh thường phù hợp; tuyển sinh cho khóa học mới là marketing.
Xác nhận buổi học thử (tiện ích)
Buổi học thử của bạn đã được đặt, {{1}}.
Chương trình: {{2}}
Ngày và giờ: {{3}}
Địa điểm: {{4}}
Hãy trả lời tại đây nếu bạn cần thay đổi gì.Nhắc giấy tờ còn thiếu (tiện ích)
Chào {{1}}, cảm ơn bạn đã nộp hồ sơ vào {{2}}. Chúng tôi vẫn cần những giấy tờ sau để hoàn tất
hồ sơ: {{3}}. Bạn có thể gửi chúng tại đây dưới dạng ảnh hoặc PDF.Thông báo thi (tiện ích)
Chào {{1}}, xin nhắc kỳ thi {{3}} của {{2}} diễn ra vào {{4}} lúc {{5}} tại {{6}}.
Vui lòng đến sớm 15 phút.Lời mời ngày hội mở cửa (marketing, chỉ gửi cho liên hệ đã đồng ý nhận tin)
Chào {{1}}, {{2}} tổ chức ngày hội mở cửa vào {{3}}. Gặp gỡ các giáo viên của chúng tôi, tham quan
lớp học và học thử một buổi mẫu. Nhấn "Ngừng nhận tin" để từ chối nhận tin.
[Giữ chỗ] [Ngừng nhận tin]Đừng lồng ưu đãi đăng ký sớm vào một tin nhắc học phí; làm vậy sẽ biến nó thành marketing. Để xem thêm mẫu, hãy đọc ví dụ mẫu tin nhắn WhatsApp.
Các quy định cho trường học trên WhatsApp
- Sự đồng ý từ đúng người. Chính sách nhắn tin WhatsApp Business chỉ cho phép bạn nhắn cho những người đã cung cấp số điện thoại và đồng ý nhận tin từ doanh nghiệp của bạn. Với học sinh nhỏ tuổi, đó thường là phụ huynh hoặc người giám hộ. Hãy thêm một dòng đồng ý vào biểu mẫu đăng ký của bạn, và xem hướng dẫn về đồng ý nhận tin WhatsApp của chúng tôi để biết câu chữ.
- Đồng ý riêng cho marketing. Một gia đình đã đồng ý nhận thông báo học phí và thi cử không có nghĩa là đã đồng ý nhận khuyến mãi cho trại hè năm sau. Hãy giữ các danh sách tách biệt.
- Tôn trọng yêu cầu dừng. Chính sách yêu cầu bạn thực hiện mọi yêu cầu ngừng nhận tin, dù đến qua WhatsApp hay qua điện thoại.
- Bảo vệ thông tin định danh. Chính sách nêu không yêu cầu mọi người chia sẻ đầy đủ số thẻ thanh toán, số tài khoản tài chính, số thẻ căn cước cá nhân hoặc các thông tin định danh nhạy cảm khác. Hãy dùng liên kết thanh toán, không dùng thông tin thẻ trong cuộc trò chuyện, và rà soát những giấy tờ hồ sơ bạn yêu cầu theo cách này so với chính sách và luật bảo vệ dữ liệu tại địa phương.
- Thận trọng với thông tin sức khỏe. Chính sách hạn chế việc gửi hoặc yêu cầu thông tin sức khỏe khi quy định địa phương cấm chia sẻ chúng với các hệ thống không có biện pháp bảo vệ nâng cao. Hãy thu thập các biểu mẫu y tế qua hệ thống bảo mật của bạn nơi các quy định đó áp dụng.
- Cung cấp nhân viên. Khi bạn tự động hóa phản hồi, chính sách yêu cầu một đường chuyển lên nhân viên rõ ràng, chẳng hạn chuyển cho một nhân viên, một số điện thoại hoặc email.
Chi phí nhắn tin WhatsApp cho một trường học
WhatsApp tính phí theo từng tin nhắn được gửi thành công từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, theo loại tin (marketing, tiện ích, xác thực) và mã quốc gia của người nhận. Từ ngày 1 tháng 10 năm 2026, Meta cũng tính phí các tin nhắn dịch vụ (phản hồi tự do của bạn trong cửa sổ 24 giờ) và các mẫu tin nhắn tiện ích gửi trong cửa sổ đó, theo mức giá tiện ích của thị trường.
Hai ví dụ tính toán dùng mức giá tháng 10 năm 2026 trong công cụ tính chi phí gửi tin hàng loạt của chúng tôi:
| Trường | Tin nhắn | Khối lượng mỗi tháng | Giá (USD) | Chi phí (USD) |
|---|---|---|---|---|
| Trường ngoại ngữ tại Thổ Nhĩ Kỳ | Nhắc học phí, 1,500 gia đình x 2 (tiện ích) | 3,000 | 0.0009 | 2.70 |
| Trường ngoại ngữ tại Thổ Nhĩ Kỳ | Lời mời ngày hội mở cửa (marketing) | 5,000 | 0.0109 | 54.50 |
| Trường tư thục tại Anh | Thông báo học phí và thi cử (tiện ích) | 3,000 | 0.022 | 66.00 |
| Trường tư thục tại Anh | Lời mời ngày hội mở cửa (marketing) | 2,000 | 0.0635 | 127.00 |
Các lời nhắc tiện ích rẻ so với thời gian nhân viên mà chúng tiết kiệm; các đợt gửi marketing là nơi chi phí tăng lên, vì vậy hãy nhắm đúng đối tượng. Phản hồi cho phụ huynh được tính là tin nhắn dịch vụ theo mức giá tiện ích. Để xem bức tranh đầy đủ, hãy xem giá WhatsApp Business API.
Cách vận hành nhắn tin cho trường học trong MonoChat
MonoChat là Đối tác Kinh doanh chính thức của Meta (Meta Business Partner). Hãy kết nối số WhatsApp Business API của trường, cùng với Instagram và web chat, và phòng tuyển sinh, kế toán và giáo viên trả lời từ một hộp thư chung cho đội ngũ. Trang giải pháp giáo dục cho thấy hành trình từ hỏi thông tin đến ghi danh, với các trang riêng cho luồng ghi danh học sinh và tự động hóa trao đổi với phụ huynh.
School Assistant từ MonoChat Store
School Assistant là một phòng tuyển sinh AI cho trường ngoại ngữ, trung tâm đào tạo và gia sư, trường tư thục và phòng tuyển sinh đại học. Nó hoạt động trên WhatsApp, Instagram và web chat, suốt ngày đêm, bằng ngôn ngữ của chính phụ huynh hoặc học sinh, kể cả tin nhắn thoại. Bạn chọn loại hình cơ sở của mình một lần, và câu chữ, giấy tờ cùng các mặc định sẽ theo đó. Trên thực tế, nó:
- Gửi chương trình dưới dạng thẻ khớp theo độ tuổi, trình độ, môn học và hình thức (trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp), kèm ảnh, học phí và lịch học.
- Đặt lịch học thử và kiểm tra xếp lớp, hoặc dưới dạng yêu cầu mà văn phòng của bạn xác nhận, hoặc xác nhận ngay khi còn chỗ.
- Nhận hồ sơ ngay trong cuộc trò chuyện. Mỗi chương trình liệt kê các giấy tờ cần có; ảnh và PDF gửi trong cuộc trò chuyện được lưu vào hồ sơ, bạn chấp nhận hoặc từ chối từng giấy tờ, và gia đình được nhắc về những gì còn thiếu.
- Theo dõi từng thí sinh từ Hỏi thông tin qua Nộp hồ sơ, Giấy tờ, Đánh giá và Đề nghị nhập học đến Đã ghi danh hoặc Mất, giao hồ sơ mới cho nhân viên tuyển sinh theo lượt và đánh dấu hồ sơ trễ hạn.
- Xử lý học phí trả góp. Lời nhắc được gửi trước ngày đến hạn và khi quá hạn, kèm Thanh toán ngay và Gọi cho tôi. Với một tích hợp thanh toán, Thanh toán ngay gửi liên kết thanh toán, khoản thanh toán được ghi nhận và biên nhận được gửi đi; nếu không có, hướng dẫn thanh toán của bạn được gửi.
- Cập nhật cho các gia đình đã ghi danh bằng lời nhắc thi, hạn chót và sự kiện cho một nhóm hoặc tất cả, thông báo gửi từng ít một, và tin nhắn của phụ huynh được chuyển cho giáo viên chủ nhiệm.
Bất cứ khi nào cần có người, nó chuyển cho đội ngũ của bạn. Mỗi tin nhắn tự động có công tắc riêng, các mẫu tin nhắn WhatsApp được soạn và gửi duyệt trên số của bạn thay cho bạn, và không có tin nào được gửi trong giờ yên tĩnh hoặc cho bất kỳ ai đã yêu cầu dừng. Các chiến dịch được tắt theo mặc định và bỏ qua những người đã được liên hệ trong 14 ngày qua.
Bạn có thể bắt đầu với gói Basic miễn phí (một nhân viên, một kênh) tại app.monochat.ai và so sánh các gói trên trang bảng giá của chúng tôi.
Nguồn
Áp dụng với MonoChat