کسٹمر سروس
اسکولوں کے لیے WhatsApp: داخلے، فیس کی یاد دہانیاں اور والدین سے رابطہ
والدین اور درخواست دہندگان پہلے ہی اسکولوں کو WhatsApp پر میسج کرتے ہیں۔ یہاں بتایا گیا ہے کہ لینگویج اسکولز، کورس سینٹرز، نجی اسکول اور یونیورسٹی داخلہ دفاتر اسے انکوائریوں، اندراج، فیس اور اعلانات کے لیے کنٹرول کھوئے بغیر کیسے استعمال کرتے ہیں۔
MonoChat ٹیم اپ ڈیٹ: 9 منٹ کا مطالعہ
اس صفحے پر
اسکولوں کے لیے WhatsApp کا مطلب ہے WhatsApp Business Platform کو استعمال کرتے ہوئے والدین اور طلبہ کی انکوائریوں کا جواب دینا، ٹرائل لیسنز اور پلیسمنٹ ٹیسٹ بک کرنا، درخواستیں لینا، فیس کی یاد دہانیاں بھیجنا اور امتحان اور تقریبات کے نوٹسز شیئر کرنا، ایک ہی اسکول نمبر سے جس پر داخلہ، اکاؤنٹس اور اساتذہ سب کام کر سکیں۔ یہ لینگویج اسکولز، کورس اور ٹیوشن سینٹرز، نجی اسکولوں اور یونیورسٹی داخلہ دفاتر کے لیے موزوں ہے، جہاں خاندان فون کال کے بجائے فوری میسج کو ترجیح دیتے ہیں۔
اچھی طرح کیا جائے تو یہ “کیا ہفتے کو ٹرائل کلاس ہے؟” سے لے کر داخل شدہ طالب علم اور ادا شدہ فیس تک کا راستہ مختصر کر دیتا ہے۔ برے طریقے سے کیا جائے تو یہ والدین کے گروپوں اور ذاتی فونز کا ڈھیر بن جاتا ہے۔ اس گائیڈ میں استعمالات، نمونہ میسجز اور ٹیمپلیٹس، رضامندی اور ڈیٹا کے قواعد، لاگت اور MonoChat میں سیٹ اپ کا طریقہ بتایا گیا ہے۔
اسکول WhatsApp بزنس نمبر پر کیوں منتقل ہو رہے ہیں
زیادہ تر اسکول پہلے ہی WhatsApp استعمال کرتے ہیں، بس اس طرح نہیں کہ ان کا اس پر کنٹرول ہو۔ کلاس گروپ استاد کے فون سے چلتے ہیں، داخلہ اسٹاف اپنے نمبروں سے جواب دیتا ہے، اور جب کوئی چھوڑ جاتا ہے تو ہسٹری بھی چلی جاتی ہے۔ مشترکہ بزنس نمبر اسے بدل دیتا ہے:
- پرائیویسی۔ والدین اسکول سے انفرادی طور پر بات کرتے ہیں، اور ان کے نمبر باقی ہر خاندان کو نظر نہیں آتے۔
- ملکیت۔ ہر گفتگو اسکول کی ہوتی ہے، تفویض اور ایسی ہسٹری کے ساتھ جو اگلا اسٹاف ممبر پڑھ سکے۔
- داخلوں میں رفتار۔ تین اسکولوں کا موازنہ کرنے والا درخواست دہندہ اسی کو چنتا ہے جو آج رات جواب دے۔
- کم چھوٹی ادائیگیاں اور ڈیڈ لائنز۔ والدین جو چیٹ روزانہ پڑھتے ہیں اس میں یاد دہانی اس ای میل سے بہتر ہے جو پروموشنز فولڈر میں جا گرتی ہے۔
کئی اسٹاف ممبر بڑے پیمانے پر WhatsApp Business ایپ آرام سے شیئر نہیں کر سکتے، اسی لیے بڑھتے ہوئے اسکول API پر منتقل ہوتے ہیں۔ WhatsApp ایک سے زیادہ صارفین اور ٹیم ان باکس دیکھیں۔
اسکولوں کے لیے WhatsApp کے استعمالات
| استعمال | کون شروع کرتا ہے | میسج کی قسم | ذمہ دار |
|---|---|---|---|
| کورس اور پروگرام کی انکوائریاں | والدین یا طالب علم | 24 گھنٹے کی ونڈو میں آزاد جواب | داخلہ یا AI اسسٹنٹ |
| ٹرائل لیسنز اور پلیسمنٹ ٹیسٹ | والدین یا طالب علم | آزاد جواب یا WhatsApp Flow | داخلہ |
| درخواستیں اور دستاویزات | اسکول | WhatsApp Flow، فائلوں کے ساتھ جوابات | داخلہ |
| فیس اور قسطوں کی یاد دہانیاں | اسکول | یوٹیلیٹی ٹیمپلیٹ | اکاؤنٹس |
| امتحان، ڈیڈ لائن اور تقریبات کے نوٹسز | اسکول | یوٹیلیٹی ٹیمپلیٹ | تعلیمی دفتر |
| استاد کے لیے میسجز | والدین | آزاد جواب | کلاس ٹیچر |
| اوپن ڈے اور نئے کورسز | اسکول | مارکیٹنگ ٹیمپلیٹ | مارکیٹنگ، صرف آپٹ اِن شدہ رابطے |
پروگرام کے سوالات کا جواب ایک ہی ماخذ سے دیں
والدین عمر کے گروپس، لیولز، شیڈول، فیس، مقام اور اس بارے میں پوچھتے ہیں کہ کلاسیں آن لائن ہیں یا بالمشافہ۔ ان جوابات کو ایک ہی جگہ رکھیں جسے آپ کی ٹیم اور کوئی بھی اسسٹنٹ استعمال کرے، اور پروگرام لمبے PDFs کے بجائے مختصر کارڈز کی صورت میں بھیجیں:
والدین: السلام علیکم، کیا آپ کے پاس ہفتے کے دن 10 سالہ بچے کے لیے انگریزی کی کلاسیں ہیں؟
اسکول: وعلیکم السلام عائشہ، جی ہاں۔ ہمارا Young Learners A2 گروپ ہفتے کے دن 10:00
سے 12:00 تک کلفٹن برانچ میں ہوتا ہے، اور آن لائن آپشن بھی موجود ہے۔
کیا آپ مفت ٹرائل لیسن بک کرنا چاہیں گی؟
[ٹرائل لیسن بک کریں] [فیس دیکھیں]ٹرائل لیسنز اور پلیسمنٹ ٹیسٹ بک کریں
دستیاب اوقات پیش کریں، تحریری تصدیق کریں اور ایک دن پہلے یاد دلائیں۔ WhatsApp Flow ایک ہی مرحلے میں طالب علم کا نام، عمر اور لیول جمع کر سکتا ہے۔ بکنگ کی منطق ہماری WhatsApp اپائنٹمنٹ بکنگ گائیڈ میں تفصیل سے ہے، اور بٹنز، لسٹس اور Flows WhatsApp انٹرایکٹو میسجز میں۔
ای میلز کے چکر کے بغیر درخواستیں لیں
داخلے اکثر غائب کاغذات پر رک جاتے ہیں۔ فہرست بنائیں کہ ہر پروگرام کو کیا چاہیے، چیٹ میں مانگیں، تصدیق کریں کہ کیا پہنچا اور خاندان کو یاد دلائیں کہ کیا ابھی باقی ہے۔ ہر درخواست دہندہ کو واضح مراحل سے گزاریں (انکوائری، درخواست، دستاویزات، جائزہ، آفر، اندراج) تاکہ کوئی بیچ میں نہ رہ جائے۔
ادائیگی کے لنک کے ساتھ فیس کی یاد دہانیاں بھیجیں
قسطوں کے معاملے میں WhatsApp اسٹاف کا سب سے زیادہ وقت بچاتا ہے:
السلام علیکم {{1}}، یاد دہانی کہ {{4}} کے لیے {{2}} کی {{3}} کی قسط {{5}} کو واجب الادا ہے۔
آپ نیچے دیے گئے بٹن سے محفوظ طریقے سے ادائیگی کر سکتے ہیں۔
[ابھی ادائیگی کریں] [مجھے کال کریں]جب آپ کا پیمنٹ فراہم کنندہ ادائیگی کی تصدیق کرے تو اسی چیٹ میں رسید بھیجیں اور باقی یاد دہانیاں روک دیں۔ ہماری WhatsApp چیٹس میں ادائیگیاں قبول کرنا کی گائیڈ ادائیگی کے لنکس کا زیادہ تفصیل سے احاطہ کرتی ہے۔
امتحان کے شیڈول، ڈیڈ لائنز اور تقریبات
نوٹسز اسی گروپ کو بھیجیں جس سے ان کا تعلق ہو، ہر خاندان کو نہیں۔ امتحان یا رجسٹریشن کی ڈیڈ لائن سے چند دن پہلے تاریخ، وقت اور مقام کے ساتھ یاد دہانی زیادہ تر “مجھے معلوم نہیں تھا” والی گفتگوؤں کو روک دیتی ہے۔
والدین کے میسجز درست شخص تک پہنچائیں
استاد کے لیے والدین کا میسج اسی استاد تک پہنچنا چاہیے، جبکہ فیس کے سوالات اکاؤنٹس کو جائیں۔ واضح روٹنگ اساتذہ کو بلنگ کے سوالات سے دور رکھتی ہے اور والدین کو غلط شخص کا انتظار کرنے سے بچاتی ہے۔
اسکولوں کے لیے WhatsApp ٹیمپلیٹس
24 گھنٹے کی کسٹمر سروس ونڈو سے باہر جو میسجز آپ شروع کریں وہ منظور شدہ ٹیمپلیٹ میسجز ہونے چاہییں۔ Meta کی رہنما ہدایات کہتی ہیں کہ یوٹیلیٹی ٹیمپلیٹس غیر پروموشنل ہونے چاہییں اور صارف کے لیے مخصوص ہوں یا اس کی درخواست پر ہوں۔ طالب علم کی اپنی کلاس، فیس اور دستاویزات کے نوٹسز عموماً اس پر پورے اترتے ہیں؛ نئے کورسز کے لیے بھرتی مارکیٹنگ ہے۔
ٹرائل لیسن کی تصدیق (یوٹیلیٹی)
آپ کا ٹرائل لیسن بک ہو گیا ہے، {{1}}۔
پروگرام: {{2}}
تاریخ اور وقت: {{3}}
مقام: {{4}}
کچھ تبدیل کرنا ہو تو یہیں جواب دیں۔غائب دستاویزات کی یاد دہانی (یوٹیلیٹی)
السلام علیکم {{1}}، {{2}} میں درخواست دینے کا شکریہ۔ درخواست مکمل کرنے کے لیے ہمیں ابھی
یہ چیزیں چاہییں: {{3}}۔ آپ انہیں یہاں تصویر یا PDF کی صورت میں بھیج سکتے ہیں۔امتحان کا نوٹس (یوٹیلیٹی)
السلام علیکم {{1}}، یاد دہانی کہ {{2}} کا {{3}} کا امتحان {{4}} کو {{5}} بجے {{6}} میں ہے۔
براہِ کرم 15 منٹ پہلے پہنچیں۔اوپن ڈے کی دعوت (مارکیٹنگ، صرف آپٹ اِن شدہ رابطے)
السلام علیکم {{1}}، {{2}} {{3}} کو اوپن ڈے منعقد کر رہا ہے۔ ہمارے اساتذہ سے ملیں،
کلاس رومز دیکھیں اور نمونہ لیسن آزمائیں۔ آپٹ آؤٹ کے لیے "اپ ڈیٹس بند کریں" ٹیپ کریں۔
[جگہ محفوظ کریں] [اپ ڈیٹس بند کریں]ابتدائی رعایت کو فیس کی یاد دہانی میں نہ چھپائیں؛ اس سے وہ مارکیٹنگ بن جاتی ہے۔ مزید نمونوں کے لیے WhatsApp ٹیمپلیٹ میسج مثالیں دیکھیں۔
WhatsApp پر اسکولوں کے لیے قواعد
- درست شخص سے آپٹ اِن۔ WhatsApp Business Messaging Policy آپ کو صرف ان لوگوں کو میسج کرنے دیتی ہے جنہوں نے آپ کو اپنا نمبر دیا اور آپ کے کاروبار سے سننے پر رضامندی ظاہر کی۔ چھوٹے طلبہ کے لیے یہ عموماً والدین یا سرپرست ہوتے ہیں۔ اپنے رجسٹریشن فارم میں رضامندی کی سطر شامل کریں، اور الفاظ کے لیے ہماری WhatsApp آپٹ اِن گائیڈ دیکھیں۔
- مارکیٹنگ کے لیے الگ رضامندی۔ جو خاندان فیس اور امتحان کے نوٹسز پر راضی ہوا ہے وہ اگلے سال کے سمر کیمپ کی پروموشنز پر راضی نہیں ہوا۔ فہرستیں الگ رکھیں۔
- رکنے کی درخواستوں کا احترام کریں۔ پالیسی تقاضا کرتی ہے کہ آپ رکنے کی ہر درخواست کا احترام کریں، چاہے وہ WhatsApp پر آئے یا فون پر۔
- شناختی معلومات کی حفاظت کریں۔ پالیسی کہتی ہے کہ لوگوں سے مکمل پیمنٹ کارڈ نمبر، مالی اکاؤنٹ نمبر، ذاتی شناختی کارڈ نمبر یا دیگر حساس شناختی معلومات شیئر کرنے کو نہ کہیں۔ چیٹ میں کارڈ کی تفصیلات کے بجائے ادائیگی کے لنکس استعمال کریں، اور جو درخواست کے دستاویزات اس طرح مانگتے ہیں ان کا پالیسی اور اپنے مقامی ڈیٹا پروٹیکشن قانون کے مطابق جائزہ لیں۔
- صحت کی معلومات میں احتیاط کریں۔ پالیسی صحت کی معلومات بھیجنے یا مانگنے پر وہاں پابندی لگاتی ہے جہاں مقامی ضوابط انہیں ایسے سسٹمز کے ساتھ شیئر کرنے سے روکتے ہیں جن میں بڑھی ہوئی حفاظت نہیں۔ جہاں یہ قواعد لاگو ہوں وہاں طبی فارم اپنے محفوظ سسٹمز کے ذریعے جمع کریں۔
- انسان کا آپشن دیں۔ جب آپ جوابات کو خودکار بنائیں تو پالیسی واضح ایسکلیشن راستہ لازمی قرار دیتی ہے، جیسے اسٹاف ممبر کو منتقلی، فون نمبر یا ای میل۔
اسکول کے لیے WhatsApp میسجنگ پر کتنی لاگت آتی ہے
WhatsApp یکم جولائی 2025 سے فی ڈیلیور شدہ میسج چارج کر رہا ہے، زمرے (مارکیٹنگ، یوٹیلیٹی، تصدیق) اور وصول کنندہ کے کنٹری کوڈ کے مطابق۔ یکم اکتوبر 2026 سے Meta سروس میسجز (24 گھنٹے کی ونڈو کے اندر آپ کے آزاد جوابات) اور اس ونڈو کے اندر بھیجے گئے یوٹیلیٹی ٹیمپلیٹس پر بھی چارج کرتا ہے، مارکیٹ کی یوٹیلیٹی شرح پر۔
ہمارے بلک میسجنگ کیلکولیٹر کی اکتوبر 2026 کی شرحوں کے ساتھ دو عملی مثالیں:
| اسکول | میسج | ماہانہ حجم | شرح (USD) | لاگت (USD) |
|---|---|---|---|---|
| ترکی میں لینگویج اسکول | فیس کی یاد دہانیاں، 1,500 خاندان x 2 (یوٹیلیٹی) | 3,000 | 0.0009 | 2.70 |
| ترکی میں لینگویج اسکول | اوپن ڈے کی دعوت (مارکیٹنگ) | 5,000 | 0.0109 | 54.50 |
| برطانیہ میں نجی اسکول | فیس اور امتحان کے نوٹسز (یوٹیلیٹی) | 3,000 | 0.022 | 66.00 |
| برطانیہ میں نجی اسکول | اوپن ڈے کی دعوت (مارکیٹنگ) | 2,000 | 0.0635 | 127.00 |
یوٹیلیٹی یاد دہانیاں اس اسٹاف کے وقت کے مقابلے میں سستی ہیں جو وہ بچاتی ہیں؛ مارکیٹنگ ارسال وہاں ہے جہاں لاگت بڑھتی ہے، اس لیے انہیں ہدف بنائیں۔ والدین کو جوابات یوٹیلیٹی شرح پر سروس میسجز میں شمار ہوتے ہیں۔ مکمل تصویر کے لیے WhatsApp Business API قیمتیں دیکھیں۔
MonoChat میں اسکول میسجنگ کیسے چلائیں
MonoChat ایک سرکاری Meta Business Partner ہے۔ اپنے اسکول کا WhatsApp Business API نمبر، اور ساتھ Instagram اور ویب چیٹ جوڑیں، اور داخلہ، اکاؤنٹس اور اساتذہ ایک یونیفائیڈ ٹیم ان باکس سے جواب دیتے ہیں۔ تعلیم کے سلوشن کا صفحہ انکوائری سے اندراج تک کا سفر دکھاتا ہے، طلبہ کے اندراج کے فلوز اور والدین سے رابطے کی آٹومیشن کے مخصوص صفحات کے ساتھ۔
MonoChat Store سے School Assistant
School Assistant لینگویج اسکولز، کورس اور ٹیوشن سینٹرز، نجی اسکولوں اور یونیورسٹی داخلہ دفاتر کے لیے AI داخلہ دفتر ہے۔ یہ WhatsApp، Instagram اور ویب چیٹ پر چوبیس گھنٹے، والدین یا طالب علم کی اپنی زبان میں کام کرتا ہے، وائس میسجز سمیت۔ آپ اپنے ادارے کی قسم ایک بار چنتے ہیں، اور الفاظ، دستاویزات اور ڈیفالٹس اسی کے مطابق ہو جاتے ہیں۔ عملاً یہ:
- پروگرام کارڈز کی صورت میں بھیجتا ہے جو عمر، لیول، مضمون اور فارمیٹ (بالمشافہ، آن لائن یا ہائبرڈ) سے مطابقت رکھتے ہوں، تصاویر، فیس اور شیڈول کے ساتھ۔
- ٹرائل لیسنز اور پلیسمنٹ ٹیسٹ بک کرتا ہے، یا تو ایسی درخواستوں کی صورت میں جن کی تصدیق آپ کا دفتر کرتا ہے یا جب تک جگہیں ہوں فوراً تصدیق کر کے۔
- چیٹ میں درخواستیں لیتا ہے۔ ہر پروگرام اپنی ضروری دستاویزات کی فہرست دیتا ہے؛ چیٹ میں بھیجی گئی تصاویر اور PDFs درخواست پر درج ہو جاتی ہیں، آپ ہر ایک کو قبول یا مسترد کرتے ہیں، اور خاندان کو یاد دلایا جاتا ہے کہ کیا ابھی باقی ہے۔
- ہر درخواست دہندہ کو ٹریک کرتا ہے Inquiry سے Application، Documents، Assessment اور Offer کے ذریعے Enrolled یا Lost تک، نئی درخواستیں باری باری داخلہ اسٹاف کو تفویض کرتا ہے اور تاخیر والی کو نشان زد کرتا ہے۔
- قسطوں میں فیس سنبھالتا ہے۔ یاد دہانیاں واجب الادا تاریخ سے پہلے اور تاخیر پر Pay now اور Call me کے ساتھ جاتی ہیں۔ پیمنٹ انٹیگریشن کے ساتھ Pay now ادائیگی کا لنک بھیجتا ہے، ادائیگی ریکارڈ ہوتی ہے اور رسید جاتی ہے؛ اس کے بغیر آپ کی ادائیگی کی ہدایات بھیجی جاتی ہیں۔
- داخل شدہ خاندانوں کو باخبر رکھتا ہے ایک گروپ یا سب کے لیے امتحان، ڈیڈ لائن اور تقریبات کی یاد دہانیوں کے ساتھ، تھوڑا تھوڑا کر کے بھیجے گئے اعلانات، اور والدین کے میسجز کلاس ٹیچر تک پہنچا کر۔
جب بھی انسان کی ضرورت ہو، یہ آپ کی ٹیم کو ہینڈ اوور کر دیتا ہے۔ ہر خودکار میسج کا اپنا سوئچ ہے، WhatsApp ٹیمپلیٹس آپ کے نمبر پر آپ کے لیے لکھے اور جمع کرائے جاتے ہیں، اور خاموشی کے اوقات میں یا کسی ایسے شخص کو کچھ نہیں جاتا جس نے رکنے کو کہا ہو۔ مہمات بطور ڈیفالٹ آف ہیں اور ان لوگوں کو چھوڑ دیتی ہیں جن تک پچھلے 14 دنوں میں رسائی ہوئی ہو۔
آپ مفت Basic پلان (ایک ایجنٹ، ایک چینل) پر app.monochat.ai سے شروع کر سکتے ہیں اور ہمارے قیمتوں کے صفحے پر پلانز کا موازنہ کر سکتے ہیں۔
ذرائع
MonoChat کے ساتھ اسے عملی شکل دیں