Booking janji temu dan pengingat via WhatsApp: panduan setup lengkap
Pelanggan sudah menghubungi Anda lewat WhatsApp. Begini cara mengubah pesan-pesan itu menjadi janji temu yang terjadwal, dan cara mengirim pengingat yang bisa mereka konfirmasi atau pindahkan dengan satu ketukan.
Tim MonoChat Diperbarui: 7 menit baca
Di halaman ini
Booking janji temu via WhatsApp memungkinkan pelanggan memilih layanan, tanggal, dan jam di dalam chat WhatsApp dan langsung mendapat konfirmasi, tanpa menelepon Anda atau membuka website. Anda mengaturnya di WhatsApp Business API dengan alur booking (tombol balasan cepat atau formulir WhatsApp Flows) yang terhubung ke kalender Anda, lalu mengirim pengingat sebagai template pesan utility yang disetujui dengan tombol Konfirmasi, Jadwal ulang, dan Batalkan.
Hasilnya, telepon berkurang di jam sibuk, booking tetap masuk di malam hari, dan no-show berkurang karena orang bisa memindahkan janji temu dengan satu ketukan alih-alih tidak datang begitu saja. Panduan ini membahas alur booking, jadwal pengingat, susunan kalimat template, biaya, dan aturan yang menjaga pesan Anda tetap patuh.
Bisakah booking janji temu lewat WhatsApp?
Bisa, tetapi tidak dengan aplikasi WhatsApp Business saja. Aplikasi menyediakan pesan sambutan dan pesan tidak di tempat, balasan cepat, dan label, yang cukup untuk beberapa booking manual sehari. Booking otomatis membutuhkan WhatsApp Business API (WhatsApp Business Platform), karena di sanalah Anda mendapatkan:
- Tombol dan daftar interaktif yang bisa dipakai bot booking Anda
- WhatsApp Flows, formulir bawaan yang terbuka di dalam chat
- Template pesan yang disetujui, yang Anda butuhkan untuk mengirim pengingat setelah jendela 24 jam
- Integrasi dengan sistem booking atau kalender Anda
| Yang Anda butuhkan | Aplikasi WhatsApp Business | WhatsApp Business API |
|---|---|---|
| Pelanggan bisa mengirim pesan untuk booking | Ya, dicatat manual | Ya, otomatis |
| Formulir booking di dalam chat | Tidak | Ya, WhatsApp Flows |
| Ketersediaan langsung dari kalender Anda | Tidak | Ya, melalui integrasi |
| Pengingat terjadwal per janji temu | Tidak | Ya, template pesan |
| Beberapa staf membalas | Perangkat tertaut terbatas | Inbox tim bersama |
Cara kerja booking janji temu via WhatsApp, langkah demi langkah
Percakapan booking yang baik hanya menanyakan yang diperlukan, dengan urutan seperti resepsionis.
- Pelanggan memulai chat dari tombol di website, bio Instagram, profil Google, atau QR code di meja resepsionis. Lihat panduan kami tentang link dan QR code WhatsApp.
- Bot menyapa dan menanyakan kebutuhannya, dengan tombol untuk layanan utama Anda.
- Bot mempersempit detailnya: lokasi, staf, hari yang diinginkan.
- Bot menawarkan slot kosong dari kalender Anda sebagai tombol.
- Bot mengumpulkan nama dan catatan, lalu mengonfirmasi booking.
- Bot menjadwalkan pengingat dan mengalihkan permintaan yang rumit ke staf.
Begini contohnya dalam praktik:
Pelanggan: Halo, saya mau booking potong rambut
Bisnis: Halo! Mau layanan apa?
[Potong wanita] [Potong pria] [Potong & warna]
Pelanggan: Potong pria
Bisnis: Baik. Ada pilihan kapster?
[Rizky] [Bayu] [Yang tersedia duluan]
Pelanggan: Yang tersedia duluan
Bisnis: Jam berikut masih kosong hari Kamis:
[10.00] [13.30] [17.15]
Pelanggan: 17.15
Bisnis: Sudah dibooking: Potong pria dengan Bayu, Kamis 17.15.
Kami akan kirim pengingat sehari sebelumnya.
Balas di sini kapan saja jika ingin mengubahnya.Tombol atau formulir WhatsApp Flows?
Untuk dua atau tiga pilihan cepat, tombol di chat sudah cukup. Untuk booking yang butuh beberapa kolom isian, WhatsApp Flow lebih rapi. Flow adalah formulir beberapa layar yang terbuka di atas chat. Komponen Flows dari Meta mencakup DatePicker dan CalendarPicker, dan keduanya bisa memblokir tanggal tertentu yang tidak tersedia, sehingga pelanggan tidak bisa memilih hari saat Anda tutup. Flow juga bisa memuat opsi langsung, seperti slot waktu, dari sistem Anda sendiri melalui endpoint.
Anda bisa mengirim Flow selama percakapan yang dimulai pelanggan, sebagai pesan dengan tombol call-to-action. Anda juga bisa melampirkannya ke template pesan dengan tombol Flow, misalnya dalam pengingat “Saatnya booking pemeriksaan berikutnya”.
Gunakan tombol jika:
- Booking hanya untuk satu layanan dan pilihan jamnya sedikit
- Sebagian besar pelanggan membooking hal yang sama
Gunakan Flow jika:
- Anda membutuhkan layanan, staf, tanggal, jam, dan catatan sekaligus
- Anda ingin tampilan kalender, bukan daftar jam
- Anda mengajukan pertanyaan awal sebelum kunjungan
Cara mengirim pengingat janji temu via WhatsApp
Pengingat adalah bagian di mana WhatsApp paling terasa manfaatnya. Pengingat yang bisa dijawab dengan satu ketukan mengubah no-show diam-diam menjadi slot yang dijadwalkan ulang.
Aturan 24 jam untuk pengingat
Saat pelanggan mengirim pesan kepada Anda, jendela layanan pelanggan 24 jam terbuka. Di dalamnya Anda bisa mengirim pesan apa pun. Setelah tertutup, Anda hanya bisa mengirim template pesan yang disetujui. Janji temu biasanya masih beberapa hari lagi, jadi pengingat hampir selalu dikirim sebagai template.
Utility atau marketing?
Meta mengklasifikasikan template sebagai utility jika tidak bersifat promosi dan spesifik untuk, atau diminta oleh, pelanggan. Pengingat tentang janji temu yang sudah dibooking sesuai dengan definisi itu. Template dengan konten campuran, seperti pengingat ditambah diskon untuk layanan lain, diklasifikasikan sebagai marketing. Meta juga bisa mengubah kategori template utility yang seharusnya marketing, dan penyalahgunaan berulang bisa berujung pada pembatasan template utility Anda. Buat pengingat khusus tentang janji temu saja, dan kirim penawaran secara terpisah ke pelanggan yang sudah opt-in. Untuk ide template lainnya, lihat contoh template pesan WhatsApp kami.
Contoh template pengingat janji temu WhatsApp
Konfirmasi booking (utility):
Halo {{1}}, {{2}} Anda dengan {{3}} sudah dibooking untuk {{4}} pukul {{5}}. Balas di sini jika perlu melakukan perubahan.
[Tambahkan ke kalender] [Lihat rute]
Pengingat H-1 (utility):
Halo {{1}}, kami ingatkan janji temu {{2}} Anda besok, {{3}}, pukul {{4}}. Apakah Anda bisa hadir?
[Konfirmasi] [Jadwal ulang] [Batalkan]
Pengingat persiapan (utility):
Halo {{1}}, {{2}} Anda dijadwalkan pada {{3}}. Mohon datang 10 menit lebih awal dan membawa {{4}}. Ketuk di bawah jika rencana Anda berubah.
[Saya akan datang] [Jadwal ulang]
Pengingat booking ulang (sering termasuk marketing, cek isinya):
Halo {{1}}, sudah cukup lama sejak {{2}} terakhir Anda. Mau booking kunjungan berikutnya?
[Booking sekarang] [Nanti saja]
Template terakhir ini adalah ajakan untuk membooking sesuatu yang baru, bukan pemberitahuan tentang booking yang sudah ada, jadi kemungkinan besar akan dianggap marketing dan hanya boleh dikirim ke pelanggan yang setuju menerima pesan dari Anda. Panduan opt-in WhatsApp kami membahas cara mengumpulkan persetujuan tersebut.
Kapan mengirim pengingat
| Pesan | Kapan dikirim | Tujuan |
|---|---|---|
| Konfirmasi | Segera setelah booking | Mengonfirmasi detail, memberi ekspektasi |
| Catatan persiapan | 2–3 hari sebelumnya, jika diperlukan | Dokumen, puasa, tes alergi |
| Pengingat utama | 24 jam sebelumnya | Konfirmasi, jadwal ulang, atau batalkan |
| Pengingat hari-H | 2–3 jam sebelumnya, untuk kunjungan yang lama atau bernilai tinggi | Pengecekan terakhir |
| Tindak lanjut | Setelah kunjungan | Masukan atau perawatan lanjutan |
Jangan kirim lebih dari yang diperlukan. Dua pesan per janji temu, yaitu konfirmasi dan pengingat utama, sudah cukup untuk sebagian besar bisnis.
Berapa biaya pengingat janji temu via WhatsApp?
Harga WhatsApp Business API dihitung per template pesan terkirim, berdasarkan kategori dan negara penerima. Menurut dokumentasi harga Meta:
- Template utility yang dikirim di luar jendela layanan pelanggan dikenakan tarif utility.
- Template utility yang dikirim di dalam jendela layanan pelanggan yang terbuka juga dikenakan biaya sejak 1 Oktober 2026, begitu pula balasan non-template (layanan) setelah 1.000 pesan pertama per nomor telepon bisnis setiap bulan.
- Konfirmasi yang dikirim saat pelanggan masih chat dengan bot booking Anda berada di dalam jendela.
Artinya, pengingat utama biasanya adalah pesan yang Anda bayar. Sebagai contoh, dengan tarif utility di kalkulator pesan massal kami, 500 pengingat H-1 per bulan akan memakan biaya Meta sekitar $11,00 untuk penerima di Inggris ($0,022 per pesan) dan sekitar $3,40 di Brasil ($0,0068 per pesan). Tarif berbeda per negara dan berubah dari waktu ke waktu, jadi cek kalkulator untuk pasar Anda.
Cara mengatur booking janji temu WhatsApp di MonoChat
MonoChat menghubungkan nomor Anda melalui WhatsApp Business API resmi, dan Anda membuat booking dan pengingat tanpa kode.
1. Hubungkan WhatsApp dan tetap pakai aplikasi jika mau
Daftar di app.monochat.ai dan hubungkan nomor Anda. Dengan WhatsApp Coexistence, Anda tetap bisa memakai aplikasi WhatsApp Business di nomor yang sama.
2. Buat alur booking
Gunakan builder otomatisasi alur kerja tanpa kode atau formulir WhatsApp Flows untuk mengumpulkan layanan, staf, tanggal, jam, nama, dan catatan sesuai urutan yang Anda inginkan. Flows bisa memuat opsi langsung seperti slot janji temu, dan setiap pengisian bisa melanjutkan alur dengan routing atau konfirmasi.
3. Hubungkan ketersediaan Anda
Gunakan aturan waktu yang Anda tetapkan di MonoChat, atau hubungkan sistem booking atau kalender Anda melalui custom function, webhook, atau API, sehingga asisten mengecek jam kosong dan membuat janji temu sungguhan selama chat.
4. Jadwalkan pengingat dengan template yang disetujui
Buat template pengingat di MonoChat, ajukan untuk persetujuan, dan lampirkan ke booking. Pengingat dikirim pada waktu yang Anda tetapkan, diisi dengan detail booking dan tombol sekali ketuk. Jika janji temu dibuat di software Anda sendiri, software itu bisa mengirimkannya ke MonoChat melalui API atau webhook, lalu workflow pengingat mengambil alih.
5. Biarkan balasan memperbarui jadwal hari itu
Konfirmasi diberi tag, Jadwal ulang menawarkan slot kosong baru di chat yang sama, dan pembatalan ditandai untuk tim Anda agar slotnya bisa diisi. Permintaan yang tidak seharusnya ditangani bot diteruskan ke staf di inbox bersama beserta seluruh percakapan. Asisten AI juga bisa menjawab pertanyaan seperti “Ada tempat parkir?” dari basis pengetahuan Anda. Panduan chatbot WhatsApp kami menjelaskan cara merancang asisten tersebut.
Untuk contoh per industri, lihat booking janji temu WhatsApp untuk salon, pengingat janji temu salon, dan booking janji temu untuk klinik. Paket Basic gratis mencakup 1 agen dan 1 kanal; lihat halaman harga untuk tim yang lebih besar.
Sumber
Terapkan dengan MonoChat