Agendamento e lembretes pelo WhatsApp: guia completo de configuração
Seus clientes já falam com você pelo WhatsApp. Veja como transformar essas mensagens em agendamentos e como enviar lembretes que eles confirmam ou remarcam com um toque.
Equipe MonoChat Atualizado: 8 min de leitura
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O agendamento pelo WhatsApp permite que o cliente escolha um serviço, uma data e um horário dentro de uma conversa do WhatsApp e receba confirmação imediata, sem ligar para você nem acessar um site. Você o configura na WhatsApp Business API com um fluxo de agendamento (botões de resposta rápida ou um formulário do WhatsApp Flows) conectado à sua agenda e, depois, envia lembretes como mensagens de modelo de utilidade aprovadas, com botões Confirmar, Reagendar e Cancelar.
O resultado são menos ligações em horários de pico, agendamentos que chegam durante a noite e menos faltas, porque as pessoas podem remarcar com um toque em vez de simplesmente não comparecer. Este guia explica o fluxo de agendamento, o cronograma de lembretes, a redação dos modelos, os custos e as regras que mantêm suas mensagens em conformidade.
É possível agendar horários pelo WhatsApp?
Sim, mas não só com o app WhatsApp Business. O app oferece mensagens de saudação e de ausência, respostas rápidas e etiquetas, o que serve para alguns agendamentos manuais por dia. O agendamento automatizado exige a WhatsApp Business API (a WhatsApp Business Platform), porque é nela que você tem:
- Botões interativos e listas que seu bot de agendamento pode usar
- WhatsApp Flows, formulários nativos que abrem dentro da conversa
- Modelos de mensagem aprovados, necessários para enviar lembretes depois da janela de 24 horas
- Integrações com seu sistema de agendamento ou agenda
| O que você precisa | App WhatsApp Business | WhatsApp Business API |
|---|---|---|
| Clientes podem enviar mensagem para agendar | Sim, agendado manualmente | Sim, automatizado |
| Formulário de agendamento dentro da conversa | Não | Sim, WhatsApp Flows |
| Disponibilidade em tempo real da sua agenda | Não | Sim, por meio de integrações |
| Lembrete agendado por compromisso | Não | Sim, modelos de mensagem |
| Vários atendentes respondendo | Dispositivos vinculados limitados | Caixa de entrada compartilhada da equipe |
Como funciona o agendamento pelo WhatsApp, passo a passo
Uma boa conversa de agendamento pergunta apenas o necessário, na ordem em que uma recepcionista perguntaria.
- O cliente inicia a conversa pelo botão do seu site, pela bio do Instagram, pelo perfil do Google ou por um QR code na recepção. Veja nosso guia de links e QR codes do WhatsApp.
- O bot cumprimenta e pergunta o que a pessoa precisa, com botões para seus principais serviços.
- Ele detalha as informações: unidade, profissional, dia preferido.
- Ele oferece horários livres da sua agenda como botões.
- Ele coleta o nome e eventuais observações e confirma o agendamento.
- Ele agenda os lembretes e transfere pedidos complexos para uma pessoa.
Veja como isso fica na prática:
Cliente: Oi, quero marcar um corte de cabelo
Empresa: Oi! Qual serviço você deseja?
[Corte feminino] [Corte masculino] [Corte e coloração]
Cliente: Corte masculino
Empresa: Ótimo. Tem preferência de barbeiro?
[Rafael] [Jonas] [Primeiro disponível]
Cliente: Primeiro disponível
Empresa: Estes horários estão livres na quinta-feira:
[10h] [13h30] [17h15]
Cliente: 17h15
Empresa: Agendado: corte masculino com o Jonas, quinta-feira às 17h15.
Enviaremos um lembrete no dia anterior.
Responda aqui a qualquer momento para alterar.Botões ou um formulário do WhatsApp Flows?
Para duas ou três escolhas rápidas, os botões na conversa funcionam bem. Para agendamentos que exigem vários campos, um WhatsApp Flow é mais limpo. Um Flow é um formulário de várias telas que abre sobre a conversa. Os componentes de Flows da Meta incluem um DatePicker e um CalendarPicker, e ambos podem bloquear datas específicas indisponíveis, para que os clientes não escolham um dia em que você está fechado. Um Flow também pode carregar opções em tempo real, como horários, do seu próprio sistema por meio de um endpoint.
Você pode enviar um Flow durante uma conversa iniciada pelo cliente, como uma mensagem com botão de call-to-action. Também pode anexá-lo a um modelo de mensagem com um botão de Flow, por exemplo em um lembrete “Hora de agendar seu próximo check-up”.
Use botões quando:
- O agendamento tem um serviço e poucas opções de horário
- A maioria dos clientes marca a mesma coisa
Use um Flow quando:
- Você precisa de serviço, profissional, data, horário e observações juntos
- Você quer uma visão de calendário em vez de uma lista de horários
- Você faz perguntas de triagem antes da visita
Como enviar lembretes de agendamento pelo WhatsApp
Os lembretes são onde o WhatsApp mais compensa. Um lembrete que as pessoas respondem com um toque transforma uma falta silenciosa em um horário remarcado.
A regra de 24 horas para lembretes
Quando um cliente envia mensagem, abre-se uma janela de atendimento ao cliente de 24 horas. Dentro dela você pode enviar qualquer mensagem. Quando ela se fecha, você só pode enviar modelos de mensagem aprovados. Os agendamentos costumam ser daqui a alguns dias, então os lembretes quase sempre saem como modelos.
Utilidade ou marketing?
A Meta classifica um modelo como utilidade quando ele não é promocional e é específico para o cliente ou solicitado por ele. Um lembrete sobre um agendamento feito se enquadra nessa definição. Modelos com conteúdo misto, como um lembrete mais um desconto em outro serviço, são classificados como marketing. A Meta também pode recategorizar um modelo de utilidade que deveria ser de marketing, e o uso indevido repetido pode levar a restrições nos seus modelos de utilidade. Mantenha os lembretes estritamente sobre o agendamento e envie ofertas separadamente a clientes que deram opt-in. Para mais ideias de modelos, veja nossos exemplos de modelos de mensagem do WhatsApp.
Exemplos de modelos de lembrete de agendamento
Confirmação de agendamento (utilidade):
Olá, {{1}}, seu agendamento de {{2}} com {{3}} está confirmado para {{4}} às {{5}}. Responda aqui se precisar fazer alguma alteração.
[Adicionar à agenda] [Como chegar]
Lembrete do dia anterior (utilidade):
Olá, {{1}}, lembrando que seu agendamento de {{2}} é amanhã, {{3}}, às {{4}}. Você consegue comparecer?
[Confirmar] [Reagendar] [Cancelar]
Lembrete de preparação (utilidade):
Olá, {{1}}, seu {{2}} é em {{3}}. Chegue com 10 minutos de antecedência e traga {{4}}. Toque abaixo se seus planos mudaram.
[Estarei lá] [Reagendar]
Lembrete de novo agendamento (frequentemente marketing, verifique o conteúdo):
Olá, {{1}}, faz um tempo desde seu último {{2}}. Quer agendar sua próxima visita?
[Agendar agora] [Agora não]
O último é um incentivo para agendar algo novo, e não um aviso sobre um agendamento existente, então espere que seja tratado como marketing e envie-o somente a clientes que aceitaram receber suas mensagens. Nosso guia de opt-in do WhatsApp explica como coletar esse consentimento.
Quando enviar os lembretes
| Mensagem | Quando enviar | Finalidade |
|---|---|---|
| Confirmação | Logo após o agendamento | Confirma os detalhes e define expectativas |
| Orientações de preparo | 2 a 3 dias antes, quando necessário | Documentos, jejum, testes de alergia |
| Lembrete principal | 24 horas antes | Confirmar, reagendar ou cancelar |
| Lembrete no mesmo dia | 2 a 3 horas antes, para visitas longas ou de alto valor | Última checagem |
| Acompanhamento | Depois da visita | Feedback ou cuidados posteriores |
Não envie mais do que o necessário. Duas mensagens por agendamento, a confirmação e o lembrete principal, bastam para a maioria das empresas.
Quanto custam os lembretes de agendamento pelo WhatsApp?
Os preços da WhatsApp Business API são por mensagem de modelo entregue, por categoria e país do destinatário. De acordo com a documentação de preços da Meta:
- Modelos de utilidade enviados fora de uma janela de atendimento ao cliente são cobrados pela tarifa de utilidade.
- Modelos de utilidade enviados dentro de uma janela de atendimento ao cliente aberta também são cobrados desde 1º de outubro de 2026, assim como as respostas que não são modelos (de atendimento) depois das primeiras 1.000 por número de telefone comercial a cada mês.
- Uma confirmação enviada enquanto o cliente ainda está conversando com seu bot de agendamento está dentro da janela.
Isso faz do lembrete principal a mensagem que você normalmente paga. Como exemplo, usando as tarifas de utilidade da nossa calculadora de disparo em massa, 500 lembretes do dia anterior por mês custariam cerca de US$ 11,00 em tarifas da Meta para destinatários no Reino Unido (US$ 0,022 cada) e cerca de US$ 3,40 no Brasil (US$ 0,0068 cada). As tarifas variam por país e mudam com o tempo, então consulte a calculadora para o seu mercado.
Como configurar o agendamento pelo WhatsApp no MonoChat
O MonoChat conecta seu número pela WhatsApp Business API oficial, e você cria o agendamento e os lembretes sem código.
1. Conecte o WhatsApp e mantenha seu app, se quiser
Cadastre-se em app.monochat.ai e conecte seu número. Com a WhatsApp Coexistence, você pode continuar usando o app WhatsApp Business no mesmo número.
2. Crie o fluxo de agendamento
Use o construtor de automação de fluxos de trabalho sem código ou um formulário do WhatsApp Flows para coletar serviço, profissional, data, horário, nome e observações na ordem que preferir. Os Flows podem carregar opções em tempo real, como horários disponíveis, e cada envio pode continuar a jornada com roteamento ou uma confirmação.
3. Conecte sua disponibilidade
Use as regras de horário que você define no MonoChat ou conecte seu sistema de agendamento ou agenda por funções personalizadas, webhooks ou pela API, para que o assistente verifique os horários livres e crie agendamentos reais durante a conversa.
4. Agende lembretes com modelos aprovados
Crie seus modelos de lembrete no MonoChat, envie-os para aprovação e vincule-os ao agendamento. Os lembretes saem nos horários que você definir, preenchidos com os dados do agendamento e botões de um toque. Se os agendamentos são criados no seu próprio software, ele pode enviá-los ao MonoChat pela API ou por webhooks, e o fluxo de lembretes assume daí.
5. Deixe as respostas atualizarem o dia
As confirmações recebem tags, Reagendar oferece novos horários livres na mesma conversa e os cancelamentos são sinalizados à sua equipe para que ela preencha o horário. Pedidos que o bot não deve tratar vão para uma pessoa na caixa de entrada compartilhada, com a conversa completa. Um assistente de IA também pode responder a perguntas como “Vocês têm estacionamento?” a partir da sua base de conhecimento. Nosso guia de chatbot para WhatsApp explica como projetar esse assistente.
Para exemplos por setor, veja agendamento pelo WhatsApp para salões, lembretes de agendamento para salões e agendamento para clínicas. O plano Basic gratuito cobre 1 atendente e 1 canal; veja a página de preços para equipes maiores.
Fontes
Coloque isso em prática com o MonoChat