Reserva de citas y recordatorios por WhatsApp: guía completa de configuración
Sus clientes ya le escriben por WhatsApp. Así puede convertir esos mensajes en citas reservadas y enviar recordatorios que pueden confirmar o mover con un solo toque.
Equipo de MonoChat Actualizado: 8 min de lectura
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La reserva de citas por WhatsApp permite que los clientes elijan un servicio, una fecha y una hora dentro de un chat de WhatsApp y reciban una confirmación inmediata, sin llamarle ni visitar un sitio web. Se configura en la WhatsApp Business API con un flujo de reserva (botones de respuesta rápida o un formulario de WhatsApp Flows) conectado a su calendario, y después se envían los recordatorios como mensajes de plantilla de utilidad aprobados con botones Confirmar, Reprogramar y Cancelar.
El resultado son menos llamadas telefónicas en las horas punta, reservas que entran por la noche y menos ausencias, porque las personas pueden mover una cita con un solo toque en lugar de simplemente no presentarse. Esta guía recorre el flujo de reserva, el calendario de recordatorios, la redacción de las plantillas, los costes y las normas que mantienen sus mensajes en regla.
¿Se pueden reservar citas por WhatsApp?
Sí, pero no solo con la aplicación WhatsApp Business. La aplicación ofrece mensajes de bienvenida y de ausencia, respuestas rápidas y etiquetas, lo cual basta para unas pocas reservas manuales al día. La reserva automatizada requiere la WhatsApp Business API (la WhatsApp Business Platform), porque es donde obtiene:
- Botones interactivos y listas que puede usar su bot de reservas
- WhatsApp Flows, formularios nativos que se abren dentro del chat
- Mensajes de plantilla aprobados, necesarios para enviar recordatorios pasada la ventana de 24 horas
- Integraciones con su sistema de reservas o su calendario
| Lo que necesita | Aplicación WhatsApp Business | WhatsApp Business API |
|---|---|---|
| Los clientes pueden escribir para reservar | Sí, se reserva a mano | Sí, automatizado |
| Formulario de reserva dentro del chat | No | Sí, WhatsApp Flows |
| Disponibilidad en directo desde su calendario | No | Sí, mediante integraciones |
| Recordatorio programado por cita | No | Sí, mensajes de plantilla |
| Varias personas atendiendo | Dispositivos vinculados limitados | Bandeja de entrada compartida para equipos |
Cómo funciona la reserva de citas por WhatsApp, paso a paso
Una buena conversación de reserva pregunta solo lo necesario, en el orden en que lo haría una recepcionista.
- El cliente inicia el chat desde el botón de su sitio web, la biografía de Instagram, su perfil de Google o un código QR en recepción. Consulte nuestra guía de enlaces y códigos QR de WhatsApp.
- El bot saluda y pregunta qué necesita, con botones para sus servicios principales.
- Concreta los detalles: ubicación, miembro del personal, día preferido.
- Ofrece huecos libres de su calendario como botones.
- Recoge el nombre y las notas y confirma la reserva.
- Programa los recordatorios y traspasa a una persona las solicitudes complejas.
Así se ve en la práctica:
Cliente: Hola, quisiera reservar un corte de pelo
Empresa: ¡Hola! ¿Qué servicio desea?
[Corte de mujer] [Corte de hombre] [Corte y color]
Cliente: Corte de hombre
Empresa: Perfecto. ¿Tiene preferencia por algún barbero?
[Emre] [Jonas] [El primero disponible]
Cliente: El primero disponible
Empresa: Estas horas están libres el jueves:
[10:00] [13:30] [17:15]
Cliente: 17:15
Empresa: Reservado: corte de hombre con Jonas, jueves a las 17:15.
Le enviaremos un recordatorio el día anterior.
Responda aquí en cualquier momento para cambiarla.¿Botones o un formulario de WhatsApp Flows?
Para dos o tres elecciones rápidas, los botones en el chat funcionan bien. Para reservas que necesitan varios campos, un WhatsApp Flow es más limpio. Un Flow es un formulario de varias pantallas que se abre sobre el chat. Los componentes de Flows de Meta incluyen un DatePicker y un CalendarPicker, y ambos pueden bloquear fechas concretas no disponibles, de modo que los clientes no puedan elegir un día en que usted está cerrado. Un Flow también puede cargar opciones en directo, como franjas horarias, desde su propio sistema mediante un endpoint.
Puede enviar un Flow durante una conversación que el cliente haya iniciado, como un mensaje con un botón de llamada a la acción. También puede adjuntarlo a un mensaje de plantilla con un botón de Flow, por ejemplo en un recordatorio de «Es hora de reservar su próxima revisión».
Use botones cuando:
- La reserva tiene un solo servicio y pocas opciones de horario
- La mayoría de los clientes reservan lo mismo
Use un Flow cuando:
- Necesita servicio, personal, fecha, hora y notas a la vez
- Quiere una vista de calendario en lugar de una lista de horas
- Hace preguntas previas a la visita
Cómo enviar recordatorios de citas por WhatsApp
Los recordatorios son donde WhatsApp más rinde. Un recordatorio al que las personas pueden responder con un solo toque convierte una ausencia silenciosa en un hueco reprogramado.
La regla de 24 horas para los recordatorios
Cuando un cliente le escribe, se abre una ventana de atención al cliente de 24 horas. Dentro de ella puede enviar cualquier mensaje. Cuando se cierra, solo puede enviar mensajes de plantilla aprobados. Las citas suelen estar a varios días de distancia, así que los recordatorios casi siempre se envían como plantillas.
¿Utilidad o marketing?
Meta clasifica una plantilla como de utilidad cuando no es promocional y es específica del cliente o ha sido solicitada por este. Un recordatorio sobre una cita reservada encaja en esa definición. Las plantillas con contenido mixto, como un recordatorio más un descuento en otro servicio, se clasifican como marketing. Meta también puede recategorizar una plantilla de utilidad que debería ser de marketing, y el uso indebido reiterado puede llevar a restricciones en sus plantillas de utilidad. Mantenga los recordatorios estrictamente centrados en la cita y envíe las ofertas por separado a los clientes que dieron su opt-in. Para más ideas de plantillas, consulte nuestros ejemplos de plantillas de mensajes de WhatsApp.
Ejemplos de plantillas de recordatorio de cita
Confirmación de reserva (utilidad):
Hola {{1}}, su {{2}} con {{3}} está reservado para el {{4}} a las {{5}}. Responda aquí si necesita hacer algún cambio.
[Añadir al calendario] [Cómo llegar]
Recordatorio del día anterior (utilidad):
Hola {{1}}, le recordamos que su cita de {{2}} es mañana, {{3}}, a las {{4}}. ¿Podrá asistir?
[Confirmar] [Reprogramar] [Cancelar]
Recordatorio de preparación (utilidad):
Hola {{1}}, su {{2}} es el {{3}}. Llegue 10 minutos antes y traiga {{4}}. Pulse abajo si sus planes han cambiado.
[Asistiré] [Reprogramar]
Recordatorio de nueva reserva (a menudo marketing, revise el contenido):
Hola {{1}}, ha pasado un tiempo desde su último {{2}}. ¿Le gustaría reservar su próxima visita?
[Reservar ahora] [Ahora no]
La última es un empujón para reservar algo nuevo y no un aviso sobre una reserva existente, así que espere que se trate como marketing y envíela solo a clientes que aceptaron recibir mensajes suyos. Nuestra guía de opt-in en WhatsApp explica cómo recabar ese consentimiento.
Cuándo enviar los recordatorios
| Mensaje | Cuándo enviarlo | Finalidad |
|---|---|---|
| Confirmación | Justo después de reservar | Confirma los detalles y fija expectativas |
| Nota de preparación | 2–3 días antes, cuando haga falta | Documentos, ayuno, pruebas de alergia |
| Recordatorio principal | 24 horas antes | Confirmar, reprogramar o cancelar |
| Recordatorio del mismo día | 2–3 horas antes, para visitas largas o de alto valor | Última comprobación |
| Seguimiento | Después de la visita | Opinión o cuidados posteriores |
No envíe más de lo necesario. Dos mensajes por cita, la confirmación y el recordatorio principal, bastan para la mayoría de las empresas.
¿Cuánto cuestan los recordatorios de citas por WhatsApp?
El precio de la WhatsApp Business API es por mensaje de plantilla entregado, según la categoría y el país del destinatario. Según la documentación de precios de Meta:
- Las plantillas de utilidad enviadas fuera de una ventana de atención al cliente se cobran a la tarifa de utilidad.
- Las plantillas de utilidad enviadas dentro de una ventana de atención al cliente abierta también se cobran desde el 1 de octubre de 2026, al igual que las respuestas que no son plantillas (de servicio) tras los primeros 1,000 por número de teléfono de empresa cada mes.
- Una confirmación enviada mientras el cliente sigue chateando con su bot de reservas está dentro de la ventana.
Eso hace que el recordatorio principal sea el mensaje que normalmente se paga. Como ejemplo, con las tarifas de utilidad de nuestra calculadora de mensajería masiva, 500 recordatorios del día anterior al mes costarían unos $11.00 en tarifas de Meta para destinatarios en el Reino Unido ($0.022 cada uno) y unos $3.40 en Brasil ($0.0068 cada uno). Las tarifas varían según el país y cambian con el tiempo, así que consulte la calculadora para su mercado.
Cómo configurar la reserva de citas por WhatsApp en MonoChat
MonoChat conecta su número mediante la WhatsApp Business API oficial, y usted crea la reserva y los recordatorios sin código.
1. Conecte WhatsApp y conserve su aplicación si lo desea
Regístrese en app.monochat.ai y conecte su número. Con WhatsApp Coexistence puede seguir usando la aplicación WhatsApp Business en el mismo número.
2. Cree el flujo de reserva
Use el constructor de automatización de flujos de trabajo sin código o un formulario de WhatsApp Flows para recoger servicio, personal, fecha, hora, nombre y notas en el orden que prefiera. Los Flows pueden cargar opciones en directo, como huecos de citas, y cada envío puede continuar el recorrido con un enrutamiento o una confirmación.
3. Conecte su disponibilidad
Use las reglas horarias que defina en MonoChat, o conecte su sistema de reservas o su calendario mediante funciones personalizadas, webhooks o la API, para que el asistente compruebe los horarios libres y cree citas reales durante el chat.
4. Programe los recordatorios con plantillas aprobadas
Cree sus plantillas de recordatorio en MonoChat, envíelas para su aprobación y asócielas a la reserva. Los recordatorios salen en los momentos que usted fije, rellenados con los datos de la reserva y con botones de un solo toque. Si las citas se crean en su propio software, este puede enviarlas a MonoChat mediante la API o webhooks, y el flujo de recordatorios toma el relevo.
5. Deje que las respuestas actualicen la jornada
Las confirmaciones se etiquetan, Reprogramar ofrece nuevos huecos libres en el mismo chat y las cancelaciones se señalan a su equipo para que pueda rellenar el hueco. Las solicitudes que el bot no debe gestionar pasan a una persona en la bandeja de entrada compartida con la conversación completa. Un asistente de IA también puede responder preguntas como «¿Tienen aparcamiento?» a partir de su base de conocimiento. Nuestra guía del chatbot de WhatsApp explica cómo diseñar ese asistente.
Para ver ejemplos por sector, consulte la reserva de citas por WhatsApp para salones de belleza, los recordatorios de citas para salones y la reserva de citas para clínicas. El plan Basic gratuito incluye 1 agente y 1 canal; consulte la página de precios para equipos más grandes.
Fuentes
Ponga esto en práctica con MonoChat