WhatsApp 예약 접수와 리마인더: 설정 완벽 가이드
고객은 이미 WhatsApp으로 문의하고 있습니다. 그 메시지를 예약으로 연결하는 방법과, 고객이 버튼 한 번으로 확정하거나 변경할 수 있는 리마인더를 보내는 방법을 안내합니다.
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WhatsApp 예약 접수는 고객이 전화하거나 웹사이트를 방문하지 않고도 WhatsApp 대화 안에서 서비스, 날짜, 시간을 선택하고 즉시 확정 안내를 받는 방식입니다. WhatsApp Business API에서 캘린더와 연동된 예약 플로우(빠른 답장 버튼 또는 WhatsApp Flows 양식)를 만들고, 확인·일정 변경·취소 버튼이 있는 승인된 유틸리티 템플릿 메시지로 리마인더를 보내면 됩니다.
그 결과 바쁜 시간대의 전화가 줄고, 밤에도 예약이 들어오며, 고객이 연락 없이 나타나지 않는 대신 버튼 한 번으로 일정을 옮길 수 있어 노쇼가 줄어듭니다. 이 가이드는 예약 플로우, 리마인더 일정, 템플릿 문구, 비용, 메시지를 규정에 맞게 유지하는 규칙을 단계별로 설명합니다.
WhatsApp에서 예약을 받을 수 있나요?
네, 다만 WhatsApp Business 앱만으로는 어렵습니다. 앱은 인사말과 부재중 메시지, 빠른 답장, 라벨을 제공하므로 하루 몇 건의 수동 예약에는 충분합니다. 자동 예약에는 WhatsApp Business API(WhatsApp Business Platform)가 필요합니다. 여기서 다음 기능을 사용할 수 있기 때문입니다.
- 예약 봇이 사용할 수 있는 인터랙티브 버튼과 목록
- 대화 안에서 열리는 기본 제공 양식인 WhatsApp Flows
- 24시간 창이 지난 뒤 리마인더를 보내는 데 필요한 승인된 메시지 템플릿
- 예약 시스템이나 캘린더와의 연동
| 필요한 기능 | WhatsApp Business 앱 | WhatsApp Business API |
|---|---|---|
| 고객이 메시지로 예약 요청 | 가능, 수동 예약 | 가능, 자동화 |
| 대화 안의 예약 양식 | 불가 | 가능, WhatsApp Flows |
| 캘린더의 실시간 예약 가능 시간 | 불가 | 가능, 연동을 통해 |
| 예약별 리마인더 예약 발송 | 불가 | 가능, 메시지 템플릿 |
| 여러 직원이 응대 | 연결 기기 수 제한 | 공유 팀 받은편지함 |
WhatsApp 예약 접수 작동 방식, 단계별 안내
좋은 예약 대화는 접수 담당자가 묻는 순서대로, 꼭 필요한 것만 묻습니다.
- 고객이 대화를 시작합니다. 웹사이트 버튼, Instagram 소개란, Google 프로필, 매장 접수대의 QR 코드 등에서 시작합니다. WhatsApp 링크와 QR 코드 가이드를 참고하세요.
- 봇이 인사하고 필요한 것을 묻습니다. 주요 서비스를 버튼으로 보여 줍니다.
- 세부 사항을 좁힙니다. 지점, 담당자, 희망 요일 등입니다.
- 캘린더에서 비어 있는 시간을 버튼으로 안내합니다.
- 이름과 요청 사항을 받고 예약을 확정합니다.
- 리마인더를 예약하고, 복잡한 요청은 담당자에게 넘깁니다.
실제 대화는 다음과 같습니다.
고객: 안녕하세요, 커트 예약하고 싶어요
업체: 안녕하세요! 어떤 서비스를 원하세요?
[여성 커트] [남성 커트] [커트 & 염색]
고객: 남성 커트
업체: 알겠습니다. 원하시는 디자이너가 있으세요?
[에민] [요나스] [가장 빠른 시간]
고객: 가장 빠른 시간
업체: 목요일에 다음 시간이 비어 있습니다.
[10:00] [13:30] [17:15]
고객: 17:15
업체: 예약되었습니다: 남성 커트, 요나스 디자이너, 목요일 17:15.
전날 리마인더를 보내 드리겠습니다.
변경이 필요하시면 언제든 이 대화로 답장해 주세요.버튼과 WhatsApp Flows 양식, 무엇을 쓸까요?
두세 가지 간단한 선택에는 대화 안의 버튼이 잘 맞습니다. 여러 항목이 필요한 예약에는 WhatsApp Flow가 더 깔끔합니다. Flow는 대화 위에 열리는 여러 화면의 양식입니다. Meta의 Flows 구성 요소에는 DatePicker와 CalendarPicker가 있으며, 둘 다 예약 불가능한 날짜를 막을 수 있어 휴무일을 고객이 선택하지 못하게 할 수 있습니다. Flow는 엔드포인트를 통해 자체 시스템의 시간 슬롯 같은 실시간 옵션을 불러올 수도 있습니다.
고객이 시작한 대화 중에 행동 유도 버튼이 있는 메시지로 Flow를 보낼 수 있습니다. “다음 검진을 예약하실 시간입니다” 같은 리마인더처럼, Flow 버튼이 있는 메시지 템플릿에 붙일 수도 있습니다.
버튼이 적합한 경우:
- 예약 서비스가 하나이고 시간 선택지가 적을 때
- 대부분의 고객이 같은 서비스를 예약할 때
Flow가 적합한 경우:
- 서비스, 담당자, 날짜, 시간, 요청 사항을 한꺼번에 받아야 할 때
- 시간 목록 대신 캘린더 화면을 원할 때
- 방문 전에 사전 질문을 받을 때
WhatsApp 예약 리마인더 보내는 방법
리마인더는 WhatsApp의 효과가 가장 큰 부분입니다. 고객이 버튼 한 번으로 답할 수 있는 리마인더는 조용한 노쇼를 일정 변경으로 바꿔 줍니다.
리마인더의 24시간 규칙
고객이 메시지를 보내면 24시간의 고객 서비스 창이 열립니다. 이 안에서는 어떤 메시지든 보낼 수 있습니다. 창이 닫힌 뒤에는 승인된 메시지 템플릿만 보낼 수 있습니다. 예약은 보통 며칠 뒤이므로 리마인더는 거의 항상 템플릿으로 발송됩니다.
유틸리티인가, 마케팅인가?
Meta는 프로모션이 아니며 고객에게 특정되거나 고객이 요청한 내용인 템플릿을 유틸리티로 분류합니다. 예약된 일정에 대한 리마인더는 이 정의에 해당합니다. 리마인더에 다른 서비스 할인을 함께 넣는 것처럼 내용이 섞인 템플릿은 마케팅으로 분류됩니다. 또한 마케팅이어야 할 유틸리티 템플릿은 Meta가 카테고리를 재분류할 수 있으며, 반복해서 잘못 사용하면 유틸리티 템플릿에 제한이 걸릴 수 있습니다. 리마인더는 예약 내용에만 집중하고, 혜택 안내는 수신에 동의한 고객에게 따로 보내세요. 더 많은 템플릿 아이디어는 WhatsApp 메시지 템플릿 예시를 참고하세요.
예약 리마인더 템플릿 예시
예약 확정 (유틸리티):
안녕하세요 {{1}}님, {{3}}과(와) 함께하는 {{2}} 예약이 {{4}} {{5}}에 확정되었습니다. 변경이 필요하시면 이 대화로 답장해 주세요.
[캘린더에 추가] [길 찾기]
전날 리마인더 (유틸리티):
안녕하세요 {{1}}님, {{2}} 예약이 내일 {{3}} {{4}}에 있습니다. 방문 가능하신가요?
[확인] [일정 변경] [취소]
준비 안내 리마인더 (유틸리티):
안녕하세요 {{1}}님, {{2}} 예약이 {{3}}에 있습니다. 10분 일찍 도착해 주시고 {{4}}을(를) 지참해 주세요. 일정이 바뀌셨다면 아래 버튼을 눌러 주세요.
[방문하겠습니다] [일정 변경]
재예약 안내 (마케팅인 경우가 많으므로 내용 확인 필요):
안녕하세요 {{1}}님, 지난 {{2}} 이후 시간이 꽤 지났습니다. 다음 방문을 예약하시겠어요?
[지금 예약] [나중에]
마지막 템플릿은 기존 예약에 대한 안내가 아니라 새 예약을 권하는 메시지이므로 마케팅으로 처리될 가능성이 높으며, 연락 수신에 동의한 고객에게만 보내야 합니다. 동의를 받는 방법은 WhatsApp 옵트인 가이드에서 다룹니다.
리마인더 발송 시점
| 메시지 | 발송 시점 | 목적 |
|---|---|---|
| 예약 확정 | 예약 직후 | 세부 내용 확인, 안내 사항 전달 |
| 준비 안내 | 필요 시 2~3일 전 | 서류, 금식, 패치 테스트 안내 |
| 주요 리마인더 | 24시간 전 | 확인, 일정 변경 또는 취소 |
| 당일 리마인더 | 소요 시간이 길거나 중요한 방문은 2~3시간 전 | 최종 확인 |
| 후속 안내 | 방문 후 | 피드백 또는 사후 관리 |
필요 이상으로 보내지 마세요. 대부분의 업체에는 예약당 두 건, 즉 예약 확정과 주요 리마인더로 충분합니다.
WhatsApp 예약 리마인더 비용은 얼마인가요?
WhatsApp Business API 요금은 전달된 템플릿 메시지마다, 카테고리와 수신자 국가에 따라 부과됩니다. Meta의 요금 문서에 따르면 다음과 같습니다.
- 고객 서비스 창 밖에서 보낸 유틸리티 템플릿에는 유틸리티 요금이 부과됩니다.
- 열려 있는 고객 서비스 창 안에서 보낸 유틸리티 템플릿에도 2026년 10월 1일부터 요금이 부과되며, 비즈니스 전화번호당 매월 처음 1,000건을 넘는 템플릿 외(서비스) 답장도 마찬가지입니다.
- 고객이 예약 봇과 대화 중일 때 보내는 예약 확정은 창 안에 해당합니다.
따라서 보통 요금이 발생하는 메시지는 주요 리마인더입니다. 예를 들어 대량 발송 요금 계산기의 유틸리티 요금으로 계산하면, 전날 리마인더 월 500건의 Meta 요금은 영국 수신자 기준 약 $11.00(건당 $0.022), 브라질 기준 약 $3.40(건당 $0.0068)입니다. 요금은 국가에 따라 다르고 시간이 지나면서 바뀌므로, 해당 시장의 요금은 계산기에서 확인하세요.
MonoChat에서 WhatsApp 예약 접수 설정하기
MonoChat은 공식 WhatsApp Business API로 번호를 연결하며, 코드 없이 예약과 리마인더를 구성할 수 있습니다.
1. WhatsApp을 연결하고, 원하면 앱도 계속 사용하기
app.monochat.ai에서 가입하고 번호를 연결하세요. WhatsApp 코엑시스턴스를 사용하면 같은 번호로 WhatsApp Business 앱도 계속 사용할 수 있습니다.
2. 예약 플로우 만들기
노코드 워크플로 자동화 빌더나 WhatsApp Flows 양식으로 서비스, 담당자, 날짜, 시간, 이름, 요청 사항을 원하는 순서대로 받으세요. Flow는 예약 슬롯 같은 실시간 옵션을 불러올 수 있고, 제출된 내용마다 라우팅이나 예약 확정으로 이어서 진행할 수 있습니다.
3. 예약 가능 시간 연동하기
MonoChat에서 정의한 시간 규칙을 사용하거나, 커스텀 함수, 웹훅, API로 예약 시스템이나 캘린더를 연결하세요. 그러면 어시스턴트가 대화 중에 비어 있는 시간을 확인하고 실제 예약을 생성합니다.
4. 승인된 템플릿으로 리마인더 예약하기
MonoChat에서 리마인더 템플릿을 만들어 승인을 요청하고 예약에 연결하세요. 리마인더는 설정한 시점에 예약 세부 정보와 원탭 버튼이 채워진 상태로 발송됩니다. 예약이 자체 소프트웨어에서 생성된다면 API나 웹훅으로 MonoChat에 전달하고, 이후 리마인더 워크플로가 이어받습니다.
5. 답장으로 일정 업데이트하기
확인 응답은 태그가 지정되고, 일정 변경을 누르면 같은 대화에서 새로 비어 있는 시간을 안내하며, 취소는 팀에 표시되어 빈 시간을 채울 수 있습니다. 봇이 처리하지 말아야 할 요청은 전체 대화 내용과 함께 공유 받은편지함의 담당자에게 전달됩니다. AI 어시스턴트는 “주차 가능한가요?” 같은 질문에 지식 베이스를 바탕으로 답변할 수도 있습니다. 이 어시스턴트를 설계하는 방법은 WhatsApp 챗봇 가이드에서 설명합니다.
업종별 예시는 미용실 WhatsApp 예약 접수, 미용실 예약 리마인더, 클리닉 예약 접수를 참고하세요. 무료 Basic 요금제는 상담원 1명과 채널 1개를 포함하며, 더 큰 팀은 요금 페이지를 확인하세요.
출처
MonoChat으로 실행해 보세요