WhatsApp Terminbuchung und Terminerinnerungen: Die komplette Anleitung
Kunden schreiben Ihnen bereits auf WhatsApp. So machen Sie aus diesen Nachrichten gebuchte Termine und senden Erinnerungen, die Kunden mit einem Tipp bestätigen oder verschieben können.
MonoChat-Team Aktualisiert: 7 Min. Lesezeit
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Mit der WhatsApp Terminbuchung wählen Kunden Leistung, Datum und Uhrzeit direkt in einem WhatsApp-Chat und erhalten sofort eine Bestätigung, ohne Sie anzurufen oder eine Website zu besuchen. Sie richten sie über die WhatsApp Business API mit einem Buchungsablauf (Schnellantwort-Buttons oder ein WhatsApp-Flows-Formular) ein, der mit Ihrem Kalender verbunden ist, und senden Erinnerungen als genehmigte Utility-Vorlagennachrichten mit den Buttons Bestätigen, Verschieben und Absagen.
Das Ergebnis: weniger Anrufe in Stoßzeiten, Buchungen, die auch nachts eingehen, und weniger No-Shows, weil Kunden einen Termin mit einem Tipp verschieben können, statt einfach nicht zu erscheinen. Dieser Leitfaden führt durch den Buchungsablauf, den Erinnerungsplan, die Formulierung der Vorlagen, die Kosten und die Regeln, mit denen Ihre Nachrichten konform bleiben.
Kann man Termine über WhatsApp buchen?
Ja, aber nicht allein mit der WhatsApp Business App. Die App bietet Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten, Schnellantworten und Labels, was für ein paar manuelle Buchungen am Tag reicht. Automatisierte Buchung braucht die WhatsApp Business API (die WhatsApp Business Platform), denn nur dort erhalten Sie:
- Interaktive Buttons und Listen, die Ihr Buchungsbot nutzen kann
- WhatsApp Flows, native Formulare, die sich im Chat öffnen
- Genehmigte Vorlagennachrichten, die Sie für Erinnerungen nach dem 24-Stunden-Fenster brauchen
- Integrationen mit Ihrem Buchungssystem oder Kalender
| Was Sie brauchen | WhatsApp Business App | WhatsApp Business API |
|---|---|---|
| Kunden können per Nachricht buchen | Ja, manuell gebucht | Ja, automatisiert |
| Buchungsformular im Chat | Nein | Ja, WhatsApp Flows |
| Live-Verfügbarkeit aus Ihrem Kalender | Nein | Ja, über Integrationen |
| Geplante Erinnerung pro Termin | Nein | Ja, Vorlagennachrichten |
| Mehrere Mitarbeiter antworten | Begrenzte verknüpfte Geräte | Gemeinsamer Team-Posteingang |
So funktioniert die WhatsApp Terminbuchung Schritt für Schritt
Ein gutes Buchungsgespräch fragt nur das Nötige ab, in der Reihenfolge, die auch eine Empfangskraft wählen würde.
- Der Kunde startet den Chat über Ihren Website-Button, die Instagram-Bio, Ihr Google-Profil oder einen QR-Code am Empfang. Siehe unseren Leitfaden zu WhatsApp Links und QR-Codes.
- Der Bot begrüßt und fragt nach dem Anliegen, mit Buttons für Ihre wichtigsten Leistungen.
- Er grenzt die Details ein: Standort, Mitarbeiter, Wunschtag.
- Er bietet freie Termine aus Ihrem Kalender als Buttons an.
- Er erfasst Name und eventuelle Hinweise und bestätigt die Buchung.
- Er plant die Erinnerungen und übergibt komplexe Anfragen an einen Menschen.
So sieht das in der Praxis aus:
Kunde: Hallo, ich möchte einen Haarschnitt buchen
Unternehmen: Hallo! Welche Leistung wünschen Sie?
[Damenschnitt] [Herrenschnitt] [Schnitt & Farbe]
Kunde: Herrenschnitt
Unternehmen: Gern. Haben Sie einen Wunsch-Friseur?
[Emre] [Jonas] [Nächster freier]
Kunde: Nächster freier
Unternehmen: Diese Zeiten sind am Donnerstag frei:
[10:00] [13:30] [17:15]
Kunde: 17:15
Unternehmen: Gebucht: Herrenschnitt bei Jonas, Donnerstag 17:15.
Wir senden Ihnen am Vortag eine Erinnerung.
Antworten Sie hier jederzeit, um den Termin zu ändern.Buttons oder ein WhatsApp-Flows-Formular?
Für zwei oder drei schnelle Auswahlen funktionieren Buttons im Chat gut. Für Buchungen mit mehreren Feldern ist ein WhatsApp Flow übersichtlicher. Ein Flow ist ein mehrseitiges Formular, das sich über dem Chat öffnet. Zu Metas Flows-Komponenten gehören ein DatePicker und ein CalendarPicker, und beide können bestimmte nicht verfügbare Tage sperren, sodass Kunden keinen Tag wählen können, an dem Sie geschlossen haben. Ein Flow kann außerdem Live-Optionen wie Terminslots über einen Endpunkt aus Ihrem eigenen System laden.
Sie können einen Flow in einem vom Kunden begonnenen Gespräch als Nachricht mit Call-to-Action-Button senden. Sie können ihn auch mit einem Flow-Button an eine Vorlagennachricht anhängen, etwa in einer Erinnerung „Zeit, Ihre nächste Kontrolle zu buchen“.
Nutzen Sie Buttons, wenn:
- die Buchung eine Leistung und wenige Zeitoptionen umfasst
- die meisten Kunden dasselbe buchen
Nutzen Sie einen Flow, wenn:
- Sie Leistung, Mitarbeiter, Datum, Uhrzeit und Hinweise zusammen brauchen
- Sie eine Kalenderansicht statt einer Zeitenliste möchten
- Sie vor dem Besuch Aufnahmefragen stellen
WhatsApp Terminerinnerungen senden
Bei Erinnerungen zahlt sich WhatsApp am meisten aus. Eine Erinnerung, die Kunden mit einem Tipp beantworten können, macht aus einem stillen No-Show einen verschobenen Termin.
Die 24-Stunden-Regel für Erinnerungen
Wenn ein Kunde Ihnen schreibt, öffnet sich ein 24-stündiges Kundenservice-Fenster. Darin dürfen Sie jede Nachricht senden. Ist es geschlossen, dürfen Sie nur noch genehmigte Vorlagennachrichten senden. Termine liegen meist Tage in der Zukunft, daher gehen Erinnerungen fast immer als Vorlagen raus.
Utility oder Marketing?
Meta stuft eine Vorlage als Utility ein, wenn sie nicht werblich und kundenspezifisch ist oder vom Kunden angefordert wurde. Eine Erinnerung an einen gebuchten Termin erfüllt diese Definition. Vorlagen mit gemischtem Inhalt, etwa eine Erinnerung plus Rabatt auf eine andere Leistung, werden als Marketing eingestuft. Meta kann außerdem eine Utility-Vorlage, die eigentlich Marketing ist, neu kategorisieren, und wiederholter Missbrauch kann zu Einschränkungen Ihrer Utility-Vorlagen führen. Halten Sie Erinnerungen strikt beim Termin und senden Sie Angebote separat an Kunden, die eingewilligt haben. Weitere Ideen finden Sie in unseren Beispielen für WhatsApp-Vorlagennachrichten.
WhatsApp Terminerinnerung: Vorlagen und Beispiele
Buchungsbestätigung (Utility):
Hallo {{1}}, Ihr Termin {{2}} bei {{3}} ist für {{4}} um {{5}} gebucht. Antworten Sie hier, wenn Sie etwas ändern möchten.
[Zum Kalender hinzufügen] [Route anzeigen]
Erinnerung am Vortag (Utility):
Hallo {{1}}, wir erinnern Sie an Ihren Termin {{2}} morgen, {{3}}, um {{4}}. Passt es Ihnen?
[Bestätigen] [Verschieben] [Absagen]
Vorbereitungshinweis (Utility):
Hallo {{1}}, Ihr Termin {{2}} ist am {{3}}. Bitte kommen Sie 10 Minuten früher und bringen Sie {{4}} mit. Tippen Sie unten, falls sich Ihre Pläne geändert haben.
[Ich komme] [Verschieben]
Erinnerung zur Neubuchung (oft Marketing, Inhalt prüfen):
Hallo {{1}}, Ihr letzter Termin {{2}} ist schon eine Weile her. Möchten Sie Ihren nächsten Besuch buchen?
[Jetzt buchen] [Nicht jetzt]
Die letzte Vorlage ist ein Anstoß, etwas Neues zu buchen, und kein Hinweis zu einer bestehenden Buchung. Rechnen Sie also damit, dass sie als Marketing behandelt wird, und senden Sie sie nur an Kunden, die zugestimmt haben, von Ihnen zu hören. Unser Leitfaden zum WhatsApp Opt-in erklärt, wie Sie diese Einwilligung einholen.
Wann Sie Erinnerungen senden
| Nachricht | Wann senden | Zweck |
|---|---|---|
| Bestätigung | Direkt nach der Buchung | Bestätigt Details, setzt Erwartungen |
| Vorbereitungshinweis | 2–3 Tage vorher, falls nötig | Unterlagen, nüchtern erscheinen, Allergietests |
| Haupterinnerung | 24 Stunden vorher | Bestätigen, verschieben oder absagen |
| Erinnerung am selben Tag | 2–3 Stunden vorher, bei langen oder hochwertigen Terminen | Letzte Kontrolle |
| Nachfassen | Nach dem Besuch | Feedback oder Nachsorge |
Senden Sie nicht mehr als nötig. Zwei Nachrichten pro Termin, Bestätigung und Haupterinnerung, reichen für die meisten Unternehmen.
Was kosten WhatsApp Terminerinnerungen?
Die Preise der WhatsApp Business API gelten pro zugestellter Vorlagennachricht, nach Kategorie und Empfängerland. Laut Metas Preisdokumentation gilt:
- Utility-Vorlagen außerhalb eines Kundenservice-Fensters werden zum Utility-Tarif berechnet.
- Utility-Vorlagen innerhalb eines offenen Kundenservice-Fensters werden seit dem 1. Oktober 2026 ebenfalls berechnet, ebenso freie (Service-)Antworten nach den ersten 1.000 pro Unternehmensnummer und Monat.
- Eine Bestätigung, während der Kunde noch mit Ihrem Buchungsbot chattet, liegt innerhalb des Fensters.
Damit ist die Haupterinnerung in der Regel die Nachricht, für die Sie zahlen. Ein Beispiel mit den Utility-Tarifen aus unserem Rechner für Massennachrichten: 500 Erinnerungen am Vortag pro Monat kosten an Meta-Gebühren etwa $11.00 für Empfänger in Großbritannien ($0.022 pro Nachricht) und etwa $3.40 in Brasilien ($0.0068 pro Nachricht). Die Tarife unterscheiden sich je nach Land und ändern sich mit der Zeit, prüfen Sie daher den Rechner für Ihren Markt.
WhatsApp Terminbuchung mit MonoChat einrichten
MonoChat verbindet Ihre Nummer über die offizielle WhatsApp Business API, und Sie bauen Buchung und Erinnerungen ohne Code.
1. WhatsApp verbinden und auf Wunsch Ihre App behalten
Registrieren Sie sich unter app.monochat.ai und verbinden Sie Ihre Nummer. Mit WhatsApp Coexistence können Sie die WhatsApp Business App auf derselben Nummer weiter nutzen.
2. Den Buchungsablauf bauen
Nutzen Sie den No-Code-Builder für Workflow-Automatisierung oder ein WhatsApp-Flows-Formular, um Leistung, Mitarbeiter, Datum, Uhrzeit, Name und Hinweise in der gewünschten Reihenfolge zu erfassen. Flows können Live-Optionen wie Terminslots laden, und jede Eingabe kann den Ablauf mit Routing oder einer Bestätigung fortsetzen.
3. Ihre Verfügbarkeit anbinden
Nutzen Sie die Zeitregeln, die Sie in MonoChat festlegen, oder verbinden Sie Ihr Buchungssystem oder Ihren Kalender über eigene Funktionen, Webhooks oder die API, damit der Assistent während des Chats freie Zeiten prüft und echte Termine anlegt.
4. Erinnerungen mit genehmigten Vorlagen planen
Erstellen Sie Ihre Erinnerungsvorlagen in MonoChat, reichen Sie sie zur Genehmigung ein und verknüpfen Sie sie mit der Buchung. Erinnerungen gehen zu den von Ihnen festgelegten Zeiten raus, gefüllt mit den Buchungsdetails und Ein-Tipp-Buttons. Werden Termine in Ihrer eigenen Software angelegt, kann diese sie über die API oder Webhooks an MonoChat senden, und der Erinnerungs-Workflow übernimmt.
5. Antworten den Tag aktualisieren lassen
Bestätigungen werden getaggt, Verschieben bietet im selben Chat neue freie Termine an, und Absagen werden Ihrem Team gemeldet, damit es den Termin neu vergeben kann. Anfragen, die der Bot nicht bearbeiten soll, gehen samt Gespräch an eine Person im gemeinsamen Posteingang. Ein KI-Assistent kann außerdem Fragen wie „Gibt es Parkplätze?“ aus Ihrer Wissensdatenbank beantworten. Unser Leitfaden zum WhatsApp Chatbot erklärt, wie Sie diesen Assistenten gestalten.
Branchenbeispiele finden Sie unter WhatsApp Terminbuchung für Salons, Terminerinnerungen für Salons und Terminbuchung für Praxen. Der kostenlose Basic-Tarif umfasst 1 Mitarbeiter und 1 Kanal, Tarife für größere Teams finden Sie auf der Preisseite.
Quellen
Mit MonoChat umsetzen