WhatsApp Template-Nachrichten: Kategorien, Tipps zur Genehmigung und 24 Beispiele

Eine WhatsApp Template-Nachricht ist eine vorab genehmigte Nachricht, mit der Sie Kunden zuerst kontaktieren oder ihnen nach Ablauf des 24-Stunden-Kundenservice-Fensters schreiben. Jedes Template gehört zu einer von drei Kategorien (Marketing, Utility oder Authentifizierung), und jede Kategorie hat eigene Inhaltsregeln und einen eigenen Preis. Unten finden Sie 24 kopierfertige Beispiele, die Limits, die Meta durchsetzt, und die Gewohnheiten, mit denen Templates beim ersten Versuch genehmigt werden.

Wenn Sie sich nur eine Regel merken: Halten Sie Utility-Templates strikt beim Thema Bestellung, Buchung oder Konto des Kunden, und packen Sie alles Werbliche in ein Marketing-Template. Viele Ablehnungen und überraschende Umkategorisierungen entstehen, wenn beides vermischt wird.

Was ist eine WhatsApp Template-Nachricht?

Auf der WhatsApp Business Platform öffnet eine Kundennachricht ein 24-stündiges Kundenservice-Fenster für frei formulierte Antworten. Außerhalb davon dürfen Sie nur genehmigte Templates senden – damit sind sie das Rückgrat von Benachrichtigungen, Erinnerungen und Kampagnen.

Eine Template-Nachricht besteht aus bis zu vier Teilen, die Sie einmal festlegen und wiederverwenden:

Komponente	Pflicht?	Limits laut Metas Dokumentation
Header	Optional	Ein Header. Text-Header bis 60 Zeichen oder ein Medien-Header (Bild, Video, Dokument)
Body	Pflicht	Bis 1.024 Zeichen, unterstützt mehrere Variablen
Footer	Optional	Bis 60 Zeichen, nur Text
Buttons	Optional	Insgesamt bis zu 10 Buttons, Beschriftung bis 25 Zeichen. Limits je Typ: bis zu 2 URL-Buttons, 1 Telefonnummer-Button, 1 Button zum Kopieren eines Codes

Ein paar weitere Regeln, die Sie kennen sollten, bevor Sie etwas schreiben:

• Variablen stehen in doppelten geschweiften Klammern, etwa {{1}}, oder als benannte Parameter, etwa {{first_name}}. Beim Einreichen des Templates müssen Sie für jede Variable einen Beispielwert angeben.
• Template-Namen bestehen nur aus Kleinbuchstaben, Zahlen und Unterstrichen, zum Beispiel order_shipped_v2.
• Sprachen sind separate Templates. Meta übersetzt Ihren Text nicht.

Die drei Kategorien von WhatsApp Templates

Meta gleicht die von Ihnen gewählte Kategorie mit dem Inhalt des Templates ab. Die Kategorie entscheidet sowohl darüber, was Sie sagen dürfen, als auch darüber, was Sie pro zugestellter Nachricht zahlen.

Kategorie	Wofür	Typische Beispiele	Wichtigste Einschränkung
Marketing	Bekanntheit, Angebote, Verkauf, Reaktivierung, App-Installationen	Produktlaunches, Rabatte, „Wieder verfügbar“-Hinweise, Rückgewinnungsnachrichten	Flexibelster Inhalt, höchster Preis pro Nachricht
Utility	Updates zu einer Aktion oder Anfrage des Nutzers	Bestellbestätigungen, Versand-Updates, Terminerinnerungen, Zahlungsbelege	Keinerlei werbliche oder überredende Inhalte
Authentifizierung	Einmalcodes zur Identitätsprüfung	Login-Codes, Kontowiederherstellung, Transaktionsbestätigung	Fest vorgegebener Text, keine URLs, Medien oder Emojis

Metas Richtlinien nennen auch einige weniger offensichtliche Fälle. Ein Template, das ein Bestell-Update mit einem Gutscheincode kombiniert, ist Marketing. Eine allgemeine Umfrage à la „Wie zufrieden sind Sie mit uns?“ ist Marketing, während eine Feedback-Anfrage zu einer bestimmten aktuellen Bestellung Utility sein kann. Eine Nachricht, die eine auf einem anderen Kanal erteilte Einwilligung (oder Abmeldung) bestätigt, ist Utility.

WhatsApp Utility-Template Beispiele

Utility-Templates brauchen im Body konkrete Details zur Bestellung, Buchung oder zum Konto des Nutzers. Hier sind zehn, die diese Regel befolgen.

1. Bestellbestätigung

Hallo {{1}}, vielen Dank für Ihre Bestellung {{2}}. Wir haben Ihre Zahlung über {{3}} erhalten und melden uns, sobald die Bestellung versendet wird.

2. Versand-Update (mit URL-Button: „Sendung verfolgen“)

Gute Nachrichten, {{1}}: Ihre Bestellung {{2}} wurde mit {{3}} versendet und sollte bis {{4}} ankommen. Über den Button unten können Sie Ihre Lieferung verfolgen.

3. Zustellversuch fehlgeschlagen

Wir haben heute versucht, die Bestellung {{1}} zuzustellen, aber leider niemanden angetroffen. Antworten Sie mit einer passenden Uhrzeit oder tippen Sie auf den Button, um ein neues Lieferfenster zu wählen.

4. Terminerinnerung (Quick-Reply-Buttons: „Bestätigen“, „Verschieben“)

Erinnerung: Ihr Termin bei {{1}} ist am {{2}} um {{3}}. Bitte bestätigen oder verschieben Sie ihn über die Buttons unten.

5. Buchungsänderung

Hallo {{1}}, Ihre Reservierung {{2}} wurde auf {{3}} verlegt. Falls die neue Zeit nicht passt, antworten Sie hier, und unser Team hilft Ihnen weiter.

6. Zahlungserinnerung

Ihre Rechnung {{1}} über {{2}} ist am {{3}} fällig. Sie können sicher über den Link unten bezahlen. Falls Sie bereits bezahlt haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.

7. Zahlungseingang

Vielen Dank, {{1}}. Wir haben Ihre Zahlung über {{2}} für die Rechnung {{3}} erhalten. Ihren Beleg finden Sie im Anhang dieser Nachricht.

8. Sicherheitswarnung zum Konto

Für Ihr {{1}}-Konto wurde am {{2}} eine neue Anmeldung festgestellt. Falls Sie das nicht waren, antworten Sie mit HILFE, und unser Sicherheitsteam meldet sich bei Ihnen.

9. Feedback zu einer bestimmten Bestellung

Hallo {{1}}, Ihre Bestellung {{2}} wurde am {{3}} zugestellt. Wie bewerten Sie die Lieferung? Tippen Sie auf einen Button unten, um es uns mitzuteilen.

10. Bestätigung der Einwilligung

Danke für Ihre Bestätigung, {{1}}. Sie erhalten ab sofort Bestell- und Lieferupdates von {{2}} über WhatsApp. Antworten Sie jederzeit mit STOP, um sich abzumelden.

Jedes Beispiel bezieht sich auf etwas, das der Kunde getan hat oder besitzt, enthält kein Angebot und beginnt oder endet nicht mit einer Variablen.

WhatsApp Marketing-Template Beispiele

Marketing-Templates dürfen bewerben, empfehlen und einladen. Senden Sie sie nur an Personen, die zugestimmt haben, von Ihnen zu hören, und bieten Sie einen einfachen Ausstieg an, etwa einen Quick-Reply-Button „Keine Werbung mehr“. Mehr dazu, wie Sie diese Einwilligung einholen, lesen Sie in unserem Leitfaden zum WhatsApp Opt-in.

11. Launch einer neuen Kollektion (Bild-Header, URL-Button: „Jetzt shoppen“)

Hallo {{1}}, unsere Herbstkollektion ist da: zwölf neue Teile, in kleinen Auflagen gefertigt. Tippen Sie unten, um sie als Erste zu sehen.

12. Zeitlich begrenztes Angebot

Hallo {{1}}, bis Sonntag um Mitternacht erhalten Sie 20 % auf alles im Laden. Nutzen Sie an der Kasse den Code {{2}} oder zeigen Sie diese Nachricht an der Theke vor.

13. Wieder verfügbar

Gute Nachrichten, {{1}}: Das Modell {{2}}, nach dem Sie gefragt haben, ist in Ihrer Größe wieder verfügbar. Die Stückzahl ist begrenzt – tippen Sie unten, wenn Sie eines reservieren möchten.

14. Erinnerung an den Warenkorb

Da fehlt noch etwas, {{1}}: Ihr Warenkorb mit {{2}} bleibt für die nächsten 48 Stunden gespeichert. Tippen Sie unten, um Ihre Bestellung abzuschließen.

15. Einladung zu einem Event (Quick-Reply-Buttons: „Ich bin dabei“, „Diesmal nicht“)

Sie sind eingeladen, {{1}}! Besuchen Sie unsere Verkostung im Laden am {{2}} ab {{3}}. Geben Sie uns Bescheid, ob Sie kommen können.

16. Rückgewinnungsnachricht

Wir vermissen Sie, {{1}}. Ihr letzter Besuch ist schon eine Weile her, deshalb gibt es ein Willkommensgeschenk: {{2}} Rabatt auf Ihre nächste Buchung.

17. Abo-Verlängerung

Hallo {{1}}, Ihre Mitgliedschaft endet am {{2}}. Verlängern Sie diese Woche und behalten Sie Ihren aktuellen Preis für ein weiteres Jahr.

Metas Richtlinien behandeln Verlängerungsaufforderungen wie diese als Marketing, auch wenn sie sich auf ein bestehendes Abonnement beziehen.

18. Erinnerung an Treuepunkte

Hallo {{1}}, auf Sie warten {{2}} Punkte. Das reicht für einen kostenlosen Kaffee bei Ihrem nächsten Besuch. Die Punkte verfallen am {{3}}.

19. Einladung zu Webinar oder Kurs

Hallo {{1}}, unser kostenloser Onlinekurs „{{2}}“ beginnt am {{3}}. Tippen Sie unten, um sich Ihren Platz zu sichern.

20. Produktempfehlung

Passend zu Ihrer letzten Bestellung könnte Ihnen {{1}} gefallen. Es passt gut zu {{2}} und wird diese Woche versandkostenfrei geliefert.

WhatsApp Authentifizierungs-Template Beispiele

Authentifizierungs-Templates sind am stärksten eingeschränkt. Meta gibt den Text fest vor, Sie wählen also Optionen, statt selbst zu formulieren. Der Body lautet etwa so:

21. Einfacher Einmalcode (Button zum Kopieren des Codes)

{{1}} ist Ihr Bestätigungscode.

22. Mit optionalem Sicherheitshinweis und Ablaufwarnung

{{1}} ist Ihr Bestätigungscode. Geben Sie diesen Code zu Ihrer Sicherheit nicht weiter.
Dieser Code läuft in {{2}} Minuten ab.

Nur Authentifizierungs-Templates dürfen ein Einmalpasswort enthalten. Meta lehnt Marketing- und Utility-Templates ab, die denselben Zweck erfüllen sollen, oder kategorisiert sie um.

Zwei Templates, um frühere Gespräche wieder aufzunehmen

23. Nachfassen nach einem Support-Chat (Utility, wenn es sich auf den konkreten Fall bezieht)

Hallo {{1}}, wir melden uns zu Ihrer Anfrage {{2}} zum Thema {{3}}. Funktioniert jetzt alles? Antworten Sie hier, wenn Sie noch Hilfe brauchen.

24. Nachfassen zu einem Angebot (Utility, bezogen auf ein vom Kunden angefragtes Angebot)

Hallo {{1}}, Ihr Angebot {{2}} für {{3}} ist fertig und gilt bis {{4}}. Antworten Sie bei Fragen oder tippen Sie unten, um die Details zu sehen.

Fügen Sie einem dieser Beispiele „Jetzt buchen und 10 % sparen“ hinzu, wird es zu Marketing.

So werden WhatsApp Templates genehmigt

Metas Dokumentation nennt die häufigsten Ablehnungsgründe. Machen Sie daraus eine Checkliste vor dem Einreichen:

1. Kategorie und Inhalt müssen zusammenpassen. Gibt es irgendeinen werblichen Aspekt, wählen Sie Marketing.
2. Formatieren Sie Variablen korrekt. Verwenden Sie passende doppelte geschweifte Klammern, nummerieren Sie fortlaufend ({{1}}, {{2}}, {{3}}) und vermeiden Sie Sonderzeichen darin.
3. Beginnen oder beenden Sie den Body nicht mit einer Variablen. Setzen Sie Wörter vor die erste und nach die letzte Variable.
4. Achten Sie auf ein sinnvolles Verhältnis. Zu viele Variablen in zu wenig Text werden abgelehnt. Geben Sie jeder Variablen Kontext.
5. Fügen Sie realistische Beispielwerte hinzu. Die Prüfer müssen sehen, wie eine echte Nachricht aussieht.
6. Fragen Sie nie sensible Kennungen ab. Vollständige Kartennummern, Kontonummern oder Ausweisnummern sind nicht erlaubt. Teilangaben, etwa die letzten vier Ziffern, sind in Ordnung.
7. Vermeiden Sie drohende Formulierungen. Nachrichten, die mit rechtlichen Schritten oder öffentlicher Bloßstellung drohen, werden abgelehnt.
8. Duplizieren Sie kein bestehendes Template. Derselbe Wortlaut in Body und Footer wie bei einem Ihrer aktuellen Templates wird als Duplikat abgelehnt.
9. Befolgen Sie die WhatsApp Commerce Policy für alles, was Sie verkaufen. Einige Produktkategorien sind gar nicht erlaubt.

Wird ein Template abgelehnt, können Sie es bearbeiten und erneut einreichen oder mit einem Beispiel Einspruch einlegen, wenn Sie die Entscheidung für falsch halten.

Nach der Genehmigung: Qualität, Pacing und Pausierung

Meta bewertet jedes Template auch nach der Genehmigung weiter:

• Qualitätsbewertung. Templates starten mit „Qualität ausstehend“ und wechseln dann je nach Feedback wie Blockierungen und Meldungen sowie nach Leseraten zu hoch, mittel oder niedrig.
• Pacing. Neue oder kürzlich pausierte Marketing- und Utility-Templates gehen unter Umständen zuerst an eine erste Gruppe von Empfängern, während Meta auf Feedback wartet. Bei schlechtem Feedback werden die zurückgehaltenen Nachrichten verworfen.
• Pausierung. Ein Template mit niedriger Qualität wird beim ersten Mal für 3 Stunden, beim zweiten Mal für 6 Stunden pausiert und beim dritten Mal deaktiviert.

Senden Sie jedes Template nur an Personen, die es erwarten. Unser Leitfaden zum WhatsApp Massenversand ohne Sperre behandelt Zielgruppenauswahl und Versandhäufigkeit im Detail.

Was kosten WhatsApp Template-Nachrichten?

Meta berechnet pro zugestellter Nachricht, abhängig von der Kategorie und der Ländervorwahl des Empfängers. Seit dem 1. Oktober 2026 werden auch Utility-Templates berechnet, die innerhalb eines offenen Kundenservice-Fensters gesendet werden, ebenso wie frei formulierte Service-Nachrichten jenseits eines Gratiskontingents von 1.000 pro Unternehmensnummer und Monat.

Ein kurzes Beispiel mit den Preisen ab Oktober 2026 aus unserem Rechner für Massennachrichten:

Szenario (Empfänger im Vereinigten Königreich)	Preis pro Nachricht	Kosten
5.000 Marketing-Templates (saisonales Angebot)	$0.0635	$317.50
5.000 Utility-Templates (Versand-Updates)	$0.022	$110.00

Dieser Unterschied zeigt, warum die richtige Kategorisierung nicht nur für die Genehmigung, sondern auch für Ihr Budget wichtig ist. Die vollständige Aufschlüsselung nach Ländern finden Sie in unserem Leitfaden zu den WhatsApp API Kosten.

Templates in MonoChat erstellen und versenden

1. Erstellen Sie das Template. Schreiben Sie den Body, fügen Sie Variablen, Medien und Buttons hinzu und wählen Sie dann Kategorie und Sprache.
2. Reichen Sie es aus MonoChat bei Meta ein. Nach der Genehmigung können Sie es in jedem Flow und jeder Kampagne wiederverwenden.
3. Versenden Sie es so, wie die Aufgabe es erfordert. Manuell aus einem Chat, als Broadcast an ein Segment per Massenversand oder automatisch, wenn aus Ihren Systemen ein Bestell-, Buchungs- oder Zahlungsereignis eintrifft.
4. Automatisieren Sie den Antwortpfad. Tippt ein Kunde auf „Verschieben“ oder stellt eine Frage, kann die Workflow-Automatisierung Ihr CRM aktualisieren, das Gespräch verzweigen, es an einen KI-Assistenten übergeben oder an den richtigen Agenten im gemeinsamen Team-Postfach weiterleiten.

Ein Tippen auf „Bestätigen“ bei einer Terminerinnerung kann zum Beispiel die Buchung aktualisieren, während ein Tippen auf „Verschieben“ einen kurzen Flow startet, der den Chat an das Personal übergibt, wenn kein Termin passt. Weitere Szenarien finden Sie auf unserer Seite zu Template-Nachrichten.

Sie können mit dem kostenlosen Basic-Tarif (ein Agent, ein Kanal) unter app.monochat.ai starten und die Tarife auf unserer Preisseite vergleichen.

Quellen

• Meta for Developers: Template-Kategorisierung
• Meta for Developers: Template-Komponenten
• Meta for Developers: Überblick über Templates
• Meta for Developers: Template-Prüfung
• Meta for Developers: Authentifizierungs-Templates
• Meta for Developers: Template-Pacing und Template-Pausierung
• Meta for Developers: Preise auf der WhatsApp Business Platform
• WhatsApp Business Messaging Policy