WhatsApp-Nachrichten per Webhook aus jedem System senden

Um eine WhatsApp-Nachricht zu senden, sobald in einem anderen System etwas passiert, richten Sie den Webhook dieses Systems auf einen Empfänger, der den Kunden anhand der Telefonnummer findet und eine genehmigte WhatsApp-Template-Nachricht sendet. Ihr Shop, Ihr CRM oder Ihr Buchungstool löst bereits Webhooks für Bestellungen, Zahlungen und Termine aus. Die eigentliche Arbeit liegt woanders: die Ereignisse auswählen, die eine Nachricht verdienen, die Templates schreiben, die URL absichern und mit echten Anfragen testen, bevor ein Kunde etwas davon sieht.

Dieser Leitfaden behandelt die Planung, die WhatsApp-Regeln, die sie bestimmen, und die Umsetzung in MonoChat mit einem Flow, der über seine eigene Webhook-URL startet.

Was ein Webhook ist und was nicht

Ein Webhook ist eine HTTP-Anfrage, die ein System an eine von Ihnen hinterlegte URL sendet, wenn ein Ereignis eintritt. Shopify kann einen senden, wenn eine Bestellung erstellt wird, WooCommerce, wenn eine Bestellung aktualisiert wird, ein CRM, wenn ein Deal in eine andere Phase wechselt, ein Buchungstool, wenn ein Termin vereinbart wird. Die Anfrage enthält die Details des Ereignisses, meist als JSON: eine Bestellnummer, einen Betrag, den Namen des Kunden und, für WhatsApp am wichtigsten, eine Telefonnummer.

Ein Webhook sendet dem Kunden von sich aus nichts. Irgendetwas muss die Anfrage empfangen, entscheiden, was damit passiert, und die WhatsApp Business API aufrufen. Dieses „Irgendetwas“ ist entweder Code, den Sie selbst schreiben und hosten, oder eine Automatisierungsplattform, die Ihnen eine Webhook-URL gibt und den Rest ohne Code bauen lässt.

Welche Ereignisse eine WhatsApp-Nachricht verdienen

Nicht jedes Ereignis ist eine Nachricht wert. Wer zu einer einzigen Bestellung fünf Benachrichtigungen bekommt, ignoriert bald alle. Wählen Sie die Momente, auf die Ihre Kunden tatsächlich warten:

Ereignis	Nachricht	Template-Kategorie
Bestellung erstellt oder bezahlt	Bestätigung mit Bestellnummer und den nächsten Schritten	Utility
Zahlung fehlgeschlagen oder ausstehend	Ein kurzer Hinweis und eine Möglichkeit, erneut zu bezahlen	Utility
Bestellung versendet	Versanddienstleister und Tracking-Link	Utility
Nachnahme-Bestellung erstellt	Eine Frage: Bestellung bestätigen, Adresse ändern oder stornieren	Utility
Termin gebucht, geändert oder morgen fällig	Datum, Uhrzeit, Ort und eine Möglichkeit zum Verschieben	Utility
Deal im CRM gewonnen oder verloren	Übergabe an den Account Manager oder eine Feedback-Frage	Utility oder Marketing, je nach Text
Warenkorb abgebrochen	Eine Erinnerung, eventuell mit Angebot	Marketing

Meta legt die Kategorie anhand des Template-Inhalts fest, nicht anhand der Kategorie, die Sie auswählen. Eine Nachricht zu einer bestimmten Bestellung, Zahlung oder Buchung ist Utility; alles, was wirbt, etwas anbietet oder überzeugen will, ist Marketing und braucht eine Einwilligung, die Marketing abdeckt. In unseren Beispielen für WhatsApp-Template-Nachrichten finden Sie Formulierungen für die Utility-Fälle oben.

Diese WhatsApp-Regeln gelten

Die meisten Webhook-Nachrichten brauchen ein Template

Ein Kundenservice-Fenster öffnet sich, wenn ein Kunde Ihnen schreibt oder Sie anruft, und gilt 24 Stunden ab seiner letzten Nachricht. Innerhalb des Fensters antworten Sie frei, außerhalb dürfen Sie nur vorab genehmigte Template-Nachrichten senden. Shop- und CRM-Ereignisse fallen selten in dieses Fenster. Planen Sie deshalb jede Webhook-Nachricht als Template und reichen Sie die Templates zur Prüfung ein, bevor Sie etwas aktivieren.

Die Telefonnummer muss nutzbar sein

Der Webhook muss eine Telefonnummer enthalten, die WhatsApp erreichen kann: im internationalen Format mit Ländervorwahl. Viele Shops lassen Kunden ihre Nummer in beliebiger Form eintippen, prüfen Sie also ein paar echte Bestellungen. Eine Nummer ohne Ländervorwahl ist der häufigste Grund dafür, dass der Test funktioniert und der Live-Betrieb nicht.

Die Preise haben sich am 1. Oktober 2026 geändert

Meta berechnet seit dem 1. Juli 2025 pro zugestellter Nachricht. Seit dem 1. Oktober 2026 werden Utility-Templates, die innerhalb eines offenen Kundenservice-Fensters gesendet werden, wieder berechnet, nachdem sie eine Zeit lang kostenlos waren, und jede geschäftliche Telefonnummer erhält 1.000 kostenlose Service-Nachrichten pro Monat. Die Preise hängen von der Kategorie und vom Land des Kunden ab. In der Praxis heißt das: Eine Bestellbestätigung kostet Geld, ganz gleich, ob der Kunde Ihnen kürzlich geschrieben hat. Senden Sie die Nachrichten, die zählen, und lassen Sie die anderen weg. Der Leitfaden zu den WhatsApp API Kosten erklärt die Preistabelle.

Die Webhook-URL absichern

Wer eine Webhook-URL kennt, kann sie aufrufen. Sendet diese URL WhatsApp-Nachrichten, bedeutet eine geleakte URL, dass Fremde Ihren Kunden in Ihrem Namen schreiben oder Ihre Rechnung in die Höhe treiben können. Drei Gewohnheiten verhindern das:

• Ein Secret verlangen. Das sendende System schreibt das Secret in einen Header oder signiert den Request-Body damit (HMAC-SHA256), sodass der Empfänger prüfen kann, dass die Anfrage unterwegs nicht verändert wurde. Anfragen ohne gültiges Secret oder gültige Signatur werden abgelehnt.
• Eine URL pro Zweck. Ein Bestell-Flow und ein Buchungs-Flow sollten unterschiedliche URLs und Secrets haben, damit Sie eines erneuern können, ohne das andere anzufassen.
• Fehler auf der sendenden Seite im Blick behalten. WooCommerce deaktiviert einen Webhook nach mehr als fünf aufeinanderfolgenden fehlgeschlagenen Zustellungen, und Shopify löscht ein Webhook-Abonnement, dessen Ziel wiederholt eine Antwort ungleich 200 zurückgibt. Ein abgeschalteter oder falsch konfigurierter Empfänger kann Ihre Benachrichtigungen unbemerkt stoppen.

Wo Sie den Webhook in Shopify und WooCommerce anlegen

• Shopify: Settings › Notifications › Webhooks, dann Create webhook. Wählen Sie ein Ereignis (Order creation, Order payment, Fulfillment creation und viele mehr), JSON als Format und eine https://-URL. Das Ereignis lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern, legen Sie also pro Ereignis einen Webhook an. Mit Send test prüfen Sie, ob er die URL erreicht.
• WooCommerce: WooCommerce › Settings › Advanced › Webhooks, dann Add webhook. Wählen Sie ein Topic (Ereignisse zu Bestellungen, Kunden, Gutscheinen oder Produkten), geben Sie die Delivery URL und ein Secret ein; WooCommerce fügt den Request-Headern einen mit diesem Secret erstellten Hash des Payloads hinzu.
• Ein CRM oder Buchungstool: Suchen Sie nach „Webhooks“, „Automatisierungen“ oder „ausgehenden Integrationen“. Bietet es nur ein festes Format, prüfen Sie vor dem Bauen, in welchem Feld die Telefonnummer des Kunden steht.

Vor dem Livegang mit echten Anfragen testen

Webhook-Payloads sind lang, und jede Plattform benennt ihre Felder anders: Die Telefonnummer kann phone, billing.phone oder customer.default_address.phone heißen. Raten Sie nicht. Senden Sie eine echte Testanfrage, sehen Sie sich an, was angekommen ist, und ordnen Sie die Felder danach zu. Testen Sie dann die Sonderfälle:

• eine Bestellung ohne Telefonnummer oder mit einer Nummer ohne Ländervorwahl;
• dasselbe Ereignis, zweimal zugestellt, was Plattformen bei Wiederholungsversuchen tun;
• eine Bestellung um 3 Uhr nachts, falls die Nachricht lieber bis zum Morgen warten soll;
• einen Kunden, der auf die Benachrichtigung antwortet, damit eine Person oder ein KI-Assistent bereitsteht.

So geht es in MonoChat

MonoChat ist ein offizieller Meta Business Partner. Seit Version 3.8.37 (Oktober 2026) kann ein Flow über einen Webhook starten, sodass Ihr Shop oder CRM WhatsApp-Nachrichten auslösen kann, ohne Code auf Ihrer Seite.

1. Den Flow mit dem Knoten Webhook empfangen starten. Sie finden ihn bei den Ereignis-Knoten. Er erhält seine eigene Webhook-URL und sein eigenes Secret. Wählen Sie den Kanal, zum Beispiel Ihre WhatsApp-Nummer, und den Pfad der Identität, also die Stelle in der Anfrage, an der die Telefonnummer des Kunden steht (standardmäßig request.body.phone). MonoChat findet den Kunden auf diesem Kanal oder legt ihn an und führt den Flow für ihn aus. Der Knoten antwortet dem Absender mit 202, sobald der Flow in der Warteschlange ist, und mit einer klaren Fehlermeldung, wenn der Kanal oder die Telefonnummer nicht gefunden wird.

2. Secret erforderlich aktivieren. Der Absender kann das Secret im Token-Header senden (standardmäßig Authorization, allein oder als Bearer <secret>) oder eine HMAC-SHA256-Signatur des unveränderten Bodys im Signatur-Header (standardmäßig X-Signature). Beide Header-Namen lassen sich an das sendende System anpassen.

3. Eine echte Anfrage mitschneiden. Hängen Sie /test an die Webhook-URL an und richten Sie den Test-Webhook Ihres Shops darauf. Solange die Einstellungen des Knotens geöffnet sind, erscheint die Anfrage unter Empfangene Anfrage mit Body, Query und Headern, ohne den Flow zu starten. Darin finden Sie die benötigten Pfade und speichern sie als Flow-Variablen, zum Beispiel request.body.orderId als orderId.

4. Die Nachricht senden. Fügen Sie einen Knoten Vorlagennachricht senden mit Ihrem genehmigten Template hinzu und befüllen Sie dessen Variablen aus den Flow-Variablen: Bestellnummer, Betrag, Tracking-Link. Mit Bedingungen senden Sie für unterschiedliche Status unterschiedliche Templates.

5. Bei Bedarf zurückmelden. Ein Knoten HTTP-Anfrage kann weitere Daten in Ihrem eigenen System abfragen oder die Antwort des Kunden zurückschreiben, zum Beispiel „bestätigt“ bei einer Nachnahme-Bestellung. Er läuft bei Erfolg über Ausgang weiter und bei einem Fehler über Bei Fehler, sodass Sie eine Ersatznachricht senden oder das Gespräch einer Person zuweisen können.

Antwortet der Kunde, landet das Gespräch im selben MonoChat-Team-Posteingang wie Ihre übrigen WhatsApp-, Instagram- und Messenger-Chats, wo Ihr Team oder ein KI-Assistent übernehmen kann. Wie Sie Flows bauen, lesen Sie unter Workflow-Automatisierung.

Zwei weitere Wege, je nachdem, wer die Arbeit übernehmen soll:

• Ihre Entwickler rufen ohnehin eine API auf. Die App WhatsApp Template API sendet ein genehmigtes Template mit einem einzigen API-Aufruf, und Antworten landen im Posteingang.
• Sie nutzen Shopify und möchten Bestelldaten im Chat. Die Shopify-Chat-Automatisierung synchronisiert Produkte und Bestellungen, damit Team und KI-Assistent Fragen zu Bestellungen beantworten können.

Zum Start legen Sie unter app.monochat.ai ein kostenloses Konto an, verbinden Ihre WhatsApp-Nummer und vergleichen die Pläne auf der Preisseite.

Quellen

• Meta for Developers: Nachrichten senden und das Kundenservice-Fenster
• Meta for Developers: Preise auf der WhatsApp Business Platform
• Meta for Developers: Vorlagenkategorisierung
• Shopify-Hilfe-Center: Webhooks
• WooCommerce-Dokumentation: Webhooks
• MonoChat-Hilfe-Center: Flows sowie die Knoten Webhook empfangen und HTTP-Anfrage