Rezerwacja wizyt i przypomnienia na WhatsAppie: kompletny poradnik konfiguracji
Klienci już piszą do Państwa na WhatsAppie. Oto jak zamienić te wiadomości w umówione wizyty i jak wysyłać przypomnienia, które można potwierdzić lub przesunąć jednym kliknięciem.
Zespół MonoChat Zaktualizowano: 7 min czytania
Na tej stronie
Rezerwacja wizyt na WhatsAppie pozwala klientom wybrać usługę, datę i godzinę w czacie na WhatsAppie i od razu otrzymać potwierdzenie, bez dzwonienia do Państwa i bez odwiedzania strony internetowej. Konfiguruje się ją w WhatsApp Business API za pomocą scenariusza rezerwacji (przyciski szybkich odpowiedzi lub formularz WhatsApp Flows) połączonego z kalendarzem, a następnie wysyła się przypomnienia jako zatwierdzone szablony utility z przyciskami Potwierdź, Zmień termin i Anuluj.
Efekt to mniej telefonów w godzinach szczytu, rezerwacje wpływające w nocy i mniej nieobecności, bo ludzie mogą przesunąć wizytę jednym kliknięciem zamiast po prostu się nie pojawić. Ten poradnik przeprowadza przez scenariusz rezerwacji, harmonogram przypomnień, treść szablonów, koszty i zasady, które zapewniają zgodność Państwa wiadomości z wymogami.
Czy można rezerwować wizyty na WhatsAppie?
Tak, ale nie wyłącznie za pomocą aplikacji WhatsApp Business. Aplikacja oferuje wiadomości powitalne i o nieobecności, szybkie odpowiedzi i etykiety, co wystarcza do kilku ręcznych rezerwacji dziennie. Automatyczna rezerwacja wymaga WhatsApp Business API (WhatsApp Business Platform), ponieważ tylko tam dostępne są:
- Interaktywne przyciski i listy, z których może korzystać bot rezerwacyjny
- WhatsApp Flows, natywne formularze otwierane w czacie
- Zatwierdzone szablony wiadomości, które są potrzebne do wysyłania przypomnień po upływie 24-godzinnego okna
- Integracje z systemem rezerwacji lub kalendarzem
| Czego potrzeba | Aplikacja WhatsApp Business | WhatsApp Business API |
|---|---|---|
| Klienci mogą napisać, aby się umówić | Tak, rezerwacja ręczna | Tak, automatyczna |
| Formularz rezerwacji w czacie | Nie | Tak, WhatsApp Flows |
| Bieżąca dostępność z kalendarza | Nie | Tak, przez integracje |
| Zaplanowane przypomnienie dla każdej wizyty | Nie | Tak, szablony wiadomości |
| Kilku pracowników odpowiadających klientom | Ograniczona liczba połączonych urządzeń | Wspólna skrzynka odbiorcza zespołu |
Jak działa rezerwacja wizyt na WhatsAppie, krok po kroku
Dobra rozmowa rezerwacyjna pyta tylko o to, co potrzebne, w kolejności, w jakiej zrobiłaby to recepcjonistka.
- Klient rozpoczyna czat z przycisku na stronie, z opisu profilu na Instagramie, z wizytówki Google lub z kodu QR w recepcji. Zob. nasz poradnik o linkach i kodach QR WhatsApp.
- Bot wita i pyta, w czym może pomóc, z przyciskami dla głównych usług.
- Doprecyzowuje szczegóły: lokalizację, pracownika, preferowany dzień.
- Proponuje wolne terminy z kalendarza w formie przycisków.
- Zbiera imię i nazwisko oraz ewentualne uwagi i potwierdza rezerwację.
- Planuje przypomnienia i przekazuje złożone prośby człowiekowi.
Tak to wygląda w praktyce:
Klient: Dzień dobry, chciałbym umówić się na strzyżenie
Firma: Dzień dobry! Jaką usługę Pan wybiera?
[Strzyżenie damskie] [Strzyżenie męskie] [Strzyżenie i koloryzacja]
Klient: Strzyżenie męskie
Firma: Świetnie. Czy ma Pan preferencje co do fryzjera?
[Emil] [Jonasz] [Pierwszy wolny]
Klient: Pierwszy wolny
Firma: W czwartek wolne są te godziny:
[10:00] [13:30] [17:15]
Klient: 17:15
Firma: Zarezerwowano: strzyżenie męskie u Jonasza, czwartek 17:15.
Przypomnienie wyślemy dzień wcześniej.
Może Pan w każdej chwili napisać tutaj, aby zmienić termin.Przyciski czy formularz WhatsApp Flows?
Przy dwóch lub trzech szybkich wyborach dobrze sprawdzają się przyciski w czacie. Przy rezerwacjach wymagających kilku pól czystszym rozwiązaniem jest WhatsApp Flow. Flow to wieloekranowy formularz otwierany nad czatem. Komponenty Flows od Meta obejmują DatePicker i CalendarPicker, a oba mogą blokować wybrane niedostępne daty, więc klienci nie wybiorą dnia, w którym mają Państwo zamknięte. Flow może też pobierać aktualne opcje, takie jak terminy, z Państwa własnego systemu przez endpoint.
Flow można wysłać w trakcie rozmowy rozpoczętej przez klienta, jako wiadomość z przyciskiem wezwania do działania. Można go też dołączyć do szablonu wiadomości z przyciskiem Flow, na przykład w przypomnieniu „Czas umówić kolejną kontrolę”.
Przyciski sprawdzą się, gdy:
- Rezerwacja dotyczy jednej usługi i niewielu terminów
- Większość klientów rezerwuje to samo
Flow sprawdzi się, gdy:
- Potrzebują Państwo usługi, pracownika, daty, godziny i uwag razem
- Chcą Państwo widoku kalendarza zamiast listy godzin
- Zadają Państwo pytania wstępne przed wizytą
Jak wysyłać przypomnienia o wizytach na WhatsAppie
Przypomnienia to miejsce, w którym WhatsApp zwraca się najbardziej. Przypomnienie, na które można odpowiedzieć jednym kliknięciem, zamienia ciche niestawiennictwo w przesunięty termin.
Zasada 24 godzin w przypomnieniach
Gdy klient napisze do Państwa, otwiera się 24-godzinne okno obsługi klienta. W jego trakcie można wysłać dowolną wiadomość. Po jego zamknięciu można wysyłać tylko zatwierdzone szablony wiadomości. Wizyty zwykle są za kilka dni, więc przypomnienia prawie zawsze wychodzą jako szablony.
Utility czy marketing?
Meta klasyfikuje szablon jako utility, gdy jest niepromocyjny i dotyczy konkretnego klienta lub został przez niego zamówiony. Przypomnienie o zarezerwowanej wizycie spełnia tę definicję. Szablony o mieszanej treści, na przykład przypomnienie wraz z rabatem na inną usługę, są klasyfikowane jako marketing. Meta może też zmienić kategorię szablonu utility, który powinien być marketingowy, a powtarzające się nadużycia mogą prowadzić do ograniczeń dla Państwa szablonów utility. Przypomnienia powinny dotyczyć wyłącznie wizyty, a oferty należy wysyłać osobno do klientów, którzy wyrazili zgodę (opt-in). Więcej pomysłów na szablony znajdą Państwo w naszych przykładach szablonów wiadomości WhatsApp.
Przykłady szablonów przypomnień o wizycie
Potwierdzenie rezerwacji (utility):
Dzień dobry, {{1}}, Państwa wizyta: {{2}} u {{3}} została zarezerwowana na {{4}} o {{5}}. Proszę odpisać tutaj, jeśli potrzebna jest zmiana.
[Dodaj do kalendarza] [Wyznacz trasę]
Przypomnienie na dzień przed (utility):
Dzień dobry, {{1}}, przypominamy, że Państwa wizyta: {{2}} odbędzie się jutro, {{3}}, o {{4}}. Czy mogą Państwo przyjść?
[Potwierdź] [Zmień termin] [Anuluj]
Przypomnienie o przygotowaniu (utility):
Dzień dobry, {{1}}, Państwa wizyta: {{2}} odbędzie się {{3}}. Prosimy przyjść 10 minut wcześniej i zabrać ze sobą {{4}}. Proszę kliknąć poniżej, jeśli Państwa plany się zmieniły.
[Będę] [Zmień termin]
Przypomnienie o ponownej rezerwacji (często marketing, należy sprawdzić treść):
Dzień dobry, {{1}}, minęło trochę czasu od Państwa ostatniej wizyty: {{2}}. Czy chcą Państwo umówić kolejną?
[Umów teraz] [Nie teraz]
Ostatni szablon to zachęta do umówienia czegoś nowego, a nie informacja o istniejącej rezerwacji, więc należy się spodziewać, że zostanie potraktowany jako marketing, i wysyłać go tylko klientom, którzy zgodzili się na kontakt. Jak zbierać taką zgodę, opisuje nasz poradnik o zgodzie (opt-in) w WhatsAppie.
Kiedy wysyłać przypomnienia
| Wiadomość | Kiedy wysłać | Cel |
|---|---|---|
| Potwierdzenie | Zaraz po rezerwacji | Potwierdza szczegóły, ustala oczekiwania |
| Informacja o przygotowaniu | 2–3 dni przed, w razie potrzeby | Dokumenty, bycie na czczo, testy płatkowe |
| Główne przypomnienie | 24 godziny przed | Potwierdzenie, zmiana terminu lub anulowanie |
| Przypomnienie w dniu wizyty | 2–3 godziny przed, przy długich lub ważnych wizytach | Ostatnie sprawdzenie |
| Wiadomość uzupełniająca | Po wizycie | Opinia lub zalecenia po zabiegu |
Nie należy wysyłać więcej, niż potrzeba. Dwie wiadomości na wizytę, potwierdzenie i główne przypomnienie, wystarczą większości firm.
Ile kosztują przypomnienia o wizytach na WhatsAppie?
Cennik WhatsApp Business API obejmuje opłatę za każdy dostarczony szablon wiadomości, według kategorii i kraju odbiorcy. Według dokumentacji cenowej Meta:
- Szablony utility wysyłane poza oknem obsługi klienta są rozliczane według stawki utility.
- Szablony utility wysyłane w otwartym oknie obsługi klienta są również płatne od 1 października 2026 roku, podobnie jak odpowiedzi niebędące szablonami (serwisowe) po pierwszych 1 000 miesięcznie na numer telefonu firmy.
- Potwierdzenie wysłane, gdy klient nadal rozmawia z Państwa botem rezerwacyjnym, mieści się w oknie.
Dlatego za główne przypomnienie zwykle się płaci. Na przykład, według stawek utility z naszego kalkulatora wysyłki masowej, 500 przypomnień na dzień przed miesięcznie kosztowałoby około 11,00 $ opłat Meta dla odbiorców w Wielkiej Brytanii (po 0,022 $ za wiadomość) i około 3,40 $ w Brazylii (po 0,0068 $ za wiadomość). Stawki różnią się w zależności od kraju i zmieniają się w czasie, dlatego warto sprawdzić kalkulator dla swojego rynku.
Jak skonfigurować rezerwację wizyt na WhatsAppie w MonoChat
MonoChat łączy Państwa numer przez oficjalne WhatsApp Business API, a rezerwację i przypomnienia tworzy się bez kodu.
1. Połączyć WhatsApp i, jeśli chcą Państwo, zachować aplikację
Należy zarejestrować się na app.monochat.ai i połączyć numer. Dzięki WhatsApp Coexistence mogą Państwo nadal korzystać z aplikacji WhatsApp Business na tym samym numerze.
2. Zbudować scenariusz rezerwacji
Za pomocą kreatora automatyzacji bez kodu lub formularza WhatsApp Flows zbierają Państwo usługę, pracownika, datę, godzinę, imię i nazwisko oraz uwagi w preferowanej kolejności. Flows mogą pobierać aktualne opcje, takie jak terminy wizyt, a każde zgłoszenie może kontynuować ścieżkę przez routing lub potwierdzenie.
3. Połączyć dostępność
Należy użyć reguł czasowych zdefiniowanych w MonoChat albo połączyć system rezerwacji lub kalendarz przez funkcje niestandardowe, webhooki lub API, aby asystent sprawdzał wolne terminy i tworzył prawdziwe wizyty w trakcie czatu.
4. Zaplanować przypomnienia za pomocą zatwierdzonych szablonów
Szablony przypomnień tworzy się w MonoChat, wysyła do zatwierdzenia i dołącza do rezerwacji. Przypomnienia wychodzą o ustawionych porach, uzupełnione o szczegóły rezerwacji i przyciski do jednego kliknięcia. Jeśli wizyty są tworzone w Państwa własnym oprogramowaniu, może ono przekazywać je do MonoChat przez API lub webhooki, a scenariusz przypomnień przejmuje dalszą obsługę.
5. Pozwolić, by odpowiedzi aktualizowały dzień
Potwierdzenia są oznaczane tagami, Zmień termin proponuje nowe wolne terminy w tym samym czacie, a anulowania są zgłaszane zespołowi, aby mógł wypełnić zwolniony termin. Prośby, których bot nie powinien obsługiwać, trafiają do człowieka we wspólnej skrzynce odbiorczej wraz z całą rozmową. Asystent AI może też odpowiadać na pytania, takie jak „Czy macie parking?”, na podstawie Państwa bazy wiedzy. Nasz poradnik o chatbocie WhatsApp wyjaśnia, jak zaprojektować takiego asystenta.
Przykłady dla poszczególnych branż znajdą Państwo w materiałach: rezerwacja wizyt przez WhatsApp w salonach, przypomnienia o wizytach w salonie i rezerwacja wizyt w przychodniach. Bezpłatny plan Basic obejmuje 1 konsultanta i 1 kanał; większe zespoły znajdą ofertę w cenniku.
Źródła
Wdróż to w praktyce z MonoChat