Prenotazione appuntamenti e promemoria su WhatsApp: guida completa alla configurazione
I clienti Le scrivono già su WhatsApp. Ecco come trasformare quei messaggi in appuntamenti prenotati e come inviare promemoria che si possono confermare o spostare con un tocco.
Team MonoChat Aggiornato: 8 min di lettura
In questa pagina
- Si possono prenotare appuntamenti su WhatsApp?
- Come funziona la prenotazione di appuntamenti su WhatsApp, passo dopo passo
- Come inviare promemoria di appuntamento su WhatsApp
- Quanto costano i promemoria di appuntamento su WhatsApp?
- Come configurare la prenotazione di appuntamenti su WhatsApp con MonoChat
- Fonti
La prenotazione di appuntamenti su WhatsApp consente ai clienti di scegliere servizio, data e ora all’interno di una chat WhatsApp e di ricevere una conferma immediata, senza telefonare né visitare un sito web. La configura sulla WhatsApp Business API con un flusso di prenotazione (pulsanti di risposta rapida o un modulo WhatsApp Flows) collegato al Suo calendario, poi invia i promemoria come modelli di messaggio di utilità approvati con i pulsanti Conferma, Riprogramma e Annulla.
Il risultato sono meno telefonate nelle ore di punta, prenotazioni che arrivano anche di notte e meno no-show, perché le persone possono spostare un appuntamento con un tocco invece di non presentarsi. Questa guida illustra il flusso di prenotazione, il calendario dei promemoria, il testo dei modelli di messaggio, i costi e le regole che mantengono conformi i Suoi messaggi.
Si possono prenotare appuntamenti su WhatsApp?
Sì, ma non con la sola app WhatsApp Business. L’app offre messaggi di saluto e di assenza, risposte rapide ed etichette, sufficienti per qualche prenotazione manuale al giorno. La prenotazione automatica richiede la WhatsApp Business API (la WhatsApp Business Platform), perché è lì che si ottengono:
- Pulsanti ed elenchi interattivi che il Suo bot di prenotazione può usare
- WhatsApp Flows, moduli nativi che si aprono nella chat
- Modelli di messaggio approvati, necessari per inviare promemoria dopo la finestra di 24 ore
- Integrazioni con il Suo sistema di prenotazione o calendario
| Cosa Le serve | App WhatsApp Business | WhatsApp Business API |
|---|---|---|
| I clienti possono scrivere per prenotare | Sì, prenotazione manuale | Sì, automatizzata |
| Modulo di prenotazione nella chat | No | Sì, WhatsApp Flows |
| Disponibilità in tempo reale dal calendario | No | Sì, tramite integrazioni |
| Promemoria programmato per ogni appuntamento | No | Sì, modelli di messaggio |
| Più persone dello staff che rispondono | Dispositivi collegati limitati | Inbox condivisa del team |
Come funziona la prenotazione di appuntamenti su WhatsApp, passo dopo passo
Una buona conversazione di prenotazione chiede solo ciò che serve, nell’ordine in cui lo farebbe una receptionist.
- Il cliente avvia la chat dal pulsante sul Suo sito web, dalla bio di Instagram, dal profilo Google o da un codice QR alla reception. Veda la nostra guida ai link e codici QR di WhatsApp.
- Il bot saluta e chiede di cosa hanno bisogno, con pulsanti per i Suoi servizi principali.
- Restringe i dettagli: sede, membro dello staff, giorno preferito.
- Propone gli slot liberi dal Suo calendario sotto forma di pulsanti.
- Raccoglie il nome ed eventuali note e conferma la prenotazione.
- Programma i promemoria e passa le richieste complesse a una persona.
Ecco come appare in pratica:
Cliente: Ciao, vorrei prenotare un taglio di capelli
Azienda: Ciao! Quale servizio desideri?
[Taglio donna] [Taglio uomo] [Taglio e colore]
Cliente: Taglio uomo
Azienda: Perfetto. Hai preferenze per il barbiere?
[Emre] [Jonas] [Primo disponibile]
Cliente: Primo disponibile
Azienda: Questi orari sono liberi giovedì:
[10:00] [13:30] [17:15]
Cliente: 17:15
Azienda: Prenotato: taglio uomo con Jonas, giovedì alle 17:15.
Ti invieremo un promemoria il giorno prima.
Rispondi qui in qualsiasi momento per modificarlo.Pulsanti o un modulo WhatsApp Flows?
Per due o tre scelte rapide funzionano bene i pulsanti nella chat. Per prenotazioni che richiedono più campi, un WhatsApp Flow è più pulito. Un Flow è un modulo a più schermate che si apre sopra la chat. I componenti Flows di Meta includono un DatePicker e un CalendarPicker, ed entrambi possono bloccare date specifiche non disponibili, così i clienti non possono scegliere un giorno in cui siete chiusi. Un Flow può anche caricare opzioni in tempo reale, come gli orari disponibili, dal Suo sistema tramite un endpoint.
Può inviare un Flow durante una conversazione avviata dal cliente, come messaggio con un pulsante di invito all’azione. Può anche allegarlo a un modello di messaggio con un pulsante Flow, ad esempio in un promemoria «È ora di prenotare il prossimo controllo».
Usi i pulsanti quando:
- La prenotazione riguarda un solo servizio e poche opzioni di orario
- La maggior parte dei clienti prenota la stessa cosa
Usi un Flow quando:
- Servono insieme servizio, operatore, data, ora e note
- Desidera una vista calendario anziché un elenco di orari
- Pone domande preliminari prima della visita
Come inviare promemoria di appuntamento su WhatsApp
I promemoria sono il punto in cui WhatsApp rende di più. Un promemoria a cui si può rispondere con un tocco trasforma un no-show silenzioso in uno slot riprogrammato.
La regola delle 24 ore per i promemoria
Quando un cliente Le scrive, si apre una finestra di assistenza clienti di 24 ore. Al suo interno può inviare qualsiasi messaggio. Una volta chiusa, può inviare solo modelli di messaggio approvati. Gli appuntamenti sono di solito a distanza di giorni, quindi i promemoria partono quasi sempre come modelli di messaggio.
Utilità o marketing?
Meta classifica un modello di messaggio come di utilità quando non è promozionale ed è specifico per il cliente o da lui richiesto. Un promemoria su un appuntamento prenotato rientra in questa definizione. I modelli con contenuto misto, come un promemoria più uno sconto su un altro servizio, sono classificati come marketing. Meta può inoltre ricategorizzare un modello di utilità che dovrebbe essere di marketing e un uso scorretto ripetuto può portare a restrizioni sui Suoi modelli di utilità. Mantenga i promemoria strettamente legati all’appuntamento e invii le offerte separatamente ai clienti che hanno dato l’opt-in. Per altre idee di modelli di messaggio, veda i nostri esempi di modelli di messaggio WhatsApp.
Esempi di modelli di messaggio per promemoria di appuntamento
Conferma della prenotazione (utilità):
Ciao {{1}}, il tuo appuntamento {{2}} con {{3}} è prenotato per il {{4}} alle {{5}}. Rispondi qui se devi apportare una modifica.
[Aggiungi al calendario] [Indicazioni stradali]
Promemoria del giorno prima (utilità):
Ciao {{1}}, ti ricordiamo che il tuo appuntamento {{2}} è domani, {{3}}, alle {{4}}. Riesci a venire?
[Conferma] [Riprogramma] [Annulla]
Promemoria di preparazione (utilità):
Ciao {{1}}, il tuo appuntamento {{2}} è il {{3}}. Ti chiediamo di arrivare 10 minuti prima e di portare {{4}}. Tocca qui sotto se i tuoi programmi sono cambiati.
[Ci sarò] [Riprogramma]
Promemoria di nuova prenotazione (spesso marketing, verifichi il contenuto):
Ciao {{1}}, è da un po’ che non fai {{2}}. Vuoi prenotare la tua prossima visita?
[Prenota ora] [Non ora]
L’ultimo è un invito a prenotare qualcosa di nuovo più che un avviso su una prenotazione esistente, quindi è probabile che venga trattato come marketing: lo invii solo ai clienti che hanno accettato di ricevere Sue comunicazioni. La nostra guida all’opt-in su WhatsApp spiega come raccogliere quel consenso.
Quando inviare i promemoria
| Messaggio | Quando inviarlo | Scopo |
|---|---|---|
| Conferma | Subito dopo la prenotazione | Conferma i dettagli, definisce le aspettative |
| Nota di preparazione | 2–3 giorni prima, se necessario | Documenti, digiuno, test cutanei |
| Promemoria principale | 24 ore prima | Confermare, riprogrammare o annullare |
| Promemoria dello stesso giorno | 2–3 ore prima, per visite lunghe o di alto valore | Ultima verifica |
| Follow-up | Dopo la visita | Feedback o indicazioni post-trattamento |
Non invii più del necessario. Due messaggi per appuntamento, conferma e promemoria principale, bastano per la maggior parte delle aziende.
Quanto costano i promemoria di appuntamento su WhatsApp?
I prezzi della WhatsApp Business API sono per modello di messaggio consegnato, in base alla categoria e al Paese del destinatario. Secondo la documentazione sui prezzi di Meta:
- I modelli di utilità inviati fuori da una finestra di assistenza clienti sono addebitati alla tariffa di utilità.
- I modelli di utilità inviati all’interno di una finestra di assistenza clienti aperta sono addebitati anch’essi dal 1° ottobre 2026, così come le risposte non basate su modello (di servizio) dopo i primi 1.000 al mese per ogni numero di telefono aziendale.
- Una conferma inviata mentre il cliente sta ancora chattando con il Suo bot di prenotazione rientra nella finestra.
Ciò fa del promemoria principale il messaggio che di solito si paga. Ad esempio, con le tariffe di utilità del nostro calcolatore dei costi di invio massivo, 500 promemoria del giorno prima al mese costerebbero circa 11,00 $ di costi Meta per destinatari nel Regno Unito (0,022 $ ciascuno) e circa 3,40 $ in Brasile (0,0068 $ ciascuno). Le tariffe variano da Paese a Paese e cambiano nel tempo, quindi consulti il calcolatore per il Suo mercato.
Come configurare la prenotazione di appuntamenti su WhatsApp con MonoChat
MonoChat collega il Suo numero tramite la WhatsApp Business API ufficiale e prenotazioni e promemoria si creano senza codice.
1. Colleghi WhatsApp e, se vuole, mantenga la Sua app
Si registri su app.monochat.ai e colleghi il Suo numero. Con WhatsApp Coexistence può continuare a usare l’app WhatsApp Business sullo stesso numero.
2. Crei il flusso di prenotazione
Usi il builder di automazione dei flussi di lavoro senza codice o un modulo WhatsApp Flows per raccogliere servizio, operatore, data, ora, nome e note nell’ordine che preferisce. I Flow possono caricare opzioni in tempo reale, come gli slot degli appuntamenti, e ogni invio può proseguire il percorso con un instradamento o una conferma.
3. Colleghi la Sua disponibilità
Usi le regole orarie che definisce in MonoChat, oppure colleghi il Suo sistema di prenotazione o calendario tramite funzioni personalizzate, webhook o l’API, così l’assistente controlla gli orari liberi e crea appuntamenti reali durante la chat.
4. Programmi i promemoria con modelli di messaggio approvati
Crei i Suoi modelli di messaggio per i promemoria in MonoChat, li invii per l’approvazione e li associ alla prenotazione. I promemoria partono negli orari che imposta, compilati con i dettagli della prenotazione e con pulsanti da un tocco. Se gli appuntamenti vengono creati nel Suo software, questo può inviarli a MonoChat tramite l’API o i webhook e il flusso dei promemoria subentra.
5. Lasci che le risposte aggiornino la giornata
Le conferme vengono taggate, Riprogramma propone nuovi slot liberi nella stessa chat e le cancellazioni vengono segnalate al Suo team in modo che possa riempire lo slot. Le richieste che il bot non deve gestire passano a una persona nell’inbox condivisa con l’intera conversazione. Un assistente IA può inoltre rispondere a domande come «Avete un parcheggio?» in base alla Sua knowledge base. La nostra guida al chatbot WhatsApp spiega come progettare quell’assistente.
Per esempi di settore, veda la prenotazione di appuntamenti su WhatsApp per saloni, i promemoria di appuntamento per saloni e la prenotazione di appuntamenti per cliniche. Il piano Basic gratuito include 1 operatore e 1 canale; consulti la pagina dei prezzi per i team più grandi.
Fonti
Metta in pratica con MonoChat