WhatsApp-afspraken boeken en herinneringen: een complete installatiegids
Klanten sturen u al berichten op WhatsApp. Zo maakt u van die berichten geboekte afspraken en verstuurt u herinneringen die klanten met één tik kunnen bevestigen of verplaatsen.
MonoChat-team Bijgewerkt: 7 min leestijd
Op deze pagina
Met het boeken van afspraken via WhatsApp kiezen klanten in een WhatsApp-chat een dienst, datum en tijd en krijgen ze direct een bevestiging, zonder te bellen of een website te bezoeken. U stelt het in op de WhatsApp Business API met een boekingsflow (quick-reply-knoppen of een WhatsApp Flows-formulier) die is gekoppeld aan uw agenda, en verstuurt daarna herinneringen als goedgekeurde utility-sjablonen met de knoppen Bevestigen, Verplaatsen en Annuleren.
Het resultaat is minder telefoontjes op drukke momenten, boekingen die ‘s nachts binnenkomen en minder no-shows, omdat mensen een afspraak met één tik kunnen verplaatsen in plaats van simpelweg niet te komen opdagen. Deze gids loopt door de boekingsflow, het herinneringsschema, de formulering van sjablonen, de kosten en de regels die uw berichten compliant houden.
Kunt u afspraken boeken via WhatsApp?
Ja, maar niet met alleen de WhatsApp Business-app. De app biedt begroetings- en afwezigheidsberichten, quick replies en labels, wat prima is voor een paar handmatige boekingen per dag. Geautomatiseerd boeken vereist de WhatsApp Business API (het WhatsApp Business Platform), omdat u daar het volgende krijgt:
- Interactieve knoppen en lijsten die uw boekingsbot kan gebruiken
- WhatsApp Flows, native formulieren die in de chat openen
- Goedgekeurde berichtsjablonen, die u nodig heeft om herinneringen te versturen na het venster van 24 uur
- Integraties met uw boekingssysteem of agenda
| Wat u nodig heeft | WhatsApp Business-app | WhatsApp Business API |
|---|---|---|
| Klanten kunnen een bericht sturen om te boeken | Ja, handmatig geboekt | Ja, geautomatiseerd |
| Boekingsformulier in de chat | Nee | Ja, WhatsApp Flows |
| Actuele beschikbaarheid uit uw agenda | Nee | Ja, via integraties |
| Geplande herinnering per afspraak | Nee | Ja, berichtsjablonen |
| Meerdere medewerkers die antwoorden | Beperkte gekoppelde apparaten | Gedeelde teaminbox |
Zo werkt het boeken van afspraken via WhatsApp, stap voor stap
Een goed boekingsgesprek vraagt alleen wat nodig is, in de volgorde van een receptionist.
- De klant start de chat via een knop op uw website, uw Instagram-bio, uw Google-profiel of een QR-code bij de receptie. Zie onze gids over WhatsApp-links en QR-codes.
- De bot begroet en vraagt wat de klant nodig heeft, met knoppen voor uw belangrijkste diensten.
- Hij vraagt de details uit: locatie, medewerker, gewenste dag.
- Hij biedt vrije tijdsloten uit uw agenda aan als knoppen.
- Hij verzamelt de naam en eventuele opmerkingen en bevestigt de boeking.
- Hij plant de herinneringen in en draagt complexe verzoeken over aan een medewerker.
Zo ziet dat er in de praktijk uit:
Klant: Hoi, ik wil graag een knipbeurt boeken
Bedrijf: Hallo! Welke dienst wilt u boeken?
[Dames knippen] [Heren knippen] [Knippen & kleuren]
Klant: Heren knippen
Bedrijf: Prima. Heeft u een voorkeur voor de kapper?
[Emre] [Jonas] [Eerst beschikbare]
Klant: Eerst beschikbare
Bedrijf: Deze tijden zijn vrij op donderdag:
[10:00] [13:30] [17:15]
Klant: 17:15
Bedrijf: Geboekt: heren knippen bij Jonas, donderdag 17:15.
De dag ervoor sturen we een herinnering.
Antwoord hier op elk moment om te wijzigen.Knoppen of een WhatsApp Flows-formulier?
Voor twee of drie snelle keuzes werken knoppen in de chat goed. Voor boekingen met meerdere velden is een WhatsApp Flow overzichtelijker. Een Flow is een formulier met meerdere schermen dat boven op de chat opent. De Flows-componenten van Meta bevatten een DatePicker en een CalendarPicker, en beide kunnen specifieke niet-beschikbare data blokkeren, zodat klanten geen dag kunnen kiezen waarop u gesloten bent. Een Flow kan ook actuele opties, zoals tijdsloten, via een endpoint uit uw eigen systeem laden.
U kunt een Flow versturen tijdens een gesprek dat de klant is begonnen, als bericht met een call-to-action-knop. U kunt hem ook koppelen aan een berichtsjabloon met een Flow-knop, bijvoorbeeld in een herinnering als “Tijd om uw volgende controle te boeken”.
Gebruik knoppen wanneer:
- De boeking één dienst en weinig tijdopties heeft
- De meeste klanten hetzelfde boeken
Gebruik een Flow wanneer:
- U dienst, medewerker, datum, tijd en opmerkingen samen nodig heeft
- U een kalenderweergave wilt in plaats van een lijst met tijden
- U intakevragen stelt vóór het bezoek
Zo verstuurt u WhatsApp-afspraakherinneringen
Bij herinneringen levert WhatsApp het meeste op. Een herinnering waarop mensen met één tik kunnen antwoorden, verandert een stille no-show in een verplaatst tijdslot.
De 24-uursregel voor herinneringen
Wanneer een klant u een bericht stuurt, opent een customer service window van 24 uur. Daarbinnen kunt u elk bericht sturen. Zodra het sluit, kunt u alleen goedgekeurde berichtsjablonen versturen. Afspraken liggen meestal dagen in de toekomst, dus herinneringen gaan bijna altijd als sjabloon uit.
Utility of marketing?
Meta classificeert een sjabloon als utility wanneer het niet-promotioneel is en specifiek voor de klant of door de klant is aangevraagd. Een herinnering aan een geboekte afspraak past in die definitie. Sjablonen met gemengde inhoud, zoals een herinnering plus een korting op een andere dienst, worden geclassificeerd als marketing. Meta kan ook een utility-sjabloon herclassificeren dat marketing zou moeten zijn, en herhaald misbruik kan leiden tot beperkingen voor uw utility-sjablonen. Houd herinneringen strikt bij de afspraak en verstuur aanbiedingen apart naar klanten die een opt-in hebben gegeven. Voor meer ideeën voor sjablonen, zie onze voorbeelden van WhatsApp-berichtsjablonen.
Voorbeelden van sjablonen voor afspraakherinneringen
Boekingsbevestiging (utility):
Hallo {{1}}, uw {{2}} bij {{3}} is geboekt voor {{4}} om {{5}}. Antwoord hier als u iets wilt wijzigen.
[Toevoegen aan agenda] [Routebeschrijving]
Herinnering de dag ervoor (utility):
Hallo {{1}}, een herinnering dat uw afspraak voor {{2}} morgen is, {{3}}, om {{4}}. Lukt het u om te komen?
[Bevestigen] [Verplaatsen] [Annuleren]
Herinnering voor de voorbereiding (utility):
Hallo {{1}}, uw {{2}} staat gepland op {{3}}. Wilt u 10 minuten eerder aanwezig zijn en {{4}} meenemen? Tik hieronder als uw plannen zijn veranderd.
[Ik kom] [Verplaatsen]
Herinnering om opnieuw te boeken (vaak marketing, controleer de inhoud):
Hallo {{1}}, het is alweer even geleden sinds uw laatste {{2}}. Wilt u uw volgende bezoek boeken?
[Nu boeken] [Nu niet]
Dit laatste is een aansporing om iets nieuws te boeken in plaats van een bericht over een bestaande boeking. Verwacht dus dat het als marketing wordt behandeld en verstuur het alleen naar klanten die hebben ingestemd met berichten van u. In onze gids over WhatsApp opt-in leest u hoe u die toestemming verzamelt.
Wanneer herinneringen versturen
| Bericht | Wanneer versturen | Doel |
|---|---|---|
| Bevestiging | Direct na de boeking | Bevestigt details, schept verwachtingen |
| Voorbereidingsbericht | 2–3 dagen ervoor, indien nodig | Documenten, nuchter blijven, allergietests |
| Hoofdherinnering | 24 uur ervoor | Bevestigen, verplaatsen of annuleren |
| Herinnering op dezelfde dag | 2–3 uur ervoor, bij lange of waardevolle bezoeken | Laatste controle |
| Opvolging | Na het bezoek | Feedback of nazorg |
Verstuur niet meer dan nodig. Twee berichten per afspraak, bevestiging en hoofdherinnering, zijn voor de meeste bedrijven genoeg.
Hoeveel kosten WhatsApp-afspraakherinneringen?
De prijzen van de WhatsApp Business API gelden per bezorgd sjabloonbericht, per categorie en het land van de ontvanger. Volgens de prijsdocumentatie van Meta:
- Utility-sjablonen die buiten een customer service window worden verstuurd, worden tegen het utility-tarief in rekening gebracht.
- Utility-sjablonen die binnen een open customer service window worden verstuurd, worden sinds 1 oktober 2026 ook in rekening gebracht, en dat geldt ook voor antwoorden zonder sjabloon (service) na de eerste 1.000 per telefoonnummer van het bedrijf per maand.
- Een bevestiging die wordt verstuurd terwijl de klant nog chat met uw boekingsbot, valt binnen het venster.
Daardoor is de hoofdherinnering meestal het bericht waarvoor u betaalt. Een voorbeeld, met de utility-tarieven in onze calculator voor bulkberichten: 500 herinneringen per maand voor de dag ervoor kosten ongeveer $ 11,00 aan Meta-kosten voor ontvangers in het Verenigd Koninkrijk ($ 0,022 per stuk) en ongeveer $ 3,40 in Brazilië ($ 0,0068 per stuk). De tarieven verschillen per land en veranderen in de loop van de tijd, dus controleer de calculator voor uw markt.
Zo stelt u het boeken van afspraken via WhatsApp in met MonoChat
MonoChat koppelt uw nummer via de officiële WhatsApp Business API en u bouwt boekingen en herinneringen zonder code.
1. Koppel WhatsApp en houd desgewenst uw app
Meld u aan op app.monochat.ai en koppel uw nummer. Met WhatsApp Coexistence kunt u de WhatsApp Business-app op hetzelfde nummer blijven gebruiken.
2. Bouw de boekingsflow
Gebruik de no-code builder voor workflowautomatisering of een WhatsApp Flows-formulier om dienst, medewerker, datum, tijd, naam en opmerkingen te verzamelen in de volgorde die u verkiest. Flows kunnen actuele opties laden, zoals afspraaktijdsloten, en elke inzending kan het traject voortzetten met routering of een bevestiging.
3. Koppel uw beschikbaarheid
Gebruik de tijdregels die u in MonoChat definieert, of koppel uw boekingssysteem of agenda via eigen functies, webhooks of de API, zodat de assistent vrije tijden controleert en tijdens de chat echte afspraken aanmaakt.
4. Plan herinneringen in met goedgekeurde sjablonen
Maak uw herinneringssjablonen aan in MonoChat, dien ze in ter goedkeuring en koppel ze aan de boeking. Herinneringen gaan uit op de tijden die u instelt, gevuld met de boekingsgegevens en knoppen voor één tik. Als afspraken in uw eigen software worden aangemaakt, kan die ze via de API of webhooks naar MonoChat sturen, waarna de herinneringsworkflow het overneemt.
5. Laat antwoorden de dag bijwerken
Bevestigingen krijgen een tag, Verplaatsen biedt nieuwe vrije tijdsloten aan in dezelfde chat en annuleringen worden aan uw team gemeld, zodat zij het tijdslot kunnen opvullen. Verzoeken die de bot niet moet afhandelen, gaan met het volledige gesprek naar een medewerker in de gedeelde inbox. Een AI-assistent kan ook vragen beantwoorden zoals “Is er parkeergelegenheid?” vanuit uw kennisbank. In onze gids over de WhatsApp-chatbot leest u hoe u die assistent ontwerpt.
Voor voorbeelden per branche, zie WhatsApp-afspraken boeken voor salons, afspraakherinneringen voor salons en afspraken boeken voor klinieken. Het gratis Basic-abonnement omvat 1 medewerker en 1 kanaal; zie de prijzenpagina voor grotere teams.
Bronnen
Pas dit toe in de praktijk met MonoChat