Запись на приём и напоминания в WhatsApp: полное руководство по настройке
Клиенты уже пишут вам в WhatsApp. Рассказываем, как превратить эти сообщения в записи на приём и как отправлять напоминания, которые можно подтвердить или перенести одним нажатием.
Команда MonoChat Обновлено: 7 мин чтения
На этой странице
Запись на приём в WhatsApp позволяет клиентам выбрать услугу, дату и время прямо в чате WhatsApp и мгновенно получить подтверждение, не звоня вам и не заходя на сайт. Вы настраиваете её в WhatsApp Business API: сценарий записи (кнопки быстрых ответов или форма WhatsApp Flows), подключённый к вашему календарю, а затем отправляете напоминания как одобренные utility-шаблоны сообщений с кнопками «Подтвердить», «Перенести» и «Отменить».
В результате меньше звонков в часы пик, записи приходят и по ночам, а неявок становится меньше, потому что люди могут перенести визит одним нажатием, а не просто не прийти. В этом руководстве разбираются сценарий записи, график напоминаний, формулировки шаблонов, расходы и правила, которые помогают соблюдать требования.
Можно ли записаться на приём в WhatsApp?
Да, но не только с помощью приложения WhatsApp Business. Приложение предоставляет приветственные сообщения и сообщения об отсутствии, быстрые ответы и ярлыки, чего достаточно для нескольких ручных записей в день. Для автоматической записи нужен WhatsApp Business API (WhatsApp Business Platform), потому что именно он даёт:
- Интерактивные кнопки и списки, которые может использовать ваш бот записи
- WhatsApp Flows: встроенные формы, открывающиеся внутри чата
- Одобренные шаблоны сообщений, необходимые для отправки напоминаний после 24-часового окна
- Интеграции с вашей системой записи или календарём
| Что вам нужно | Приложение WhatsApp Business | WhatsApp Business API |
|---|---|---|
| Клиенты могут написать, чтобы записаться | Да, запись вручную | Да, автоматически |
| Форма записи внутри чата | Нет | Да, WhatsApp Flows |
| Актуальная доступность из вашего календаря | Нет | Да, через интеграции |
| Напоминание по расписанию для каждой записи | Нет | Да, шаблоны сообщений |
| Несколько сотрудников отвечают клиентам | Ограниченное число связанных устройств | Общие входящие команды |
Как работает запись на приём в WhatsApp: шаг за шагом
Хороший диалог записи спрашивает только необходимое, в том порядке, в котором это сделал бы администратор.
- Клиент начинает чат с кнопки на вашем сайте, из шапки профиля Instagram, из профиля Google или по QR-коду на ресепшене. Читайте наше руководство по ссылкам и QR-кодам WhatsApp.
- Бот здоровается и спрашивает, что нужно, предлагая кнопки с основными услугами.
- Он уточняет детали: филиал, специалиста, желаемый день.
- Он предлагает свободные слоты из вашего календаря в виде кнопок.
- Он собирает имя и пожелания и подтверждает запись.
- Он планирует напоминания и передаёт сложные запросы человеку.
Вот как это выглядит на практике:
Клиент: Здравствуйте, хочу записаться на стрижку
Компания: Здравствуйте! Какая услуга вам нужна?
[Женская стрижка] [Мужская стрижка] [Стрижка и окрашивание]
Клиент: Мужская стрижка
Компания: Отлично. Есть ли предпочтения по мастеру?
[Артём] [Игорь] [Первый свободный]
Клиент: Первый свободный
Компания: В четверг свободно это время:
[10:00] [13:30] [17:15]
Клиент: 17:15
Компания: Запись оформлена: мужская стрижка, мастер Игорь, четверг, 17:15.
Мы пришлём напоминание накануне.
Напишите здесь в любой момент, чтобы изменить запись.Кнопки или форма WhatsApp Flows?
Для двух-трёх быстрых вариантов хорошо подходят кнопки в чате. Для записи, где нужно несколько полей, чище работает WhatsApp Flow. Flow — это многоэкранная форма, которая открывается поверх чата. В компоненты Flows от Meta входят DatePicker и CalendarPicker, и оба позволяют блокировать определённые недоступные даты, чтобы клиенты не могли выбрать день, когда вы не работаете. Flow также может загружать актуальные варианты, например временные слоты, из вашей собственной системы через endpoint.
Flow можно отправить в диалоге, начатом клиентом, как сообщение с кнопкой призыва к действию. Его также можно прикрепить к шаблону сообщения с кнопкой Flow, например в напоминании «Пора записаться на следующий осмотр».
Используйте кнопки, когда:
- В записи одна услуга и мало вариантов времени
- Большинство клиентов записываются на одно и то же
Используйте Flow, когда:
- вам нужны услуга, специалист, дата, время и примечания вместе
- вы хотите показать календарь, а не список времени
- вы задаёте вопросы перед визитом
Как отправлять напоминания о записи в WhatsApp
Напоминания — это то, где WhatsApp окупается больше всего. Напоминание, на которое можно ответить одним нажатием, превращает молчаливую неявку в перенесённый слот.
Правило 24 часов для напоминаний
Когда клиент пишет вам, открывается 24-часовое окно обслуживания клиентов. Внутри него можно отправлять любые сообщения. После закрытия можно отправлять только одобренные шаблоны сообщений. Запись обычно назначена на несколько дней вперёд, поэтому напоминания почти всегда отправляются как шаблоны.
Utility или marketing?
Meta относит шаблон к категории utility, если он не рекламный и относится к клиенту или запрошен им. Напоминание о назначенной записи подходит под это определение. Шаблоны со смешанным содержанием, например напоминание плюс скидка на другую услугу, относятся к категории marketing. Meta также может перенести utility-шаблон в категорию marketing, если ему там место, а повторное неправильное использование может привести к ограничениям для ваших utility-шаблонов. Пусть напоминания касаются строго записи, а предложения отправляйте отдельно клиентам, давшим согласие на рассылку. Больше идей для шаблонов смотрите в наших примерах шаблонов сообщений WhatsApp.
Примеры шаблонов напоминаний о записи
Подтверждение записи (utility):
Здравствуйте, {{1}}! Ваша услуга «{{2}}» у специалиста {{3}} запланирована на {{4}} в {{5}}. Напишите здесь, если нужно что-то изменить.
[Добавить в календарь] [Построить маршрут]
Напоминание накануне (utility):
Здравствуйте, {{1}}! Напоминаем, что ваша запись на «{{2}}» завтра, {{3}}, в {{4}}. Сможете прийти?
[Подтвердить] [Перенести] [Отменить]
Напоминание о подготовке (utility):
Здравствуйте, {{1}}! Ваша услуга «{{2}}» назначена на {{3}}. Пожалуйста, приходите за 10 минут до начала и возьмите с собой {{4}}. Нажмите ниже, если ваши планы изменились.
[Приду] [Перенести]
Напоминание о повторной записи (часто marketing, проверьте содержание):
Здравствуйте, {{1}}! Прошло немало времени с вашей последней услуги «{{2}}». Хотите записаться на следующий визит?
[Записаться] [Не сейчас]
Последний шаблон — это призыв записаться на что-то новое, а не уведомление о существующей записи, поэтому ожидайте, что он будет считаться маркетинговым, и отправляйте его только клиентам, которые согласились получать от вас сообщения. О том, как собрать такое согласие, рассказывает наше руководство по согласию на рассылку в WhatsApp.
Когда отправлять напоминания
| Сообщение | Когда отправлять | Цель |
|---|---|---|
| Подтверждение | Сразу после записи | Подтверждает детали, задаёт ожидания |
| Памятка по подготовке | За 2–3 дня, при необходимости | Документы, отказ от еды, пробы на аллергию |
| Основное напоминание | За 24 часа | Подтвердить, перенести или отменить |
| Напоминание в день визита | За 2–3 часа, для длительных или важных визитов | Последняя проверка |
| Сообщение после визита | После визита | Отзыв или рекомендации по уходу |
Не отправляйте больше, чем нужно. Для большинства компаний достаточно двух сообщений на запись: подтверждения и основного напоминания.
Сколько стоят напоминания о записи в WhatsApp?
Цена WhatsApp Business API определяется за каждый доставленный шаблон сообщения, по категории и стране получателя. Согласно документации Meta по ценам:
- Utility-шаблоны, отправленные вне окна обслуживания клиентов, тарифицируются по ставке utility.
- Utility-шаблоны, отправленные внутри открытого окна обслуживания клиентов, также тарифицируются с 1 октября 2026 года, как и ответы без шаблона (сервисные) после первых 1 000 в месяц на каждый рабочий номер WhatsApp Business.
- Подтверждение, отправленное, пока клиент ещё общается с вашим ботом записи, находится внутри окна.
Поэтому основное напоминание обычно и есть то сообщение, за которое вы платите. Например, по ставкам utility в нашем калькуляторе массовых рассылок 500 напоминаний накануне в месяц обойдутся примерно в 11,00 $ комиссий Meta для получателей в Великобритании (по 0,022 $ за сообщение) и примерно в 3,40 $ в Бразилии (по 0,0068 $ за сообщение). Ставки различаются по странам и меняются со временем, поэтому проверьте калькулятор для вашего рынка.
Как настроить запись на приём в WhatsApp в MonoChat
MonoChat подключает ваш номер через официальный WhatsApp Business API, а запись и напоминания вы создаёте без кода.
1. Подключите WhatsApp и при желании сохраните приложение
Зарегистрируйтесь на app.monochat.ai и подключите свой номер. С помощью WhatsApp Coexistence вы можете и дальше пользоваться приложением WhatsApp Business на том же номере.
2. Создайте сценарий записи
Используйте no-code конструктор автоматизации сценариев или форму WhatsApp Flows, чтобы собирать услугу, специалиста, дату, время, имя и примечания в удобном вам порядке. Flows могут загружать актуальные варианты, например слоты для записи, а каждая отправленная форма может продолжить сценарий маршрутизацией или подтверждением.
3. Подключите свою доступность
Используйте правила времени, которые вы задаёте в MonoChat, или подключите свою систему записи или календарь через пользовательские функции, вебхуки или API, чтобы ассистент проверял свободное время и создавал настоящие записи прямо во время чата.
4. Запланируйте напоминания с одобренными шаблонами
Создайте шаблоны напоминаний в MonoChat, отправьте их на одобрение и привяжите к записи. Напоминания уходят в заданное вами время, заполненные данными записи и с кнопками для ответа в одно нажатие. Если записи создаются в вашем собственном ПО, оно может отправлять их в MonoChat через API или вебхуки, а сценарий напоминаний подхватит их дальше.
5. Пусть ответы обновляют расписание дня
Подтверждения помечаются тегами, «Перенести» предлагает новые свободные слоты в том же чате, а отмены отмечаются для вашей команды, чтобы она могла заполнить освободившийся слот. Запросы, которые бот не должен обрабатывать, попадают к человеку в общие входящие с полной перепиской. ИИ-ассистент также может отвечать на вопросы вроде «У вас есть парковка?» на основе вашей базы знаний. Как спроектировать такого ассистента, объясняет наше руководство по чат-боту для WhatsApp.
Примеры для отдельных отраслей смотрите в материалах о записи на приём в WhatsApp для салонов, о напоминаниях о записи в салон и о записи на приём для клиник. Бесплатный тариф Basic включает 1 оператора и 1 канал; для более крупных команд смотрите страницу тарифов.
Источники
Применяйте это на практике с MonoChat