WhatsApp randevu alma ve hatırlatmalar: eksiksiz kurulum rehberi
Müşterileriniz size zaten WhatsApp'tan yazıyor. Bu mesajları nasıl alınmış randevulara dönüştüreceğinizi ve tek dokunuşla onaylayabilecekleri veya erteleyebilecekleri hatırlatmaları nasıl göndereceğinizi anlatıyoruz.
MonoChat Ekibi Güncellendi: 6 dk okuma
Bu sayfada
WhatsApp randevu sistemi, müşterilerin sizi aramadan veya bir web sitesini ziyaret etmeden, bir WhatsApp sohbeti içinde hizmet, tarih ve saat seçmesini ve anında onay almasını sağlar. Bunu WhatsApp Business API’de, takviminize bağlı bir randevu akışıyla (hızlı yanıt butonları veya bir WhatsApp Flows formu) kurarsınız; ardından hatırlatmaları Onayla, Ertele ve İptal et butonlu onaylı utility şablon mesajları olarak gönderirsiniz.
Sonuç: yoğun saatlerde daha az telefon, gece gelen randevular ve daha az gelmeyen müşteri; çünkü insanlar randevuya hiç gelmemek yerine onu tek dokunuşla erteleyebilir. Bu rehber randevu akışını, hatırlatma takvimini, şablon metinlerini, maliyetleri ve mesajlarınızı kurallara uygun tutan kuralları adım adım ele alıyor.
WhatsApp üzerinden randevu alınabilir mi?
Evet, ama yalnızca WhatsApp Business uygulamasıyla değil. Uygulama size karşılama ve uzakta mesajları, hızlı yanıtlar ve etiketler sunar; bu, günde birkaç manuel randevu için yeterlidir. Otomatik randevu için WhatsApp Business API (WhatsApp Business Platform) gerekir, çünkü şunlar orada bulunur:
- Randevu botunuzun kullanabileceği etkileşimli butonlar ve listeler
- Sohbet içinde açılan yerel formlar olan WhatsApp Flows
- 24 saatlik pencereden sonra hatırlatma göndermek için ihtiyaç duyduğunuz onaylı şablon mesajlar
- Randevu sisteminiz veya takviminizle entegrasyonlar
| İhtiyacınız olan | WhatsApp Business uygulaması | WhatsApp Business API |
|---|---|---|
| Müşteriler randevu için mesaj atabilir | Evet, randevu elle alınır | Evet, otomatik |
| Sohbet içinde randevu formu | Hayır | Evet, WhatsApp Flows |
| Takviminizden canlı müsaitlik | Hayır | Evet, entegrasyonlarla |
| Randevu başına zamanlanmış hatırlatma | Hayır | Evet, şablon mesajlar |
| Birden fazla çalışanın yanıt vermesi | Sınırlı bağlı cihaz | Ortak ekip gelen kutusu |
WhatsApp randevu alma adım adım nasıl çalışır?
İyi bir randevu sohbeti, yalnızca ihtiyaç duyduğu şeyleri bir resepsiyonistin soracağı sırayla sorar.
- Müşteri sohbeti başlatır; web sitenizdeki butondan, Instagram biyografinizden, Google profilinizden veya resepsiyondaki bir QR koddan. WhatsApp linkleri ve QR kodları rehberimize bakın.
- Bot karşılar ve ne istediğini sorar; ana hizmetleriniz için butonlarla.
- Ayrıntıları daraltır: şube, çalışan, tercih edilen gün.
- Takviminizden boş saatleri butonlar olarak sunar.
- Adı ve varsa notları toplar ve randevuyu onaylar.
- Hatırlatmaları zamanlar ve karmaşık talepleri bir kişiye devreder.
Uygulamada şöyle görünür:
Müşteri: Merhaba, saç kesimi için randevu almak istiyorum
İşletme: Merhaba! Hangi hizmeti istersiniz?
[Kadın kesim] [Erkek kesim] [Kesim & boya]
Müşteri: Erkek kesim
İşletme: Harika. Berber tercihiniz var mı?
[Emre] [Can] [İlk müsait]
Müşteri: İlk müsait
İşletme: Perşembe günü şu saatler boş:
[10:00] [13:30] [17:15]
Müşteri: 17:15
İşletme: Randevunuz alındı: Can ile erkek kesim, perşembe 17:15.
Bir gün önce hatırlatma göndereceğiz.
Değiştirmek için istediğiniz zaman buradan yazabilirsiniz.Butonlar mı, WhatsApp Flows formu mu?
İki veya üç hızlı seçim için sohbet içindeki butonlar iyi çalışır. Birkaç alan gerektiren randevular için bir WhatsApp Flow daha düzenlidir. Flow, sohbetin üzerinde açılan çok ekranlı bir formdur. Meta’nın Flows bileşenleri bir DatePicker (tarih seçici) ve bir CalendarPicker (takvim seçici) içerir ve ikisi de belirli müsait olmayan tarihleri engelleyebilir; böylece müşteriler kapalı olduğunuz bir günü seçemez. Bir Flow, saat dilimleri gibi canlı seçenekleri bir uç nokta (endpoint) aracılığıyla kendi sisteminizden de yükleyebilir.
Bir Flow’u, müşterinin başlattığı bir sohbet sırasında harekete geçirici bir butonu olan bir mesaj olarak gönderebilirsiniz. Onu bir Flow butonuyla bir şablon mesaja da ekleyebilirsiniz; örneğin “Bir sonraki kontrolünüz için randevu zamanı” hatırlatmasında.
Butonları şu durumlarda kullanın:
- Randevuda tek bir hizmet ve az sayıda saat seçeneği varsa
- Müşterilerin çoğu aynı şey için randevu alıyorsa
Flow’u şu durumlarda kullanın:
- Hizmet, çalışan, tarih, saat ve notlara birlikte ihtiyacınız varsa
- Saat listesi yerine bir takvim görünümü istiyorsanız
- Ziyaretten önce ön bilgi soruları soruyorsanız
WhatsApp randevu hatırlatma mesajları nasıl gönderilir?
WhatsApp’ın en çok işe yaradığı yer hatırlatmalardır. İnsanların tek dokunuşla yanıtlayabildiği bir hatırlatma, sessiz bir gelmemeyi ertelenmiş bir randevuya dönüştürür.
Hatırlatmalar için 24 saat kuralı
Bir müşteri size mesaj gönderdiğinde 24 saatlik bir müşteri hizmetleri penceresi açılır. Bu pencere içinde her türlü mesajı gönderebilirsiniz. Pencere kapandıktan sonra yalnızca onaylı şablon mesajlar gönderebilirsiniz. Randevular genellikle günler sonrasında olduğundan, hatırlatmalar neredeyse her zaman şablon olarak gönderilir.
Utility mi, pazarlama mı?
Meta, tanıtım amacı taşımayan ve müşteriye özel olan veya müşteri tarafından talep edilen bir şablonu utility olarak sınıflandırır. Alınmış bir randevuyla ilgili hatırlatma bu tanıma uyar. Bir hatırlatmanın yanında başka bir hizmette indirim gibi karışık içerikli şablonlar pazarlama olarak sınıflandırılır. Meta, pazarlama olması gereken bir utility şablonunu yeniden kategorize de edebilir ve tekrarlanan kötüye kullanım utility şablonlarınızda kısıtlamalara yol açabilir. Hatırlatmaları yalnızca randevuyla sınırlı tutun ve teklifleri izin vermiş müşterilere ayrıca gönderin. Daha fazla şablon fikri için WhatsApp şablon mesaj örnekleri yazımıza bakın.
Randevu hatırlatma şablonu örnekleri
Randevu onayı (utility):
Merhaba {{1}}, {{3}} ile {{2}} randevunuz {{4}} tarihinde saat {{5}} için alındı. Bir değişiklik yapmanız gerekirse buradan yazabilirsiniz.
[Takvime ekle] [Yol tarifi al]
Bir gün önce hatırlatma (utility):
Merhaba {{1}}, {{2}} randevunuzun yarın, {{3}}, saat {{4}}‘te olduğunu hatırlatırız. Gelebilecek misiniz?
[Onayla] [Ertele] [İptal et]
Hazırlık hatırlatması (utility):
Merhaba {{1}}, {{2}} randevunuz {{3}} tarihinde. Lütfen 10 dakika erken gelin ve yanınızda {{4}} getirin. Planlarınız değiştiyse aşağıya dokunun.
[Orada olacağım] [Ertele]
Yeniden randevu hatırlatması (çoğunlukla pazarlama, içeriği kontrol edin):
Merhaba {{1}}, son {{2}} randevunuzun üzerinden epey zaman geçti. Bir sonraki ziyaretiniz için randevu almak ister misiniz?
[Hemen randevu al] [Şimdi değil]
Sonuncusu mevcut bir randevuyla ilgili bir bildirim değil, yeni bir şey için randevu almaya yönelik bir hatırlatmadır; bu yüzden pazarlama olarak değerlendirilmesini bekleyin ve yalnızca sizden haber almayı kabul etmiş müşterilere gönderin. WhatsApp opt-in rehberimiz bu onayın nasıl toplanacağını ele alıyor.
Hatırlatmalar ne zaman gönderilmeli?
| Mesaj | Ne zaman gönderilir | Amaç |
|---|---|---|
| Onay | Randevudan hemen sonra | Ayrıntıları onaylar, beklentiyi belirler |
| Hazırlık notu | Gerektiğinde 2–3 gün önce | Belgeler, açlık, alerji (yama) testleri |
| Ana hatırlatma | 24 saat önce | Onaylama, erteleme veya iptal |
| Aynı gün hatırlatması | Uzun veya yüksek değerli ziyaretler için 2–3 saat önce | Son kontrol |
| Takip | Ziyaretten sonra | Geri bildirim veya bakım sonrası bilgilendirme |
İhtiyacınızdan fazlasını göndermeyin. Randevu başına iki mesaj, yani onay ve ana hatırlatma, çoğu işletme için yeterlidir.
WhatsApp randevu hatırlatmalarının maliyeti ne kadar?
WhatsApp Business API fiyatlandırması, teslim edilen şablon mesaj başına, kategoriye ve alıcının ülkesine göredir. Meta’nın fiyatlandırma belgelerine göre:
- Bir müşteri hizmetleri penceresinin dışında gönderilen utility şablonları utility ücretiyle ücretlendirilir.
- Açık bir müşteri hizmetleri penceresinin içinde gönderilen utility şablonları da 1 Ekim 2026’dan bu yana ücretlidir; her işletme telefon numarası için aylık ilk 1.000 mesajdan sonraki şablon dışı (hizmet) yanıtlar da öyle.
- Müşteri randevu botunuzla hâlâ sohbet ederken gönderilen bir onay pencerenin içindedir.
Bu da genellikle ödeme yaptığınız mesajın ana hatırlatma olduğu anlamına gelir. Örnek olarak, toplu mesaj hesaplayıcımızdaki utility ücretleriyle, ayda 500 adet bir gün önce hatırlatması Birleşik Krallık’taki alıcılar için yaklaşık $11.00 (her biri $0.022), Brezilya’da ise yaklaşık $3.40 (her biri $0.0068) Meta ücretine mal olur. Ücretler ülkeye göre farklılık gösterir ve zamanla değişir; bu yüzden pazarınız için hesaplayıcıyı kontrol edin.
MonoChat’te WhatsApp randevu sistemi nasıl kurulur?
MonoChat numaranızı resmi WhatsApp Business API üzerinden bağlar ve randevu ile hatırlatmaları kod yazmadan kurarsınız.
1. WhatsApp’ı bağlayın, isterseniz uygulamanızı koruyun
app.monochat.ai adresinden kaydolun ve numaranızı bağlayın. WhatsApp Coexistence ile aynı numarada WhatsApp Business uygulamasını kullanmaya devam edebilirsiniz.
2. Randevu akışını oluşturun
Hizmet, çalışan, tarih, saat, ad ve notları tercih ettiğiniz sırayla toplamak için kod gerektirmeyen iş akışı otomasyonu oluşturucusunu veya bir WhatsApp Flows formunu kullanın. Flows, randevu saatleri gibi canlı seçenekleri yükleyebilir ve her gönderim, yolculuğa yönlendirme veya bir onayla devam edebilir.
3. Müsaitliğinizi bağlayın
MonoChat’te tanımladığınız saat kurallarını kullanın veya randevu sisteminizi ya da takviminizi özel fonksiyonlar, webhook’lar veya API aracılığıyla bağlayın; böylece asistan sohbet sırasında boş saatleri kontrol eder ve gerçek randevular oluşturur.
4. Hatırlatmaları onaylı şablonlarla zamanlayın
Hatırlatma şablonlarınızı MonoChat’te oluşturun, onaya gönderin ve randevuya ekleyin. Hatırlatmalar randevu ayrıntıları ve tek dokunuşluk butonlarla doldurularak belirlediğiniz saatlerde gönderilir. Randevular kendi yazılımınızda oluşturuluyorsa, yazılımınız bunları API veya webhook’lar aracılığıyla MonoChat’e gönderebilir ve hatırlatma iş akışı devralır.
5. Yanıtların günü güncellemesine izin verin
Onaylar etiketlenir, Ertele aynı sohbette yeni boş saatler sunar ve iptaller ekibinize bildirilir, böylece o saati doldurabilirler. Botun ele almaması gereken talepler, sohbetin tamamıyla birlikte ortak gelen kutusundaki bir kişiye gider. Bir yapay zeka asistanı “Otoparkınız var mı?” gibi soruları da bilgi tabanınızdan yanıtlayabilir. WhatsApp chatbot rehberimiz bu asistanın nasıl tasarlanacağını açıklıyor.
Sektör örnekleri için kuaför ve salonlar için WhatsApp randevu sistemi, salon randevu hatırlatmaları ve klinikler için randevu sayfalarına bakın. Ücretsiz Basic plan 1 temsilci ve 1 kanalı kapsar; daha büyük ekipler için fiyatlandırma sayfasına bakın.
Kaynaklar
Bunu MonoChat ile uygulayın