Pesan otomatis WhatsApp: pesan sambutan, pesan tidak di tempat, dan balasan cepat (cara atur + contoh)

Pesan otomatis WhatsApp adalah balasan yang dikirim bisnis Anda secara otomatis saat pelanggan menulis kepada Anda. Di aplikasi WhatsApp Business ada dua jenis bawaan, yaitu pesan sambutan untuk kontak pertama dan pesan tidak di tempat untuk saat Anda tutup, ditambah balasan cepat yang memungkinkan Anda mengirim jawaban tersimpan dengan beberapa ketukan. Di WhatsApp Business API, balasan otomatis dibuat di platform yang terhubung dengan nomor Anda dan bisa secerdas yang Anda butuhkan, dari pemberitahuan sederhana di luar jam kerja hingga asisten AI.

Panduan ini menjelaskan cara mengatur setiap opsi, aturan yang berlaku di 2026 (termasuk biaya baru Meta untuk pesan layanan), dan memberikan lebih dari 25 contoh pesan yang bisa Anda salin dan sesuaikan.

Apa saja jenis pesan otomatis WhatsApp?

Sebelum menulis apa pun, pilih jenis otomatisasi yang tepat untuk kebutuhan Anda.

Jenis	Tersedia di	Kapan dikirim	Paling cocok untuk
Pesan sambutan	Aplikasi Business	Saat seseorang memulai percakapan dengan Anda	Menyambut pelanggan baru, memberi gambaran
Pesan tidak di tempat	Aplikasi Business	Saat seseorang menulis di luar jam yang Anda tetapkan	Memberi tahu kapan Anda akan membalas
Balasan cepat	Aplikasi Business (dan sebagian besar inbox API sebagai balasan tersimpan)	Saat Anda atau agen memilih untuk mengirimnya	Menjawab pertanyaan berulang dengan cepat
Balasan otomatis berbasis aturan	Platform API	Saat kata kunci, ketukan tombol, atau kondisi waktu cocok	Menu, FAQ, pengalihan
Balasan otomatis AI	Platform API	Pada pesan apa pun, dijawab dari konten Anda	Pertanyaan bebas, banyak topik, banyak bahasa

Opsi di aplikasi Business sederhana dan gratis, tetapi mengirim teks yang sama ke semua orang. Balasan otomatis API bisa merespons apa yang benar-benar ditulis pelanggan, mengalihkan chat ke tim yang tepat, dan bekerja untuk beberapa agen di satu nomor. Jika Anda ragu mana yang dibutuhkan, perbandingan aplikasi WhatsApp Business vs API kami membahas untung ruginya.

Cara membuat pesan sambutan di WhatsApp Business

WhatsApp menggambarkan pesan sambutan sebagai sapaan khusus yang dikirim otomatis saat pelanggan baru memulai percakapan dengan bisnis Anda. Untuk mengaktifkannya:

1. Buka aplikasi WhatsApp Business dan masuk ke Alat bisnis (Business tools, ditampilkan sebagai Alat di versi terbaru).
2. Ketuk Pesan sambutan (Greeting message) dan aktifkan.
3. Ubah teksnya. Buat singkat dan beri tahu orang apa langkah berikutnya.
4. Pilih penerimanya jika versi aplikasi Anda menyediakan opsi tersebut.
5. Simpan.

Nama menu bisa berpindah antarversi aplikasi serta antara Android dan iPhone, jadi jika Anda tidak menemukan suatu opsi, periksa artikel bantuan WhatsApp untuk perangkat Anda (tautannya ada di sumber di bawah).

Sebelum mengaktifkannya, lengkapi profil bisnis Anda: nama bisnis, deskripsi, jam buka, alamat, dan situs web. WhatsApp menyebut profil ini sebagai etalase digital Anda, dan pelanggan melihatnya sebelum menulis. Profil yang lengkap membuat pesan sambutan lebih singkat, karena Anda tidak perlu mengulang informasi dasar.

Cara membuat pesan tidak di tempat (away message)

Pesan tidak di tempat menjawab orang yang menulis di luar jam kerja Anda agar mereka tahu kapan akan mendapat balasan.

1. Di Alat bisnis, ketuk Pesan tidak di tempat (Away message) dan aktifkan.
2. Tulis pesannya. Selalu sebutkan kapan Anda kembali.
3. Pilih kapan pesan dikirim. Mengikuti jam kerja adalah pilihan umum, dan jadwal khusus berguna untuk hari libur.
4. Pilih penerimanya jika opsinya muncul, lalu simpan.

Tips: jika pesan tidak di tempat mengikuti jam kerja, pastikan jam di profil Anda benar, termasuk akhir pekan. Jadwal yang salah bisa membuat pelanggan menerima pesan tidak di tempat di tengah hari.

Cara memakai balasan cepat WhatsApp Business untuk FAQ

Balasan cepat adalah pesan tersimpan untuk pertanyaan yang selalu Anda jawab: harga, jam buka, pengiriman, cara memesan. Anda memberi setiap pesan pintasan yang diawali garis miring, misalnya /jam atau /kirim, dan saat Anda mengetik pintasan itu di chat, WhatsApp menyarankan teks tersimpannya.

1. Di Alat bisnis, ketuk Balasan cepat (Quick replies), lalu tambahkan yang baru.
2. Tulis pesannya.
3. Tetapkan pintasan seperti /jam.
4. Simpan. Di chat mana pun, ketik pintasan dan pilih balasan yang disarankan.

Balasan cepat tidak otomatis: tetap perlu orang yang mengirimnya. Fitur ini menghemat waktu, tetapi tidak menjawab siapa pun saat Anda tidur. Di situlah otomatisasi API berperan.

Bagaimana cara kerja auto reply WhatsApp API?

WhatsApp Business API (secara resmi WhatsApp Business Platform) tidak punya layar pengaturan sendiri, jadi tidak ada tombol pesan sambutan atau tidak di tempat. Sebagai gantinya, platform yang Anda hubungkan menerima setiap pesan masuk dan menentukan balasannya. Ini memberi Anda kendali lebih besar, tetapi ada beberapa aturan Meta yang berlaku.

Jendela layanan pelanggan 24 jam

Saat pelanggan mengirim pesan kepada Anda, jendela layanan pelanggan 24 jam terbuka, dan jendela ini diatur ulang setiap kali mereka menulis lagi. Di dalamnya Anda bisa mengirim balasan apa pun, termasuk yang otomatis. Setelah jendela tertutup, Anda hanya bisa menghubungi pelanggan dengan template pesan yang sudah disetujui. Balasan otomatis selalu merupakan jawaban atas pesan masuk, jadi selalu berada di dalam jendela.

Wajib ada jalur ke manusia

WhatsApp Business Messaging Policy mengizinkan otomatisasi saat Anda membalas dalam jendela 24 jam, tetapi juga mewajibkan jalur eskalasi yang cepat, jelas, dan langsung. Meta memberi contoh: pengalihan di dalam chat ke agen manusia, nomor telepon, email, dukungan web di situs Anda, kunjungan ke toko, atau formulir dukungan. Dalam praktiknya, setiap alur balasan otomatis harus memberi tahu cara menghubungi orang.

Biaya balasan otomatis sejak 1 Oktober 2026

Meta mengenakan biaya per pesan di API. Sejak 1 Oktober 2026, balasan bebas di dalam jendela layanan pelanggan, yang disebut pesan layanan (service messages), kembali dikenakan biaya. Menurut halaman harga Meta:

• Setiap nomor telepon bisnis mendapat 1.000 pesan layanan gratis per bulan. Kuota ini diatur ulang setiap bulan dan sisa yang tidak terpakai tidak terbawa ke bulan berikutnya.
• Mulai pesan layanan ke-1.001, Meta mengenakan tarif layanan yang dipublikasikan untuk pasar penerima. Pada daftar tarif Oktober 2026, tarif ini sama dengan tarif utility.
• Template utility yang dikirim di dalam jendela yang terbuka juga dikenakan biaya sejak tanggal yang sama.
• Pesan dalam jendela free entry point, yang terbuka saat Anda membalas orang yang datang dari iklan Click-to-WhatsApp, tidak dikenakan biaya. Meta menyebut jendela ini bisa tetap terbuka hingga 7 hari.

Contohnya, bisnis yang mengirim 4.000 balasan otomatis dan balasan agen sebulan ke pelanggan di Inggris dari satu nomor membayar 3.000 di antaranya. Dengan tarif layanan Inggris Oktober 2026 sebesar $0,022, totalnya sekitar $66 per bulan. Volume yang sama ke pelanggan di India, dengan $0,0014 per pesan, sekitar $4,20. Anda bisa menghitung volume Anda sendiri di kalkulator pesan massal.

Pelajaran praktisnya: balasan otomatis yang mengirim tiga gelembung pesan terpisah dihitung tiga pesan. Gabungkan teks jika memungkinkan, dan hindari mengirim “terima kasih atas pesan Anda” otomatis yang langsung disusul jawaban otomatis kedua.

Contoh pesan otomatis WhatsApp

Sesuaikan dengan gaya bahasa Anda dan ganti bagian dalam kurung siku. Buat setiap pesan tidak lebih dari beberapa baris dan selalu akhiri dengan langkah berikutnya.

Contoh pesan sambutan WhatsApp Business

Halo, terima kasih sudah menghubungi [Bisnis]! Ceritakan kebutuhan Anda dan kami akan membalas dalam satu jam selama jam buka (Senin-Jumat, 09.00-18.00).

Selamat datang di [Bisnis]. Agar kami bisa membantu lebih cepat, balas dengan:
1 - Status pesanan
2 - Buat janji temu
3 - Bicara dengan tim kami

Halo, selamat datang! Anda bisa melihat katalog kami langsung di WhatsApp. Jika ada pertanyaan soal ukuran atau pengiriman, silakan tanyakan.

Halo! Ini [Bisnis]. Kami membalas setiap pesan secara pribadi. Jika pertanyaan Anda tentang pesanan, mohon kirimkan nomor pesanan Anda.

Terima kasih telah menghubungi [Klinik]. Untuk janji temu, kirimkan hari dan jam yang Anda inginkan. Untuk keadaan darurat, hubungi [nomor telepon].

Contoh pesan tidak di tempat

Terima kasih atas pesan Anda. Saat ini kami sedang tutup dan akan membalas saat buka besok pukul 09.00. Untuk bantuan mendesak, hubungi [nomor telepon].

Halo! Tim kami offline hingga Senin pukul 09.00. Tinggalkan pertanyaan Anda di sini dan kami akan menjawabnya paling awal.

Kami libur [hari libur] dari [tanggal] sampai [tanggal]. Pesanan online tetap dikirim pada [tanggal]. Kami akan membalas setiap pesan setelah kembali.

Terima kasih telah menulis ke [Bisnis]. Jam buka kami Senin-Sabtu, 10.00-19.00. Kami akan segera membalas begitu buka.

Tim dukungan kami sedang sibuk. Pesan Anda sudah masuk antrean dan akan dibalas dalam [waktu]. Anda tidak perlu mengirimnya lagi.

Balasan cepat untuk pertanyaan umum

/jam  Kami buka Senin-Jumat 09.00-18.00 dan Sabtu 10.00-14.00. Tutup hari Minggu dan hari libur nasional.

/kirim  Pengiriman reguler memakan waktu 2-4 hari kerja. Pesanan sebelum pukul 14.00 dikirim di hari yang sama.

/retur  Barang yang belum dipakai bisa dikembalikan dalam [X] hari. Balas "retur" beserta nomor pesanan Anda dan kami akan mengirimkan langkah-langkahnya.

/bayar  Kami menerima kartu, transfer bank, dan bayar di tempat (COD).

/lokasi  Alamat kami di [alamat]. Ini petanya: [link]

/pesan  Untuk memesan, kirimkan nama produk, ukuran, dan alamat pengiriman. Kami akan mengonfirmasi totalnya sebelum Anda membayar.

Balasan otomatis API dengan tombol

Di API Anda bisa menambahkan hingga tiga tombol balasan atau menu daftar, sehingga pelanggan cukup mengetuk tanpa mengetik. Pola yang baik:

Halo [nama depan], terima kasih telah menghubungi [Bisnis]. Ada yang bisa kami bantu? [Lacak pesanan] [Buat janji kunjungan] [Bicara dengan staf]

Di luar jam kerja, gunakan menu yang sama tetapi ubah opsi terakhir:

Tim kami offline hingga pukul 09.00. Anda tetap bisa melacak pesanan atau membuat janji kunjungan sekarang, atau meninggalkan pesan untuk tim. [Lacak pesanan] [Buat janji kunjungan] [Tinggalkan pesan]

Tips terbaik balasan otomatis WhatsApp

• Beri ekspektasi dengan waktu yang jelas. “Kami akan segera membalas” itu kabur. “Kami membalas dalam 2 jam, Senin-Jumat” lebih berguna.
• Sediakan jalur ke manusia. Ini menjaga Anda tetap sesuai kebijakan Meta dan mencegah pelanggan merasa terjebak.
• Jangan meminta data sensitif. Kebijakan WhatsApp melarang meminta orang membagikan nomor kartu lengkap, nomor rekening keuangan, atau nomor identitas di chat.
• Hindari pengulangan. Jika pelanggan sudah menerima pesan sambutan hari ini, jangan kirim lagi di setiap pesan.
• Personalisasi jika memungkinkan. Di API, gunakan nama pelanggan dan konteks pesannya.
• Tinjau setiap bulan. Lihat pertanyaan yang masih sampai ke tim Anda dan ubah yang umum menjadi balasan cepat atau jawaban otomatis.

Cara mengatur pesan otomatis WhatsApp di MonoChat

MonoChat menghubungkan nomor Anda ke WhatsApp Business API, dan dengan Coexistence Anda tetap bisa memakai aplikasi WhatsApp Business di nomor yang sama. Balasan otomatis kemudian dibuat di builder otomatisasi alur kerja tanpa kode:

1. Pilih pemicu. Mulai alur dari pesan masuk, ketukan tombol, atau kata kunci.
2. Tambahkan kondisi. Buat cabang berdasarkan jam kerja, bahasa pelanggan, kata kunci, atau kolom kontak, sehingga balasan di luar jam kerja berbeda dengan balasan siang hari.
3. Kirim balasan. Gunakan teks biasa, tombol balasan, atau menu daftar, dan tambahkan jeda jika terasa lebih alami.
4. Alihkan ke staf. Teruskan percakapan ke tim yang tepat di inbox tim terpadu bersama, lengkap dengan riwayatnya, saat pelanggan meminta bicara dengan orang atau alur tidak bisa membantu.

Untuk pertanyaan yang tidak cocok dengan menu, aktifkan asisten AI. Chatbot WhatsApp menjawab dari dokumen dan halaman web Anda sendiri, membalas dalam bahasa pelanggan, dan meneruskan chat ke agen bila perlu. Panduan kami tentang cara membuat chatbot WhatsApp membahas langkah itu secara mendalam, dan layanan pelanggan WhatsApp dalam skala besar menunjukkan bagaimana balasan otomatis masuk ke dalam sistem dukungan yang lengkap.

Anda bisa mulai dengan paket Basic gratis MonoChat dengan satu agen dan satu kanal di app.monochat.ai, dan membandingkan paket berbayar di halaman harga.

Sumber

• WhatsApp Business Messaging Policy
• Fitur aplikasi WhatsApp Business
• Cara menggunakan pesan sambutan (Pusat Bantuan WhatsApp)
• Cara menggunakan pesan tidak di tempat (Pusat Bantuan WhatsApp)
• Cara menggunakan balasan cepat (Pusat Bantuan WhatsApp)
• Harga di WhatsApp Business Platform (Meta for Developers)
• Pesan tombol balasan interaktif (Meta for Developers)