WhatsApp অটো রিপ্লাই মেসেজ: গ্রিটিং, অ্যাওয়ে ও কুইক রিপ্লাই (সেটআপ ও নমুনা)

WhatsApp অটো রিপ্লাই মেসেজ হলো এমন একটি উত্তর যা গ্রাহক আপনাকে লিখলে আপনার ব্যবসা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠায়। WhatsApp Business অ্যাপে আপনি দুই ধরনের বিল্ট-ইন সুবিধা পান: প্রথম যোগাযোগের জন্য গ্রিটিং মেসেজ এবং আপনি বন্ধ থাকলে অ্যাওয়ে মেসেজ, সঙ্গে কুইক রিপ্লাই, যা দিয়ে কয়েকটি ট্যাপে সেভ করা উত্তর পাঠানো যায়। WhatsApp Business API-তে অটো রিপ্লাই তৈরি হয় আপনার নম্বরের সঙ্গে সংযুক্ত প্ল্যাটফর্মে, এবং এটি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী যতটা স্মার্ট হতে পারে, সাধারণ অফিস সময়ের বাইরের নোটিশ থেকে শুরু করে AI অ্যাসিস্ট্যান্ট পর্যন্ত।

এই গাইডে দেখানো হয়েছে প্রতিটি বিকল্প কীভাবে সেট আপ করবেন, 2026 সালে কোন নিয়মগুলো প্রযোজ্য (সার্ভিস মেসেজের জন্য Meta-র নতুন চার্জসহ), এবং কপি করে মানিয়ে নেওয়ার মতো 25টিরও বেশি নমুনা মেসেজ দেওয়া হয়েছে।

WhatsApp অটো রিপ্লাই কত ধরনের আছে?

কিছু লেখার আগে কাজের জন্য সঠিক ধরনের অটোমেশন বেছে নিন।

ধরন	কোথায় আছে	কখন পাঠানো হয়	কীসের জন্য সবচেয়ে ভালো
গ্রিটিং মেসেজ	Business অ্যাপ	কেউ আপনার সঙ্গে কথোপকথন শুরু করলে	নতুন গ্রাহককে স্বাগত জানানো, প্রত্যাশা ঠিক করা
অ্যাওয়ে মেসেজ	Business অ্যাপ	আপনার নির্ধারিত সময়ের বাইরে কেউ লিখলে	কখন উত্তর দেবেন তা জানানো
কুইক রিপ্লাই	Business অ্যাপ (এবং বেশিরভাগ API ইনবক্সে সেভ করা রিপ্লাই হিসেবে)	আপনি বা কোনো এজেন্ট পাঠানো বেছে নিলে	বারবার আসা প্রশ্নের দ্রুত উত্তর
রুল-ভিত্তিক অটো রিপ্লাই	API প্ল্যাটফর্ম	কীওয়ার্ড, বাটন ট্যাপ বা সময়ের শর্ত মিললে	মেনু, FAQ, রুটিং
AI অটো রিপ্লাই	API প্ল্যাটফর্ম	যেকোনো মেসেজে, আপনার কনটেন্ট থেকে উত্তর দিয়ে	ফ্রি-টেক্সট প্রশ্ন, অনেক বিষয়, অনেক ভাষা

Business অ্যাপের বিকল্পগুলো সহজ ও বিনামূল্যে, কিন্তু সবাইকে একই টেক্সট পাঠায়। API অটো রিপ্লাই গ্রাহক আসলে কী লিখেছেন তার ওপর সাড়া দিতে পারে, চ্যাটকে সঠিক টিমের কাছে পাঠাতে পারে এবং একটি নম্বরে একাধিক এজেন্টের সঙ্গে কাজ করে। কোনটি আপনার দরকার তা নিয়ে নিশ্চিত না হলে আমাদের WhatsApp Business অ্যাপ বনাম API তুলনায় সুবিধা-অসুবিধাগুলো আছে।

WhatsApp Business অ্যাপে গ্রিটিং মেসেজ কীভাবে সেট আপ করবেন

WhatsApp গ্রিটিং মেসেজকে বর্ণনা করে এভাবে: নতুন কোনো গ্রাহক আপনার ব্যবসার সঙ্গে কথোপকথন শুরু করলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো একটি কাস্টম স্বাগত বার্তা। এটি চালু করতে:

1. WhatsApp Business অ্যাপ খুলুন এবং Business tools-এ যান (নতুন ভার্সনে Tools নামে দেখায়)।
2. Greeting message-এ ট্যাপ করে সুইচটি চালু করুন।
3. টেক্সট এডিট করুন। ছোট রাখুন এবং পরবর্তী ধাপে কী করতে হবে তা জানান।
4. আপনার অ্যাপ ভার্সনে এই অপশন থাকলে কারা এটি পাবে তা বেছে নিন।
5. সেভ করুন।

অ্যাপের ভার্সন এবং Android ও iPhone ভেদে মেনুর নাম এদিক-ওদিক হয়, তাই কোনো অপশন খুঁজে না পেলে আপনার ডিভাইসের জন্য WhatsApp-এর নিজস্ব হেল্প আর্টিকেল দেখুন (নিচের সূত্রে লিংক দেওয়া আছে)।

এটি চালু করার আগে আপনার বিজনেস প্রোফাইল সম্পূর্ণ করুন: ব্যবসার নাম, বিবরণ, সময়সূচি, ঠিকানা ও ওয়েবসাইট। WhatsApp প্রোফাইলকে বলে আপনার ডিজিটাল শোকেস, এবং গ্রাহকরা লেখার আগেই সেটি দেখেন। সম্পূর্ণ প্রোফাইল আপনার গ্রিটিং ছোট করে দেয়, কারণ মৌলিক তথ্য আর পুনরাবৃত্তি করতে হয় না।

অ্যাওয়ে মেসেজ কীভাবে সেট আপ করবেন

অ্যাওয়ে মেসেজ ব্যবসার সময়ের বাইরে যারা লেখেন তাদের উত্তর দেয়, যাতে তারা জানতে পারেন কখন উত্তর আশা করবেন।

1. Business tools-এ Away message-এ ট্যাপ করে চালু করুন।
2. মেসেজ লিখুন। কখন ফিরবেন তা সবসময় জানান।
3. কখন পাঠানো হবে তা বেছে নিন। এটি আপনার ব্যবসার সময়ের সঙ্গে যুক্ত করাই সাধারণ পছন্দ, আর ছুটির দিনের জন্য কাস্টম সময়সূচি কাজে লাগে।
4. অপশনটি দেখালে কারা পাবে তা বেছে নিন, তারপর সেভ করুন।

টিপ: অ্যাওয়ে মেসেজ আপনার ব্যবসার সময় অনুসরণ করলে প্রোফাইলের সময়, সপ্তাহান্তসহ, সঠিক কি না দেখে নিন। ভুল সময়সূচি দিনের মাঝখানে গ্রাহকদের অ্যাওয়ে মেসেজ পাঠিয়ে দেওয়ার সহজ উপায়।

FAQ উত্তরের জন্য কুইক রিপ্লাই কীভাবে ব্যবহার করবেন

কুইক রিপ্লাই হলো যেসব প্রশ্নের উত্তর আপনি সারাক্ষণ দেন সেগুলোর জন্য সেভ করা মেসেজ: দাম, খোলার সময়, ডেলিভারি, কীভাবে অর্ডার করবেন। প্রতিটির জন্য আপনি স্ল্যাশ দিয়ে শুরু হওয়া একটি শর্টকাট দেন, যেমন /hours বা /delivery, এবং চ্যাটে শর্টকাট টাইপ করলে WhatsApp সেভ করা টেক্সটটি সাজেস্ট করে।

1. Business tools-এ Quick replies-এ ট্যাপ করুন, তারপর নতুন একটি যোগ করুন।
2. মেসেজ লিখুন।
3. /hours-এর মতো একটি শর্টকাট ঠিক করুন।
4. সেভ করুন। যেকোনো চ্যাটে শর্টকাট টাইপ করে সাজেস্ট করা রিপ্লাইটি বেছে নিন।

কুইক রিপ্লাই স্বয়ংক্রিয় নয়: একজন মানুষকে তবুও সেগুলো পাঠাতে হয়। এগুলো সময় বাঁচায়, কিন্তু আপনি ঘুমিয়ে থাকলে কাউকে উত্তর দেয় না। এখানেই API অটোমেশন কাজে আসে।

API-তে WhatsApp অটো রিপ্লাই কীভাবে কাজ করে?

WhatsApp Business API-র (অফিশিয়ালি WhatsApp Business Platform) নিজস্ব কোনো সেটিংস স্ক্রিন নেই, তাই গ্রিটিং বা অ্যাওয়ের সুইচও নেই। বরং যে প্ল্যাটফর্মের সঙ্গে আপনি এটি সংযুক্ত করেন সেটি প্রতিটি ইনকামিং মেসেজ পায় এবং কী পাঠাবে তা ঠিক করে। এতে আপনার নিয়ন্ত্রণ বাড়ে, তবে Meta-র কয়েকটি নিয়ম প্রযোজ্য।

24 ঘণ্টার কাস্টমার সার্ভিস উইন্ডো

গ্রাহক আপনাকে মেসেজ করলে 24 ঘণ্টার একটি কাস্টমার সার্ভিস উইন্ডো খুলে যায়, এবং তিনি আবার লিখলেই এটি রিসেট হয়। এর ভেতরে আপনি যেকোনো উত্তর পাঠাতে পারেন, স্বয়ংক্রিয়গুলোও। উইন্ডো বন্ধ হয়ে গেলে গ্রাহকের কাছে পৌঁছানো যায় শুধু একটি অনুমোদিত মেসেজ টেমপ্লেট দিয়ে। অটো রিপ্লাই সবসময় ইনকামিং মেসেজের উত্তর, তাই সেগুলো উইন্ডোর ভেতরেই পড়ে।

মানুষের কাছে যাওয়ার পথ বাধ্যতামূলক

WhatsApp Business Messaging Policy 24 ঘণ্টার উইন্ডোর মধ্যে উত্তর দিলে অটোমেশন অনুমোদন করে, কিন্তু একই সঙ্গে দ্রুত, স্পষ্ট ও সরাসরি এসকেলেশন পথ থাকাও বাধ্যতামূলক করে। Meta উদাহরণ দিয়েছে: চ্যাটের মধ্যেই একজন মানব এজেন্টের কাছে ট্রান্সফার, ফোন নম্বর, ইমেইল, আপনার সাইটে ওয়েব সাপোর্ট, দোকানে সরাসরি আসা বা একটি সাপোর্ট ফর্ম। বাস্তবে প্রতিটি অটো রিপ্লাই ফ্লোয়ের উচিত মানুষকে জানানো কীভাবে একজন ব্যক্তির সঙ্গে যোগাযোগ করবেন।

2026 সালের 1 অক্টোবর থেকে অটো রিপ্লাইয়ের খরচ

API-তে Meta প্রতিটি মেসেজের জন্য চার্জ নেয়। 2026 সালের 1 অক্টোবর থেকে কাস্টমার সার্ভিস উইন্ডোর ভেতরে ফ্রি-ফর্ম উত্তর, যাকে বলে সার্ভিস মেসেজ, আবার চার্জযোগ্য হয়েছে। Meta-র প্রাইসিং পেজ অনুযায়ী:

• প্রতিটি বিজনেস ফোন নম্বর প্রতি মাসে 1,000টি ফ্রি সার্ভিস মেসেজ পায়। এই সীমা প্রতি মাসে রিসেট হয় এবং অব্যবহৃত মেসেজ পরের মাসে যায় না।
• 1,001তম সার্ভিস মেসেজ থেকে Meta প্রাপকের বাজারের জন্য প্রকাশিত সার্ভিস রেট চার্জ করে। 2026 সালের অক্টোবরের রেট কার্ডে এটি ইউটিলিটি রেটের সমান।
• খোলা উইন্ডোর ভেতরে পাঠানো ইউটিলিটি টেমপ্লেটও একই তারিখ থেকে চার্জযোগ্য।
• ফ্রি এন্ট্রি পয়েন্ট উইন্ডোর মেসেজ, যা Click-to-WhatsApp বিজ্ঞাপন থেকে আসা কাউকে উত্তর দিলে খোলে, চার্জযোগ্য নয়। Meta বলছে এই উইন্ডো 7 দিন পর্যন্ত খোলা থাকতে পারে।

উদাহরণস্বরূপ, যে ব্যবসা একটি নম্বর থেকে যুক্তরাজ্যের গ্রাহকদের প্রতি মাসে 4,000টি স্বয়ংক্রিয় ও এজেন্টের উত্তর পাঠায়, তাকে 3,000টির জন্য টাকা দিতে হয়। 2026 সালের অক্টোবরের যুক্তরাজ্যের সার্ভিস রেট $0.022 হিসেবে মাসে তা প্রায় $66। ভারতের গ্রাহকদের জন্য একই পরিমাণ, প্রতি মেসেজ $0.0014 হারে, প্রায় $4.20। আপনি নিজের পরিমাণ বাল্ক মেসেজিং ক্যালকুলেটরে হিসাব করে দেখতে পারেন।

বাস্তব শিক্ষা: যে অটো রিপ্লাই তিনটি আলাদা বাবলে যায় তার খরচ তিনটি মেসেজের। সম্ভব হলে টেক্সট একসঙ্গে করুন, এবং একটি স্বয়ংক্রিয় “আপনার মেসেজের জন্য ধন্যবাদ”-এর পরপরই দ্বিতীয় একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠানো এড়িয়ে চলুন।

WhatsApp অটো রিপ্লাই মেসেজের নমুনা

এগুলো আপনার সুর অনুযায়ী মানিয়ে নিন এবং বন্ধনীর অংশগুলো বদলে দিন। প্রতিটি মেসেজ কয়েক লাইনের মধ্যে রাখুন এবং সবসময় একটি পরবর্তী ধাপ দিয়ে শেষ করুন।

গ্রিটিং মেসেজ

হাই, [Business]-কে মেসেজ করার জন্য ধন্যবাদ! আপনার কী প্রয়োজন জানান, খোলা থাকার সময়ে (সোম-শুক্র, 9:00-18:00) আমরা এক ঘণ্টার মধ্যে উত্তর দেব।

[Business]-এ স্বাগতম। দ্রুত সাহায্য করতে নিচের একটি দিয়ে উত্তর দিন:
1 - অর্ডারের অবস্থা
2 - অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করুন
3 - আমাদের টিমের সঙ্গে কথা বলুন

হ্যালো, স্বাগতম! আপনি এখানে WhatsApp-এই আমাদের ক্যাটালগ দেখতে পারেন। সাইজ বা ডেলিভারি নিয়ে কোনো প্রশ্ন থাকলে নির্দ্বিধায় জিজ্ঞেস করুন।

হাই! আমরা [Business]। আমরা প্রতিটি মেসেজের উত্তর ব্যক্তিগতভাবে দিই। আপনার প্রশ্ন কোনো অর্ডার নিয়ে হলে অনুগ্রহ করে অর্ডার নম্বরটি জানান।

[Clinic]-এ যোগাযোগ করার জন্য ধন্যবাদ। অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য আপনার সুবিধামতো দিন ও সময় পাঠান। জরুরি প্রয়োজনে [phone number]-এ কল করুন।

অ্যাওয়ে মেসেজ

আপনার মেসেজের জন্য ধন্যবাদ। আমরা এখন বন্ধ আছি এবং আগামীকাল সকাল 9:00-এ খুলে উত্তর দেব। জরুরি সাহায্যের জন্য [phone number]-এ কল করুন।

হাই! আমাদের টিম সোমবার 9:00 পর্যন্ত অফলাইনে আছে। আপনার প্রশ্ন এখানে রেখে যান, আমরা সবার আগে উত্তর দেব।

আমরা [holiday] উপলক্ষে [date] থেকে [date] পর্যন্ত বন্ধ থাকব। অনলাইনে দেওয়া অর্ডার [date] তারিখে পাঠানো হবে। ফিরে এসে আমরা প্রতিটি মেসেজের উত্তর দেব।

[Business]-কে লেখার জন্য ধন্যবাদ। আমাদের সময় সোম-শনি, 10:00-19:00। খোলার সঙ্গে সঙ্গেই আমরা আপনাকে উত্তর দেব।

আমাদের সাপোর্ট টিম এখন ব্যস্ত। আপনার মেসেজ সারিতে আছে এবং [time]-এর মধ্যে কেউ উত্তর দেবেন। আপনাকে আবার পাঠাতে হবে না।

সাধারণ প্রশ্নের জন্য কুইক রিপ্লাই

/hours  আমরা সোম-শুক্র 9:00-18:00 এবং শনি 10:00-14:00 খোলা থাকি। রবিবার ও সরকারি ছুটির দিনে বন্ধ।

/delivery  সাধারণ ডেলিভারিতে 2-4 কর্মদিবস লাগে। 14:00-এর আগে দেওয়া অর্ডার একই দিনে পাঠানো হয়।

/returns  ব্যবহার না করা পণ্য আপনি [X] দিনের মধ্যে ফেরত দিতে পারেন। অর্ডার নম্বরসহ "return" লিখে উত্তর দিন, আমরা ধাপগুলো পাঠিয়ে দেব।

/payment  আমরা কার্ড, ব্যাংক ট্রান্সফার ও ক্যাশ অন ডেলিভারি গ্রহণ করি।

/location  আমাদের পাবেন [address]-এ। ম্যাপ এখানে: [link]

/order  অর্ডার করতে পণ্যের নাম, সাইজ ও ডেলিভারির ঠিকানা পাঠান। আপনার পেমেন্টের আগে আমরা মোট দাম নিশ্চিত করব।

বাটনসহ API অটো রিপ্লাই

API-তে আপনি সর্বোচ্চ তিনটি রিপ্লাই বাটন বা একটি লিস্ট মেনু যোগ করতে পারেন, যাতে গ্রাহক টাইপ না করে ট্যাপ করেন। একটি ভালো প্যাটার্ন:

হাই [first name], [Business]-এ যোগাযোগ করার জন্য ধন্যবাদ। আমরা কীভাবে সাহায্য করতে পারি? [অর্ডার ট্র্যাক করুন] [ভিজিট বুক করুন] [একজন মানুষের সঙ্গে কথা বলুন]

অফিস সময়ের পরে একই মেনু রাখুন, শুধু শেষ অপশনটি বদলে দিন:

আমাদের টিম 9:00 পর্যন্ত অফলাইনে আছে। আপনি এখনই অর্ডার ট্র্যাক করতে বা ভিজিট বুক করতে পারেন, অথবা টিমের জন্য একটি মেসেজ রেখে যেতে পারেন। [অর্ডার ট্র্যাক করুন] [ভিজিট বুক করুন] [মেসেজ রেখে যান]

WhatsApp অটো রিপ্লাইয়ের সেরা চর্চা

• সময় দিয়ে প্রত্যাশা ঠিক করুন। “আমরা শীঘ্রই উত্তর দেব” অস্পষ্ট। “আমরা সোম-শুক্র 2 ঘণ্টার মধ্যে উত্তর দিই” কাজের কথা।
• মানুষের কাছে যাওয়ার পথ রাখুন। এতে আপনি Meta-র নীতির মধ্যে থাকেন এবং গ্রাহকরা আটকে গেছেন বলে অনুভব করেন না।
• সংবেদনশীল তথ্য চাইবেন না। WhatsApp-এর নীতি বলে, চ্যাটে পূর্ণ কার্ড নম্বর, আর্থিক অ্যাকাউন্ট নম্বর বা আইডি নম্বর শেয়ার করতে বলা যাবে না।
• লুপ এড়ান। গ্রাহক আজ ইতিমধ্যে আপনার গ্রিটিং পেয়ে থাকলে প্রতিটি মেসেজে সেটি আবার পাঠাবেন না।
• যেখানে পারেন ব্যক্তিগত করুন। API-তে গ্রাহকের নাম এবং তাঁর মেসেজের প্রসঙ্গ ব্যবহার করুন।
• প্রতি মাসে পর্যালোচনা করুন। যেসব প্রশ্ন এখনও আপনার টিমের কাছে পৌঁছায় সেগুলো দেখুন এবং সাধারণগুলোকে কুইক রিপ্লাই বা স্বয়ংক্রিয় উত্তরে পরিণত করুন।

MonoChat-এ WhatsApp অটো রিপ্লাই কীভাবে সেট আপ করবেন

MonoChat আপনার নম্বরকে WhatsApp Business API-এর সঙ্গে সংযুক্ত করে, এবং Coexistence দিয়ে আপনি একই নম্বরে WhatsApp Business অ্যাপও ব্যবহার করে যেতে পারেন। এরপর অটো রিপ্লাই তৈরি হয় নো-কোড ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন বিল্ডারে:

1. ট্রিগার বেছে নিন। একটি ইনকামিং মেসেজ, বাটন ট্যাপ বা কীওয়ার্ড থেকে ফ্লো শুরু করুন।
2. শর্ত যোগ করুন। ব্যবসার সময়, গ্রাহকের ভাষা, কীওয়ার্ড বা কন্টাক্ট ফিল্ডের ওপর ভিত্তি করে শাখা করুন, যাতে অফিস সময়ের বাইরের উত্তর দিনের উত্তর থেকে আলাদা হয়।
3. উত্তর পাঠান। সাধারণ টেক্সট, রিপ্লাই বাটন বা লিস্ট মেনু ব্যবহার করুন, এবং যেখানে বিরতি বেশি স্বাভাবিক মনে হয় সেখানে বিলম্ব যোগ করুন।
4. হস্তান্তর করুন। গ্রাহক কোনো মানুষ চাইলে বা ফ্লো সাহায্য করতে না পারলে সম্পূর্ণ ইতিহাসসহ কথোপকথন শেয়ার্ড ইউনিফায়েড টিম ইনবক্সে সঠিক টিমের কাছে পাঠান।

যেসব প্রশ্ন মেনুতে মেলে না সেগুলোর জন্য একটি AI অ্যাসিস্ট্যান্ট চালু করুন। WhatsApp চ্যাটবট আপনার নিজের ডকুমেন্ট ও ওয়েব পেজ থেকে উত্তর দেয়, গ্রাহকের ভাষায় জবাব দেয় এবং প্রয়োজনে চ্যাট একজন এজেন্টের কাছে দেয়। আমাদের WhatsApp চ্যাটবট কীভাবে তৈরি করবেন গাইডে সেই ধাপটি বিস্তারিত আছে, আর বড় পরিসরে WhatsApp কাস্টমার সার্ভিস দেখায় অটো রিপ্লাই একটি পূর্ণাঙ্গ সাপোর্ট সেটআপে কীভাবে বসে।

আপনি app.monochat.ai-এ MonoChat-এর বিনামূল্যের Basic প্ল্যানে একজন এজেন্ট ও একটি চ্যানেল নিয়ে শুরু করতে পারেন, এবং মূল্য পেজে পেইড প্ল্যান তুলনা করতে পারেন।

সূত্র

• WhatsApp Business Messaging Policy
• WhatsApp Business app features
• How to use greeting messages (WhatsApp Help Center)
• How to use away messages (WhatsApp Help Center)
• How to use quick replies (WhatsApp Help Center)
• Pricing on the WhatsApp Business Platform (Meta for Developers)
• Interactive reply buttons messages (Meta for Developers)