Messaggi di risposta automatica WhatsApp: benvenuto, assenza e risposte rapide (configurazione + esempi)

Un messaggio di risposta automatica WhatsApp è una risposta che la Sua azienda invia in automatico quando un cliente le scrive. Nell’app WhatsApp Business sono disponibili due tipi integrati, un messaggio di benvenuto per il primo contatto e un messaggio di assenza per quando siete chiusi, oltre alle risposte rapide, che permettono di inviare risposte salvate con pochi tocchi. Sulla WhatsApp Business API le risposte automatiche si creano nella piattaforma collegata al Suo numero e possono essere complesse quanto serve, da un semplice avviso fuori orario a un assistente IA.

Questa guida mostra come configurare ciascuna opzione, quali regole valgono nel 2026 (compreso il nuovo addebito di Meta per i messaggi di servizio) e offre più di 25 messaggi di esempio da copiare e adattare.

Quali tipi di risposte automatiche WhatsApp esistono?

Prima di scrivere, scelga il tipo di automazione giusto per il Suo obiettivo.

Tipo	Dove è disponibile	Quando viene inviato	Ideale per
Messaggio di benvenuto	App Business	Quando qualcuno avvia una conversazione con Lei	Accogliere i nuovi clienti, fissare le aspettative
Messaggio di assenza	App Business	Quando qualcuno scrive fuori dai Suoi orari	Indicare quando risponderà
Risposte rapide	App Business (e la maggior parte delle inbox API come risposte salvate)	Quando Lei o un operatore le sceglie di inviare	Rispondere rapidamente alle domande ricorrenti
Risposta automatica basata su regole	Piattaforma API	Quando corrisponde una parola chiave, un tocco su un pulsante o una condizione di orario	Menu, FAQ, instradamento
Risposta automatica con IA	Piattaforma API	A qualsiasi messaggio, con risposta basata sui Suoi contenuti	Domande libere, molti argomenti, molte lingue

Le opzioni dell’app Business sono semplici e gratuite, ma inviano lo stesso testo a tutti. Le risposte automatiche via API possono reagire a ciò che il cliente ha effettivamente scritto, instradare la chat al team giusto e funzionare con più operatori su un unico numero. Se non è sicuro di quale Le serva, il nostro confronto tra app WhatsApp Business e API illustra i pro e i contro.

Come impostare un messaggio di benvenuto nell’app WhatsApp Business

WhatsApp descrive il messaggio di benvenuto come un saluto personalizzato inviato automaticamente quando un nuovo cliente avvia una conversazione con la Sua azienda. Per attivarlo:

1. Apra l’app WhatsApp Business e vada su Strumenti per l’azienda (indicato come Strumenti nelle versioni più recenti).
2. Tocchi Messaggio di benvenuto e lo attivi.
3. Modifichi il testo. Lo mantenga breve e dica alle persone cosa fare dopo.
4. Scelga chi lo riceve, se la Sua versione dell’app offre questa opzione.
5. Salvi.

I nomi dei menu cambiano tra le versioni dell’app e tra Android e iPhone: se non trova un’opzione, consulti l’articolo del centro assistenza di WhatsApp per il Suo dispositivo (collegato nelle fonti qui sotto).

Prima di attivarlo, completi il profilo aziendale: nome dell’attività, descrizione, orari, indirizzo e sito web. WhatsApp definisce il profilo la Sua vetrina digitale, e i clienti lo vedono prima di scrivere. Un profilo completo rende più breve il messaggio di benvenuto, perché non serve ripetere le informazioni di base.

Come impostare un messaggio di assenza

Un messaggio di assenza risponde a chi scrive fuori dall’orario di lavoro, così sa quando aspettarsi una risposta.

1. In Strumenti per l’azienda, tocchi Messaggio di assenza e lo attivi.
2. Scriva il messaggio. Indichi sempre quando sarà di nuovo operativo.
3. Scelga quando inviarlo. La scelta più comune è legarlo ai Suoi orari di lavoro; una pianificazione personalizzata è utile per le festività.
4. Scelga chi lo riceve, se l’opzione è presente, poi salvi.

Suggerimento: se il messaggio di assenza segue i Suoi orari di lavoro, verifichi che gli orari nel profilo siano corretti, weekend compresi. Un orario sbagliato è un modo facile per inviare ai clienti un messaggio di assenza in pieno giorno.

Come usare le risposte rapide per le FAQ

Le risposte rapide sono messaggi salvati per le domande a cui risponde di continuo: prezzi, orari di apertura, consegna, come ordinare. A ciascuna assegna una scorciatoia che inizia con una barra, come /orari o /consegna; quando digita la scorciatoia in una chat, WhatsApp suggerisce il testo salvato.

1. In Strumenti per l’azienda, tocchi Risposte rapide, poi ne aggiunga una nuova.
2. Scriva il messaggio.
3. Imposti una scorciatoia come /orari.
4. Salvi. In qualsiasi chat, digiti la scorciatoia e scelga la risposta suggerita.

Le risposte rapide non sono automatiche: una persona deve comunque inviarle. Fanno risparmiare tempo, ma non rispondono a nessuno mentre Lei dorme. È qui che entra in gioco l’automazione via API.

Come funzionano le risposte automatiche WhatsApp sull’API?

La WhatsApp Business API (ufficialmente WhatsApp Business Platform) non ha una schermata di impostazioni propria, quindi non c’è alcun interruttore per benvenuto o assenza. Sarà invece la piattaforma a cui la collega a ricevere ogni messaggio in arrivo e a decidere cosa rispondere. Questo Le dà più controllo, ma valgono alcune regole di Meta.

La finestra di assistenza clienti di 24 ore

Quando un cliente Le scrive, si apre una finestra di assistenza clienti di 24 ore, che si rinnova a ogni nuovo messaggio del cliente. Al suo interno può inviare qualsiasi risposta, comprese quelle automatiche. Una volta chiusa, può contattare il cliente solo con un modello di messaggio approvato. Le risposte automatiche sono sempre risposte a un messaggio in arrivo, quindi rientrano nella finestra.

Il percorso verso una persona è obbligatorio

La WhatsApp Business Messaging Policy consente l’automazione quando risponde entro la finestra di 24 ore, ma richiede anche percorsi di escalation rapidi, chiari e diretti. Meta ne elenca alcuni esempi: il trasferimento in chat a un operatore, un numero di telefono, un indirizzo email, l’assistenza web sul Suo sito, le visite in negozio o un modulo di assistenza. In pratica, ogni flusso di risposta automatica dovrebbe dire come raggiungere una persona.

Quanto costano le risposte automatiche dal 1° ottobre 2026

Meta addebita ogni messaggio sull’API. Dal 1° ottobre 2026 tornano a pagamento le risposte libere all’interno della finestra di assistenza clienti, chiamate messaggi di servizio. Secondo la pagina dei prezzi di Meta:

• Ogni numero di telefono aziendale ha 1.000 messaggi di servizio gratuiti al mese. Il conteggio si azzera ogni mese e i messaggi non usati non si accumulano.
• Dal 1.001º messaggio di servizio, Meta addebita la tariffa di servizio pubblicata per il mercato del destinatario. Nel listino di ottobre 2026 coincide con la tariffa utility.
• Anche i modelli di messaggio utility inviati all’interno di una finestra aperta sono addebitati dalla stessa data.
• I messaggi in una finestra di punto di ingresso gratuita, che si apre quando risponde a qualcuno proveniente da un annuncio Click-to-WhatsApp, non sono addebitati. Meta indica che questa finestra può restare aperta fino a 7 giorni.

Ad esempio, un’azienda che invia da un solo numero 4.000 risposte automatiche e degli operatori al mese a clienti nel Regno Unito ne paga 3.000. Alla tariffa di servizio di ottobre 2026 per il Regno Unito, pari a 0,022 $, sono circa 66 $ al mese. Lo stesso volume verso clienti in India, a 0,0014 $ per messaggio, costa circa 4,20 $. Può simulare il Suo volume nel calcolatore dei messaggi in blocco.

La lezione pratica: una risposta automatica che invia tre fumetti separati costa tre messaggi. Unisca il testo dove possibile ed eviti di inviare un automatico “grazie per il messaggio” seguito subito da una seconda risposta automatica.

Esempi di messaggi di risposta automatica WhatsApp

Li adatti al Suo tono e sostituisca le parti tra parentesi. Mantenga ogni messaggio entro poche righe e lo chiuda sempre con un passo successivo.

Messaggi di benvenuto

Buongiorno, grazie per aver scritto a [Azienda]! Ci dica di cosa ha bisogno e risponderemo entro un'ora negli orari di apertura (lun-ven, 9:00-18:00).

Benvenuto in [Azienda]. Per aiutarLa più rapidamente, risponda con:
1 - Stato dell'ordine
2 - Prenotare un appuntamento
3 - Parlare con il nostro team

Buongiorno e benvenuto! Può sfogliare il nostro catalogo direttamente qui su WhatsApp. Per domande su taglie o consegna, chieda pure.

Buongiorno! Siamo [Azienda]. Rispondiamo personalmente a ogni messaggio. Se la domanda riguarda un ordine, ci indichi il numero d'ordine.

Grazie per aver contattato [Studio]. Per gli appuntamenti, ci indichi il giorno e l'orario che preferisce. Per le emergenze, chiami il [numero di telefono].

Messaggi di assenza

Grazie per il messaggio. In questo momento siamo chiusi e risponderemo all'apertura, domani alle 9:00. Per assistenza urgente, chiami il [numero di telefono].

Buongiorno! Il nostro team è offline fino a lunedì alle 9:00. Lasci qui la Sua domanda e risponderemo per prima cosa.

Siamo chiusi per [festività] dal [data] al [data]. Gli ordini effettuati online vengono comunque spediti il [data]. Risponderemo a ogni messaggio al nostro rientro.

Grazie per aver scritto a [Azienda]. I nostri orari sono lun-sab, 10:00-19:00. La ricontatteremo appena apriamo.

Il nostro team di assistenza è occupato in questo momento. Il Suo messaggio è in coda e qualcuno risponderà entro [tempo]. Non è necessario inviarlo di nuovo.

Risposte rapide per le domande frequenti

/orari  Siamo aperti lun-ven 9:00-18:00 e sab 10:00-14:00. Chiusi la domenica e nei giorni festivi.

/consegna  La consegna standard richiede 2-4 giorni lavorativi. Gli ordini effettuati prima delle 14:00 vengono spediti in giornata.

/resi  Può restituire gli articoli non utilizzati entro [X] giorni. Risponda "reso" indicando il numero d'ordine e Le invieremo i passaggi da seguire.

/pagamento  Accettiamo carte, bonifico bancario e contrassegno.

/dove  Ci trova in [indirizzo]. Ecco la mappa: [link]

/ordine  Per ordinare, ci invii il nome del prodotto, la taglia e l'indirizzo di consegna. Le confermeremo il totale prima del pagamento.

Risposte automatiche API con pulsanti

Con l’API può aggiungere fino a tre pulsanti di risposta o un menu a elenco, così il cliente tocca invece di scrivere. Uno schema efficace:

Buongiorno [nome], grazie per aver contattato [Azienda]. Come possiamo aiutarLa? [Segui il mio ordine] [Prenota una visita] [Parla con una persona]

Fuori orario, mantenga lo stesso menu ma cambi l’ultima opzione:

Il nostro team è offline fino alle 9:00. Può comunque seguire un ordine o prenotare una visita adesso, oppure lasciare un messaggio al team. [Segui il mio ordine] [Prenota una visita] [Lascia un messaggio]

Buone pratiche per le risposte automatiche WhatsApp

• Fissi le aspettative con un orario. “Risponderemo presto” è vago. “Rispondiamo entro 2 ore, lun-ven” è utile.
• Offra un modo per parlare con una persona. Così resta entro la policy di Meta e i clienti non si sentono bloccati.
• Non chieda dati sensibili. La policy di WhatsApp vieta di chiedere di condividere in chat numeri completi di carta, numeri di conti finanziari o numeri di documenti d’identità.
• Eviti i loop. Se un cliente ha già ricevuto il messaggio di benvenuto oggi, non lo invii di nuovo a ogni messaggio.
• Personalizzi dove possibile. Con l’API, usi il nome del cliente e il contesto del suo messaggio.
• Riveda i messaggi ogni mese. Guardi le domande che arrivano ancora al Suo team e trasformi le più comuni in risposte rapide o risposte automatiche.

Come impostare le risposte automatiche WhatsApp in MonoChat

MonoChat collega il Suo numero alla WhatsApp Business API e, con Coexistence, può continuare a usare l’app WhatsApp Business sullo stesso numero. Le risposte automatiche si creano poi nel builder no-code di automazione dei flussi di lavoro:

1. Scelga un trigger. Avvii un flusso da un messaggio in arrivo, un tocco su un pulsante o una parola chiave.
2. Aggiunga condizioni. Crei diramazioni in base agli orari di lavoro, alla lingua del cliente, a una parola chiave o a un campo del contatto, così la risposta fuori orario è diversa da quella diurna.
3. Invii la risposta. Usi testo semplice, pulsanti di risposta o un menu a elenco e aggiunga ritardi dove una pausa risulta più naturale.
4. Passi la conversazione. Instradi la conversazione al team giusto nella inbox condivisa del team, con tutta la cronologia, quando il cliente chiede una persona o il flusso non può aiutare.

Per le domande che non rientrano in un menu, attivi un assistente IA. Il chatbot WhatsApp risponde partendo dai Suoi documenti e dalle Sue pagine web, risponde nella lingua del cliente e passa la chat a un operatore quando serve. La nostra guida su come creare un chatbot WhatsApp approfondisce questo passaggio, mentre l’assistenza clienti WhatsApp su larga scala mostra come le risposte automatiche si inseriscono in un’assistenza completa.

Può iniziare con il piano Basic gratuito di MonoChat, con un operatore e un canale, su app.monochat.ai e confrontare i piani a pagamento nella pagina dei prezzi.

Fonti

• WhatsApp Business Messaging Policy
• Funzioni dell’app WhatsApp Business
• Come usare i messaggi di benvenuto (Centro assistenza WhatsApp)
• Come usare i messaggi di assenza (Centro assistenza WhatsApp)
• Come usare le risposte rapide (Centro assistenza WhatsApp)
• Prezzi della WhatsApp Business Platform (Meta for Developers)
• Messaggi interattivi con pulsanti di risposta (Meta for Developers)